Prelucrarea documentelor electronice text. pregătirea documentelor pe un PC - rezumat

Curs 11. Management electronic document. Sisteme electronice de gestionare a documentelor.

Document electronic - informație fixată pe un suport de material sub forma unui set de caractere, înregistrare audio sau imagine și destinată transmiterii în timp și spațiu folosind tehnologia informatică și telecomunicații în scopul stocării și utilizării publice (document electronic - un document în care informații sunt prezentate electronic – formă digitală).

Semnătura digitală electronică - un atribut al unui document electronic destinat să protejeze acest document electronic de fals, obținut ca urmare a transformării criptografice a informațiilor folosind cheia privată a semnăturii digitale electronice și care permite identificarea proprietarului certificatului cheii de semnătură, ca precum și să stabilească absența denaturării informațiilor în documentul electronic.

Deținătorul certificatului de cheie de semnătură este o persoană fizică în numele căreia centrul de certificare a emis un certificat de cheie de semnătură și care deține cheia privată corespunzătoare a semnăturii digitale electronice, ceea ce permite utilizarea instrumentelor de semnătură digitală electronică pentru a-și crea propria semnătură digitală electronică în documente electronice (pentru a semna documente electronice).

Deci, în comparație cu un document pe hârtie, un document electronic este un obiect mult mai complex și generalizat. Caracteristicile sale distinctive sunt:

Universalitate (poate descrie o clasă mai largă de obiecte),

Dinamism (datorita naturii sale electronice este usor de modificat),

Interactivitate (poate fi modificată ca răspuns la acțiunile privitorului),

Virtualitate (poate fi generată din baza de date la cererea utilizatorului).

După cum arată practica, există trei domenii principale de aplicare a documentelor electronice:

Crearea de analogi electronici ai documentelor pe hârtie (cărți, ziare, scrisori, documente financiare),

Utilizare ca bază pentru aplicații web interactive,

Descriere formală (orientată către mașină) a obiectelor informaționale complexe (scheme de date, interfețe, dicționare).

În conformitate cu aceasta, sunt create clase de documente electronice și seturi de elemente ale acestora. De exemplu, atunci când descrieți documente pe hârtie, nu este nevoie de elemente interactive, ceea ce simplifică foarte mult documentul și întregul sistem. Cu toate acestea, această abordare nu profită de transmiterea electronică și este utilizată din ce în ce mai puțin.

Toate procedurile de creare a documentelor pot fi efectuate în mod eficient pe un PC echipat cu un scanner și un set de aplicații software specifice domeniului, în primul rând programe de editare a textului sau publicare desktop. Scanerul poate fi folosit pentru a introduce fragmente pregătite separat în document: desene, fotografii, scheme, sigilii, semnături etc.

Stocarea documentelor electronice. Sistemul de stocare a documentelor electronice trebuie să asigure stocarea și actualizarea eficientă a documentelor în memoria externă a computerului, precum și căutarea eficientă și accesul confidențial al acestora la acestea. Bazele de date sunt stocarea de informații special organizate, inclusiv documente electronice, în memoria externă a unui computer.

Pentru întreprinderile din industria turismului, comunicarea telefonică este cel mai comun și utilizat tip de comunicare. Este utilizat nu numai pentru managementul administrativ operațional al întreprinderilor, ci și pentru desfășurarea activităților financiare și economice. De exemplu, telefonic puteți rezerva o cameră de hotel, puteți obține informații despre traseul sau pachetul turistic care îl interesează pe turist.

1. Pregătirea publicații în textual Editor de cuvinte folosind grafică

   Lucrări de curs >> Informatică

   ... Instruire textele au dus la crearea multor programe pentru prelucrare documente... de multe ori trebuie să compun text documentație: scrie scrisori... va ajuta să faci electronic document(stocat pe calculator și ...) cu VDT și PC, durata muncii în...

2. Modernizare electronic complex educaţional şi metodic

   Teză >> Informatică

   ȘI documentație necesare pentru modernizare electronic educational- ... . La locul de muncă pe PC sunt posibile manifestări ale următoarelor... influențe; mijloace de obţinere Instruire, prelucrare, depozitare, înregistrare, ... programările includ: text editori, grafica...

3. Bazele programării pe limbaj turbo pascal

   Carte >> Informatica, programare

   Următoarea etapă profesională Instruire programator. La fel... pe calculator. S T R U K T U R N A I S X E M A E V M Electronic Un computer este un dispozitiv automat prelucrare... automatizare etc. Pe PC ca dispozitive de ieșire...

4. Sistem automat de imprimare în vrac documente pentru persoane juridice

   Teză >> Informatică

   ... documente efectuate de departament prelucrare de intrare și de ieșire documente folosind mașina de plic Vitesse C5/Midrange și electronic... prin ajustarea sarcinilor de rezolvat pe PC. 1.2 Angajatului i se permite să lucreze independent pe PC si VDT...

5. Programe prelucrareși vizualizați grafice

   Teză >> Informatică

   Site-uri documente, tipografie și poligrafie. 9. Pregătirea imagini pentru... pentru prelucrare date numerice și lucru cu textual... proiectarea publicaţiilor tipografice şi electronic documente, cum ar fi paginile Web de Internet... influențând pe personalul care lucrează cu PC. ...

Subiectul 2.4. Sisteme de management al bazelor de date și sisteme expert

2.4.11. Baza de date de formare cu buton principal formular „Training_students” - Descărcare

Microsoft Word - procesor de text

2.1. Procesarea textului în Microsoft Word

2.1.2. Conceptul de document electronic. Tehnologie pentru crearea și editarea unui document text în Microsoft Word

Conceptul de document electronic

Gestionarea eficientă a proceselor în întreprinderi și organizații necesită un sistem electronic eficient de gestionare a documentelor.

Documentele sunt principala resursă de informații a întreprinderilor și organizațiilor.

Circulația documentelor este un proces continuu de mișcare a documentelor, care reflectă activitățile întreprinderilor și vă permite să gestionați rapid procesele de producție la nivelul întreprinderii.

În prezent, se utilizează atât munca tradițională de birou (pe suport de hârtie), cât și managementul electronic al documentelor. Sistemele electronice de gestionare a documentelor sunt concepute pentru a automatiza procesele de afaceri.

O soluție cuprinzătoare pentru organizarea gestiunii electronice a documentelor la întreprindere este oferită de sistemul de management electronic al documentelor și automatizare de birou „EUFRAT-Document Management”. Sistemul de automatizare de birou și de gestionare electronică a documentelor DELO susține atât organizarea tradițională a muncii de birou, cât și gestionarea electronică a documentelor.

FossDoc - Sistem electronic de gestionare a documentelor. Sistemul electronic de management al documentelor este o soluție standard a platformei FossDoc concepută pentru a automatiza fluxul de documente și munca de birou, atât în ​​întreprinderile de stat, cât și în cele nestatale de orice dimensiune și tip de activitate.

Conceptul de bază al unui sistem electronic de gestionare a documentelor este un document electronic. Un document electronic este o colecție de date din memoria unui computer, care include text, figuri, tabele, desene etc. și este destinat percepției umane cu ajutorul software-ului și hardware-ului adecvat.

Statutul unui document electronic este stabilit de Legea Ucrainei „Cu privire la documentele electronice și gestionarea documentelor electronice” nr. 851-IV din 22 mai 2003. Un document electronic este un document în care informațiile sunt înregistrate sub formă de date electronice. , inclusiv detaliile solicitate ale documentului.

Semnătura electronică este unul dintre detaliile obligatorii ale documentelor electronice. O semnătură digitală electronică (EDS) este utilizată pentru a semna documente electronice atât de către persoane fizice, cât și de către persoane juridice, pentru a conferi forță juridică documentului.

2.1.3. Tehnologie pentru crearea și editarea unui document text în Microsoft Word 2003

Un editor de text este un program care vă permite să creați un document cu date text.

Un procesor de text este un program pentru introducerea, editarea și procesarea documentelor text cu diverse informații (de exemplu, tabele, grafice etc.).

Editorii și procesoarele de text includ: editori de text încorporați; Editori de programe instrumentale de calculator; procesoare de text universale; editori de documente științifice, programe de compunere a mașinării revistelor și cărților (sisteme de editare).

În prezent, cel mai popular procesor de text este Microsoft Word 2003, dar a apărut deja o nouă versiune de Microsoft Office 2007.

În Word 2003, puteți crea următoarele tipuri de documente:

1. Document nou.
2. Pagină web.
3. XML - document.
4. Mesaj e-mail.
5. Mesaj - Fax.
6. Plicuri și autocolante.
7. Șabloane.

Începeți cu Word

Toate documentele text noi din Word se bazează pe șabloane. Un șablon este un document care este utilizat ca șablon pentru crearea de noi documente text. După pornirea Word, pe ecran este afișată o fereastră în care puteți vedea un document text gol, bazat pe șablonul Normal.

Implicit, toate documentele text din Word sunt create pe baza șablonului Normal Normal.dot, iar tot textul este introdus în stilul Normal Normal, în care sunt setate opțiunile de formatare de bază: font - Times New Roman, dimensiune font - 10 puncte , aliniere la stânga, spațiere între rânduri.

Puteți introduce text, puteți introduce un tabel, o imagine etc. în fereastra unui document text gol. Documentul gol se numește Document 1, care este vizibil în bara de titlu.

Puteți crea un document text în Word în următoarele moduri:

• selectați comanda Nou din meniul Fișier, apoi în panoul de activități (modul se va schimba în „Creați un document”) în secțiunea Creare, selectați „Document nou” pe baza șablonului Normal sau în secțiunea Șabloane din elementul Activat computerul meu, selectați un șablon sau un expert predefinit, pe baza căruia doriți să creați un document sau un șablon.;
• Făcând clic pe pictograma Nou din bara de instrumente Standard, se deschide un document gol, Document 1, bazat pe șablonul Standard.

La crearea documentelor noi, li se vor atribui secvenţial numerele 2, 3, 4, 5 etc. Într-un document gol, o linie verticală pâlpâitoare este vizibilă în stânga sus, care se numește cursor de introducere. Cursorul indică unde va fi introdus un caracter de la tastatură sau unde va fi inserat un obiect (imagine, tabel etc.).

Poziția cursorului poate fi schimbată cu tastele cursor sau cu mouse-ul numai în cadrul textului tastat. Linia de stare a editorului de pe ecranul de afișare arată numărul de rând al documentului și numărul poziției din acesta în care se află în prezent cursorul.

Modul Word Work - Inserați sau înlocuiți

Procesorul de text Word este în modul de inserare sau înlocuire. Modul este indicat în bara de stare de pe ecranul de afișare. Modurile pot fi schimbate folosind tasta Ins. În modul „inserare”, caracterele introduse de la tastatură deplasează textul documentului aflat în spatele cursorului spre dreapta. În modul înlocuire, în loc de caracterul din dreapta cursorului, se introduce un nou caracter de la tastatură.

Înainte de a introduce text, este recomandabil să setați parametrii și orientarea necesară a paginii prin executarea comenzii File / Page Setup, fila Margins.

Salvarea unui document Word

În timp ce lucrați cu un document, acesta este în RAM. Pentru a inscripționa acest fișier pe disc, trebuie să selectați comanda Salvare din meniul Fișier și să setați parametrii necesari în caseta de dialog Salvare document.

Orez. 1.

Când salvați un document în fereastra de dialog, trebuie să: Specificați numele fișierului, selectați Tipul fișierului, selectați folderul în care sunt salvate atributele fișierului și discul pe care va fi salvat fișierul. Un fișier deschis poate fi salvat pe disc sub un alt nume selectând comanda „Salvare ca” din meniul Fișier.

Închideți documentul și părăsiți Word

Pentru a închide documentul, nu aplicația, trebuie să selectați comanda „Fișier / Închidere”.

Pentru a ieși din program, puteți utiliza una dintre următoarele metode:

• selectați comanda Ieșire din meniul Fișier;
• faceți clic pe butonul Închidere din bara de titlu;
• faceți dublu clic pe butonul meniului ferestrei;
• selectați comanda Închidere din meniul ferestrei.

Deschiderea unui document în Word

Puteți deschide un document în Word în mai multe moduri:

1. Selectați comanda Deschidere din meniul Fișier și în caseta de dialog Deschidere document specificați numele și locația fișierului;
2. Faceți clic pe butonul Deschidere din bara de instrumente Standard și faceți dublu clic pe pictograma fișierului din caseta de dialog Deschidere document.

Pentru a deschide mai multe fișiere în același timp, selectați numele acestora în caseta de dialog în timp ce țineți apăsată tasta Ctrl, apoi faceți clic pe butonul Deschidere.

Operarea cu mai multe ferestre a Word

Procesoarele de text pot lucra pe mai multe documente în același timp în ferestre diferite. Introducerea și editarea textului se efectuează în fereastra activă, în care pot fi accesate comenzile de meniu. Comenzile din meniul Fereastră vă permit să aranjați ferestrele documentului, să treceți de la o fereastră la alta și să împărțiți zona client a ferestrei în două părți.

Principalele etape ale creării (pregătirii) documentelor text în Word sunt:

• tastare;
• editarea textului;
• formatare;
• verificare a ortografiei;
• imprimare text;
• conservare.

Fiecare etapă constă în efectuarea anumitor operații.

Puteți introduce text tastându-l de la tastatură și inserând diferite fragmente de text din alte documente în document.

Tastarea se realizează prin apăsarea tastelor de pe tastatura computerului, în timp ce următorul caracter este afișat pe ecran la poziția cursorului, iar cursorul se deplasează cu o poziție la dreapta. Spațiile pe care un editor de text le inserează automat pentru a justifica liniile se numesc spații „soft”.

Spațiile „dure” sunt introduse în text apăsând tasta Spațiu de pe tastatura computerului. Un semn al separării unui cuvânt de un cuvânt este un spațiu „Hard”, deci trebuie setat un spațiu „Hard” între cuvinte. Nu este necesar ca un semn de punctuație să fie separat cu un spațiu de cuvântul precedent și trebuie introdus un spațiu după semnul de punctuație. Un terminator de linie „hard” este creat prin apăsarea tastei Enter pentru a indica sfârșitul unui paragraf.

Editarea textului în Word

După introducerea textului, acesta suferă diverse modificări. Editarea unui document în Word se realizează prin comenzi de meniu sau prin apăsarea tastelor de pe tastatura unui computer.

Operațiile de editare (ștergere, inserare, mutare) se efectuează pe:

1. Simboluri.
2. Siruri de caractere.
3. Fragmente.

Caracterele sunt introduse de la tastatură (în modul inserare sau înlocuire), iar caracterele sunt șterse folosind tastele Backspace sau Delete.

Operațiile de editare pentru linii sunt: ​​ștergerea unei linii, împărțirea unei linii în două, îmbinarea a două linii într-una, inserarea unei linii goale.

Operațiuni de editare (copiere, mutare și ștergere) pentru fragmente. Un fragment este o bucată continuă de text. Pentru a șterge, copia, muta un fragment, trebuie să îl selectați.

Puteți selecta un fragment folosind mouse-ul sau tastatura. Cuvântul folosește diferite metode de evidențiere pentru un cuvânt, rând, propoziție, paragraf. (clic simplu, dublu sau triplu al mouse-ului într-un paragraf sau în stânga unui paragraf pe bara de selecție). Textul selectat poate fi copiat, mutat și șters atât folosind clipboard-ul, cât și deplasându-se cu mouse-ul (cu butonul stânga sau dreapta apăsat).

După selectarea unui fragment, operația de copiere sau mutare a acestuia poate fi efectuată în următoarele moduri:

• folosind butonul stâng al mouse-ului (glisare și plasare);
• folosind butonul din dreapta al mouse-ului (trag and drop);
• folosind comenzile din meniul Editare;
• utilizarea comenzilor din meniul contextual;
• folosind pictogramele din bara de instrumente (tăiați, copiați, lipiți);
• de la tastatură (set de taste).

Pentru a anula o acțiune eronată în Word, se utilizează o operație de rollback. Comanda de anulare se găsește în meniul Editare și în bara de instrumente. Pe lângă comanda rollback, există o comandă pentru a anula rollback-ul.

Editarea textului existent în Word utilizând comanda Editare / Înlocuire

Abilitatea de a căuta și înlocui textul oferit în Word accelerează foarte mult procesul de editare (editare) a textului mare. De asemenea, puteți utiliza această comandă pentru a găsi și înlocui anumite opțiuni de formatare, caractere speciale și alte obiecte de document.

Orez. 2.

Instruire

Alegeți programul potrivit pentru crearea unui document electronic. De exemplu, dacă doriți să creați un fișier doar text, selectați KWrite sau Geany (pe Linux) sau Notepad (pe Windows), un document text complex - Abiword, OpenOffice.org Writer, Microsoft Office Word, document grafic bitmap - Mtpaint , Paint, GIMP, foaie de calcul - Gnumeric, OpenOffice.org Calc, Microsoft Office Excel etc.

Asigurați-vă că programul necesar pentru a crea un document electronic în formatul dorit se află pe computer. Dacă nu există deja, instalează-l.

Lansați programul la alegere.

Dacă un document gol nu este creat automat după pornirea programului, selectați Nou sau similar din meniul Fișier sau apăsați tastele Control și N în același timp.

Dacă vi se solicită să selectați un tip de document, să specificați o dimensiune a imaginii etc., introduceți informațiile relevante. Dacă vi se solicită imediat un nume de fișier, introduceți-l.

Dacă fișierul nu are deja un titlu, alegeți Salvare ca din meniul Fișier sau apăsați Control+S, apoi selectați un folder și introduceți un nume de fișier. Selectați imediat tipul acestuia dacă programul acceptă mai multe tipuri de fișiere.

Salvați fișierul periodic în viitor. Pentru a face acest lucru, utilizați elementul „Salvare” din meniul „Fișier” sau comanda rapidă de la tastatură Control + S menționată mai sus. Cu cât salvați mai des un fișier, cu atât este mai puțin probabil să pierdeți informații în cazul unei întreruperi bruște de curent a computerului.

Când ați terminat de lucrat la un document, asigurați-vă că îl salvați înainte de a ieși, chiar dacă ați salvat ocazional în timp ce lucrați la el. Cu toate acestea, dacă uitați să faceți acest lucru, programul vă va reaminti acest lucru și vă va oferi să salvați modificările. După ce porniți din nou programul, selectați documentul din lista de procesate recent sau apăsați Ctrl + O sau selectați elementul „Deschidere” din meniul „Fișier”, apoi selectați folderul și fișierul.

Videoclipuri asemănătoare

Surse:

• document electronic ca

Problema necesității de a crea o arhivă electronică la întreprindere devine din ce în ce mai relevantă. Și acest lucru nu este o coincidență, deoarece introducerea noilor tehnologii informaționale nu numai că asigură siguranța și fiabilitatea documentelor, ci și reduce timpul de căutare a acestora și, de asemenea, permite, dacă este necesar, mai multor angajați să acceseze aceleași date deodată.

Instruire

Crearea unei arhive de documente electronice include mai multe etape. Inițial, achiziționați și instalați software licențiat pe echipamentul informatic al companiei.

Pregătiți documente, adică sistematizați-le, identificați-le în conformitate cu structura existentă de circulație a documentelor în organizația dumneavoastră. În special, în această etapă va trebui să fie înregistrate, sortate după termenul de valabilitate, iar agrafele și capsele vor trebui îndepărtate de pe foile necapsate.

Următorul pas este digitizarea sau scanarea documentelor. Se realizează pe echipamente tehnice care suportă exact tipul și formatul documentului care este utilizat în această organizație. În această etapă, verificați calitatea reproducerii documentelor, rescanați dacă este necesar.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

AGENȚIA FEDERALĂ PENTRU EDUCAȚIE

INSTITUȚIA DE ÎNVĂȚĂMÂNT DE STAT DE ÎNVĂȚĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

UNIVERSITATEA DE STAT UDMURT

Institutul de Drept, Management Social și Securitate

Facultatea de drept umanitar mediu

Lucrări de curs

Modernsoftwarefacilităţi,folositVprocescrearedocumente

Semakina Irina Vladimirovna

elevii grupului SPO-O-0611-21(k).

specialitatea „Documentare

management și arhivare”

Șef: Lector principal

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Introducere

1. Sisteme de pregătire a documentelor text

2. Pachetul aplicației Microsoft Office

2.1 Programe de aplicație incluse în Microsoft Office

2.2 Procesor de text Microsoft Word

2.3 Foaie de calcul Microsoft Excel

3. Sisteme de automatizare pentru managementul documentației

Concluzie

Lista literaturii și surselor utilizate

Introducere

De multe, multe secole, tehnologia informației a fost în proces de dezvoltare. În unele perioade, această dezvoltare a încetinit și a devenit aproape imperceptibilă, iar în unele perioade, dimpotrivă, a avut loc un salt calitativ, iar omenirea a început să folosească mijloace fundamental noi, nevăzute până acum, de prelucrare, transmitere și stocare a informațiilor. Comoditatea și eficiența utilizării computerelor pentru pregătirea textelor documentelor a condus la crearea multor programe de prelucrare a documentelor. Capacitățile acestor programe sunt diferite - de la programe concepute pentru a pregăti documente mici cu o structură simplă, la programe de dactilografiere, proiectare și pregătire completă pentru tipărirea publicării cărților și revistelor (sisteme de publicare).

Tema lucrării mele este relevantă, deoarece acum aproape toate documentele sunt stocate și create în formă electronică. Acest lucru necesită software-ul corespunzător.

scop Ale mele curs muncă este:

- Luați în considerare cele mai populare programe care sunt utilizate pentru a crea documente.

- Aflați ce programe de aplicație sunt incluse în Microsoft Office.

- Definirea si studierea sistemelor de automatizare pentru managementul documentelor.

sarcini Ale mele curs muncă este:

- Luați în considerare principalele sisteme de pregătire a documentelor text, oferiți conceptul de editori de text, procesoare de text și sisteme de publicare desktop.

- Descrieți pachetul de aplicații Microsoft Office, programele incluse în acesta, principalele caracteristici ale procesorului de text Microsoft Word (denumit în continuare MS Word) și procesorului de foi de calcul Microsoft Excel (denumit în continuare MS Excel).

- Luați în considerare principalele sisteme de automatizare pentru suport pentru managementul documentelor: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Office work 2.5”, „NauDoc”.

Toate programele de creare a documentelor pot fi împărțite condiționat în sisteme de pregătire a documentelor text și de foi de calcul și programe pentru automatizarea biroului.

Pentru a atinge scopul și a rezolva probleme, folosesc în principal publicații periodice, cum ar fi revistele Deloproizvodstvo și Sekretarskoe delo, care vorbesc despre implementarea programului BOSS-Referent în organizațiile mari și despre modul în care le-a afectat activitatea, precum și despre NAUMEN. companie și programele acesteia.

De asemenea, în redactarea lucrării mele, am folosit sistemul automat de lucru de birou „Office work 2.5” și GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative.

Și, de asemenea, am folosit informații din rețeaua globală Internet, unde site-ul „www.document.ru” conține informații despre automatizarea procesării documentelor etc.

Lucrarea cursului are o structură care vă permite să dezvăluiți și să justificați tema pe care am ales-o în detaliu. De asemenea, vreau să remarc că am fundamentat structura activității mele de curs în așa fel încât să îmi ating în mod optim obiectivele și să rezolv sarcinile stabilite.

Lucrarea acestui curs include: introducere, trei capitole, concluzie, lista surselor utilizate. Primul capitol tratează sistemele de pregătire a documentelor text. Al doilea capitol vorbește despre pachetul de aplicații Microsoft Office, iar al treilea capitol descrie sisteme de control automate, precum: „BOSS-Referent”, „CompanyMedia”, „DOCs Open”, „Documentary 2.5” și „NauDoc”.

De asemenea, vreau să menționez că acest lucru de curs îmi va permite să consolidez cunoștințele acumulate în cursul pregătirii teoretice la disciplina „Știința documentelor”, precum și să elaborez și să-mi formez abilități practice pe această temă.

1. SistemeInstruiretextdocumente

Sistemele existente în prezent de pregătire a documentelor text diferă semnificativ unele de altele prin caracteristicile lor, metodele de introducere și editare a textului, formatarea și ieșirea informațiilor acestuia (imprimare), precum și gradul de complexitate al învățării utilizatorului. Alegerea unui anumit produs software de procesare a textului este un moment foarte crucial. O varietate de sisteme de pregătire a textului permit acelor specialiști care sunt asociați cu tehnologia informației să utilizeze eficient computerul. Procesul de selecție este legat de mulți factori, dar, în primul rând, este necesar să se respecte principiul suficienței rezonabile.

Sistemele informatice existente în prezent pentru pregătirea documentelor text pot fi clasificate în funcție de sfera de funcționalitate sau de utilizarea prevăzută. De exemplu, editor de text, care asigură introducerea, modificarea și salvarea oricărui text simbolic, dar este destinat în principal pregătirii textelor de programe în limbaje de programare de nivel înalt, deoarece acestea nu necesită formatare, adică conversia automată a locației elementelor de text, modificări de font, etc.

Editor de text ( text editor) este un editor de text care oferă o formatare destul de complexă. În ceea ce privește funcționalitatea, „Editorul de text” este comparabil cu programul Windows încorporat „Word Pad”. Cu acest program, puteți deschide, edita, salva, imprima fișiere în următoarele formate: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT etc. Este posibil să aliniați textul la stânga, la dreapta sau în centru, să introduceți un paragraf (marcator), să rulați înapoi 1 modificare, să obțineți text aldine, italic sau subliniat, selectați fontul, caracterele acestuia, modificați, culoarea, dimensiunea. Puteți formata textul cu indentații pentru primul rând și paragraf. Acest program nu funcționează cu imagini încorporate în text - imaginile încorporate într-un document deschis, cum ar fi formatul RTF, nu vor fi salvate. Fontul folosit pentru a tasta documentul în mod implicit este `Times New Roman". Poate fi schimbat cu orice alt font disponibil sistemului de operare. Documentul este tipărit după principiul "ce văd este ceea ce primesc" prin imprimantă. dialogul driverului, care vă permite să selectați în mod optim imprimanta și să configurați imprimarea.

Rezultatul editorului de pe ecran este exprimat ca un fișier în care toate caracterele sunt caractere ale tabelului de coduri ASCII (Comitetul american de standarde pentru schimbul de informații) cu coduri mai mari de 31 și caractere newline. Astfel de fișiere se numesc fișiere ASCII.

Diferite prin metode de management și un set de capabilități de servicii, toate editorii de text într-o formă sau alta permit:

Introduceți text cu afișare pe ecranul terminalului video, folosind până la 200 de caractere;

Remediați caracterele eronate în modul de înlocuire;

Inserați și ștergeți grupuri de caractere (cuvinte) într-un șir, fără a traduce partea neschimbată a șirului, dar deplasând-o complet la stânga/dreapta în modul de inserare:

Ștergeți una sau mai multe rânduri, copiați-le sau mutați-le în alt loc din text;

Extindeți liniile de text existent pentru a insera un nou fragment acolo;

Inserați grupuri de rânduri din alte texte;

Detectează toate aparițiile unui anumit grup de caractere (context);

Înlocuiți un context cu altul, eventual de lungimi diferite;

Salvați textul tastat pentru ajustări ulterioare;

Imprimați text pe imprimante de diferite tipuri cu programe standard de imprimare într-un singur font din document.

Dintre numeroasele editoare de pe ecran disponibile, unul poate evidenția „ Editor Norton ”(Peter Norton Computing Inc.),” tovarasul» (firma „Borland”), « scurt» (Solution Systems Company), editor multifuncțional de ferestre multiple « Multi - Editați | × » (American Cybernetics Inc.). Aceeași categorie include editoriSisteme turbo. O varietate de sisteme Turbo sunt instrumente integrate convenabile pentru crearea, compilarea, depanarea și executarea de programe în limbaje de programare atât de populare precum DE BAZĂ, Pascal, Xi, Prolog, asamblator. O componentă obligatorie a Turbo-systems este un editor cu oportunități ample pentru crearea și actualizarea textelor programului. Comenzile editorilor Turbo-systems se bazează pe comenzile popularului program " Steaua cuvântuluiși foarte standardizate.

Când sarcina principală a utilizatorului este să pregătească texte în limbi naturale pentru tipărirea și tipărirea acestor documente, setul de operațiuni de editor ar trebui extins semnificativ, iar produsul software trece la o nouă calitate - un sistem de pregătire a textului (un produs care corespunde termenului englezesc „procesor de texte”). Astfel de programe de procesare a documentelor se concentrează pe lucrul cu texte care au o structură de document, adică constând din paragrafe, pagini și secțiuni. Printre sistemele de pregătire a textelor în limbi naturale, există trei clase mari, dar cu granițe destul de neclare: formatoare, procesoare de text și publicare desktop.

Pe baza structurii intramașină a documentului pregătit, s-ar putea propune următoarea abordare a clasificării sistemelor de pregătire a textului. De exemplu, sisteme precum:

formatator este un sistem de pregătire a textului care nu utilizează coduri speciale pentru reprezentarea internă a textului, cu excepția celor standard: sfârșit de linie, retur car, sfârșit de pagină (funcționează cu fișiere ASCII).

procesor de cuvinte este un sistem de pregătire a textului care, în reprezentarea sa internă, furnizează textului însuși coduri speciale - marcare. Practic, editorii de ecran și procesoarele de text diferă ca scop: primii creează fișiere ASCII, care sunt apoi prelucrate de compilatoare sau formatatoare, cei din urmă sunt conceputi pentru a pregăti texte cu imprimare ulterioară pe hârtie, deci forma de reprezentare a textului este de mare importanță.

Procesoarele de text au caracteristici speciale pentru a facilita introducerea textului și prezentarea acestuia în formă tipărită. Dintre aceste funcții se pot distinge următoarele funcții:

- introducerea textului sub controlul funcțiilor de formatare care schimbă imediat aspectul unei pagini de text pe ecran și aranjarea cuvintelor pe aceasta, ceea ce oferă o idee aproximativă despre locația reală a textului pe hârtie după imprimare;

- o descriere preliminară a structurii viitorului document, care stabilește parametri precum cantitatea de indentări ale paragrafelor, tipul și dimensiunea fontului pentru diferite elemente de text, locația titlurilor, spațierea rândurilor, numărul de coloane de text, locația și metoda de numerotare a notelor de subsol etc.:

- verificarea ortografică automată și obținerea de indicii atunci când alegeți sinonime;

- intră în editarea tabelelor și formulelor cu afișarea lor pe ecran în forma în care vor fi tipărite;

- combinarea documentelor în procesul de pregătire a textului pentru tipărire;

- cuprins automat și referință alfabetică.

Majoritatea procesoarelor de text au capacitatea de a personaliza configurația hardware a computerului dvs., cum ar fi tipul de adaptor grafic și monitor. Aproape toate procesoarele de text au o structură unică de date pentru reprezentarea textului, ceea ce se explică prin necesitatea de a include informații suplimentare în text care descrie structura documentului, fonturi și altele asemenea, deoarece fiecare cuvânt sau chiar caracter poate avea propriul său caracter special. caracteristici. Prin urmare, textul pregătit cu un singur procesor de text nu este, în general, citibil și, prin urmare, nu poate fi editat și tipărit de alte procesoare de text. Pentru a asigura compatibilitatea documentelor text la transferul lor dintr-un mediu de procesor de text în altul, există un tip special de software - convertoare care garantează primirea unui fișier de ieșire în formatul unui procesor de text - destinatarul documentului . Programul convertor primește informații într-un format la intrare și, ca urmare a activității sale, scoate informații sub forma unui fișier într-un alt format (obligatoriu). Îmbunătățirea ulterioară a sistemelor de procesare a textului a dus la faptul că programele de conversie autonome practic au încetat să mai existe și au devenit o parte integrantă a sistemului de pregătire a textului. Astăzi, cei mai străluciți reprezentanți ai programelor de procesare de text acceptă formate de fișiere populare prin module de conversie încorporate.

Procesoarele de text existente în prezent diferă semnificativ între ele în caracteristici, capacități de introducere și editare a textului, formatarea și tipărirea acestuia, precum și în gradul de complexitate al învățării de către utilizator.

Mai degrabă condiționat, aceste instrumente pot fi împărțite în 2 categorii .

LA 1 categorii includeți procesoare de text care vă permit să pregătiți și să tipăriți documente complexe și mari, inclusiv cărți. Acestea includ „WinWord”, „WordPerfect”, „ChiWriter”, „WordStar 2000”, „AmiPRO”, „T3”. Cel mai popular produs autohton din această clasă este procesorul de text " Lexicon”, sprijin și dezvoltare ulterioară, care este realizată de Arsenal.

Procesoare de text 2 categorii Și au capacități semnificativ mai puține, dar sunt mai convenabile de utilizat, funcționează mai rapid și necesită mai puțină memorie RAM și au costuri semnificativ mai mici. Sistemele de procesare de text special concepute pentru directori sunt mai simple și mai ușor de utilizat. Această categorie include „Beyond Word Writer”, „Professional Write”, „Symantec Just Write”, „DacEasy Word”.

Edițiile desktop pregătesc texte după regulile poligrafiei și cu calitate tipografică. La fel cum procesoarele de text nu sunt o „dezvoltare” a formatatoarelor, publicarea desktop nu este o continuare mai avansată a procesoarelor de text, deoarece acestea servesc un scop foarte diferit. Sistemele de desktop publishing („desktop publishing”) sunt, de fapt, un instrument de layout. Programele din această clasă sunt destinate nu atât pentru a crea documente mari, ci pentru a implementa diferite tipuri de efecte de tipărire, adică un program de desktop publishing facilitează. pentru a manipula text, a schimba formatele de pagină, dimensiunea indentării, face posibilă combinarea diferitelor fonturi, lucrul cu materialul până când sunteți complet mulțumit de aspectul atât al paginilor individuale (benzilor) cât și al întregii publicații.

Pentru a încheia capitolul 1, editorii de text sunt acum puțin folosiți, deoarece au mult mai puține funcții decât procesoarele de text și sistemele de publicare desktop care au devenit disponibile pentru majoritatea utilizatorilor. Din partea științei documentelor, acest lucru se datorează și faptului că editorii de text nu oferă funcția de a crea șabloane, ceea ce facilitează și accelerează foarte mult munca de creare a documentelor.

2. Punga de plasticaplicatprogrameMicrosoftbirou

2.1 Aplicatprograme,sositVMicrosoftbirou

Astăzi, produsele software Microsoft (denumite în continuare MS) sunt standardul „de facto” pentru munca de birou. Este greu de găsit o instituție, întreprindere, firmă, în al cărei birou nu ar fi instalate calculatoare cu sistemul de operare Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) și pachetul de aplicații MS Office.

Pachetul software popular - Microsoft Office 2003 , care include în setul standard „MS Word 2003”, „MS Excel 2003”, „MS Outlook 2003” și „MS PowerPoint 2003”. De asemenea, în utilizare este inclus un pachet software lansat recent Microsoftbirou2007 , inclusiv actualizate: „MS Word 2007”, „MS Excel 2007”, „MS Outlook 2007” și „MS PowerPoint 2007”, etc.

În versiunea „Small Business” - „PowerPoint 2003” a fost înlocuit cu pachetul de publicare „MS Office Publisher 2007”, versiunea „Professional” include atât setul standard, cât și suplimentele „Small Business”, și are și o bază de date instrument (DBMS) Access 2003. Dar este folosit și „Power Point 2007” actualizat. Versiunea completă Premium include, de asemenea, pachetul de grafică pentru afaceri Photo Draw 2003 și generatorul de site-uri web Front Page 2003. Ultimele două programe sunt livrate în versiunea în limba engleză. Kitul include ca aplicație gratuită `Internet Explorer 5.0` - un set de programe pentru lucrul pe Internet.

Cel mai atractiv lucru despre suita MS Office este ceea ce leagă aceste aplicații: toate aceste programe au un meniu comun și seturi de butoane care arată foarte asemănător. Învățând cum să lucrați cu una dintre aplicații, avansați mult în studiul celorlalte. Ideea principală a pachetului de software este de a lucra pe Internet. Dacă mai devreme MS Word și MS Excel se concentrau în primul rând pe faptul că documentul pregătit ar fi tipărit pe hârtie, acum dezvoltatorii presupun că documentul pregătit va fi în primul rând trimis prin e-mail sau postat pe Internet. Pentru a face acest lucru, dezvoltatorii MS Office au inclus un alt format de fișier în produs - HTML, care este standardul pentru postarea de conținut pe Internet. Salvarea documentelor în format HTML permite, de asemenea, utilizatorilor care nu au MS Office pe computer să vizualizeze documente. Pentru a vizualiza astfel de documente, Internet Explorer, care este inclus în pachetul standard Windows, este acum suficient. Destul de comună pentru un birou modern este situația în care documentele sunt pregătite nu numai în rusă și engleză, ci și în alte limbi (germană, spaniolă, franceză, arabă, japoneză etc.).

Microsoft Access 2003 este o bază de date relațională. În centrul acestui program sunt tabele. Microsoft Access (denumit în continuare MS Access) diferă de MS Excel prin faptul că, spre deosebire de MS Excel, MS Access DBMS vă permite să lucrați cu un întreg sistem de tabele interconectate. În MS Access DBMS, formulele, sortarea, legăturile dintre celulele individuale și formatarea acestora sunt utilizate atunci când lucrați cu tabele. Dacă trebuie să extrageți datele necesare din mai multe tabele de baze de date simultan, puteți crea o interogare, în timp ce celulele de pe ecran vor fi aranjate în ordinea specificată. Rezultatele interogării pot fi tipărite folosind instrumentul Raport. Raportul este un tabel cu datele solicitate, designul poate fi selectat din șabloanele propuse.

Capacitățile programelor Microsoft Office pot fi extinse cu ajutorul unor module speciale - suplimente. Printre astfel de programe, se pot găsi atât pachete comerciale serioase (de exemplu, corectorul ortografic Orfo, dicționare electronice Lingvo, traducător PROMT), cât și mici „macro-uri” gratuite create de utilizatorii obișnuiți.

2.2 TextCPUMicrosoftCuvânt

MicrosoftCuvânt- baza oricărui birou și, poate, cel mai necesar și popular program din toate Microsoft Office .

Microsoft Word vă permite să introduceți, să editați, să formatați și să proiectați text și să îl plasați corect pe pagină. Cu acest program, puteți insera grafice, tabele și diagrame în documentul dvs., precum și să corectați automat erorile de ortografie și gramaticale. Editorul de text MS Word are multe alte caracteristici care facilitează foarte mult crearea și editarea documentelor.

Programul oferă o serie de caracteristici care economisesc timp și efort pentru crearea documentelor. Printre acestea se numără caracteristici precum:

AutoText - pentru stocarea și inserarea cuvintelor, frazelor sau graficelor utilizate frecvent;

- stiluri pentru stocarea și setarea de seturi întregi de formate simultan;

- îmbinați pentru a crea scrisori în serie, imprimați plicuri și etichete;

- macro-uri - pentru a executa o secvență de comenzi utilizate frecvent;

- „vrăjitori” - pentru crearea de documente proiectate profesional.

Folosind MS Word pentru Windows, puteți crea tabele, diagrame. MS Word pentru Windows are, de asemenea, un editor de formule care vă permite să introduceți formule de complexitate diferită. MS Word vă permite să verificați ortografia. La verificare, fiecare cuvânt din document este comparat cu mostre dintr-un dicționar special. Dacă cuvântul nu este găsit în dicționar, se va deschide o casetă de dialog în care puteți face corecturile necesare. Când lucrați cu documente, de multe ori trebuie să repetați introducerea acelorași secțiuni de text. În MS Word, este suficient să le introduceți o dată, apoi să faceți un element AutoText cu un nume unic și apoi să introduceți numărul necesar de ori în orice loc din document. Destul de des, mulți angajați trebuie să creeze documente bazate pe formulare standard unificate sau formulare elaborate și aprobate în cadrul organizației, precum și diverse tipuri de documente de același tip (scrisori în serie, certificate etc.). Cu o metodă automată de pregătire a acestui tip de document, sunt posibile două opțiuni:

1) creați formularul necesar sub forma unui document (de exemplu, va fi un fișier cu extensia „.doc”) și apoi modificați partea variabilă a textului din acesta;

2) creați formularul necesar sub formă de șablon (un fișier cu extensia „.dot”) și apoi creați documente noi pe baza șablonului dezvoltat și completați câmpurile care conțin o parte variabilă a textului.

Un șablon este un fel de șablon cu anumite proprietăți, care includ o colecție de stiluri, texte șablon, macrocomenzi, comenzi rapide de la tastatură, elemente de meniu suplimentare și bare de instrumente personalizate într-un fișier separat cu extensia „.dot”.

Șabloanele sunt folosite pentru:

~ standardizarea și unificarea muncii tuturor angajaților organizației cu documente standard și similare. Toți angajații creează documente pe baza șabloanelor uniforme (fișiere cu extensia „.dot”), în timp ce șabloanele trebuie pregătite în așa fel încât textul șablonului să nu poată fi editat de către utilizatori și doar câmpuri de introducere care conțin informații variabile în antet.

~ îmbunătățirea eficienței pregătirii documentelor seriale care sunt destinate distribuirii unui număr mare de destinatari. Astfel de documente sunt create din șabloane folosind funcția de îmbinare.

Prin îmbinare, sunt create texte de document care conțin o parte fixă, neschimbătoare (șablon) și fragmente de text variabile (umplere), adică. îmbinând un text tipic (şablon) cu informaţiile de completat

2.3 TabularCPUMicrosoftexcela

controlul automatizării editorului de documente text

Zona de aplicare Microsoft excela foarte lat. În primul rând, acestea sunt calcule de contabilitate și inginerie, întocmirea diferitelor rezumate, diagrame, liste de prețuri și multe altele.

Când lucrați cu Microsoft Excel pentru Windows, se respectă principiul „ceea ce vedeți este ceea ce obțineți” sau în versiunea în limba engleză „WYSIWYG” (What You See Is What You Get). Acest lucru face ca lucrul cu Excel să fie incontestabil ușor și evită multe greșeli.

În plus, MS Excel are un set mare de funcții de serviciu. Aceasta este introducerea textului și verificarea ortografică, desenarea, exportul și importul de date. Mijloacele de imprimare sunt, de asemenea, foarte flexibile. Puteți imprima toate paginile simultan sau puteți imprima doar o parte a paginilor dintr-un registru de lucru.

Principalele caracteristici ale MS Excel:

v Ajutor context. Apelat din meniul contextual sau prin apăsarea butonului corespunzător din meniul cu pictograme.

v Sistem de ajutor. Este organizat sub formă de hipertext și vă permite să căutați ușor și rapid subiectul dorit.

v Execuția multivariată a operațiilor. Aproape toate operațiunile pot fi efectuate într-unul din trei sau patru moduri, din care utilizatorul îl alege pe cel mai convenabil.

v Meniu contextual. Extins făcând clic pe butonul (de obicei dreapta) „mouse” de pe obiectul selectat. Vorbim, de exemplu, despre locul din tabel în care utilizatorul urmează să lucreze în prezent. Cele mai frecvent utilizate funcții de procesare disponibile într-o situație dată sunt colectate în meniul contextual.

v Meniu pictogramă. Comenzile care sunt utilizate cel mai des corespund pictogramelor situate sub bara de meniu. Ele formează un meniu cu pictograme. Când se face clic pe butonul mouse-ului pe o pictogramă, comanda asociată este executată. Meniurile pictografice pot fi personalizate.

v Grupuri de lucru sau foldere de lucru. Este convenabil să combinați documentele în foldere de lucru și să le tratați ca un întreg atunci când vine vorba de copiere, descărcare, editare sau alte proceduri. În partea de jos a foii de calcul este un index alfabetic (case) care oferă acces la foile de lucru. Utilizatorul are capacitatea de a denumi foile din folder (în loc de indexul alfabetic), ceea ce face vizual conținutul registrului și, prin urmare, facilitează căutarea și trecerea de la document la document.

v Instrumente pentru proiectarea și modificarea ecranului și a tabelelor. Aspectul ferestrei de lucru și alte elemente ale interfeței de pe ecran pot fi definite în funcție de cerințele utilizatorului, făcând operarea cât mai convenabilă. Astfel de caracteristici includ împărțirea ecranului în mai multe ferestre, fixarea titlurilor de rând și coloane și așa mai departe.

v Instrumente pentru proiectarea și tipărirea tabelelor. Pentru confortul utilizatorului, sunt furnizate toate funcțiile care asigură tipărirea tabelelor, cum ar fi selectarea dimensiunii paginii, paginarea, setarea dimensiunii marginilor paginii, proiectarea antetelor și subsolurilor, precum și previzualizarea paginii rezultate.

v Instrumente de proiectare a foilor de lucru. Excel oferă oportunități ample pentru formatarea tabelelor, fonturilor și stilurilor, alinierea datelor în interiorul celulei, alegerea culorii de fundal a celulei și a fontului, modificarea înălțimii rândurilor și a lățimii coloanelor, desenarea cadrelor de diferite tipuri, setarea formatului de date în interiorul celulei (de exemplu: numeric, text, financiar, data etc.). Pe lângă formatarea automată - în sistem sunt deja încorporate diverse moduri de proiectare a tabelelor, iar utilizatorul are posibilitatea de a alege cel mai potrivit format dintre metodele existente.

v Șabloane MS Excel, precum MS Word, vă permite să creați șabloane de foi de lucru care sunt utilizate pentru a genera formulare pentru scrisori și faxuri, diverse calcule. Dacă șablonul este destinat altor utilizatori, atunci puteți permite completarea unor astfel de formulare, dar interziceți modificarea formularului acestora.

v Legarea datelor. Adresarea absolută și relativă sunt o trăsătură caracteristică tuturor procesoarelor de foi de calcul, în sistemele moderne vă permit să lucrați simultan cu mai multe tabele, care pot fi legate între ele într-un fel sau altul. De exemplu, legături tridimensionale care oferă lucru cu mai multe foi la rând; consolidarea foilor de lucru, care se ocupă de sume și medii și efectuează procesări statistice atunci când se utilizează date din diferite zone ale aceleiași foi de lucru, mai multe foi de lucru și chiar mai multe registre de lucru.

v Calcule. Pentru comoditatea calculelor, MS Excel are funcții încorporate, și anume: funcții matematice, statistice, financiare, de dată și oră, logice și altele. Expertul de funcții vă permite să selectați funcția dorită și, prin înlocuirea valorilor, obțineți rezultatul.

v Grafică de afaceri. Este dificil de imaginat un procesor modern de foi de calcul fără capacitatea de a construi diferite tipuri de diagrame bidimensionale, tridimensionale și mixte. Există mai mult de 20 de tipuri și subtipuri diferite de diagrame care pot fi construite în MS Excel. Există, de asemenea, moduri diverse și disponibile de proiectare a diagramelor, de exemplu, inserarea și proiectarea de legende și etichete de date, proiectarea axelor (capacitatea de a insera linii de grilă) și altele. În plus, există instrumente puternice pentru construirea și analiza grafică a afacerii, cum ar fi inserarea de bare de eroare, capacitatea de a reprezenta o tendință și alegerea unei funcții de linie de tendință.

v Efectuarea funcţiilor bazei de date MS Excel. Această funcție oferă completarea tabelelor în același mod ca și completarea unei baze de date (adică printr-un formular de ecran), protecția datelor, sortarea după cheie sau după mai multe chei, procesarea interogărilor bazei de date, crearea tabelelor pivot. În plus, include instrumente pentru procesarea bazelor de date externe care vă permit să lucrați cu fișiere create, de exemplu, în formatul „dBase” sau „PARADOX”.

v Simulare. Selectarea parametrilor și modelarea - una dintre cele mai importante caracteristici ale procesorului de foi de calcul. Cu ajutorul unor tehnici simple, este posibil să găsim soluții optime pentru multe probleme. Metodele de optimizare variază de la potrivire simplă la optimizare liniară cu multe variabile și constrângeri. La modelare, uneori este de dorit să se salveze rezultate și soluții intermediare. Pentru a face acest lucru, sunt create scripturi care reprezintă o descriere a problemei de rezolvat.

v Programare macro. Pentru a automatiza execuția acțiunilor repetate frecvent, este convenabil să utilizați limbajul de programare macro încorporat. Macro-funcții separate și macro-funcții. Datorită comenzilor macro, lucrul cu MS Excel este simplificat și lista de comenzi proprii este extinsă. Cu ajutorul macrofuncțiilor își definesc propriile formule și funcții și extind astfel setul de funcții oferit de sistem. În forma sa cea mai simplă, o macrocomandă este o secvență înregistrată de apăsări de taste, mișcări și clicuri de mouse. O astfel de secvență este dată „reproducției” ca o înregistrare pe bandă. Poate fi procesat și modificat cumva, de exemplu, pentru a organiza un ciclu, tranziție, subrutină.

Astfel, pachetul de aplicații Microsoft Office conține programe care vă permit să creați documente text, foi de calcul, baze de date, prezentări, lucru cu grafică, e-mail etc. Adică, MS Office face posibilă crearea aproape oricărui tip de documente. În prezent, Microsoft Office este instalat pe aproape toate computerele, indiferent dacă computerul este acasă sau într-o organizație. Microsoft Office a primit o astfel de distribuție datorită faptului că acesta este primul pachet de aplicații care conținea un astfel de volum de caracteristici, fiind în același timp complet rusificat și ușor de utilizat.

Datorită programului „Visual Basic” încorporat în Microsoft Word și MS Excel, utilizatorul poate programa el însuși funcțiile lipsă. Adică, avantajul acestor programe este că, pe lângă toate facilitățile pe care autorii acestui pachet le-au creat deja, utilizatorul însuși poate adapta orice program pentru el însuși pentru a lucra confortabil în el: schimbarea culorii, scara, mișcarea frecventă. butoanele folosite pentru bara de instrumente, crearea de șabloane, crearea de noi funcții și așa mai departe.

3. Sistemeautomatizaredocumentațieasigura

management

Fiecare întreprindere, indiferent de forma de proprietate, scară și structură, urmărește să îmbunătățească eficiența activităților sale. Un pas important spre atingerea acestui obiectiv este optimizarea principalelor proceduri de management, în special crearea de sisteme moderne de management de birou și documente la întreprindere.

Managementul rațional al documentelor conduce la creșterea productivității angajaților, facilitând accesul la informații pentru luarea deciziilor de management, îmbunătățirea disciplinei de performanță și, în consecință, o îmbunătățire generală a calității managementului.

Implementarea unui sistem de automatizare pentru suport de documentare a managementului „BOSS – Referent” îmbunătățește semnificativ procesele de lucru ale întreprinderilor și organizațiilor.

Rezultatele implementării sistemului sunt:

§ reducerea timpului de procesare a corespondenței de intrare/ieșire și a documentației interne;

§ economisirea timpului de lucru pentru lucrul cu documente;

§ accelerarea procedurilor de aprobare si aprobare a documentelor;

§ îmbunătăţirea disciplinei de performanţă, controlul asupra executării instrucţiunilor;

§ înregistrarea rapidă și convenabilă a documentelor;

§ Îmbunătățirea proceselor de planificare a evenimentelor.

Experiența implementării sistemului de birotică și management al documentelor BOSS-Referent dezvoltat de IT Co. arată că într-un timp scurt, întreprinderile și organizațiile de diferite dimensiuni și forme de proprietate primesc beneficii tangibile și un efect economic real.

Recent, NAUMEN a apărut pe o piață relativ mică a sistemelor de automatizare de birou cu produsul său software NauDoc, care prezintă o serie de diferențe semnificative față de ceea ce era oferit anterior utilizatorilor. Programul prevede crearea de documente pe baza șabloanelor stocate în sistem, care conțin design predeterminat și texte standard (șabloane) pentru situații de management de bază, ceea ce simplifică și grăbește crearea documentelor, asigură proiectarea lor unificată în conformitate cu GOST R. 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative.

Interfață grafică cu utilizatorul NauDoc vă permite să treceți rapid de la un tip de lucru la altul și include următoarele componente:

1. Bloc de conținut principal.

2. Bara de navigare.

3. Bara de instrumente pentru lucrul cu documente.

Programul prevede că orice document poate fi pus sub control: îi sunt alocați responsabil pentru implementare, responsabil pentru control, controlul final al execuției este susținut.

Diferențierea drepturilor utilizatorului vă permite să oferiți protecție suplimentară pentru documentele confidențiale. Desigur, programul NauDoc, ca orice alt program, nu este o soluție ideală. De exemplu, în unele cazuri terminologia sa diferă de termenii tradiționali folosiți în munca casnică de birou.

Acolo unde este necesară prelucrarea unor volume mari de documente, efectuarea de căutări complexe în acestea, menținerea arhivelor distribuite, - în afara competiției „DOC-uri deschise”.

„DOC-uri deschise” vă permite să rezolvați următoarele sarcini:

~ integrare cu programe de creare de documente;

~ înregistrarea tuturor documentelor primite și create;

~ controlul mișcării documentelor și efectuarea lucrărilor;

~ accelerarea circulației documentelor între interpreți;

~ asigurarea securității documentației;

~ îmbunătățirea lucrărilor de informare și de referință, reducerea timpului de căutare și obținerea unui document din arhivă la cerere;

~ automatizarea întocmirii documentelor de raportare.

Caracteristica acestui sistem de lucru electronic de birou - integrare completă cu toate programele de birou răspândite. Efectuarea contabilitatii, stocarea si cautarea rapida a documentelor. „DOCs Open” asigură în același timp crearea și vizualizarea acestora de către toate aplicațiile de birou comune.

InterTrust oferă un sistem de informații corporative „CompanyMedia” construit pe baza « lotus note » .

„CompanyMedia” vă permite să rezolvați un număr mare de sarcini aplicate în domeniul managementului documentației. Este destinat agențiilor guvernamentale și organizațiilor comerciale ale căror activități sunt reglementate; ideal pentru companiile cu îndepărtare teritorială semnificativă a diviziilor structurale. „CompanyMedia” vă permite să stabiliți lucrări de birou „end-to-end” într-o rețea de întreprinderi de orice complexitate, iar sistemul va urmări mișcarea unui document nu numai în cadrul unei întreprinderi, ci și între ele.

Posibilitate asigurata:

Efectuarea unei observări globale;

Crearea de comenzi care se extind la orice profunzime a ierarhiei de management;

Selectarea documentelor dupa un sistem specific si nu complicat;

Controlul asupra executării documentelor și menținerea legăturilor orizontale de informații între angajații diferitelor departamente ale uneia sau mai multor întreprinderi.

Sistem „Munca de birou 2.5” poate funcționa atât în ​​modul local, cât și în modul de rețea. Pachetul software vă permite să automatizați procesul de lucru de birou al unei întreprinderi sau organizații, indiferent de tipul acesteia de activitate. Programul ajută la organizarea contabilității și controlului execuției documentelor pe baza standardelor și reglementărilor existente.

Principalele funcții ale acestui program sunt:

Operațiuni de înregistrare, editare și arhivare a documentelor;

Controlul executiei documentelor; - crearea de documente in diverse scopuri conform modelelor standard existente;

Crearea propriilor șabloane de documente utilizând Microsoft Office 2003 sau MS Office 2007;

Crearea și tipărirea rapoartelor care permit evaluarea stării muncii de birou la întreprindere;

Contabilitatea documentelor folosind înregistrarea jurnalului;

Înregistrarea documentelor primite sau trimise prin e-mail.

Blocul de aplicații pentru automatizarea fluxului de documente al organizației „Documentare” este conceput pentru a automatiza activitatea serviciilor de suport documentar al întreprinderilor și organizațiilor pe baza cerințelor Sistemului de stat de suport documentar pentru management (GSDM).

Modulele bloc oferă:

Declarație privind controlul documentelor și rezoluțiilor conducerii;

Analiza statistică a disciplinei de performanță a angajaților organizației;

livrare automată a documentelor electronice către artiști interpreți;

pregătirea proiectelor de documente, avizarea și distribuirea acestora;

crearea unei biblioteci (arhive) electronice de documente ale organizației.

Modul „Înregistrarea documentului” este conceput pentru a organiza contabilitatea tuturor documentelor de intrare, ieșire și interne ale organizației pe baza cardurilor de înregistrare și control. Modulul implementează mecanisme de monitorizare a execuției documentelor, rezoluțiilor managementului, disciplina de performanță a angajaților organizației etc. Modulul oferă pregătirea automată a diferitelor rapoarte și documente contabile standard ale serviciilor de suport pentru documentație.

Modul „Apeluri ale cetățenilor” este conceput pentru a desfășura activități de birou pe baza cererilor de la persoane, a controla execuția documentelor și a pregăti documentele de răspuns.

Modul „Biblioteca de documente de lucru” servește la pregătirea documentelor, clasificarea acestora (plasarea în dosare electronice), căutarea contextuală a informațiilor și tipărirea documentelor. Modulul poate fi folosit pentru a stoca documente cu conținut arbitrar, cum ar fi: documente de reglementare ale organizației, materiale de referință, pregătirea proiectelor de documente etc.

Modul „Documente administrative organizaționale” este conceput pentru a automatiza întocmirea documentelor administrative și de raportare ale organizației, precum și pentru a controla executarea comenzilor, ordinelor și instrucțiunilor.

Module "Acord" Și "Introducere" concepute pentru a automatiza pregătirea documentelor organizatorice și administrative.

Modulele realizează distribuirea automată a proiectelor de documente către angajații organizației prin poșta internă Notes pentru aprobare electronică sau familiarizare. De asemenea, se efectuează controlul asupra procesului de familiarizare și aprobare a documentelor.

Modul „Întâlniri” este destinat directorilor întreprinderii, precum și secretarilor-referenți ai conducerii.

În încheierea capitolului 3, vreau să menționez că baza de date vă permite să notificați automat toți participanții despre agenda propusă, data și ora întâlnirii, să întocmiți un protocol pe baza rezultatelor desfășurării acesteia și, pe baza deciziilor luate. efectuate, trimite automat instrucțiuni anumitor interpreți, indicând momentul în care se desfășoară activitatea lor. Pe baza rezultatelor lucrărilor se generează rapoarte și certificate de finalizare.

Concluzie

Scopurile și obiectivele stabilite de mine în cadrul acestui curs au fost atinse. Cele mai populare programe care sunt folosite pentru a crea documente sunt luate în considerare și studiate. Sunt luate în considerare și pachetul de aplicații Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel etc.) și sistemul de automatizare pentru suport pentru managementul documentelor: „BOSS-Referent” și „Office work 2.5”

Astfel, trăgând concluzii, aș vrea să spun că recent puțini oameni folosesc editori de text pentru a crea documente. Apariția Microsoft Word le-a înlocuit. În acest moment, este deja dificil de stabilit dacă Microsoft Word aparține procesoarelor de text sau desktop publishing, are atât de multe funcții. Printre sistemele de pregătire a documentelor text și foilor de calcul, două programe ale pachetului de aplicații Microsoft Office au fost luate în considerare mai detaliat în lucrarea cursului - acesta este un procesor de text Microsoft Wordși procesor de foi de calcul Microsoft Excel. Pentru a crea documente, sunt utilizate în principal doar aceste două programe, indiferent de dimensiunea și sfera organizației. Acest lucru se datorează faptului că aproape peste tot acum folosește sistemul de operare Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), creat, ca și Office, de MS. Aceste programe vă permit să pregătiți documente complexe și mari, inclusiv cărți.

Este foarte ușor să înveți cum să lucrezi în programele incluse în Microsoft Office, deoarece toate, inclusiv sistemul de operare Windows, au o interfață similară.

Sistemele de automatizare pentru managementul documentelor vă permit să faceți cu documentele tot ceea ce se face cu ele în orice sistem de birou și flux de lucru și includ funcții fundamental noi, care sunt disponibile numai pentru computere. Inclusiv cu ajutorul acestor programe, puteți crea documente.

Desigur, un sistem de management al documentelor corporative nu este o plăcere ieftină. Dar cât de mult poate costa un document pierdut sau procesat incorect într-o afacere reală, cât poate costa o informație la timp și exactă? Uneori este o chestiune de supraviețuire fermă. În plus, reducerea costului procesării computerizate și stocării informațiilor în memoria computerului este unul dintre cele mai dinamice procese pozitive din istoria omenirii. Datorită unificării și standardizării documentelor, majoritatea programelor utilizate pentru crearea documentelor folosesc șabloane. Adică într-un document deja formatat cu atributele necesare, unde trebuie doar să introduceți date. De asemenea, programele au astfel de funcții în care utilizatorul însuși își poate crea propriul șablon de document. Acest lucru accelerează și simplifică foarte mult munca de creare a unui document.

În încheierea cursului meu, vreau să observ că acum sunt oferite o mulțime de procesoare diferite de cuvinte și foi de calcul, precum și sisteme de automatizare pentru suport pentru managementul documentelor. A face o alegere este foarte dificil. Acest lucru se datorează faptului că fiecare program are atât avantaje, cât și dezavantaje și nu există programe universale. Atunci când alegeți un produs software, trebuie să luați în considerare domeniul de activitate, proprietățile tehnice ale computerului, sistemul de operare instalat pe computer, dimensiunea organizației, distanțarea departamentelor.

Lista literaturii și surselor utilizate

1. GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate.

2. Sistem unificat de documente organizatorice și administrative. - M.: Gosstandart al Rusiei, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Suport informaţional al activităţilor de management: Manual. - M.: Măiestrie; Şcoala superioară, 2001, p. 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Noi programe pentru biroul modern // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 1999. Nr. 3. pp. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Tehnologii moderne ale informației în munca de birou și management. - Sankt Petersburg: BHV - Sankt Petersburg, 2000. S. 256.

6. Saveliev A.M. CompanyMedia - sistem electronic de management al documentelor corporative // ​​Lucru de birou. - 2002. Nr. 4. pp. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Referent electronic document management system // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 2002. Nr. 3. pp. 42-44.

8. Serova G.A. Sistem automat de lucru de birou „Office work 2.5” (versiune nouă) // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 2003. Nr. 6. pp. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOC-uri deschise // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 1997. Nr. 4. pp. 57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - o nouă soluție pentru automatizarea biroului // Afaceri de secretariat. - M.: Editura Evilen, 2003. Nr. 8. pp. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Automatizarea managementului documentelor.

Găzduit pe Allbest.ru

Documente similare

Caracteristicile programelor de birou, versiuni ale editorului de text Microsoft Word. Utilizarea unui editor de text, a unei foi de calcul Microsoft Excel și a altor instrumente software în activitățile de birou ale întreprinderii LLC „Empire of Purity”.

test, adaugat 02.03.2012


Clasificarea programelor de prelucrare a documentelor text. Principii generale de proiectare a publicațiilor. Reguli de tastare. Sisteme de recunoaștere a textului (OCR). Software complex pentru sisteme de desktop publishing. Exemple de editori de text.

prezentare, adaugat 13.08.2013


Instrumente și tehnologii de bază pentru prelucrarea și editarea documentelor text, principii de utilizare a acestora. Caracteristicile funcționalității procesorului de text Dna. cuvânt. Descrierea caracteristicilor suplimentare ale editorului de text Word 2003.

lucrare de termen, adăugată 19.03.2011


Utilizarea editorului de text MS Word pentru a crea documente text. Calcule și analiza datelor folosind foaia de calcul Excel. Algoritmizare și programare în Pascal. Proiectarea bazelor de date relaționale folosind Access DBMS.

test, adaugat 22.02.2012


Tipuri, funcții de bază, elemente și principiul de funcționare a unui editor de text (program de calculator). Metode de inserare a obiectelor externe în text. Caracteristicile procesorului de text Microsoft Word, caracteristicile sale speciale. Structura tipică a interfeței.

rezumat, adăugat 12.07.2010


Panourile ca mijloc vizual principal de editare a documentelor, plasarea și configurarea acestora în diverse programe Microsoft Office. Panourile de editare de text Microsoft Word și Excel, principalele lor funcționalități și scopul.

munca de laborator, adaugat 31.05.2009


Scopul sistemelor de operare. Windows XP este un sistem de operare Microsoft cu o interfață personalizabilă. Funcțiile programelor de aplicație standard: notepad, editor grafic Paint, procesor de text WordPad. Comenzile din meniu și utilizarea lor.

lucrare de termen, adăugată 23.05.2009


Descrieri ale instrumentelor software concepute pentru a crea, edita și formata documente text simple și complexe. Setări de paragraf, introducere de caractere, instrumente de creare a listelor. Copierea și mutarea secțiunilor de text.

rezumat, adăugat 26.03.2015


Conținutul pachetului Microsoft Office System. Prezentare generală a principalelor caracteristici ale Microsoft Office. Analiza si dezvoltarea unei politici financiare coordonate la intreprindere in MS Excel. Dezvoltarea bazei de date folosind Microsoft Access. Crearea unei pagini web simple.

lucrare de termen, adăugată 18.01.2012


Capacitățile grafice ale procesoarelor de text Microsoft Office Word și Open office.org. Inserarea imaginilor și a altor obiecte în documente. Încorporarea și legarea obiectelor. Conversie text cu Microsoft WordArt. Tipuri de obiecte grafice.