Nos, természetesen azt mondod - a helyi számítógépen, személyes mappák (PST) fájlban. Talán, válaszolok. De nem feltétlenül. És nem minden ilyen egyszerű. A leveleket a szerveren is tárolhatja. De kétféle mappa létezik a levelek tárolására a helyi számítógépen - személyes és archivált?

Próbáljuk kitalálni.

Az e-maileket fogadó számítógép szabad területe nem végtelen. Előbb vagy utóbb tudni szeretné, hogyan hozhat létre személyes fájlokat leveleihez. Ezeket a fájlokat helyben tárolhatja számítógépén, ahol senki más nem szabhat meg méretkorlátokat.

A felhasználó dönthet úgy Email a számítógépére kerül, mert ott nézi. Valójában, amikor az Exchange-rel vagy a webes e-mail szolgáltatással dolgozik, a legtöbb üzenet addig marad a szerveren, amíg a felhasználó máshová nem helyezi őket.

Akkor hova kell áthelyezni az e -mailt? A Microsoft lehetővé teszi helyi adatfájlok létrehozását, amelyeket személyes mappának (PST) neveznek, és amelyek ténylegesen a helyi számítógépen találhatók. A személyes mappafájlok használatának számos előnye van.

Az emlékeztetők hiánya. Ha az összes e-mailt a szerver Beérkező levelek mappájában tárolja, előbb vagy utóbb kap egy üzenetet, amely arra kéri, hogy ürítse ki a postafiókot. Bizonyos esetekben az ilyen üzenetek fenyegetést tartalmazhatnak a postafiók blokkolására mindaddig, amíg a felhasználó nem teljesíti ezeket a követelményeket. Ha az e-maileket a Microsoft Outlook helyi mappafájljában tárolja, megszabadulhat az ilyen típusú üzenetek fogadásától.

A torlódások hiánya. Ha kevesebbet tárolják fontos üzeneteket külön mappában lehetővé válik a legfontosabb üzenetekre való összpontosítás.

A használt lemezterület csökkentése. A személyes mappák (PST) fájlok tömörítésének lehetősége a leghatékonyabb módja az üzenetek tárolásának. Minél kevesebb lemezterületet foglalnak el a fájlok, annál több marad a felhasználó rendelkezésére.

Szabad mozgás. A PST fájlok áthelyezhetők egyik számítógépről a másikra, és CD -n is tárolhatók. Ezeket a fájlokat megosztott számítógépen is tárolhatja, és jelszót rendelhet az üzenetekhez való hozzáférés szabályozásához.

Az archívum és a személyes mappák nem tartoznak ide postafiók.

1. Postafiók
2. Archiválja a mappákat és a személyes mappákat

A fogadott üzenetek a Beérkezett üzenetek mappába kerülnek. Általában a Beérkező levelek található belül postafiókot a "Naptár", "Névjegyek" és más mappákkal együtt. Ha az üzeneteket helyben tárolják, akkor archivált vagy személyes mappákba kerülnek, amelyek különálló adatfájlok ki postafiók. A Microsoft Outlook rendelkezik információval e mappák helyéről, de nem érhetők el a szerver számára.

A személyes és archív mappákat is használhatja az üzenetek tárolására a személyes mappák fájljában, vagy mindkettőben!

Mi a különbség az archív és a személyes mappák között?

Fontos, hogy eleve szem előtt tartsunk két pontot.

1. A személyes mappák (PST) fájlban tárolt üzenetek nem érhetők el az e -mail szerverről. Ezek a helyi számítógépen találhatók, és a felhasználó, amikor másik számítógépre költözik, nem tudja olvasni ezeket az üzeneteket, amíg át nem helyezi őket az új gépre.
2. Egyszerre csak egy felhasználó dolgozhat PST -fájlon. Még akkor is, ha a számítógép biztosított Általános használatés több felhasználó számára is rendelkezik hozzáféréssel a Személyes mappák fájlhoz, mindegyiknek be kell zárnia a PST fájlt, hogy egy másik felhasználó megnyissa.

A blogomat a következő kifejezések keresik
.
.
.
.
.
.

Az alábbiakra vonatkozó információk is érdekelhetik kulcsszavak gyakran keresik a webhelyemen

Az Outlook Express benne van kezdeti beállítás Műtőszoba Windows rendszerek XP, és ezért széles körben elterjedt a felhasználók körében. Nem kell külön fizetnie érte, és az Outlook Express lehetővé teszi az alapvető műveletek elvégzését e-mailben, és még egy címjegyzéket is vezethet az összes szükséges kapcsolattartási információval.

A hátrányokhoz levelező program az információ tárolás gyenge biztonságának és a mechanizmus hiányának tudható be Tartalék példány... De az utolsó probléma manuálisan megoldható. A gyakorlatban néha felmerül az újratelepítés feladata operációs rendszer a felhasználó személyes levelezésének megőrzésével, vagy az Outlook Expressben tárolt e-mail üzenetek másik számítógépre történő átvitelével. Itt van szüksége manuális biztonsági mentésre a meglévő levelezésről és a címjegyzékről a kapcsolatokkal.

Az e -mail adatok áttelepítésének folyamata több szakaszra osztható:

Az e -mail üzenetek biztonsági mentése.

A címjegyzék biztonsági mentése.

E -mail üzenetek helyreállítása.

A címjegyzék visszaállítása.

Az e -mail üzenetek biztonsági mentése

A legfontosabb szakasz. Az összes e-mailt tároló fájlokat manuálisan kell átmásolni egy másik meghajtóra. De először is meg kell találnia, hogy az Outlook Expressben hol találhatók a levélfájlok.

A címjegyzék biztonsági mentése

Ha van egy nagy címjegyzéke vagy nagyon fontos elérhetősége, akkor az e-mailekhez hasonlóan le kell foglalnia, hogy ne veszítsen el valami fontosat.

E -mail üzenetek helyreállítása

Amikor új Outlook Express programot indít (utána a Windows újratelepítése XP vagy más számítógépen), közvetlenül az e-mail fiókok beállítása után visszaállíthatja az összes korábban mentett üzenetet. Ezért:

Zárja be az Outlook Express programot.

Győződjön meg arról, hogy megjelenítheti a rejtett fájlokat.

Lépjen a következő útvonalon található mappába "C: \ Dokumentumok és beállítások \ Felhasználónév \ Helyi beállítások \ Alkalmazásadatok \ Identitások \ (alfanumerikus mappa) \ Microsoft \ Outlook Express"és másolja át a meglévő fájlokat, amelyeket korábban a cikk első lépésében készített.

Indítsa el az Outlook Express programot. A Beérkező levelek, a Kimenő, az Elküldött elemek stb. A régi e-maileket fogja tartalmazni.

A címjegyzék visszaállítása

A helyreállított e -mailekhez hozzáadhatja a 2. lépésben a CSV -fájlba mentett címjegyzék névjegyeit is.

Az operációs rendszer újratelepítésekor vagy a számítógépek cseréjekor valószínűleg nem szeretné elveszíteni levelezőprogramjának üzeneteit. Elvileg amúgy sem szabad eltűnniük sehol, de vannak különböző esetek. Még ha nem is tervez semmilyen műveletet a számítógéppel, jobb, ha biztonságosan játssza le és hozza létre biztonsági mentés az összes leveled.

Az e -mailek mentése az Outlookba

Bármely módszer használatakor a mellékletek a betűvel együtt kerülnek mentésre, de lehetetlen csak a mellékleteket menteni anélkül, hogy egyedi szkriptet írna.

Konkrét e -mailek mentése

A szelektív levélmentés pontosan az a módszer, amelyet általában levélmentésként értünk. Úgy tervezték, hogy bizonyos leveleket mentsen, de semmi sem tiltja az összes levél ilyen módon történő mentését.

1. Válassza ki a kívánt betűt (bal egérgombbal, mint megnyitáskor), és lépjen a "Fájl" fülre.

   Válassza ki a kívánt betűt, és lépjen a "Fájl" fülre

2. Kattintson a "Mentés másként" gombra.
3. Megnyílik egy szabványos ablak a dokumentum mentéséhez. Mentse a levelet a kívánt helyre.

   Válasszon egy mappát, és mentse az e -mailt a kívánt helyre

Hogyan lehet kiemelni több e -mailt

Ha több betűt választ, és a mentéshez lép, az összes kiválasztott betű mentésre kerül. Ennek két lehetősége van:

• több konkrét betű kiválasztásához kattintson mindegyikre, miközben lenyomva tartja a Ctrl billentyűt;
• a Ctrl + A billentyűparancs segítségével kiválaszthatja a csoport összes betűjét (először kattintson az egyik betűre, hogy az általános kiválasztási parancs kifejezetten a betűkkel ellátott panelre vonatkozzon).

Exportálja (mentse) az összes e -mailt egy pst fájlba

Ez a módszer magában foglal egy pst fájl létrehozását, amely tartalmazza az összes betűt és azok mellékleteit.

1. Lépjen a "Fájl" fülre, kattintson a "Megnyitás és exportálás" gombra, és nyissa meg az "Importálás és exportálás" lehetőséget. Az Outlook 2010 -ben az ablak elérési útja más lesz: Fájl - Beállítások - Speciális - Export.

   Lépjen a "Fájl" fülre, kattintson a "Megnyitás és exportálás" gombra, és nyissa meg az "Importálás és exportálás"

2. Válassza az "Exportálás fájlba" lehetőséget.

   A megnyíló ablakban válassza az "Exportálás fájlba" lehetőséget, majd kattintson a "Tovább" gombra

3. Válassza az "Outlook adatfájl" lehetőséget, majd kattintson a "Tovább" gombra

4. Válassza ki a postafiókot, és jelölje be az „Almappák felvétele” lehetőséget. Egyszerre több dobozból történő exportálás nem lehetséges.

   Válassza ki a postafiókot, és jelölje be az „Almappák felvétele” lehetőséget.

5. Válassza ki a létrehozandó fájl elérési útját, majd kattintson a Befejezés gombra.

   Válassza ki a létrehozandó fájl elérési útját, majd kattintson a "Befejezés" gombra

6. A következő ablakban meg kell adnia a jelszót generált fájl... Csak kattintson az OK gombra.

   Kattintson az OK gombra, ha nem szeretné minden alkalommal megadni a jelszót a mentett levelek eléréséhez

Az Outlook tárolja az e -maileket

Az Outlook saját pst fájllal rendelkezik, amely az összes levelet tárolja. Ez a fájl hasonló a fent leírtakhoz. Különböző helyeken helyezkedhet el.

Az Outlook 2016 és 2013 lehetséges pst fájl elérési útjai:

• meghajtó: \ Felhasználók \<имя пользователя>
• meghajtó: \ Felhasználók \<имя пользователя>\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook;
• meghajtó: \ Felhasználók \<имя пользователя>\ Dokumentumok \ Outlook fájlok;
• meghajtó: \ Felhasználók \<имя пользователя>\ Saját dokumentumok \ Outlook fájlok \;
• meghajtó: \ Dokumentumok és beállítások \<имя пользователя>

Az Outlook 2010 és 2007 lehetséges pst fájl elérési útjai:

• meghajtó: \ Felhasználók \<имя пользователя>\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook;
• meghajtó: \ Felhasználók \<имя пользователя>\ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook.

Videó: Outlook adatok exportálása és importálása

Hogyan lehet visszaállítani az e -maileket

Sokan a helyreállítást két teljesen különböző műveletként értelmezik: importálás pst fájlból és helyreállítás törölt üzenet... Mindkét műveletet leírjuk.

Betűk importálása (visszaállítása) pst fájlból

Ez a módszer feltételezi, hogy rendelkezik pst fájllal. Létrehozásának módját fent leírtuk.

1. Nyissa meg az Importálás és exportálás ablakot az exportáláshoz hasonlóan, és válassza az Importálás másik programból vagy fájlból lehetőséget.

   A megnyíló ablakban válassza az "Importálás másik programból vagy fájlból" lehetőséget

2. Válassza az Outlook adatfájlt.

   Válassza ki az "Outlook adatfájlt" a listából, majd kattintson a "Tovább" gombra

3. Adja meg a fájl elérési útját. Ha lehetséges, hogy az Oulook -ban elérhető üzenetek megegyeznek a pst fájl üzeneteivel, figyeljen a beállításokra, és válassza ki a kívántat.

   A "Tallózás ..." gombbal adja meg a fájl elérési útját, majd kattintson a "Tovább" gombra.

4. Válassza ki a teljes Outlook adatfájlt, válassza ki azt a fiókot, amelybe exportálni szeretné az e -maileket, majd kattintson a Befejezés gombra.

   Válassza ki a teljes "Outlook adatfájlt", válassza ki azt a fiókot, amelybe exportálni szeretné az e -maileket, majd kattintson a "Befejezés" gombra

Videó: Adatok importálása a Microsoft Outlook 2010 programba Pst fájlból

A törölt e -mailek helyreállítása

Ha kiürítette belső Outlook lomtárát, nem tudja visszaállítani az e -mailt.

1. A mappaablakban nyissa meg a "Törölt elemek" elemet. Ha látni szeretné ezt a panelt az Outlook 2016 -ban és 2013 -ban, kattintson az Összes mappa vagy az ablak bal oldalán található szétterülő nyílra.

   Nyissa meg a "Törölt elemek" mappát

2. Kattintson a jobb gombbal a kívánt betűre, válassza az „Áthelyezés” lehetőséget, majd az első javasolt opciót (ez lesz az a mappa, amelyből a levelet törölték).

   Kattintson a jobb gombbal a kívánt betűre, válassza az „Áthelyezés” lehetőséget, majd az első javasolt opciót

3. Ha Outlook 2010 vagy 2007 van, akkor nem lesz ez a lehetőség. Válassza az "Egyéb mappa" lehetőséget, és adja meg az útvonalat.

   Válassza az "Egyéb mappa" lehetőséget, és adja meg az útvonalat

Hogyan archiváljuk az e -maileket

Korábban említettük a fő Outlook pst fájlt. Idővel egyre több betű és melléklet halmozódik fel benne, ennek megfelelően a mérete is növekszik. A merevlemez -hely felszabadításához engedélyezze az archiválást.

A levelek archiválása az Outlook programban nincs felosztva automatikus és kézi.

Az archiválás azt jelenti, hogy egy vagy több, betűkkel ellátott mappát (pst fájlban) archívummá alakítanak. Maguk a mappák semmiképpen sem fognak változni, de minden, ami most van és a jövőben meg fog jelenni, tömörítve lesz.

Lehetséges problémák az e -mailekkel

Mint minden termék a csomagban Microsoft Office, Az Otlook -nak néha vannak problémái, de mindegyiket nagyon egyszerű megoldani. Az okok leggyakrabban a levelezőprogram helytelen beállításaiban rejlenek.

Az Outlook olvasottként jelöli meg az e -mailt

1. Ha az e -mail olvasottként van megjelölve, függetlenül attól, hogy olvasta -e vagy sem, lépjen a "Fájl" fülre, és nyissa meg az "Opciók" lehetőséget.

   Lépjen a "Fájl" fülre, és nyissa meg az "Opciók" lehetőséget

2. Lépjen a "Mail" szakaszba, és nyissa meg az "Olvasóablakot ...".

   Törölje az első elem jelölését, majd kattintson az OK gombra

Az Outlook nem jelöli meg az olvasott e -maileket

Ha az olvasott betűk nincsenek megjelölve - mint az előző probléma esetében -, akkor el kell mennie az olvasási terület beállításaihoz. Jelölje be a "Megjelölés olvasottként, ha másik üzenetet választ" jelölőnégyzetet, majd nyomja meg az OK gombot.

Húzza a csúszkát teljesen jobbra, és kattintson a Tovább gombra

A későbbi ablakokban ne változtasson semmit. Ezután indítsa újra az Outlook programot.

A biztonsági mentések készítése - vagy az információk mentése további adathordozókra - hasznos üzlet. A levelek meglehetősen ritkán vesznek el, de még mindig jobb biztosítással rendelkezni, különösen, ha az üzenetek fontos adatokat tartalmaznak. Próbálja rendszeresen betűkkel menteni a fájlt, még akkor is, ha nem tervez változtatásokat.

Az Outlook a Microsoft Office programja, amely e-mailekkel és levelekkel dolgozik. Annak érdekében, hogy ne veszítse el vagy vigye át a leveleket a programból egy másik számítógépre vagy harmadik féltől származó médiára, elmentheti őket külön fájl, exportálni vagy archiválni.

E -mail mentése az Outlook 2010 -ben és 2013 -ban

Az Outlook tárolja az e -maileket

A program alapértelmezés szerint minden üzenetet minden meghatározott időszakban automatikusan elment egy külön outlook.pst fájlba. Ez a fájl a Main_drive mappában található: \ Documents and Settings \ account_name \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook. Ezt az archívumot másolhatja és felhasználhatja saját céljaira, de ne feledje, hogy a legutóbbi, levélben kapott leveleknek nincs idejük bejutni. Ezért jobb, ha manuális exportálást vagy archiválást használ, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden e -mail benne van a fájlban.

Az Outlook.pst fájl tartalmazza az összes e -mailt

Hogyan archiváljuk az e -maileket

Az Archiválás az Outlookban olyan szolgáltatás, amely egyes e -maileket külön tömöríthető archívumba helyez át, hogy csökkentse a merevlemezen elfoglalt memória mennyiségét. A hagyományos biztonsági másolatokkal ellentétben, amelyek másolatot hoznak létre az Outlook elemekről, az archivált elemek külön Outlook adatfájlba (.pst fájlba) kerülnek. Az archivált elemek bármikor elérhetők a fájl megnyitásával.

Automatikus archiválás

Alapértelmezés szerint a funkció aktiválva van, és a betűk típusától függően 2, 3 vagy 6 hónap múlva látja el feladatait. További részletekért lásd az alábbi táblázatot.

Táblázat: Különféle adatok megőrzési ideje az Outlook programban

Az első automatikus archiválási munkamenet után a program létrehoz egy fájlt és egy külön mappát. A jövőben önállóan hozzáadhat leveleket az archívumhoz, vagy eltávolíthatja azokat. Az Outlook által létrehozott archívum alapértelmezés szerint az Elsődleges meghajtó alatt található: \ User \ AccountName \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst.

Az automatikus biztonsági mentési beállítások személyre szabásához kövesse az alábbi lépéseket:

Kézi archiválás

A kézi archiválás automatikusan létrehozza az Archívum mappát, ha korábban nem hozta létre az automatikus archiválás során.

Videó: Archiválás az Outlookba

E -mailek betöltése és visszaállítása archívumból és pst fájlból

Ha archívuma vagy más fájlja van, pst formátumú betűkkel, akkor gyorsan ki tudja tölteni az összes adatot a programból. Vagyis egy PST fájl használatával helyreállíthatja az elveszett adatokat, vagy hozzáadhat újakat egy másik számítógépről:

Videó: Microsoft Outlook 2010 adatbázis átvitele

Levelek exportálása

Az Exportálás lehetővé teszi, hogy az Outlook betűit és egyéb elemeit külön tömörítetlen fájlba mentse pst formátumban. A kapott fájl ugyanúgy használható, mint egy archívum, de nem kell kicsomagolni.

1. A "Fájl" lapon lépjen a "Megnyitás" alszakaszba.
   Nyissa meg a "Megnyitás" részt
2. A program verziójától függően válassza az "Importálás" vagy az "Importálás és exportálás" funkciót.
   Nyomja meg az "Importálás" gombot
3. Jelölje be a "Fájlok exportálása" lehetőséget.
   A "Fájlok exportálása" művelet kiválasztása
4. Jelezze, hogy pst fájlt szeretne létrehozni.
   Adja meg a pst formátumot
5. Válassza ki az egyes mappákat, amelyeket exportálni szeretne, vagy jelölje be a legfelső részt, és jelölje be az „Almappákat is tartalmazza” szavak melletti négyzetet.
   Adja meg, hogy mely mappákat szeretné exportálni
6. Adja meg azt az elérési utat, ahol az exportált betűkkel rendelkező fájl tárolási helye kerül meghatározásra.
   Adja meg, hová mentse a fájlt az exportált fájlokkal
7. Ha szeretné, állítsa be a fájl jelszavát, de ez nem kötelező. Állítson be jelszót a fájlhoz
8. Ennek eredményeként kap egy fájlt, amellyel levelet vihet át az Outlook bármelyik számítógépére.
   Az exportált fájl megérkezett

Hogyan kell kiemelni az e -maileket

Annak érdekében, hogy egyszerre több betűt is megjelölhessen további törléshez, vagy átvigye az "Olvasás" részbe, tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt a billentyűzeten, és kezdje el a betűk jelölését az egérrel a gomb felengedése nélkül.

Ha kiemelni kell nagyszámú betűket egyszerre, majd válassza ki az első betűt, majd tartsa lenyomva a Shift billentyűt a billentyűzeten, és válassza ki az utolsó betűt, ne engedje fel a gombot. Az első és az utolsó betű közötti összes betű kiemelve lesz.

Több e -mail kiválasztása egyszerre

Az összes betű egyszerre történő kijelöléséhez jelöljön ki egy betűt, és tartsa lenyomva a Ctrl + A billentyűkombinációt, majd a kiválasztott betűvel azonos mappában lévő összes betű kijelölésre kerül.

Mellékletek mentése több e -mailből

Néhány fogadott levél mellékleteket tartalmazhat: fájlokat, képeket, videókat stb. Az egyes betűk mellékleteit sorban mentheti, de van egy másik lehetőség is:

Néhány probléma az Outlook e -mailekkel és azok megoldásaival

A betűkkel való munka során bizonyos hibák vagy problémák merülhetnek fel. Ezek kiküszöböléséhez bizonyos műveleteket kell végrehajtania.

Az olvasatlan e -mailek függetlenül olvashatók

Ha a leveleihez érkezett leveleket automatikusan "Olvasás" -ként jelölik meg, bár Ön nem nyitotta meg, akkor tény, hogy engedélyezte azt a funkciót, amely azt mutatja, hogy elolvasta a levelet, ha megnyitott vele egy lapot néhány másodperc. A funkció letiltásához kövesse az alábbi lépéseket:

A régi e -mailek nem jelennek meg

Előfordulhat, hogy a régebben olvasott üzenetek többé nem jelennek meg a programban. A probléma megoldásához kövesse az alábbi lépéseket:

Az Outlookból származó e -mailek exportálhatók vagy archiválhatók, és létrehozhatnak egy fájlt, amelyet át lehet vinni egy másik számítógépre, vagy meg lehet osztani valakivel. A létrehozott fájlból adatokat szerezhet be az Outlook bármely verziójával, importálás vagy elemkészítés használatával.

Egyszerű kérdésnek tűnik: Hol tárolják az e -maileket?

A leveleket a szerveren vagy a számítógép személyes mappájában (személyes mappák fájl, PST fájl) lehet tárolni. Ma arról fogunk beszélni, hogyan tárolják az üzeneteket a számítógépén.

Az üzeneteket helyben tárolja saját számítógépén

Tegyük fel, hogy úgy dönt, hogy csökkenti a postafiók méretét azáltal, hogy az e-mail üzeneteket a számítógépén tárolja (ahelyett, hogy például levelezőszerveren tárolná őket). Talán csak át kell helyeznie néhány fontos projekthez kapcsolódó üzenetet egyik számítógépről a másikra. Hogyan kell csinálni? Hol tárolja az e -mailt ezen lépések elvégzése után?
Válasz: A leveleket az Outlook személyes mappájában (személyes mappák fájl, PST fájl) tárolja. Kétféle módon tárolhatja a leveleket a PST fájlokban.

A személyes mappák (.pst fájlok) létrehozása és használata meglehetősen egyszerű az Outlook programban. Az alábbiakban számos okból érdemes személyes mappákat használni.

• Hely felszabadítása a szerveren Használja a Személyes mappákat, amikor értesítést kap a rendszergazdától, hogy egy postafiók megközelíti a méretkorlátot.
• Hatékonyabb dokumentáció Használjon személyes mappákat a szakmai vagy személyes célokra szükséges üzenetek tárolására. A PST tároló lehetővé teszi a dokumentum nyomvonalának karbantartását.
• Hordozhatóság A személyes mappák használhatók üzenetek átvitelére vagy másolására egyik számítógépről a másikra, vagy biztonsági másolat készítésére CD -re vagy más cserélhető adathordozóra.

Gondolkozzon, mielőtt helyben menti az üzeneteket

A .pst fájlban tárolt üzenetekhez egyszerre csak egy felhasználó férhet hozzá, ezért egyes szervezetek házirendjei nem tiltják vagy kifejezetten megakadályozzák az üzenetek helyi tárolását.

Most ismertettük ennek a megközelítésnek az előnyeit, de tudnia kell azt is, hogy a helyi tárolás nem mindenki számára való. Annak megértéséhez, hogy ez megfelelő -e az Ön számára, figyelembe kell vennie az alábbi tényeket.

• PST fájlok használatakor az üzenetek egyszerre csak egy számítógépről érhetők el. A PST fájlokban tárolt üzenetek kevésbé hozzáférhetők, mint a levelezőszerveren lévő üzenetek. Az üzenetek a számítógépen vannak tárolva, ezért nem érhetők el egy másik számítógépről. (A korlátozás kiküszöbölésére lásd a sorozat utolsó tanfolyamát.)
• Egyszerre csak egy felhasználó dolgozhat PST -fájllal. Még megosztás számítógép és szolgáltatása általános hozzáférés PST fájlba, a felhasználó csak akkor tudja megnyitni ezt a fájlt, ha a fájllal dolgozó felhasználó bezárja a fájlt.
• A szervezeti házirendek tilthatják a helyi tárolást. Egyes szervezetek szabályokat tartalmaznak arról, hogy mit lehet és mit nem lehet tárolni. A szervezet megőrzési szabályzata megakadályozhatja (vagy megakadályozhatja) .pst fájlok létrehozását. Ahelyett, hogy az üzeneteket saját mappájukba helyezné át, a felhasználók hozzáférést kapnak a speciális "felügyelt mappákhoz". Általában ezeket a mappákat a rendszergazda hozza létre és kezeli.

Itt az ideje, hogy elkezdje használni az archiválási funkciót

Bemutattuk az üzenetek helyi tárolásának néhány előnyét és hátrányát. Itt az ideje, hogy mérlegelje a módszereket. Kezdjük az archiválással. Az Archiválás (más néven AutoArchive) fő előnye, hogy csak egy gombra kell kattintania a használatához. Igen.

A megszokottal az Outlook telepítése Az AutoArchive alapértelmezés szerint engedélyezve van. (A sorozat negyedik tanfolyama megmutatja, hogyan módosíthatja az alapértelmezett beállításokat.) Ez azt jelenti, hogy ha egyszer megnyomja a gombot Igen az Outlook üzenetmezőjében "Szeretné most automatikusan archiválni a régi elemeket?", az AutoArchive szolgáltatás elkezdi ellátni a feladatát.

Az AutoArchive szolgáltatás az üzeneteket a megőrzési időszakuk alapján mozgatja. Ezt rendszeresen (például 14 naponta) kell elvégezni, amíg a felhasználó „Igen” -nel válaszol.

Az alábbiakban áttekintjük ennek a funkciónak a működését.

Az eljárás elindításához kattintson a gombra Igen.

Az üzenetek kikerülnek a postaládából ...

... az archív mappába.

Az Outlook automatikusan létrehozza ezt a mappát.

Az összes postafiók almappája automatikusan tükröződik az archív mappában, és az üzenetek ezekbe az almappákba kerülnek, a postafiókban található helyüknek megfelelően. Így az archiválási funkció átmásolja a postafiók szerkezetét az archív mappába. Az ábrán látható, hogy az Alpine Ski House és a Contoso mappák pontosan ugyanúgy néznek ki az archív mappában, mint a postafiókban.

Ismét az Outlook automatikusan elvégzi a munkát.

Mint látható, az Outlook a munka nagy részét automatikusan elvégzi. Ha Ön az a fajta ember, akinek minden rendben kell, hogy legyen, de nem érdekli, hogy pontosan hogyan fogják csinálni, akkor az archiválási funkció az Ön választása. Hogyan kapcsolódik ez a szolgáltatás a személyes mappákhoz? Ezt a kérdést tovább fogjuk vizsgálni.

A személyes mappák maximális irányítást biztosítanak

A biztonsági mentési funkcióval ellentétben a személyes mappák használatakor a munka egy részét saját maga kell elvégeznie. Ez azt jelenti, hogy mappákat és almappákat kell létrehoznia, és az üzeneteket oda kell helyeznie. Az üzeneteket áthelyezheti húzással, menüparancsokkal vagy saját szabályok létrehozásával. Milyen előnyökkel jár ez? Mivel maga mozgatja az üzeneteket, tetszés szerint rendezheti azokat.

Ez a módszer megfelelő az Ön számára?

• Időnként kiüríti a Beérkező levelek mappát.
• Az üzeneteket minden alkalommal elmenti, amikor elolvassa őket.
• Az üzeneteket projekt, téma és egyéb fontos kategóriák szerint csoportosítja.
• Élvezi a tárolórendszerek tervezését, és várhatóan frissíti ezeket a rendszereket, például a régi projektek befejezése és újak megkezdése után.
• Szabályokat hoz létre az üzenetek meghatározott mappákba való áthelyezéséhez.

Ha igen, akkor szeretni fogja a személyes mappák által biztosított irányítást.

Mindkettő PST fájlokat használ

Mint már tudja, mind az archiválás, mind a személyes mappák használatakor az üzenetek átkerülnek (nem másolnak) az Outlook mappába. Mindkét esetben az áthelyezett üzenetek mindig elérhetők lesznek az Outlook navigációs ablakának mappájában.

Egy másik hasonlóság, hogy mindkét esetben a mappákat, almappákat és a bennük lévő üzeneteket egy Outlook adatfájl nevű fájlban tárolják. Ezt a fájlt Outlook Personal Folders fájlnak, PST fájlnak és Personal Vault -nak is nevezik (a PST fájlt a személyi számítógép tárolja).

További típusú személyes mappa

Egyes fióktípusok esetén az e-mailek közvetlenül egy személyes mappába kerülnek. Ha az e -maileket közvetlenül a számítógépre juttatja el, mint a használat során fiókot POP3 vagy megfelelően konfigurált Exchange Server -fiók esetén a postafiókja úgy fog kinézni, mint az ábrán pirossal körvonalazott postafiók. Ez azt jelenti, hogy a postafiók ikon melletti navigációs ablaktábla azt fogja mondani Személyes mappák.

Mit is jelent ez? Ez általában azt jelenti, hogy az e -mail közvetlenül a számítógépen lévő PST -fájlba kerül. (Alapértelmezés szerint ez a fájl az Outlook.pst nevet viseli.) Még ha a leveleket ilyen típusú személyes mappába is kézbesítik, továbbra is használhatja a zip funkciót vagy a saját személyes mappáját. A lemezterület korlátozott, a mappák megtelnek, így a dolgok rendbetétele után a szükséges adatok megtalálása sokkal gyorsabb.