Pemrosesan dokumen elektronik teks. persiapan dokumen di PC - abstrak

Kuliah 11. Manajemen dokumen elektronik. Sistem manajemen dokumen elektronik.

Dokumen elektronik - informasi yang dipasang pada pembawa materi dalam bentuk sekumpulan karakter, rekaman suara atau gambar dan dimaksudkan untuk ditransmisikan dalam ruang dan waktu menggunakan teknologi komputer dan telekomunikasi untuk tujuan penyimpanan dan penggunaan publik (dokumen elektronik - dokumen dalam mana informasi disajikan secara elektronik - bentuk digital).

Tanda tangan digital elektronik - atribut dokumen elektronik yang dirancang untuk melindungi dokumen elektronik ini dari pemalsuan, diperoleh sebagai hasil dari transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci privat tanda tangan digital elektronik dan memungkinkan untuk mengidentifikasi pemilik sertifikat kunci tanda tangan, seperti serta untuk menetapkan tidak adanya distorsi informasi dalam dokumen elektronik.

Pemilik sertifikat kunci tanda tangan adalah individu yang atas namanya pusat sertifikasi telah mengeluarkan sertifikat kunci tanda tangan dan yang memiliki kunci pribadi yang sesuai dari tanda tangan digital elektronik, yang memungkinkan menggunakan alat tanda tangan digital elektronik untuk membuat tanda tangan digital elektronik mereka sendiri di dokumen elektronik (untuk menandatangani dokumen elektronik).

Jadi, dibandingkan dengan dokumen kertas, dokumen elektronik adalah objek yang jauh lebih kompleks dan umum. Ciri-cirinya yang membedakan adalah:

Universalitas (dapat mendeskripsikan kelas objek yang lebih luas),

Dinamisme (karena sifat elektroniknya mudah dimodifikasi),

Interaktivitas (dapat dimodifikasi sebagai respons terhadap tindakan pemirsa),

Virtualitas (dapat dihasilkan dari database atas permintaan pengguna).

Seperti yang diperlihatkan oleh praktik, ada tiga bidang utama penerapan dokumen elektronik:

Pembuatan analog elektronik dari dokumen kertas (buku, koran, surat, kertas keuangan),

Gunakan sebagai dasar untuk aplikasi web interaktif,

Deskripsi formal (berorientasi mesin) dari objek informasi kompleks (skema data, antarmuka, kamus).

Sesuai dengan ini, kelas dokumen elektronik dan kumpulan elemennya dibuat. Misalnya, saat mendeskripsikan dokumen kertas, tidak diperlukan elemen interaktif, yang sangat menyederhanakan dokumen dan keseluruhan sistem. Namun, pendekatan ini tidak memanfaatkan pengiriman elektronik dan semakin jarang digunakan.

Semua prosedur pembuatan dokumen dapat dilakukan secara efektif pada PC yang dilengkapi dengan pemindai dan satu set aplikasi perangkat lunak khusus domain, terutama program pengeditan teks atau desktop publishing. Pemindai dapat digunakan untuk memasukkan fragmen yang disiapkan secara terpisah ke dalam dokumen: gambar, foto, skema, stempel, tanda tangan, dll.

Penyimpanan dokumen elektronik. Sistem untuk menyimpan dokumen elektronik harus memastikan penyimpanan dan pembaruan dokumen yang efisien di memori eksternal komputer, serta pencarian yang efisien dan akses rahasia ke dokumen tersebut. Basis data adalah penyimpanan informasi yang diatur secara khusus, termasuk dokumen elektronik, di memori eksternal komputer.

Untuk perusahaan industri pariwisata, komunikasi telepon adalah jenis komunikasi yang paling umum dan banyak digunakan. Ini digunakan tidak hanya untuk manajemen administrasi operasional perusahaan, tetapi juga untuk melakukan kegiatan keuangan dan ekonomi. Misalnya melalui telepon Anda bisa memesan kamar hotel, mendapatkan informasi tentang rute atau paket wisata yang diminati wisatawan.

1. Persiapan publikasi di tekstual Editor kata menggunakan grafik

   Kursus >> Informatika

   ... pelatihan teks telah menyebabkan terciptanya banyak program untuk pengolahan dokumen... sering harus mengarang teks dokumentasi: menulis surat... akan membantu melakukannya elektronik dokumen(disimpan pada komputer dan ...) dengan VDT ​​dan PC, durasi kerja di...

2. Modernisasi elektronik kompleks pendidikan dan metodis

   Skripsi >> Informatika

   DAN dokumentasi diperlukan untuk modernisasi elektronik pendidikan- ... . Sedang bekerja pada PC manifestasi dari yang berikut ... pengaruh mungkin terjadi; sarana untuk memperoleh pelatihan, pengolahan, penyimpanan, pendaftaran, ... janji temu meliputi: teks editor, grafis...

3. Dasar-dasar pemrograman pada bahasa turbo pascal

   Buku >> Informatika, pemrograman

   Tahap profesional selanjutnya pelatihan programmer. Sama... pada komputer. STRUKTURNA I S X E M A E V M Elektronik Komputer adalah perangkat untuk otomatis pengolahan... otomatisasi, dll. Pada PC sebagai perangkat keluaran...

4. Sistem Pencetakan Massal Otomatis dokumen untuk badan hukum

   Skripsi >> Informatika

   ... dokumen dilakukan oleh departemen pengolahan masuk dan keluar dokumen menggunakan mesin amplop Vitesse C5/Midrange dan elektronik... dengan menyesuaikan tugas yang harus diselesaikan pada PC. 1.2 Karyawan diperbolehkan bekerja secara mandiri pada PC dan VDT...

5. Program pengolahan dan melihat grafik

   Skripsi >> Informatika

   Situs dokumen, percetakan dan poligrafi. 9. Persiapan gambar ke... untuk pengolahan data numerik dan bekerja dengan tekstual... desain publikasi percetakan dan elektronik dokumen, seperti halaman Web Internet... mempengaruhi pada personel yang bekerja dengan PC. ...

Topik 2.4. Sistem manajemen basis data dan sistem pakar

2.4.11. Pelatihan basis data dengan tombol utama formulir "Training_students" - Unduh

Microsoft Word - pengolah kata

2.1. Pemrosesan teks dalam Microsoft Word

2.1.2. Konsep dokumen elektronik. Teknologi untuk membuat dan mengedit dokumen teks di Microsoft Word

Konsep dokumen elektronik

Manajemen proses yang efektif di perusahaan dan organisasi memerlukan sistem manajemen dokumen elektronik yang efektif.

Dokumen adalah sumber informasi utama perusahaan dan organisasi.

Sirkulasi dokumen adalah proses pemindahan dokumen yang berkelanjutan, yang mencerminkan aktivitas perusahaan dan memungkinkan Anda mengelola proses produksi di perusahaan dengan cepat.

Saat ini, baik pekerjaan kantor tradisional (di media kertas) dan manajemen dokumen elektronik digunakan. Sistem manajemen dokumen elektronik dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis.

Solusi komprehensif untuk organisasi manajemen dokumen elektronik di perusahaan disediakan oleh sistem manajemen dokumen elektronik dan otomatisasi kantor "EUFRAT-Document Management". Sistem otomatisasi kantor dan manajemen dokumen elektronik DELO mendukung organisasi tradisional pekerjaan kantor dan manajemen dokumen elektronik.

FossDoc - Sistem manajemen dokumen elektronik. Sistem manajemen dokumen elektronik adalah solusi standar dari platform FossDoc yang dirancang untuk mengotomatiskan aliran dokumen dan pekerjaan kantor, baik di perusahaan negara maupun non-negara dengan berbagai ukuran dan jenis aktivitas.

Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik adalah dokumen elektronik. Dokumen elektronik adalah kumpulan data dalam memori komputer, yang meliputi teks, gambar, tabel, gambar, dll. dan ditujukan untuk persepsi manusia dengan bantuan perangkat lunak dan perangkat keras yang sesuai.

Status dokumen elektronik ditetapkan oleh Undang-Undang Ukraina "Tentang Dokumen Elektronik dan Manajemen Dokumen Elektronik" No. 851-IV tanggal 22 Mei 2003. Dokumen elektronik adalah dokumen yang informasinya direkam dalam bentuk data elektronik , termasuk rincian dokumen yang diperlukan.

Tanda tangan elektronik adalah salah satu perincian wajib dokumen elektronik. Tanda tangan elektronik digital (EDS) digunakan untuk menandatangani dokumen elektronik oleh individu dan badan hukum untuk memberikan kekuatan hukum dokumen.

2.1.3. Teknologi untuk membuat dan mengedit dokumen teks di Microsoft Word 2003

Editor teks adalah program yang memungkinkan Anda membuat dokumen dengan data teks.

Pengolah kata adalah program untuk memasukkan, mengedit, dan memproses dokumen teks dengan berbagai informasi (misalnya tabel, grafik, dll.).

Editor dan pemroses teks meliputi: editor teks bawaan; editor program komputer instrumental; pengolah kata universal; editor dokumen ilmiah, program tata letak tata letak majalah dan buku (sistem penerbitan).

Saat ini, pengolah kata paling populer adalah Microsoft Word 2003, tetapi versi baru Microsoft Office 2007 telah muncul.

Di Word 2003, Anda dapat membuat jenis dokumen berikut:

1. Dokumen baru.
2. Halaman web.
3. XML - dokumen.
4. Pesan surel.
5. Pesan - Faks.
6. Amplop dan Stiker.
7. Templat.

Memulai dengan Word

Semua dokumen teks baru di Word didasarkan pada templat. Templat adalah dokumen yang digunakan sebagai templat untuk membuat dokumen teks baru. Setelah memulai Word, sebuah jendela ditampilkan di layar di mana Anda dapat melihat dokumen teks kosong berdasarkan template Normal.

Secara default, semua dokumen teks di Word dibuat berdasarkan template Normal Normal.dot, dan semua teks dimasukkan dalam gaya Normal Normal, di mana opsi pemformatan dasar diatur: font - Times New Roman, ukuran font - 10 poin , perataan kiri, spasi baris tunggal.

Anda dapat memasukkan teks, menyisipkan tabel, gambar, dll. ke dalam jendela dokumen teks kosong. Dokumen kosong diberi nama Dokumen 1, yang terlihat di bilah judul.

Anda dapat membuat dokumen teks di Word dengan cara berikut:

• pilih perintah Baru di menu File, lalu di panel tugas (mode akan berubah menjadi "Buat dokumen") di bagian Buat, pilih "Dokumen Baru" berdasarkan template Normal atau di bagian Template di item Aktif komputer saya, pilih template atau wizard yang telah ditentukan sebelumnya, berdasarkan mana Anda ingin membuat dokumen atau template.;
• Mengklik ikon Baru pada toolbar Standar akan membuka dokumen kosong, Dokumen 1, berdasarkan template Standar.

Saat membuat dokumen baru, mereka akan diberi nomor berurutan 2, 3, 4, 5, dll. Dalam dokumen kosong, garis vertikal yang berkedip-kedip terlihat di kiri atas, yang disebut kursor input. Kursor menunjukkan di mana karakter akan dimasukkan dari keyboard atau objek akan disisipkan (gambar, tabel, dll.).

Posisi kursor dapat diubah dengan tombol kursor atau dengan mouse hanya di dalam teks yang diketik. Baris status editor pada layar tampilan menunjukkan nomor baris dokumen dan nomor posisi di mana kursor berada saat ini.

Mode Kerja Kata - Sisipkan atau Ganti

Pengolah kata Word dalam mode sisipkan atau ganti. Mode ditunjukkan pada bilah status di layar tampilan. Mode dapat dialihkan menggunakan tombol Ins. Dalam mode "sisipkan", karakter yang dimasukkan dari keyboard menggeser teks dokumen yang terletak di belakang kursor ke kanan. Dalam mode ganti, alih-alih karakter di sebelah kanan kursor, karakter baru dimasukkan dari keyboard.

Sebelum memasukkan teks, disarankan untuk mengatur parameter dan orientasi halaman yang diperlukan dengan menjalankan perintah File / Page Setup, tab Margins.

Menyimpan dokumen Word

Saat bekerja dengan dokumen, itu ada di RAM. Untuk membakar file ini ke disk, Anda harus memilih perintah Simpan dari menu File, dan mengatur parameter yang diperlukan di kotak dialog Simpan Dokumen.

Beras. 1.

Saat menyimpan dokumen di kotak dialog, Anda harus: Tentukan nama file, pilih Jenis file, pilih folder tempat menyimpan atribut file, dan disk tempat file akan disimpan. File yang terbuka dapat disimpan ke disk dengan nama yang berbeda dengan memilih perintah "Simpan Sebagai" dari menu File.

Tutup dokumen dan keluar dari Word

Untuk menutup dokumen, bukan aplikasinya, Anda harus memilih perintah "File / Close".

Untuk keluar dari program, Anda dapat menggunakan salah satu metode berikut:

• pilih perintah Keluar di menu File;
• klik tombol Tutup pada bilah judul;
• klik dua kali tombol menu jendela;
• pilih perintah Tutup dari menu jendela.

Membuka dokumen di Word

Anda dapat membuka dokumen di Word dengan beberapa cara:

1. Pilih perintah Buka dari menu File dan di kotak dialog Buka Dokumen tentukan nama dan lokasi file;
2. Klik tombol Buka pada bilah alat Standar dan klik dua kali ikon file di kotak dialog Buka Dokumen.

Untuk membuka banyak file sekaligus, pilih namanya di kotak dialog sambil menahan tombol Ctrl, lalu klik tombol Buka.

Operasi multi-jendela Word

Pengolah kata dapat bekerja pada banyak dokumen sekaligus di jendela yang berbeda. Memasukkan dan mengedit teks dilakukan di jendela aktif, di mana perintah menu dapat diakses. Perintah pada menu Window memungkinkan Anda mengatur jendela dokumen, berpindah dari satu jendela ke jendela lainnya, dan membagi area klien jendela menjadi dua bagian.

Tahapan utama membuat (mempersiapkan) dokumen teks di Word adalah:

• mengetik;
• pengeditan teks;
• pemformatan;
• cek ejaan;
• pencetakan teks;
• kelestarian.

Setiap tahap terdiri dari melakukan operasi tertentu.

Anda dapat memasukkan teks dengan mengetiknya dari keyboard dan memasukkan berbagai fragmen teks dari dokumen lain ke dalam dokumen tersebut.

Pengetikan dilakukan dengan menekan tombol pada keyboard PC, sedangkan karakter selanjutnya ditampilkan di layar pada posisi kursor, dan kursor bergerak satu posisi ke kanan. Spasi yang disisipkan oleh editor teks secara otomatis untuk membenarkan baris disebut spasi "lunak".

Spasi "keras" dimasukkan ke dalam teks dengan menekan tombol Spasi pada keyboard PC. Tanda pemisahan kata dari kata adalah ruang “Keras”, sehingga harus dipasang satu ruang “Keras” di antara kata. Tanda baca tidak perlu dipisahkan dengan spasi dari kata sebelumnya, dan spasi harus dimasukkan setelah tanda baca. Terminator garis "keras" dibuat dengan menekan tombol Enter untuk menunjukkan akhir paragraf.

Mengedit teks di Word

Setelah memasukkan teks, itu mengalami berbagai perubahan. Mengedit dokumen di Word dilakukan dengan perintah menu atau dengan menekan tombol pada keyboard PC.

Operasi pengeditan (hapus, sisipkan, pindahkan) dilakukan pada:

1. Simbol.
2. String.
3. Fragmen.

Karakter dimasukkan dari keyboard (dalam mode insert atau replace), dan karakter dihapus menggunakan tombol Backspace atau Delete.

Operasi pengeditan untuk baris adalah: menghapus baris, memisahkan satu baris menjadi dua, menggabungkan dua baris menjadi satu, menyisipkan baris kosong.

Operasi pengeditan (salin, pindahkan, dan hapus) untuk fragmen. Fragmen adalah potongan teks yang berkelanjutan. Untuk menghapus, menyalin, memindahkan fragmen, Anda harus memilihnya.

Anda dapat memilih fragmen menggunakan mouse atau keyboard. Word menggunakan metode penyorotan yang berbeda untuk kata, baris, kalimat, paragraf. (klik mouse satu, dua kali atau tiga kali dalam satu paragraf atau di sebelah kiri paragraf pada bilah pilihan). Teks yang dipilih dapat disalin, dipindahkan, dan dihapus menggunakan clipboard dan bergerak dengan mouse (dengan menekan tombol kiri atau kanan).

Setelah memilih sebuah fragmen, operasi menyalin atau memindahkannya dapat dilakukan dengan cara berikut:

• menggunakan tombol kiri mouse (seret dan lepas);
• menggunakan tombol kanan mouse (seret dan lepas);
• menggunakan perintah dari menu Edit;
• menggunakan perintah dari menu konteks;
• menggunakan ikon pada bilah alat (potong, salin, tempel);
• dari keyboard (set tombol).

Untuk membatalkan tindakan yang salah di Word, operasi rollback digunakan. Perintah undo ditemukan pada menu Edit dan pada toolbar. Selain perintah rollback, terdapat perintah untuk membatalkan rollback.

Mengedit teks yang ada di Word menggunakan perintah Edit / Ganti

Kemampuan untuk mencari dan mengganti teks yang disediakan di Word sangat mempercepat proses penyuntingan (editing) teks berukuran besar. Anda juga dapat menggunakan perintah ini untuk menemukan dan mengganti opsi pemformatan tertentu, karakter khusus, dan objek dokumen lainnya.

Beras. 2.

Petunjuk

Pilih program yang tepat untuk membuat dokumen elektronik. Misalnya, jika Anda ingin membuat file teks saja, pilih KWrite atau Geany (di Linux) atau Notepad (di Windows), dokumen teks kompleks - Abiword, OpenOffice.org Writer, Microsoft Office Word, dokumen grafik bitmap - Mtpaint , Paint, GIMP, spreadsheet - Gnumeric, OpenOffice.org Calc, Microsoft Office Excel, dll.

Pastikan program yang diperlukan untuk membuat dokumen elektronik dengan format yang diinginkan ada di komputer Anda. Jika belum ada, instal.

Luncurkan program pilihan Anda.

Jika dokumen kosong tidak dibuat secara otomatis setelah memulai program, pilih Baru atau serupa dari menu Berkas, atau tekan tombol Kontrol dan N secara bersamaan.

Jika Anda diminta untuk memilih jenis dokumen, tentukan ukuran gambar, dll., masukkan informasi yang relevan. Jika Anda kemudian segera dimintai nama file, masukkan.

Jika file belum memiliki judul, pilih Simpan Sebagai dari menu File, atau tekan Control+S, lalu pilih folder dan masukkan nama file. Pilih jenisnya segera jika program mendukung banyak jenis file.

Simpan file secara berkala di masa mendatang. Untuk melakukan ini, gunakan item "Simpan" di menu "File", atau pintasan keyboard Control + S yang sudah disebutkan di atas. Semakin sering Anda menyimpan file, semakin kecil kemungkinan Anda kehilangan informasi jika terjadi pemadaman listrik tiba-tiba di komputer Anda.

Setelah selesai mengerjakan dokumen, pastikan untuk menyimpannya sebelum keluar, bahkan jika Anda sesekali menyimpannya saat mengerjakannya. Namun, jika Anda lupa melakukan ini, program akan mengingatkan Anda tentang hal ini dan menawarkan untuk menyimpan perubahannya. Setelah memulai program lagi, pilih dokumen dalam daftar yang baru saja diproses atau tekan Ctrl + O atau pilih item "Buka" di menu "File", lalu pilih folder dan file.

Video Terkait

Sumber:

• dokumen elektronik sebagai

Pertanyaan tentang perlunya membuat arsip elektronik di perusahaan menjadi semakin relevan. Dan ini bukan kebetulan, karena pengenalan teknologi informasi baru tidak hanya memastikan keamanan dan keandalan dokumen, tetapi juga mengurangi waktu pencariannya, dan juga memungkinkan, jika perlu, beberapa karyawan mengakses data yang sama sekaligus.

Petunjuk

Pembuatan arsip dokumen elektronik meliputi beberapa tahapan. Awalnya, beli dan instal perangkat lunak berlisensi di peralatan komputer perusahaan.

Persiapkan dokumen, mis. mensistematisasikannya, mengidentifikasinya sesuai dengan struktur sirkulasi dokumen yang ada di organisasi Anda. Secara khusus, pada tahap ini mereka perlu didaftarkan, diurutkan berdasarkan umur simpan, dan klip kertas serta staples dikeluarkan dari lembaran yang tidak dijepit.

Langkah selanjutnya adalah mendigitalkan atau memindai dokumen. Itu dilakukan pada peralatan teknis yang mendukung persis jenis dan format dokumen yang digunakan dalam organisasi ini. Pada tahap ini, periksa kualitas reproduksi dokumen, pindai ulang jika perlu.

Kirim karya bagus Anda di basis pengetahuan itu sederhana. Gunakan formulir di bawah ini

Pelajar, mahasiswa pascasarjana, ilmuwan muda yang menggunakan basis pengetahuan dalam studi dan pekerjaan mereka akan sangat berterima kasih kepada Anda.

Diposting di http://www.allbest.ru/

BADAN FEDERAL UNTUK PENDIDIKAN

LEMBAGA PENDIDIKAN TINGGI PROFESI PENDIDIKAN NEGERI

UNIVERSITAS NEGERI UDMURT

Institut Hukum, Manajemen Sosial dan Keamanan

Perguruan Tinggi Hukum Kemanusiaan Menengah

Pekerjaan kursus

Modernperangkat lunakfasilitas,digunakanVprosespenciptaandokumen

Semakina Irina Vladimirovna

siswa kelompok SPO-O-0611-21(k).

khusus "Dokumentasi

manajemen dan pengarsipan”

Ketua : Dosen Senior

Volkova A.V.

Izhevsk 2008

Perkenalan

1. Sistem penyiapan dokumen teks

2. Paket aplikasi Microsoft Office

2.1 Program aplikasi disertakan dengan Microsoft Office

2.2 Pengolah kata Microsoft Word

2.3 spreadsheet Microsoft Excel

3. Sistem otomasi untuk manajemen dokumentasi

Kesimpulan

Daftar pustaka dan sumber yang digunakan

Perkenalan

Selama berabad-abad, teknologi informasi telah dalam proses perkembangan. Dalam beberapa periode, perkembangan ini melambat dan menjadi hampir tidak terlihat, dan dalam beberapa periode, sebaliknya, terjadi lompatan kualitatif, dan umat manusia mulai menggunakan cara pemrosesan, transmisi, dan penyimpanan informasi yang baru secara fundamental sampai sekarang tidak terlihat. Kenyamanan dan efisiensi penggunaan komputer untuk menyiapkan teks dokumen telah menyebabkan terciptanya banyak program untuk memproses dokumen. Kemampuan program ini berbeda - dari program yang dirancang untuk menyiapkan dokumen kecil dengan struktur sederhana, hingga program untuk mengetik, mendesain, dan persiapan lengkap untuk mencetak publikasi buku dan majalah (sistem penerbitan).

Topik makalah saya relevan, karena sekarang hampir semua dokumen disimpan dan dibuat dalam bentuk elektronik. Ini membutuhkan perangkat lunak yang sesuai.

tujuan -ku kursus bekerja adalah:

- Pertimbangkan program paling populer yang digunakan untuk membuat dokumen.

- Cari tahu program aplikasi apa saja yang termasuk dalam Microsoft Office.

- Menentukan dan mempelajari sistem otomasi untuk manajemen dokumen.

tugas -ku kursus bekerja adalah:

- Pertimbangkan sistem utama untuk menyiapkan dokumen teks, berikan konsep editor teks, pengolah kata, dan sistem desktop publishing.

- Jelaskan paket aplikasi Microsoft Office, program-program yang disertakan di dalamnya, fitur-fitur utama pengolah kata Microsoft Word (selanjutnya disebut MS Word) dan pengolah spreadsheet Microsoft Excel (selanjutnya disebut MS Excel).

- Pertimbangkan sistem otomasi utama untuk dukungan manajemen dokumen: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Office work 2.5", "NauDoc".

Semua program untuk membuat dokumen dapat dibagi secara kondisional menjadi sistem untuk menyiapkan dokumen teks dan spreadsheet serta program untuk otomatisasi kantor.

Untuk mencapai tujuan dan menyelesaikan masalah, saya terutama menggunakan majalah berkala, seperti jurnal Deloproizvodstvo dan Sekretarskoe delo, yang berbicara tentang penerapan program Referensi BOSS di organisasi besar, dan bagaimana hal itu memengaruhi pekerjaan mereka, serta tentang NAUMEN perusahaan dan program-programnya.

Juga, dalam menulis makalah saya, saya menggunakan sistem kerja kantor otomatis "Kantor 2.5" dan GOST R 6.30-2003 "Sistem dokumentasi terpadu. Sistem dokumen organisasi dan administrasi terpadu.

Dan saya juga menggunakan informasi dari jaringan global Internet, di mana situs "www.document.ru" berisi informasi tentang mengotomatiskan pemrosesan dokumen, dll.

Pekerjaan kursus memiliki struktur yang memungkinkan Anda untuk mengungkapkan dan membenarkan topik yang telah saya pilih dengan sangat detail. Saya juga ingin mencatat bahwa saya memperkuat struktur pekerjaan kursus saya sedemikian rupa untuk mencapai tujuan saya secara optimal dan menyelesaikan tugas yang ditetapkan.

Pekerjaan kursus ini meliputi: pengantar, tiga bab, kesimpulan, daftar sumber yang digunakan. Bab pertama membahas sistem untuk menyiapkan dokumen teks. Bab kedua berbicara tentang paket aplikasi Microsoft Office, dan bab ketiga menjelaskan sistem kontrol otomatis, seperti: "BOSS-Referent", "CompanyMedia", "DOCs Open", "Documentary 2.5" dan "NauDoc".

Saya juga ingin mencatat bahwa pekerjaan kursus ini akan memungkinkan saya untuk mengkonsolidasikan pengetahuan yang diperoleh selama pelatihan teoretis dalam disiplin "Ilmu Dokumen", serta untuk melatih dan membentuk keterampilan praktis tentang topik ini.

1. Sistempelatihanteksdokumen

Sistem yang ada saat ini untuk menyiapkan dokumen teks berbeda secara signifikan satu sama lain dalam karakteristiknya, metode memasukkan dan mengedit teks, pemformatan dan keluaran informasinya (pencetakan), serta tingkat kerumitan pembelajaran pengguna. Pilihan produk perangkat lunak pengolah kata tertentu adalah momen yang sangat penting. Berbagai sistem persiapan teks memungkinkan para spesialis yang terkait dengan teknologi informasi untuk menggunakan komputer secara efektif. Proses seleksi terkait dengan banyak faktor, tetapi, pertama-tama, prinsip kecukupan yang masuk akal harus dipatuhi.

Saat ini sistem komputer yang ada untuk penyusunan dokumen teks dapat diklasifikasikan menurut ruang lingkup fungsi atau tujuan penggunaan. Misalnya, editor teks, yang menyediakan input, modifikasi, dan penyimpanan teks simbolik apa pun, tetapi dimaksudkan terutama untuk menyiapkan teks program dalam bahasa pemrograman tingkat tinggi, karena tidak memerlukan pemformatan, mis. konversi otomatis lokasi elemen teks, perubahan font, dll.

Editor teks ( teks editor) adalah editor teks yang menyediakan pemformatan yang cukup rumit. Dalam hal fungsionalitas, "Editor teks" sebanding dengan program bawaan Windows "Word Pad". Dengan program ini, Anda dapat membuka, mengedit, menyimpan, mencetak file dengan format berikut: BAS, CPP, DAT, INI, PAS, RTF, SYS, SQL, TXT, dll. Dimungkinkan untuk menyelaraskan teks ke kiri, kanan atau tengah, menyisipkan paragraf (poin), memutar kembali 1 perubahan, mendapatkan teks tebal, miring atau bergaris bawah, memilih font, karakternya, memodifikasi, warna, ukuran. Anda dapat memformat teks dengan indentasi baris pertama dan paragraf. Program ini tidak bekerja dengan gambar yang disematkan dalam teks - gambar yang disematkan dalam dokumen terbuka, seperti format RTF, tidak akan disimpan. Font yang digunakan untuk mengetik dokumen secara default adalah `Times New Roman". Ini dapat diubah menjadi font lain yang tersedia untuk sistem operasi. Dokumen dicetak sesuai dengan prinsip "apa yang saya lihat adalah apa yang saya dapatkan" melalui printer dialog driver, yang memungkinkan Anda memilih printer secara optimal, mengatur pencetakan.

Hasil editor di layar dinyatakan sebagai file yang semua karakternya adalah karakter dari tabel kode ASCII (Komite Standar Amerika untuk Pertukaran Informasi) dengan kode lebih besar dari 31 dan karakter baris baru. File semacam itu disebut file ASCII.

Berbeda dalam metode manajemen dan serangkaian kemampuan layanan, semua editor teks dalam satu atau lain bentuk memungkinkan:

Ketik teks dengan tampilan di layar terminal video, menggunakan hingga 200 karakter;

Perbaiki karakter yang salah dalam mode ganti;

Sisipkan dan hapus grup karakter (kata) di dalam string, tanpa menerjemahkan bagian string yang tidak diubah, tetapi menggesernya seluruhnya ke kiri/kanan dalam mode sisipkan:

Hapus satu atau lebih baris, salin atau pindahkan ke tempat lain dalam teks;

Luaskan baris teks yang ada untuk menyisipkan fragmen baru di sana;

Sisipkan grup baris dari teks lain;

Mendeteksi semua kejadian dari kelompok karakter tertentu (konteks);

Ganti satu konteks dengan yang lain, mungkin dengan panjang yang berbeda;

Simpan teks yang diketik untuk penyesuaian selanjutnya;

Cetak teks pada printer dari berbagai jenis dengan program pencetakan standar dalam satu font di dalam dokumen.

Dari sekian banyak editor di layar yang tersedia, seseorang dapat memilih " Editor Norton ”(Peter Norton Computing Inc.),“ sahabat karib» (perusahaan "Borland"), « singkat» (Solution Systems Company), editor multi-jendela multifungsi « Multi - Sunting » (American Cybernetics Inc.). Kategori yang sama termasuk editorSistem turbo. Berbagai sistem Turbo adalah alat terintegrasi yang nyaman untuk membuat, menyusun, men-debug, dan menjalankan program dalam bahasa pemrograman populer seperti DASAR, Pascal, Xi, Prolog, assembler. Komponen wajib dari sistem Turbo adalah editor dengan banyak peluang untuk membuat dan memperbarui teks program. Perintah editor sistem Turbo didasarkan pada perintah program populer " Kata Bintang dan sangat standar.

Ketika tugas utama pengguna adalah menyiapkan teks dalam bahasa alami untuk mencetak dan mencetak dokumen-dokumen ini, rangkaian operasi editor harus diperluas secara signifikan, dan produk perangkat lunak beralih ke kualitas baru - sistem persiapan teks (produk yang sesuai dengan istilah bahasa Inggris `pengolah kata'). Program pengolah dokumen semacam itu difokuskan untuk bekerja dengan teks yang memiliki struktur dokumen, yaitu terdiri dari paragraf, halaman, dan bagian. Di antara sistem untuk menyiapkan teks dalam bahasa alami, ada tiga kelas besar, tetapi dengan batasan yang agak kabur: formatter, pengolah kata, dan desktop publishing.

Berdasarkan struktur intramesin dari dokumen yang disiapkan, seseorang dapat mengusulkan pendekatan berikut untuk klasifikasi sistem persiapan teks. Misalnya, sistem seperti:

formatter adalah sistem persiapan teks yang tidak menggunakan kode khusus apa pun untuk representasi internal teks, kecuali yang standar: akhir baris, carriage return, akhir halaman (berfungsi dengan file ASCII).

pengolah kata adalah sistem persiapan teks yang, dalam representasi internalnya, menyediakan teks itu sendiri dengan kode-kode khusus - markup. Pada dasarnya, editor layar dan pengolah kata memiliki tujuan yang berbeda: yang pertama membuat file ASCII, yang kemudian diproses oleh kompiler atau pemformat, yang terakhir dirancang untuk menyiapkan teks dengan pencetakan selanjutnya di atas kertas, sehingga bentuk representasi teks sangat penting.

Pengolah kata memiliki fitur khusus untuk memudahkan memasukkan teks dan menyajikannya dalam bentuk cetakan. Di antara fungsi-fungsi ini, fungsi-fungsi berikut dapat dibedakan:

- input teks di bawah kendali fungsi pemformatan yang segera mengubah tampilan halaman teks di layar dan susunan kata di atasnya, yang memberikan gambaran perkiraan tentang lokasi sebenarnya dari teks di atas kertas setelah dicetak;

- deskripsi awal tentang struktur dokumen masa depan, yang menetapkan parameter seperti jumlah indentasi paragraf, jenis dan ukuran font untuk berbagai elemen teks, lokasi judul, spasi baris, jumlah kolom teks, lokasi dan cara penomoran catatan kaki, dll.:

- pemeriksaan ejaan otomatis dan mendapatkan petunjuk saat memilih sinonim;

- masukkan pengeditan tabel dan rumus dengan tampilannya di layar dalam bentuk yang akan dicetak;

- menggabungkan dokumen dalam proses menyiapkan teks untuk dicetak;

- daftar isi otomatis dan referensi abjad.

Sebagian besar pengolah kata memiliki kemampuan untuk menyesuaikan konfigurasi perangkat keras komputer Anda, seperti jenis adapter grafis dan monitor. Hampir semua pengolah kata memiliki struktur data unik untuk merepresentasikan teks, yang dijelaskan oleh kebutuhan untuk memasukkan informasi tambahan dalam teks yang menjelaskan struktur dokumen, font, dan sejenisnya, karena setiap kata atau bahkan karakter dapat memiliki kekhususannya sendiri. karakteristik. Oleh karena itu, teks yang disiapkan dengan satu pengolah kata umumnya tidak dapat dibaca dan karenanya tidak dapat diedit dan dicetak oleh pengolah kata lainnya. Untuk memastikan kompatibilitas dokumen teks saat mentransfernya dari satu lingkungan pengolah kata ke lingkungan lainnya, ada jenis perangkat lunak khusus - konverter yang menjamin penerimaan file keluaran dalam format pengolah kata - penerima dokumen . Program konverter menerima informasi dalam satu format pada masukan, dan sebagai hasil dari pekerjaannya, ia mengeluarkan informasi dalam bentuk file dalam format lain (wajib). Peningkatan lebih lanjut dari sistem pengolah kata mengarah pada fakta bahwa program konverter yang berdiri sendiri praktis tidak ada lagi dan menjadi bagian integral dari sistem persiapan teks. Saat ini, perwakilan paling cemerlang dari program pengolah kata mendukung format file populer melalui modul konversi bawaan.

Pengolah kata yang ada saat ini sangat berbeda satu sama lain dalam hal karakteristik, kemampuan untuk memasukkan dan mengedit teks, pemformatan dan pencetakannya, serta tingkat kerumitan pembelajaran oleh pengguna.

Agak bersyarat, alat-alat ini dapat dibagi menjadi 2 kategori .

KE 1 kategori sertakan pengolah kata yang memungkinkan Anda menyiapkan dan mencetak dokumen yang rumit dan besar, termasuk buku. Ini termasuk "WinWord", "WordPerfect", "ChiWriter", "WordStar 2000", "AmiPRo", "T3". Produk dalam negeri paling populer di kelas ini adalah pengolah kata " Kamus”, dukungan dan pengembangan lebih lanjut, yang dilakukan oleh Arsenal.

Pengolah Kata 2 kategori Dan memiliki kemampuan yang jauh lebih sedikit, tetapi lebih nyaman digunakan, bekerja lebih cepat dan membutuhkan lebih sedikit RAM, dan biayanya jauh lebih rendah. Sistem pengolah kata yang dirancang khusus untuk eksekutif lebih sederhana dan mudah digunakan. Kategori ini mencakup `Beyond Word Writer', `Professional Writer', `Symantec Just Write', `DacEasy Word'.

Rumah penerbitan desktop menyiapkan teks sesuai dengan aturan poligrafi dan dengan kualitas tipografi. Sama seperti pengolah kata yang bukan merupakan "pengembangan" pemformat, penerbitan desktop bukanlah kelanjutan pengolah kata yang lebih maju, karena pengolah kata memiliki tujuan yang sangat berbeda. Sistem penerbitan desktop (`penerbitan desktop') sebenarnya adalah alat tata letak. Program kelas ini dimaksudkan tidak begitu banyak untuk membuat dokumen besar, tetapi untuk mengimplementasikan berbagai jenis efek pencetakan, yaitu, program penerbitan desktop membuatnya mudah untuk memanipulasi teks, mengubah format halaman, ukuran lekukan, memungkinkan untuk menggabungkan font yang berbeda, bekerja dengan materi hingga Anda benar-benar puas dengan tampilan halaman individual (band) dan seluruh publikasi.

Sebagai penutup Bab 1, editor teks sekarang jarang digunakan karena fiturnya jauh lebih sedikit daripada pengolah kata dan sistem penerbitan desktop yang telah tersedia untuk sebagian besar pengguna. Dari sisi ilmu dokumen, hal ini juga dikarenakan text editor tidak menyediakan fungsi pembuatan template yang sangat memudahkan dan mempercepat pekerjaan pembuatan dokumen.

2. Kantong plastikterapanprogramMicrosoftkantor

2.1 Terapanprogram,masukVMicrosoftkantor

Saat ini, produk perangkat lunak Microsoft (selanjutnya disebut MS) adalah standar "de facto" untuk pekerjaan kantor. Sulit untuk menemukan institusi, perusahaan, firma, yang komputer kantornya dengan sistem operasi Windows (98, 98SE, 2000, NT, XP, Vista) dan paket aplikasi MS Office tidak akan diinstal.

Paket perangkat lunak populer - Microsoft Office 2003 , yang termasuk dalam set standar "MS Word 2003", "MS Excel 2003", "MS Outlook 2003" dan "MS PowerPoint 2003". Juga termasuk dalam penggunaan adalah paket perangkat lunak yang baru dirilis Microsoftkantor2007 , termasuk yang diperbarui: "MS Word 2007", "MS Excel 2007", "MS Outlook 2007" dan "MS PowerPoint 2007", dll.

Dalam versi "Bisnis Kecil" - "PowerPoint 2003" diganti dengan paket penerbitan "MS Office Publisher 2007", versi "Profesional" mencakup set standar dan add-on "Bisnis Kecil", dan juga memiliki basis data alat (DBMS ) Access 2003. Tetapi "Power Point 2007" yang diperbarui juga digunakan. Versi Premium lengkap juga menyertakan paket grafis bisnis Photo Draw 2003 dan pembuat situs Web Front Page 2003. Dua program terakhir disampaikan dalam versi bahasa Inggris. Kit ini termasuk sebagai aplikasi gratis `Internet Explorer 5.0` - sekumpulan program untuk bekerja di Internet.

Hal yang paling menarik tentang suite MS Office adalah apa yang menyatukan aplikasi ini: semua program ini berbagi menu umum dan kumpulan tombol yang terlihat sangat mirip. Dengan mempelajari cara bekerja dengan salah satu aplikasi, Anda sangat maju dalam mempelajari sisanya. Gagasan utama dari paket perangkat lunak ini adalah bekerja di Internet. Jika sebelumnya MS Word dan MS Excel terutama berfokus pada fakta bahwa dokumen yang disiapkan akan dicetak di atas kertas, sekarang pengembang berasumsi bahwa dokumen yang disiapkan pertama-tama akan dikirim melalui email atau diposting di Internet. Untuk melakukan ini, pengembang MS Office telah memasukkan format file lain ke dalam produk - HTML, yang merupakan standar untuk memposting konten di Internet. Menyimpan dokumen dalam format HTML juga memungkinkan pengguna yang tidak memiliki MS Office di komputernya untuk melihat dokumen. Untuk melihat dokumen semacam itu, Internet Explorer, yang disertakan dalam paket Windows standar, sekarang sudah cukup. Cukup umum untuk kantor modern adalah situasi ketika dokumen disiapkan tidak hanya dalam bahasa Rusia dan Inggris, tetapi juga dalam bahasa lain (Jerman, Spanyol, Prancis, Arab, Jepang, dll.).

akses microsoft 2003 adalah basis data relasional. Inti dari program ini adalah tabel. Microsoft Access (selanjutnya disebut MS Access) berbeda dari MS Excel karena, tidak seperti MS Excel, MS Access DBMS memungkinkan Anda untuk bekerja dengan seluruh sistem tabel yang saling terkait. Dalam DBMS MS Access, rumus, penyortiran, tautan antara sel individual dan pemformatannya digunakan saat bekerja dengan tabel. Jika Anda perlu mengekstrak data yang diperlukan dari beberapa tabel database sekaligus, Anda dapat membuat kueri, sedangkan sel di layar akan diatur dalam urutan yang ditentukan. Hasil kueri dapat dicetak menggunakan alat Laporan. Laporan berupa tabel dengan data yang diminta, desain dapat dipilih dari template yang diusulkan.

Kemampuan program Microsoft Office dapat diperluas dengan bantuan modul khusus - add-on. Di antara program semacam itu, Anda dapat menemukan paket komersial yang serius (misalnya, pemeriksa ejaan Orfo, kamus elektronik Lingvo, penerjemah PROMT), dan "makro" kecil gratis yang dibuat oleh pengguna biasa.

2.2 TeksCPUMicrosoftKata

MicrosoftKata- dasar dari kantor mana pun dan, mungkin, program yang paling penting dan populer dalam segala hal kantor Microsoft .

Microsoft Word memungkinkan Anda memasukkan, mengedit, memformat, dan mendesain teks, serta menempatkannya dengan benar di halaman. Dengan program ini, Anda dapat menyisipkan grafik, tabel, dan bagan ke dalam dokumen Anda, serta memperbaiki kesalahan ejaan dan tata bahasa secara otomatis. Editor teks MS Word memiliki banyak fitur lain yang sangat memudahkan pembuatan dan pengeditan dokumen.

Program ini menawarkan sejumlah fitur yang menghemat waktu dan tenaga untuk membuat dokumen. Diantaranya adalah fitur-fitur seperti:

TeksOtomatis - untuk menyimpan dan menyisipkan kata, frasa, atau grafik yang sering digunakan;

- gaya untuk menyimpan dan mengatur seluruh kumpulan format sekaligus;

- bergabung untuk membuat surat berantai, mencetak amplop dan label;

- makro - untuk menjalankan urutan perintah yang sering digunakan;

- "penyihir" - untuk membuat dokumen yang dirancang secara profesional.

Menggunakan MS Word untuk Windows, Anda dapat membuat tabel, bagan. MS Word untuk Windows juga memiliki editor rumus yang memungkinkan Anda memasukkan rumus dengan kompleksitas yang berbeda-beda. MS Word memungkinkan Anda untuk memeriksa ejaan. Saat memeriksa, setiap kata dalam dokumen dibandingkan dengan sampel dalam kamus khusus. Jika kata tersebut tidak ditemukan dalam kamus, kotak dialog akan terbuka di mana Anda dapat melakukan koreksi yang diperlukan. Saat bekerja dengan dokumen, Anda sering kali harus mengulang memasukkan bagian teks yang sama. Di MS Word, cukup memasukkannya sekali, lalu buat elemen TeksOtomatis dengan nama unik lalu masukkan beberapa kali yang diperlukan di sembarang tempat dalam dokumen. Cukup sering, banyak karyawan harus membuat dokumen berdasarkan formulir atau formulir terpadu standar yang dikembangkan dan disetujui dalam organisasi, serta berbagai jenis dokumen dengan jenis yang sama (surat bersambung, sertifikat, dll.). Dengan metode otomatis untuk menyiapkan jenis dokumen ini, ada dua opsi yang memungkinkan:

1) buat formulir yang diperlukan dalam bentuk dokumen (misalnya, itu akan menjadi file dengan ekstensi ".doc") dan kemudian ubah bagian variabel teks di dalamnya;

2) buat formulir yang diperlukan dalam bentuk template (file dengan ekstensi ".dot") dan kemudian buat dokumen baru berdasarkan template yang dikembangkan dan isi kolom yang berisi bagian variabel dari teks.

Templat adalah sejenis stensil dengan properti tertentu, yang mencakup kumpulan gaya, teks templat, makro, pintasan keyboard, item menu tambahan, dan bilah alat khusus dalam file terpisah dengan ekstensi ".dot".

Template digunakan untuk:

~ standarisasi dan penyatuan pekerjaan semua karyawan organisasi dengan jenis dokumen standar dan serupa. Semua karyawan membuat dokumen berdasarkan template seragam (file dengan ekstensi ".dot"), sedangkan template harus disiapkan sedemikian rupa sehingga teks template tidak dapat diedit oleh pengguna, dan hanya bidang input yang berisi informasi variabel dalam kop surat.

~ meningkatkan efisiensi penyiapan dokumen serial yang ditujukan untuk didistribusikan ke penerima dalam jumlah besar. Dokumen semacam itu dibuat dari templat menggunakan fungsi gabungan.

Dengan menggabungkan, teks dokumen dibuat yang berisi bagian tetap, tidak berubah (templat) dan fragmen teks variabel (pengisian), mis. menggabungkan teks tipikal (stensil) dengan informasi yang akan diisi

2.3 DatarCPUMicrosoftunggul

kontrol otomatisasi editor dokumen teks

Area aplikasi Microsoft unggul sangat luas. Pertama-tama, ini adalah perhitungan akuntansi dan teknik, menyusun berbagai ringkasan, bagan, daftar harga, dan banyak lagi.

Saat bekerja dengan Microsoft Excel untuk Windows, prinsip "apa yang Anda lihat adalah apa yang Anda dapatkan", atau dalam versi bahasa Inggris "WYSIWYG" (Apa yang Anda Lihat Adalah Apa yang Anda Dapatkan), dihormati. Ini membuat bekerja dengan Excel menjadi mudah dan menghindari banyak kesalahan.

Selain itu, MS Excel memiliki banyak fungsi layanan. Ini adalah input teks dan pemeriksaan ejaan, menggambar, mengekspor dan mengimpor data. Alat cetaknya juga sangat fleksibel. Anda bisa mencetak semua halaman sekaligus, atau Anda bisa mencetak hanya sebagian halaman dalam buku kerja.

Fitur utama MS Excel:

v Bantuan konteks. Itu dipanggil dari menu konteks atau dengan menekan tombol yang sesuai di menu ikon.

v Sistem bantuan. Ini diatur dalam bentuk hypertext dan memungkinkan Anda dengan mudah dan cepat mencari topik yang diinginkan.

v Eksekusi operasi multivarian. Hampir semua operasi dapat dilakukan dengan salah satu dari tiga atau empat cara, dari mana pengguna memilih yang paling nyaman.

v Menu konteks. Diperluas dengan mengklik tombol (biasanya kanan) "mouse" pada objek yang dipilih. Kami berbicara, misalnya, tentang tempat di tabel tempat pengguna saat ini akan bekerja. Fungsi pemrosesan yang paling umum digunakan yang tersedia dalam situasi tertentu dikumpulkan dalam menu konteks.

v Menu ikon. Perintah yang paling sering digunakan sesuai dengan ikon yang terletak di bawah bilah menu. Mereka membentuk menu ikon. Ketika tombol mouse diklik pada sebuah ikon, perintah terkait dijalankan. Menu piktografik dapat disesuaikan.

v Grup kerja, atau folder kerja. Akan lebih mudah untuk menggabungkan dokumen ke dalam folder kerja dan memperlakukannya secara keseluruhan saat menyalin, mengunduh, mengedit, atau prosedur lainnya. Di bagian bawah spreadsheet terdapat indeks abjad (case) yang menyediakan akses ke lembar kerja. Pengguna memiliki kemampuan untuk memberi nama lembar dalam folder (bukan indeks alfabet), yang membuat konten register menjadi visual, dan oleh karena itu memudahkan pencarian dan transisi dari dokumen ke dokumen.

v Alat untuk mendesain dan memodifikasi layar dan tabel. Tampilan jendela kerja dan elemen lain dari antarmuka di layar dapat ditentukan sesuai dengan kebutuhan pengguna, menjadikan pengoperasian senyaman mungkin. Fitur tersebut antara lain membagi layar menjadi beberapa jendela, memperbaiki judul baris dan kolom, dan lain sebagainya.

v Alat untuk mendesain dan mencetak tabel. Untuk kenyamanan pengguna, semua fungsi yang menyediakan pencetakan tabel disediakan, seperti memilih ukuran halaman, paginasi, mengatur ukuran margin halaman, mendesain header dan footer, serta mempratinjau halaman yang dihasilkan.

v Alat desain lembar kerja. Excel memberikan banyak peluang untuk memformat tabel, font dan gaya, menyelaraskan data di dalam sel, memilih warna latar belakang sel dan font, mengubah tinggi baris dan lebar kolom, menggambar bingkai dari berbagai jenis, mengatur format data di dalam sel (misalnya: numerik, teks, keuangan, tanggal, dll.). Serta pemformatan otomatis - berbagai cara mendesain tabel sudah dibangun ke dalam sistem, dan pengguna memiliki kesempatan untuk memilih format yang paling sesuai dari metode yang ada.

v Templat MS Excel, seperti MS Word, memungkinkan Anda membuat templat lembar kerja yang digunakan untuk menghasilkan formulir untuk surat dan faks, berbagai perhitungan. Jika template ditujukan untuk pengguna lain, maka Anda dapat mengizinkan pengisian formulir tersebut, tetapi melarang mengubah formulir mereka.

v Pengikatan data. Pengalamatan absolut dan relatif adalah fitur karakteristik dari semua prosesor spreadsheet, dalam sistem modern mereka memungkinkan Anda untuk bekerja secara bersamaan dengan beberapa tabel, yang dapat dihubungkan satu sama lain dengan satu atau lain cara. Misalnya, tautan tiga dimensi yang menyediakan pekerjaan dengan beberapa lembar berturut-turut; konsolidasi lembar kerja, yang menangani penjumlahan dan rata-rata, dan melakukan pemrosesan statistik saat menggunakan data dari area berbeda pada lembar kerja yang sama, beberapa lembar kerja, dan bahkan beberapa buku kerja.

v Perhitungan. Untuk kemudahan perhitungan, MS Excel memiliki fungsi bawaan yaitu: fungsi matematika, statistik, keuangan, tanggal dan waktu, logika dan lain-lain. Wizard fungsi memungkinkan Anda untuk memilih fungsi yang diinginkan dan, dengan mengganti nilainya, dapatkan hasilnya.

v Grafik bisnis. Sulit membayangkan prosesor spreadsheet modern tanpa kemampuan membuat berbagai jenis bagan dua dimensi, tiga dimensi, dan campuran. Ada lebih dari 20 jenis dan subtipe bagan berbeda yang dapat dibuat di MS Excel. Cara mendesain grafik juga beragam dan tersedia, misalnya menyisipkan dan mendesain legenda dan label data, mendesain sumbu (kemampuan untuk menyisipkan garis grid), dan lain-lain. Selain itu, ada alat yang ampuh untuk membangun dan menganalisis grafik bisnis, seperti penyisipan bilah kesalahan, kemampuan untuk merencanakan tren, dan pilihan fungsi garis tren.

v Menjalankan fungsi basis data MS Excel. Fungsi ini menyediakan pengisian tabel dengan cara yang sama seperti mengisi database (yaitu, melalui formulir layar), perlindungan data, pengurutan berdasarkan kunci atau beberapa tombol, memproses kueri database, membuat tabel pivot. Selain itu, ini menyertakan alat untuk memproses basis data eksternal yang memungkinkan Anda bekerja dengan file yang dibuat, misalnya, dalam format "dBase" atau "PARADOX".

v Simulasi. Pemilihan parameter dan pemodelan - salah satu fitur terpenting dari prosesor spreadsheet. Dengan bantuan teknik sederhana, dimungkinkan untuk menemukan solusi optimal untuk banyak masalah. Metode pengoptimalan berkisar dari pemasangan sederhana hingga pengoptimalan linier dengan banyak variabel dan kendala. Saat memodelkan, terkadang diinginkan untuk menyimpan hasil antara dan opsi untuk menemukan solusi. Untuk melakukan ini, skrip dibuat yang mewakili deskripsi masalah yang harus dipecahkan.

v Pemrograman makro. Untuk mengotomatiskan pelaksanaan tindakan yang sering diulang, lebih mudah menggunakan bahasa pemrograman makro bawaan. Pisahkan makro dan fungsi makro. Berkat perintah makro, bekerja dengan MS Excel disederhanakan dan daftar perintahnya sendiri diperluas. Dengan bantuan fungsi makro, mereka menentukan rumus dan fungsi mereka sendiri dan dengan demikian memperluas rangkaian fungsi yang disediakan oleh sistem. Dalam bentuknya yang paling sederhana, makro adalah urutan penekanan tombol, gerakan, dan klik mouse yang direkam. Urutan seperti itu diberikan pada "reproduksi" seperti rekaman kaset. Itu dapat diproses dan entah bagaimana diubah, misalnya, untuk mengatur siklus, transisi, subrutin.

Dengan demikian, paket aplikasi Microsoft Office berisi program yang memungkinkan Anda membuat dokumen teks, dokumen spreadsheet, database, presentasi, bekerja dengan grafik, email, dll. Artinya, MS Office memungkinkan untuk membuat hampir semua jenis dokumen. Saat ini, Microsoft Office diinstal di hampir semua komputer, terlepas dari apakah komputer itu ada di rumah atau di organisasi. Microsoft Office menerima distribusi seperti itu karena fakta bahwa ini adalah paket aplikasi pertama yang berisi banyak fitur, sekaligus sepenuhnya ter-Russified dan mudah digunakan.

Berkat program "Visual Basic" yang dibangun ke dalam Microsoft Word dan MS Excel, pengguna dapat memprogram sendiri fungsi yang hilang. Artinya, keuntungan dari program ini adalah, selain semua fasilitas yang telah dibuat oleh pembuat paket ini, pengguna sendiri dapat menyesuaikan program apa pun untuk dirinya sendiri agar nyaman bekerja di dalamnya: mengubah warna, skala, sering bergerak tombol yang digunakan ke toolbar, membuat template, membuat fitur baru, dan sebagainya.

3. Sistemotomatisasidokumentasimemastikan

pengelolaan

Setiap perusahaan, terlepas dari bentuk kepemilikan, skala dan strukturnya, berupaya meningkatkan efisiensi kegiatannya. Langkah penting untuk mencapai tujuan ini adalah optimalisasi prosedur manajemen utama, khususnya pembuatan sistem manajemen kantor dan dokumen modern di perusahaan.

Manajemen dokumen yang rasional mengarah pada peningkatan produktivitas karyawan, memfasilitasi akses ke informasi untuk membuat keputusan manajemen, meningkatkan disiplin kinerja dan, akibatnya, peningkatan kualitas manajemen secara keseluruhan.

Implementasi sistem otomasi untuk dukungan dokumentasi manajemen "BOSS - Referensi" secara signifikan meningkatkan proses kerja perusahaan dan organisasi.

Hasil implementasi sistem adalah:

§ pengurangan waktu untuk memproses korespondensi masuk/keluar dan dokumentasi internal;

§ penghematan waktu kerja untuk bekerja dengan dokumen;

§ mempercepat prosedur pengesahan dan pengesahan dokumen;

§ peningkatan disiplin kinerja, kendali atas pelaksanaan instruksi;

§ pendaftaran dokumen yang cepat dan nyaman;

§ Peningkatan proses perencanaan acara.

Pengalaman menerapkan otomatisasi kantor BOSS-Referensi dan sistem manajemen dokumen yang dikembangkan oleh IT Co. menunjukkan bahwa dalam waktu singkat, perusahaan dan organisasi dengan berbagai ukuran dan bentuk kepemilikan menerima manfaat nyata dan efek ekonomi yang nyata.

Baru-baru ini, NAUMEN muncul di pasar yang relatif kecil untuk sistem otomasi kantor dengan produk perangkat lunak NauDoc-nya, yang memiliki sejumlah perbedaan signifikan dari yang ditawarkan kepada pengguna sebelumnya. Program ini menyediakan pembuatan dokumen berdasarkan templat yang disimpan dalam sistem, berisi teks desain dan standar (templat) yang telah ditentukan sebelumnya untuk situasi manajemen dasar, yang menyederhanakan dan mempercepat pembuatan dokumen, memastikan desain terpadu mereka sesuai dengan GOST R.6.30-2003 “Sistem Dokumentasi Terpadu. Sistem dokumen organisasi dan administrasi terpadu.

Antarmuka pengguna grafis NauDoc memungkinkan Anda beralih dengan cepat dari satu jenis pekerjaan ke jenis pekerjaan lainnya dan menyertakan komponen berikut:

1. Blok konten utama.

2. Bilah navigasi.

3. Toolbar untuk bekerja dengan dokumen.

Program ini menetapkan bahwa dokumen apa pun dapat dikendalikan: bertanggung jawab atas implementasi, bertanggung jawab atas kontrol ditugaskan padanya, kontrol akhir eksekusi didukung.

Diferensiasi hak pengguna memungkinkan Anda memberikan perlindungan tambahan untuk dokumen rahasia. Tentu saja, program NauDoc, seperti program lainnya, bukanlah solusi yang ideal. Misalnya, dalam beberapa kasus terminologinya menyimpang dari istilah tradisional yang digunakan dalam pekerjaan kantor rumah tangga.

Jika perlu memproses dokumen dalam jumlah besar, melakukan pencarian kompleks di dalamnya, memelihara arsip yang didistribusikan, - keluar dari persaingan "DOC Terbuka".

"DOC Terbuka" memungkinkan Anda untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:

~ integrasi dengan program pembuatan dokumen;

~ pendaftaran semua dokumentasi yang masuk dan dibuat;

~ kontrol pergerakan dokumen dan kinerja pekerjaan;

~ percepatan perpindahan dokumen antar pelaku;

~ memastikan keamanan dokumentasi;

~ meningkatkan informasi dan pekerjaan referensi, mengurangi waktu pencarian dan mendapatkan dokumen dari arsip berdasarkan permintaan;

~ otomatisasi penyiapan dokumen pelaporan.

Keunikan sistem pekerjaan kantor elektronik ini adalah integrasi penuh dengan semua program kantor yang tersebar luas. Melakukan akuntansi, penyimpanan, dan pencarian cepat dokumen. "DOCs Open" pada saat yang sama memastikan pembuatan dan penayangannya oleh semua aplikasi kantor umum.

InterTrust menawarkan sistem informasi perusahaan "PerusahaanMedia" dibangun atas dasar « teratai catatan » .

"CompanyMedia" memungkinkan Anda menyelesaikan sejumlah besar tugas terapan di bidang manajemen dokumentasi. Ini ditujukan untuk lembaga pemerintah dan organisasi komersial yang kegiatannya diatur; ideal untuk perusahaan dengan keterpencilan teritorial yang signifikan dari divisi struktural. "CompanyMedia" memungkinkan Anda membuat pekerjaan kantor "end-to-end" dalam jaringan perusahaan dengan kerumitan apa pun, dan sistem akan melacak pergerakan dokumen tidak hanya di dalam satu perusahaan, tetapi juga di antara mereka.

Kemungkinan yang disediakan:

Melakukan penampakan global;

Pembuatan pesanan yang meluas ke kedalaman mana pun dari hierarki manajemen;

Pemilihan dokumen menurut sistem yang spesifik dan tidak rumit;

Kontrol atas pelaksanaan dokumen dan memelihara hubungan informasi horizontal antara karyawan dari berbagai departemen di satu atau lebih perusahaan.

Sistem "Pekerjaan kantor 2.5" dapat bekerja baik dalam mode lokal maupun dalam mode jaringan. Paket perangkat lunak memungkinkan Anda mengotomatiskan proses pekerjaan kantor suatu perusahaan atau organisasi, apa pun jenis aktivitasnya. Program ini membantu mengatur akuntansi dan kontrol pelaksanaan dokumen berdasarkan standar dan peraturan yang ada.

Fungsi utama dari program ini adalah:

Operasi untuk pendaftaran, pengeditan dan pengarsipan dokumen;

Kontrol eksekusi dokumen; - pembuatan dokumen untuk berbagai keperluan sesuai dengan template standar yang ada;

Membuat template dokumen Anda sendiri menggunakan Microsoft Office 2003 atau MS Office 2007;

Pembuatan dan pencetakan laporan yang memungkinkan penilaian keadaan pekerjaan kantor di perusahaan;

Akuntansi untuk dokumen menggunakan pendaftaran jurnal;

Pendaftaran dokumen yang diterima atau dikirim melalui email.

Blok aplikasi untuk mengotomatiskan aliran dokumen organisasi "Dokumentasi" dirancang untuk mengotomatiskan pekerjaan layanan dukungan dokumenter perusahaan dan organisasi berdasarkan persyaratan Sistem Dukungan Dokumentasi untuk Manajemen Negara (GSDM).

Modul blok menyediakan:

Pernyataan penguasaan dokumen dan keputusan pengurus;

Analisis statistik disiplin kinerja pegawai organisasi;

pengiriman otomatis dokumen elektronik ke pelaku;

persiapan draf dokumen, pengesahan dan distribusinya;

pembuatan perpustakaan elektronik (arsip) dokumen organisasi.

Modul “Pendaftaran Dokumen” dirancang untuk mengatur akuntansi semua dokumen masuk, keluar dan internal organisasi berdasarkan pendaftaran dan kartu kendali. Modul mengimplementasikan mekanisme untuk memantau pelaksanaan dokumen, resolusi manajemen, disiplin kinerja karyawan organisasi, dll. Modul ini menyediakan persiapan otomatis berbagai laporan dan dokumen akuntansi standar layanan pendukung dokumentasi.

Modul "Banding warga" dirancang untuk melakukan pekerjaan kantor berdasarkan aplikasi dari individu, mengontrol pelaksanaan dokumen dan menyiapkan dokumen tanggapan.

Modul “Perpustakaan dokumen kerja” berfungsi untuk persiapan dokumen, klasifikasinya (penempatan dalam folder elektronik), pencarian informasi kontekstual dan pencetakan dokumen. Modul dapat digunakan untuk menyimpan dokumen dengan konten arbitrer, seperti: dokumen peraturan organisasi, bahan referensi, persiapan draf dokumen, dll.

Modul “Dokumen administrasi organisasi” dirancang untuk mengotomatiskan persiapan dokumen administrasi dan pelaporan organisasi, serta untuk mengontrol pelaksanaan perintah, perintah, dan instruksi.

Modul "Perjanjian" Dan "Perkenalan" dirancang untuk mengotomatisasi persiapan dokumen organisasi dan administrasi.

Modul melakukan distribusi otomatis draf dokumen kepada karyawan organisasi melalui surat internal Notes untuk persetujuan atau sosialisasi elektronik. Kontrol atas proses sosialisasi dan persetujuan dokumen juga dilakukan.

Modul “Rapat” ditujukan untuk eksekutif perusahaan, serta sekretaris-referensi manajemen.

Sebagai penutup Bab 3, saya ingin mencatat bahwa database memungkinkan Anda untuk secara otomatis memberi tahu semua peserta tentang agenda yang diusulkan, tanggal dan waktu rapat, menyusun protokol berdasarkan hasil penyelenggaraannya, dan berdasarkan keputusan dibuat, secara otomatis mengirim instruksi ke pemain tertentu yang menunjukkan waktu pekerjaan mereka. Berdasarkan hasil pekerjaan, laporan dan sertifikat penyelesaian dihasilkan.

Kesimpulan

Tujuan dan sasaran yang saya tetapkan dalam pekerjaan kursus ini telah tercapai. Program paling populer yang digunakan untuk membuat dokumen dipertimbangkan dan dipelajari. Paket aplikasi Microsoft Office (MS Word, Microsoft Excel, dll.) Dan sistem otomasi untuk dukungan manajemen dokumen juga dipertimbangkan: "Referensi BOSS" dan "Kantor kerja 2.5"

Jadi, menarik kesimpulan, saya ingin mengatakan bahwa akhir-akhir ini hanya sedikit orang yang menggunakan editor teks untuk membuat dokumen. Munculnya Microsoft Word menggantikan mereka. Saat ini sudah sulit untuk menentukan apakah Microsoft Word termasuk pengolah kata atau desktop publishing, karena fungsinya sangat banyak. Di antara sistem untuk menyiapkan dokumen teks dan spreadsheet, dua program dari paket aplikasi Microsoft Office dipertimbangkan secara lebih rinci dalam pekerjaan kursus - ini adalah pengolah kata Microsoft Word dan prosesor spreadsheet Microsoft Excel. Untuk membuat dokumen, hanya dua program ini yang terutama digunakan, terlepas dari ukuran dan ruang lingkup organisasi. Ini karena hampir di mana-mana sekarang menggunakan sistem operasi Windows (2000, NT, XP, Me, Vista), dibuat, seperti Office, oleh MS. Program-program ini memungkinkan Anda menyiapkan dokumen yang rumit dan besar, termasuk buku.

Sangat mudah untuk mempelajari cara bekerja dalam program yang termasuk dalam Microsoft Office, karena semuanya, termasuk sistem operasi Windows, memiliki antarmuka yang serupa.

Sistem otomasi manajemen dokumen memungkinkan Anda melakukan segala sesuatu dengan dokumen yang dilakukan dengannya di kantor mana pun dan sistem alur kerja dan menyertakan fitur-fitur fundamental baru yang hanya tersedia untuk komputer. Termasuk dengan bantuan program tersebut, Anda bisa membuat dokumen.

Tentu saja, sistem manajemen dokumen perusahaan bukanlah kesenangan yang murah. Tetapi berapa biaya dokumen yang hilang atau salah diproses dalam bisnis nyata, berapa biaya informasi yang tepat waktu dan akurat? Terkadang ini masalah kelangsungan hidup perusahaan. Selain itu, pengurangan biaya pemrosesan komputer dan penyimpanan informasi dalam memori komputer adalah salah satu proses positif paling dinamis dalam sejarah umat manusia. Karena penyatuan dan standarisasi dokumen, kebanyakan program yang digunakan untuk membuat dokumen menggunakan template. Yaitu, dalam dokumen yang sudah diformat dengan atribut yang diperlukan, di mana Anda hanya perlu memasukkan data. Selain itu, program memiliki fungsi di mana pengguna sendiri dapat membuat templat dokumennya sendiri. Ini sangat mempercepat dan menyederhanakan pekerjaan membuat dokumen.

Sebagai penutup dari pekerjaan kursus saya, saya ingin mencatat bahwa sekarang banyak pengolah kata dan spreadsheet yang berbeda, serta sistem otomasi untuk dukungan manajemen dokumen, ditawarkan. Membuat pilihan sangat sulit. Ini karena setiap program memiliki kelebihan dan kekurangan, dan tidak ada program universal. Saat memilih produk perangkat lunak, seseorang harus mempertimbangkan bidang aktivitas, sifat teknis komputer, sistem operasi yang diinstal pada komputer, ukuran organisasi, keterpencilan departemen.

Daftar pustaka dan sumber yang digunakan

1. GOST R 6.30-2003 Sistem Dokumentasi Terpadu.

2. Kesatuan sistem dokumen organisasi dan administrasi. - M.: Gosstandar Rusia, 2003.

3. Gorodin V.V., Korneev I.K. Dukungan informasi untuk kegiatan manajemen: Buku teks. - M.: Penguasaan; Sekolah Tinggi, 2001, hlm. 146-153.

4. Kuznetsov S.L. Program baru untuk kantor modern // Bisnis kesekretariatan. - M.: Rumah Penerbitan Evilen, 1999. No.3. hlm. 33-36.

5. Kuperstein V.I. Teknologi informasi modern dalam pekerjaan kantor dan manajemen. - St. Petersburg: BHV - St. Petersburg, 2000. S. 256.

6. Savelyev A.M. CompanyMedia - sistem manajemen dokumen elektronik perusahaan // Pekerjaan kantor. - 2002. No.4. hlm. 39-41.

7. Pashkov D.D. BOSS-Referensi sistem manajemen dokumen elektronik // Bisnis kesekretariatan. - M.: Rumah Penerbit Evilen, 2002. No.3. hlm.42-44.

8. Serova G.A. Sistem kerja kantor otomatis "Pekerjaan kantor 2.5" (versi baru) // Bisnis sekretaris. - M.: Rumah Penerbitan Evilen, 2003. No.6. hlm. 35-37.

9. Kuznetsov S.L. DOC Buka // Bisnis kesekretariatan. - M.: Evilen Publishing House, 1997. No.4. hlm.57-62.

10. Kuznetsov S.L. NAUDOC - solusi baru untuk otomatisasi kantor // Bisnis kesekretariatan. - M.: Evilen Publishing House, 2003. No. 8. hlm. 25-26.

11. http://www.wikipedia.ru

12. http://www.document.ru - Otomatisasi manajemen dokumen.

Dihosting di Allbest.ru

Dokumen Serupa

Karakteristik program perkantoran, versi editor teks Microsoft Word. Penggunaan editor teks, spreadsheet Microsoft Excel, dan alat perangkat lunak lainnya dalam aktivitas kantor perusahaan "Empire of Purity" LLC.

tes, ditambahkan 02/03/2012


Klasifikasi program untuk memproses dokumen teks. Prinsip umum desain publikasi. Aturan pengetikan. Sistem pengenalan teks (OCR). Perangkat lunak kompleks untuk sistem penerbitan desktop. Contoh teks editor.

presentasi, ditambahkan 13/08/2013


Alat dan teknologi dasar untuk memproses dan mengedit dokumen teks, prinsip penggunaannya. Karakteristik fungsionalitas pengolah kata Ms. kata. Deskripsi fitur tambahan editor teks Word 2003.

makalah, ditambahkan 03/19/2011


Menggunakan editor teks MS Word untuk membuat dokumen teks. Perhitungan dan analisis data menggunakan spreadsheet Excel. Algoritma dan pemrograman dalam Pascal. Merancang database relasional menggunakan Access DBMS.

tes, ditambahkan 02/22/2012


Jenis, fungsi dasar, elemen dan prinsip pengoperasian editor teks (program komputer). Metode untuk memasukkan objek eksternal ke dalam teks. Fitur dari pengolah kata Microsoft Word, fitur khusus nya. Struktur antarmuka yang khas.

abstrak, ditambahkan 12/07/2010


Panel sebagai sarana visual utama untuk mengedit dokumen, penempatan dan konfigurasinya di berbagai program Microsoft Office. Panel editor teks Microsoft Word dan Excel, fungsi dan tujuan utamanya.

pekerjaan laboratorium, ditambahkan 05/31/2009


Tujuan sistem operasi. Windows XP adalah sistem operasi Microsoft dengan antarmuka yang dapat disesuaikan. Fungsi program aplikasi standar: notepad, editor grafis Paint, pengolah kata WordPad. Perintah menu dan penggunaannya.

makalah, ditambahkan 05/23/2009


Deskripsi alat perangkat lunak yang dirancang untuk membuat, mengedit, dan memformat dokumen teks sederhana dan kompleks. Pengaturan paragraf, input karakter, alat pembuatan daftar. Menyalin dan memindahkan bagian teks.

abstrak, ditambahkan 26/03/2015


Isi paket Sistem Microsoft Office. Gambaran umum tentang fitur utama Microsoft Office. Analisis dan pengembangan kebijakan keuangan terkoordinasi di perusahaan di MS Excel. Pengembangan database menggunakan Microsoft Access. Pembuatan halaman web sederhana.

makalah, ditambahkan 01/18/2012


Kemampuan grafis pengolah kata Microsoft Office Word dan Open office.org. Memasukkan gambar dan objek lain ke dalam dokumen. Menyematkan dan menghubungkan objek. Konversi teks dengan Microsoft WordArt. Jenis objek grafis.