Építési dokumentáció elkészítésének automatizálása Excelben. Pénzügy az Excelben Automatizálja a munkát a Microsoft Excel dokumentumokban

Az ismétlődő feladatok automatizálásához a Microsoft Excelben gyorsan rögzíthet egy makrót. Tegyük fel, hogy különböző formátumú dátumai vannak, és mindegyikre ugyanazt a formátumot szeretné alkalmazni. Ezt makróval lehet megtenni. Rögzíthet egy makrót, amely alkalmazza a kívánt formátumot, majd szükség szerint futtathatja.

Makró rögzítésekor a Visual Basic for Applications (VBA) kódjában leírt összes művelet rögzítésre kerül. Ezek a műveletek magukban foglalhatják szöveg vagy számok bevitelét, a szalagon vagy menüben lévő cellákra vagy parancsokra való kattintást, cellák, sorok vagy oszlopok formázását, vagy adatok importálását külső forrásból, például a Microsoft Accessből. A Visual Basic Application (VBA) a hatékony Visual Basic programozási nyelv egy részhalmaza, amely a legtöbb Office-alkalmazásban megtalálható. Bár a VBA lehetővé teszi az Office-alkalmazások közötti folyamatok automatizálását, szükség esetén nem kell ismernie a VBA-kódot vagy a programozott programozást.

Fontos tudni, hogy amikor makrót rögzít, szinte minden, amit csinál, rögzítésre kerül. Tehát ha hibát követ el, például rossz gombot nyom meg, a makrórögzítő naplózza a műveletet. Ilyen esetben átírhatja a teljes sorozatot, vagy módosíthatja a VBA kódot. Ezért a folyamat rögzítése előtt alaposan dolgozza ki. Minél pontosabban írja le a sorozatot, annál hatékonyabban fog működni a makró.

Fejlesztő, amely alapértelmezés szerint el van rejtve, ezért először engedélyeznie kell. További információért lásd: A Fejlesztő lap megjelenítése.

Makró felvétel

A lapon Fejlesztő kattintson Makrók a munkafüzethez tartozó makrók megtekintéséhez. A gombokat is megnyomhatja ALT+F8. Ezzel megnyílik egy párbeszédpanel. Makró.

Figyelem:

		Ismerje meg a makróbiztonsági beállításokat és azok jelentését.
	A makrók többféleképpen futtathatók, például billentyűparancs, grafikus objektum, gyorselérési eszköztár, gomb, vagy akár munkafüzet megnyitásakor is.
	A Visual Basic Editor segítségével szerkesztheti a munkafüzethez csatolt makrókat.
	makrót rendeljen hozzá. A terepen Makró hozzárendelése
	Ismerje meg, hogyan engedélyezheti és tilthatja le a makrókat az Office-fájlokban.
	Nyomja meg a gombokat ALT+F11.

Írott kóddal végzett munka a Visual Basic Editorban (VBE)

A Visual Basic Editor (VBE) segítségével saját változókat, vezérlőstruktúrákat és egyéb olyan elemeket adhat hozzá a rögzített kódhoz, amelyeket a makrórögzítő nem támogat. Mivel a makrórögzítő szinte minden rögzítési lépést rögzít, előfordulhat, hogy a szükségtelen kódot is el kell távolítania. A rögzített kód megtekintése nagyszerű módja a VBA programozás elsajátításának vagy a képességek fejlesztésének.

A rögzített kód módosítására egy példa található a VBA használatának megkezdése az Excelben című cikkben.

Makró felvétel

A makrók rögzítése előtt hasznos tudni a következőket:

Az Excel-tartomány működésére írt makró csak az adott tartomány celláin fut. Ezért ha új sort ad hozzá a tartományhoz, a makró nem vonatkozik rá.

Ha hosszú feladatsort kell rögzítenie, javasoljuk, hogy használjon több kisebb makrót.

A makró nem Excel feladatokat is tartalmazhat. A makrófolyamat kiterjedhet más Office-alkalmazásokra és más olyan programokra is, amelyek támogatják a Visual Basic for Applications (VBA) rendszert. Például rögzíthet egy makrót, amely először frissít egy táblázatot az Excelben, majd megnyitja az Outlookot, és elküldi e-mailben.

A makrók és a VBA-eszközök a lapon találhatók Fejlesztő, amely alapértelmezés szerint el van rejtve, ezért először engedélyeznie kell.

Menjen a beállításokhoz _gm_ excel... eszköztár _gt_ szalag _amp_.

Makró rögzítéséhez kövesse az alábbi utasításokat.

Munkavégzés Excelben rögzített makróval

A lapon Fejlesztő kattintson Makrók a munkafüzethez tartozó makrók megtekintéséhez. Ezzel megnyílik egy párbeszédpanel. Makró.

Jegyzet: A makrókat nem lehet visszavonni. A rögzített makró első futtatása előtt mentse el vagy készítsen másolatot a munkafüzetről, hogy elkerülje a nem kívánt változtatásokat. Ha nem elégedett a makró futtatásának eredményével, bezárhatja a munkafüzetet mentés nélkül.

Az alábbiakban további információk találhatók a makrók Excelben való használatáról.

		Ismerje meg, hogyan engedélyezheti és tilthatja le a makrókat a Mac Excelben.
	Ha időt takarít meg a gyakran ismétlődő feladatok végrehajtásával kapcsolatban, rögzítheti a megfelelő műveletsort makró formájában. Ismerje meg, hogyan hozhat létre és futtathat makrókat.
	Ha egy munkafüzet olyan VBA-makrót tartalmaz, amelyet máshol szeretne használni, a Microsoft Visual Basic Editor segítségével átmásolhatja a modult egy másik munkafüzetbe.
Makró hozzárendelése objektumhoz, alakzathoz vagy grafikus elemhez	A lapon kattintson a jobb gombbal arra az objektumra, képre, alakzatra vagy elemre, amelyhez meglévő makrót szeretne rendelni, majd kattintson a makrót rendeljen hozzá. A terepen Makró hozzárendelése válassza ki a hozzárendelni kívánt makrót.
	Hozzárendelhet egy makrót egy ikonhoz, és hozzáadhatja a Gyorselérési eszköztárhoz vagy Szalaghoz.
	Makrókat rendelhet egy lapon lévő űrlapokhoz és ActiveX-vezérlőkhöz.
A Visual Basic Editor megnyitása	A lapon Fejlesztő kattintson Visual Basic vagy válassza ki Szolgáltatás > Makró > Visual Basic szerkesztő.
	Ismerje meg, hogyan találhat segítséget a Visual Basic elemeihez.

további információ

Bármikor feltehet kérdést az Excel Tech Community-nek, segítséget kérhet a Válaszok közösségben, vagy javasolhat új funkciót vagy fejlesztést a webhelyen.

Az egyes eljárások automatizálására szolgáló programkód létrehozása szinte korlátlan lehetőségeket nyit meg Excel alapú alkalmazások fejlesztésében és használatában.

Makró felvétel

Az első automatizálási eszköz, amellyel a felhasználó találkozik, az úgynevezett makrórögzítés. Miután megadta ezt a bejegyzést, az Excel automatikusan előállítja a programkódot a felhasználó által végrehajtott műveletsorral.

A megoldás eredetiségét értékelve ennek a funkciónak a gyakorlati felhasználása a mi szempontunkból erősen kétséges. A tény az, hogy a rögzített makró újrafelhasználása változtatások nélkül, ritka kivételektől eltekintve lehetetlen. A képzetlen felhasználó általában csak egy parancskészletet lát, de nem kapja meg a várt eredményt a rögzített makróból. Ezenkívül a felhasználónak téves véleménye van a VBA-ban való programírás egyszerűségéről.

A valódi programozásnak semmi köze a makrók rögzítéséhez. Mind a programozási nyelv alapjainak ismerete, mind az Excel objektummodelljének ismerete szükséges. Egyébként csak az utóbbi esetben a "makró rögzítése" funkció hasznos a súgórendszer kiegészítéseként. Az automatikusan írt kódban gyorsan megtalálhatja egy Excel objektum kívánt tulajdonságait vagy metódusait.

Makrók Excel 4.0

Ezzel a gyakorlatban kevesen találkoztak, de az Excel 4.0-s verzióban lehetőség volt makrók létrehozására és azok sorozatainak végrehajtására. Erre a célra létezik egy speciális munkafüzetlap. Az Excel 4.0 makrókat (XLM) a mai napig minden verzió támogatja.

Próbáld meg beszúrni a "nemzetközi makrólapot" és írj bele 2 parancsot (lásd kép). Ezután futtassa ezt a makrót a cella megadásával (a makrók futtatásának legegyszerűbb módja a billentyűparancs Alt+F8):

A „Nemzetközi makrólap” szükséges a parancsok angol nyelvű rögzítéséhez; vannak az orosz parancsok analógjai is.

Az XLM makrók lehetővé teszik az akkoriban implementált Excel-parancsok végrehajtását, valamint párbeszédpanelek létrehozását és megnyitását. Az 1990-es évek vége óta a Microsoft határozottan javasolta az XLM-makrók átírását az Excel alkalmazásokban VBA-programokká. A régi makrók funkciói azonban továbbra is teljes mértékben támogatottak.

Visual Basic for Applications 5.0

Az Excel első verziója, amely támogatja a Visual Basic for Applications programozási nyelvet, 1993-ban jelent meg - az Excel 5.0. Eredetileg a kódszerkesztő egy speciális munkafüzetlap volt.

Az Excel teljes objektummodellje támogatott, a felhasználó programmodulokra bonthatta a kódot. Először jelent meg a párbeszédablakok vizuális létrehozásának és módosításának lehetősége - egy gyűjtemény DialogSheets. Ezekhez az űrlapokhoz saját eseménykezelővel rendelkező vezérlők vannak, maguk az űrlapok csak modális módban nyithatók meg. A DialogSheets segítségével már meglehetősen bonyolult felhasználói felület opciókat lehetett készíteni. A jövőben a DialogSheets funkciót egyéni űrlapok váltották fel. UserForms. A régi párbeszédablakok az Excel 2000-től kezdődő verziókban csak a visszafelé kompatibilitás miatt támogatottak – még a súgórendszerben sincs leírásuk.

VBA 6

Az Excel 2000 (9.0-s verzió) tartalmazza a Visual Basic for Applications nyelv új verzióját. Támogatta az egyéni osztályokat, űrlapokat és eseménykezelő eljárásokat. A VBA nyelv szintaxisa egységes a Microsoft Office fő alkalmazásaival (Excel, Word, Access, PowerPoint). Némileg kiemelkedik talán a Microsoft Access, amely támogatja a saját űrlapszerkesztőjét.

A VBA6 főbb újításai:

• Felhasználói osztályok.
• Hozzáférés a szabványos lap- és munkafüzet-eseménykezelőkhöz.
• Képes kulcsszó használatával eseményeket kezelni Eseményekkel.
• Egyedi űrlapok UserFormsúj kezelőszervekkel.
• Képes külső ActiveX-vezérlők és kódkönyvtárak használatára.
• Számos új hasznos funkció (pl. CsatlakozikÉs Hasított).

Ezenkívül a VBA új verziója alapján léteztek speciális Excel-verziók a fejlesztők számára, amelyek támogatták a COM DLL-ek létrehozását. További részletekért lásd a cikket kiegészítőket.

Külső könyvtárak használata

A COM DLL (ActiveX DLL) formátumú külső könyvtárak a VBA projektben található hivatkozások használatával kapcsolódnak össze (menü Eszközök\Referenciák). A vizuális vezérlők (.ocx-fájlok) hasonló módon kapcsolódnak a T menüpont kiválasztásánál ools\További vezérlők. Külső fájlokra mutató hivatkozások használatakor előfordulhat, hogy különös figyelmet kell fordítania a projekt integritására, amikor azt más számítógépekre terjeszti. A szabványos könyvtárak (például MSCOMCTL.OCX) általában megfelelően újrahivatkoznak az ügyfélszámítógépeken, és automatikusan felvesznek egy hivatkozást a legújabb verzióra. Problémák adódhatnak a nem szabványos könyvtárakkal és a natív ActiveX-vezérlőkkel. A külső COM DLL-ek kapcsolatának ellenőrzéséhez elméletileg használhatja a gyűjteményt Application.VBE.ActiveVBProject.References. A gyakorlatban azonban jobb, ha nem használja a VBE objektumot az alkalmazásokban, mivel a hozzáférést az Excel beállításai korlátozhatják (a 2007-es verziótól kezdve).

A COM technológia lehetővé teszi a hozzáférést külső könyvtárakhoz és alkalmazásokhoz kemény hivatkozások használata nélkül. Ehhez az úgynevezett késői objektumkötést használják. Interfészként Ismeretlenírd be a VBA-ba Tárgy; a szabványos eljárást használják egy objektum példányosítására CreateObject, és egy meglévő példány beszerzéséhez - GetObject.

Dim oWord mint objektumkészlet oWord = CreateObject("Word.Document") oWord.Application.Visible = igaz

A Windows dinamikus könyvtárai (Win32 DLL) funkcióinak és eljárásainak meghívásához a VBA bármely verziójában a konstrukció támogatott kijelent. Például:

Nyilvános deklarálása a GetUserName Lib "advapi32.dll" függvénynek "GetUserNameA" (ByVal sBuf karakterláncként, ByRef iSize As Long) logikai értékként

Egy ilyen deklaráció után a függvény a szokásos módon hívható, mint bármely VBA függvény.

A szokásos Win API eljárások és funkciók mellett saját DLL-eket is fejleszthet, és hasonló módon beillesztheti a VBA projektekbe.

VSTO

A Microsoft Excel automatizálást biztosít más fejlesztői termékeiben. Például létezik egy Visual Basic 6.0 ActiveX DLL projektsablon, amely a Microsoft Office-hoz lett adaptálva. A Microsoft jelenleg támogatja a Visual Studio Tools for Office (VSTO) nevű .NET-alapú alkalmazásfejlesztési adatfolyamot. A VSTO projektsablonok és Visual Studio .NET futásidejű eszközök készlete könyvtárak és bővítmények fejlesztéséhez különféle Microsoft Office alkalmazásokhoz.

Az Excelhez készült .NET-projekt forráskódja a következő címen található: Egyéb.

Excel automatizálás külső alkalmazásokhoz

A külső COM DLL-ek hívásához hasonlóan maga az Excel is automatizálási objektum lehet más programok számára. Például meghívhat és kezelhet egy munkafüzetet vbs-szkriptek segítségével. Hozzon létre például egy szöveges fájlt a következő tartalommal:

Set oExcelApp = CreateObject("Excel.Application") oExcelApp.Visible = True Set oWorkbook = oExcelApp.Workbooks.Add Set oWorksheet = oWorkbook.Worksheets.Add oWorksheet(1)="Hello,1"Cells(1)

Mentse el ezt a fájlt vbs kiterjesztéssel, majd nyissa meg. Sikeres indításkor megnyílik az Excel, létrejön egy munkafüzet és lap, amelyen a bal felső cellában megjelenik a „Hello” szöveg. Hasonlóképpen nagyon összetett programokat hozhat létre, amelyek Excel-fájlokat kezelnek. Amikor kódot visz át egy vbs-szkriptbe (vagy más alkalmazásba), kezdetben kényelmesebb a kód létrehozása és hibakeresése magában az Excel VBA-szerkesztőjében - teljes információt tartalmaz a metódusok szintaxisáról és a beépített objektumok tulajdonságairól. Ebben a tekintetben a VBA-ban történő programozás során célszerű teljes elérési utat használni az objektumok eléréséhez: például ahelyett, hogy aktív munkafüzet előírni Application.ActiveWorkbook. Ez a programozási stílus megóvja Önt a rejtett hibáktól, amikor a kódot más alkalmazásokba viszi át.

Fájlbiztonság

A felhasználók iránti aggodalmat tanúsító Microsoft minden lehetséges módon megpróbálja megakadályozni a VBA-ban írt számítógépes vírusok véletlen elterjedését. Saját tapasztalataink alapján feltételezhetjük, hogy az ilyen „gondoskodás” gyakran több problémát okoz a felhasználóknak, mint amennyi a munkájuk biztonságát növeli. Az Excel fájlokkal való munka gyakorlatában (1995 óta) mi soha nem találkozott makrovírusokkal kifejezetten Excel alkalmazásokhoz készült. Ugyanakkor nem zárjuk ki az ilyen vírusok írásának esetleges lehetőségét (akár hasonlót is megpróbálhatunk létrehozni), de nem világos, hogy miért van rá szüksége valakinek. Ugyanazon szkriptnyelvek használata sokkal komolyabb veszélyt jelent az operációs rendszerre. Arról nem is beszélve, hogy a Visual Basic nem a legjobb médium a számítógépes vírusok írásához.

De még az sem rossz, hogy a Microsoft viszontbiztosítja magát a potenciális veszélyek felkutatásában. Az Excel-VBA projektbiztonsági menedzsment következetlensége és állandó bonyolítása elkeserítő. Emellett egyértelmű tendencia figyelhető meg a megbízható kiadóktól származó digitális aláírások használatára. Ugyanakkor az aláírási jog megszerzése fizetős szolgáltatás, és magának a technológiának is vannak hibák az Excel fájlokkal való megvalósítása során (további részletekért lásd a következő részt).

Íme, hogyan változtak a biztonsági funkciók a történelem során:

• Excel 4.0-7.0- nem teljesen biztos, de úgy tűnik, hogy nem volt védelem a makróvírusok ellen, további figyelmeztetések nélkül futottak a makrók.
• Excel 97 (8.0) - az általános beállítások között megjelent egy védelem jelölőnégyzet.

• Excel 2000 (9.0)– egy speciális párbeszédablak jelent meg a menüben Szolgáltatás\Makrók három biztonsági szint és a megbízható tanúsítványok listája közül választhat. Alapértelmezés szerint a biztonsági szint közepes. Ez azt jelenti, hogy a makróval ellátott fájlok megnyitásakor magát a felhasználót kérik fel, hogy döntse el, mennyire biztonságos. Az Excel-bővítmények alapértelmezés szerint további figyelmeztetések nélkül aktiválódnak.

• Excel 2002 (10.0)- egy újabb "legmagasabb" biztonsági szinttel, amely lehetővé teszi a megbízható kiadó által aláírt makrók végrehajtását, és csak megbízható forrásból. Alapértelmezés szerint a biztonsági szint közepes.
• Excel 2003 (11.0)– ugyanaz, mint az előző verzióban, de a biztonsági szint alapértelmezés szerint magasra van állítva. Vagyis a makrók figyelmeztetés nélkül le vannak tiltva.

• Excel 2007 (12.0)- átírták a paraméteres felületet, megjelent az ún. "Security Control Center". A biztonsági szintek viselkedése megváltozott, bár még mindig négy van belőlük. Alapértelmezés szerint, amikor megnyit egy makrókat tartalmazó fájlt, a szalag alatt megjelenik egy ablak a makrók aktiválásának lehetőségével. Viszonylagosan ez ugyanaz a makrókapcsolati párbeszédablak, de nem modálisan nyílik meg. Egyrészt interfész szempontjából vonzónak tűnik a megoldás, de a régebbi verziókkal való összeférhetetlenséghez vezethet: például a felhasználó egy ideig makrók nélkül is dolgozhat, majd engedélyezheti azokat. Külön lehetőség van a VBE objektum kódszintű vezérlésére, amely alapértelmezés szerint le van tiltva. Ezenkívül az Excel-bővítmények biztonsága külön van konfigurálva, amelyek alapértelmezés szerint továbbra is további kérdések nélkül csatlakoznak.

Tartsa szem előtt ezeket a testreszabási különbségeket, amikor saját Excel-alkalmazásait fejleszti és terjeszti.

A mi szempontunkból a biztonsági beállítás gyenge pontja, hogy minden beállítás nyílt formában a Windows rendszerleíró adatbázisában tárolódik, és elvileg nem nehéz megváltoztatni, ha más alkalmazások futnak. Ezt gyakran az Excel alkalmazások telepítőprogramjai teszik meg.

VBA tanúsítványok

A Microsoft Office 2000-től kezdve elérhetővé vált a MicrosoftAuthenticode technológia, amely lehetővé teszi VBA végrehajtható kód aláírását makrókban és bővítményekben. Egy megoldásfejlesztő számára ez azt jelenti, hogy beállított biztonsági szint mellett tudja futtatni a programokat. MagasÉs Nagyon magas.

A digitális aláírások megőrzik az elosztott megoldások integritását (az aláírt kódon senki nem módosíthat, kivéve a tanúsítvány tulajdonosát), és ellenőrzi a fejlesztő személyazonosságát (a megoldás szerzőjének egyértelmű azonosítása).

A tanúsítványok megszerzésére több lehetőség is van:

• Önaláírt tanúsítvány
• Tanúsítvány a helyi CA-tól
• kereskedelmi tanúsítvány

Az önaláírt tanúsítvány használatának lehetőségei elsősorban személyes használatra korlátozódnak. Annak érdekében, hogy elkerülje a tanúsítványhiba miatti folyamatos figyelmeztetést, fel kell vennie azt a megbízható források listájára.

Ha van helyi tanúsító hatóság (például egy szervezeten belül), akkor lehetőség van az általa kibocsátott tanúsítványok létrehozására. Az Active Directory segítségével lehetőség van a gyökértanúsítvány terjesztésére a felhasználók számítógépére, amely lehetővé teszi az aláírt kód megbízhatóként történő azonosítását. Helyi hitelesítés-szolgáltató létrehozásához használhatja a Windows Server tanúsítványszolgáltatásait (tanúsítványszolgáltatások), vagy az OpenSSL-csomagon alapuló megoldásokat.

Ha a Microsoft Office alapú megoldások legszélesebb körű elterjedésére van szüksége, ajánlatos kereskedelmi tanúsítványt vásárolni a kódaláíráshoz (Code Signing). A jól ismert tanúsító hatóságok használata lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy biztosak lehessenek abban, hogy a terméket egy jól meghatározott szállítótól kapják meg, változatlan formában.

A tanúsítványokkal való munka során azonban meg kell említeni néhány pontot:

• A tanúsítvány szükséges minden olyan fejlesztő számítógépén, aki módosítja a VBA-projektet.
• Néha előfordulnak olyan helyzetek, amikor a kód megváltoztatása nélkül is megváltozottnak tekintik az aláírt projektet. Ebben az esetben a makrók használata lehetetlen, és az egyetlen kiút ebből a helyzetből az aláírás eltávolítása a projektbeállításokból.

Visszajelzés a mesterkurzusokról és képzésekről

A leckék átadásának személyes ütemezése csak egy áldás!

Jó napot, Dmitrij! Nagyon szerettem tanulni a programodból. Tetszett a tartalom (elég sok helyzetet figyelembe vettek), a szervezés (a leckék lebonyolításának személyes ütemezése csak áldás!), a bemutatás (minden nagyon világos és érthető).

Kifejezetten tetszett, amikor élőben oldotta meg a problémákat, mindig arra kérem a tanárokat, hogy hangosan gondolkodjanak, mert pont ez az érvelés logikája, a problémakeresés és -megoldás logikája.

Most, mint egy mondókában:

hogyan kell jól írni

nem kell ragaszkodnod egy baráthoz,

nem kell hívni

nem kell várni

és vehetsz és írhatsz! (hogy megkönnyítse a dolgát)

Nagyon köszönöm!

Tatiana Bogoslavskaya gyakorlati képzésről

2013 februárjában már részt vettem egy webináriumon ("Practitioner" és "Specialist" blokk), amelyet Dmitrij vezetett.

A 2013-as novemberi képzés már a második. Lesz lehetőség és érdekes téma - a következő webináriumokon mindenképpen igyekszem részt venni, mert igazán informatívak, érdekesek és ami a legfontosabb - a végén a munka minőségi eredményei formájában visszaköszön.

Nem terjesztem a gondolataimat a fán, csak a konkrétumokat:

1. Pénzért kapható;

2. Az anyag világos magyarázata gyakorlati példákkal;

3. Gyors és szakszerű válaszok a képzés során, a fórumon és levélben felmerülő kérdésekre;

4. A "forma" fenntartása és a készségek megszilárdítása - nagyon ajánlom az ilyen webináriumokat és mesterkurzusokat, ahol Dmitrij tanít.

Andrey Aganin a gyakorlati képzésről

Szívesen részt vennék egy másik képzésben.

Jó napot, Dmitrij!

Köszönöm a képzést! Egyike vagyok a három tanítványodnak, akik az összes feladatodat elvégezték. Nagyon érdekes és izgalmas volt. Néhány feladat egyszerűnek bizonyult, néhány nagyon nehéznek bizonyult - ez nagyon hasznos tapasztalat volt. Az anyag bemutatásának módja szokatlannak bizonyult - videót küldtek, amiben a feladatban a lényeget emelték ki, ennek köszönhetően időt takarítottak meg - akkor lehetett tanulni, amikor volt idő. Másrészt hiányzott az élő kommunikáció, amely során fel lehetett tenni a felmerülő kérdéseket. Szívesen ellátogatnék más képzésbe is.A tanítási stílusod nagyon egyszerű és érthető, hogy bonyolult dolgokat is elmagyarázz, sokat segít az anyag elsajátításában.

Szergej Borzenkov gyakorlati képzésről

Csoportunk egyhangú volt

Tegnap, 2012.11.20-án az első webináriumot (remélhetőleg nem az utolsót) Dmitrij tartotta.

Egy kicsit a benyomásaimról.

1. Még az ingyenes videós oktatóanyagok tanulmányozása közben is nagyon tetszett az anyag bemutatásának módja. Saját tapasztalatomból tudom, hogy a tudás bármilyen kérdésben és a másoknak való magyarázat képessége KÉT hatalmas különbség.

Szerencsére Dmitrij rengeteg tapasztalattal és tanítási hajlamokkal rendelkezik. Mindent érthetően és érthetően elmagyaráz.

2. A webináriumon elmagyarázta, milyen eredményt kell elérni, és a nulláról írt egy makrót, amely magyarázatot adott egyik vagy másik parancsra. Válaszolt a „diákoktól” érkező kérdésekre. Azonnal szeretném megjegyezni, hogy kevés kérdés volt.

ÖSSZORROSZORSZÁGI LEVELEVEZÉSI PÉNZÜGYI ÉS GAZDASÁGI INTÉZET

GAZDASÁGI INFORMÁCIÓK AUTOMATIZÁLT FELDOLGOZÁSÁNAK OSZTÁLYA

Tanfolyami munka

az "informatika" tudományágban

a témán

"A felhasználó munkájának automatizálása a környezetben KISASSZONY hivatal »

Végrehajtó: K. V. Baburin

Csoport TNF

rekordkönyv szám 1271/737

Felügyelő: G. A. Zsukov

Moszkva

- Bevezetés

1. Alkalmazások interakciója (3-4 oldal).

- Elméleti rész

MICROSOFT SZÓ

2. Általános rendelkezések (5 oldal).

3. Feladatok automatizálása és segítségkérés (5 oldal).

a) Nagy dokumentum (5 oldal) mozgatása.

b) Szöveg másolása (5-6 oldal).

c) A dokumentum mentése munka közben (6 oldal).

d) Automatikus javítás (6 oldal).

e) Automatikus formázás beíráskor (6-7 oldal).

f) Absztrakt (7 oldal).

g) Master of Letters (7 oldal).

h) Asszisztens (7 oldal).

4. Helyesírás-ellenőrzés (8 oldal).

5. Táblázatok, szegélyek és kitöltések (8-9 oldal).

6. Több felhasználó együttműködése (9 oldal).

7. Többnyelvű támogatás (10 oldal).

MICROSOFT EXCEL

8. A táblázatkezelő általános jellemzői (10-11 oldal).

9. Excel környezetben való munkavégzés alapjai (11-12 oldal).

10. Építőasztalok (12-13 oldal).

11. Ábrák felépítése, tervezése (13-14 oldal).

12. Excel függvények (14-15 oldal).

13. Az Excel további szolgáltatásai 15-16 oldal).

MICROSOFT HOZZÁFÉRÉS

14. Néhány szó a ...-ról (16 p.).

15. Táblázatok (16 oldal).

17. Űrlapok (17 oldal).

18. Felolvasások (18 oldal).

19. Makrók, makróparancsok (18 oldal).

20. Modulok (18 oldal).

- Következtetés(19 oldal).

- Gyakorlati rész

21. A feladatok általános jellemzői (20 oldal).

22. Kimeneti dokumentumok formáinak tervezése .... (20 oldal).

23. Táblázatok és diagram (21-24 oldal).

25. Felhasználói kézikönyv (25 oldal).

- Felhasznált irodalom jegyzéke(26 oldal).

- Bevezetés:

Minden vállalkozás szembesül az egyes alkalmazottak és a részlegek egészének automatizálásának problémájával. Az első probléma ezzel kapcsolatban az, hogy hogyan válasszuk ki a megfelelő szoftvertermékeket? Az információs rendszer kívánt tulajdonságai nagymértékben függnek a vállalkozás méretétől és az üzleti tevékenység sajátosságaitól, de vannak egyetemes követelmények is.

Természetesen minden vállalkozásnak szüksége van a szövegekkel való munkához (alkotás, szerkesztés, papírmunka), valamint az adatfeldolgozáshoz (táblázatok, elemző és tervező eszközök, DBMS) eszközökre. De ez általában nem elég. Végtére is, különböző emberek dolgoznak dokumentumokkal, és a dokumentumok gyakran különböző részekből állnak, beleértve a szövegeket, számokat, táblázatokat, grafikonokat, diagramokat, rajzokat, sőt akár hangot vagy videót is.

Ma mindez lehetséges a Microsoft által az irodai tevékenységeket támogató Microsoft Office programcsaládnak köszönhetően.

A Microsoft Office szoftvertermékei számos olyan alkalmazást tartalmaznak, amelyek egyetlen környezetet alkotnak sokféle információ feldolgozásához. A Microsoft Office tartalmazza a hatékony Microsoft Word szövegszerkesztőt, a Microsoft Excel táblázatokat, a Microsoft PowerPoint prezentációs és prezentációs eszközt, valamint a Microsoft Outlook rendszerező és ütemező eszközt. Ezen kívül létezik a Microsoft Office professzionális verziója, amely a felsorolt ​​alkalmazásokon kívül tartalmazza a Microsoft Access adatbázis-kezelő rendszert (DBMS).

Alkalmazás interakció

A Microsoft Office erősen integrált alkalmazások. Ez azt jelenti, hogy a Microsoft Office részét képező összes program "tudja" az információcserét, és lehetővé teszi ezt egészen egyszerűen.

Például, ha egy pénzügyi időszak eredményéről illusztrációkat tartalmazó beszámolót kell készíteni, akkor az adatok Microsoft Excelben feldolgozhatók, ezek alapján grafikonok, diagramok építhetők, majd elhelyezhetők egy Microsoft Word-ben készült dokumentum szövegében. A diagram a Microsoft Windows vágólapra másolásával és a dokumentumba való beillesztéssel kerül áthelyezésre, amelyek az alkalmazás főmenüjéből, az eszköztárakból, a gyorsbillentyűkből vagy a jobb egérgombbal kattintva megjelenő helyi menüből érhetők el. Végül, az illusztráció, mint minden más objektum, úgy is "linkelhető" egy dokumentumhoz, hogy az egyik alkalmazásban egyszerűen "megfogja" az egeret, és egy másikban "húzza" a megfelelő helyre ("Drag and Drop" mód).

A Microsoft Office alkalmazások lehetővé teszik az adatok cseréjét az alkalmazások között. Használhatja például a Microsoft Excel diagramjait jelentések megtervezéséhez Microsoft Wordben vagy bemutatók szemléltetéséhez a Microsoft PowerPointban. Elhelyezhet egy táblázatot az Excelből egy Word-dokumentum szövegébe vagy egy PowerPoint diába, vagy importálhatja egy Microsoft Access adatbázisba. Ezenkívül bármely Microsoft Office alkalmazás lehetővé teszi, hogy egy dokumentumba (legyen szó szövegről, táblázatról, prezentációról vagy adatbázisról) bármilyen formátumú képet, akár videoklipet vagy csak hangfelvételt helyezzen el.

Egyedi objektumok egyik alkalmazásból a másikba való átvitelekor a szokásos másolás / beillesztés művelet mellett lehetőség van az eredeti objektum és másolatának összekapcsolásának mechanizmusára is. Ebben az esetben, amikor módosítja az Excel táblában a forrásadatokat, megváltozik az ezek alapján felépített diagram, és ezzel együtt a diagram másolata is, amely a Microsoft Word dokumentumban található. Ez lehetővé teszi a különböző forrásokat használó összetett dokumentumokkal való hatékony munkát. Például adatokat lehet venni egy Access adatbázisból. A rendszer automatikusan frissíti őket, és bárki, aki el akar olvasni egy ilyen dokumentumot, látni fogja a legfrissebb számokat.

A Microsoft Office termékcsalád minden alkalmazáshoz közös eszközkészletet tartalmaz. Ide tartoznak a helyesírás- és nyelvhelyesség-ellenőrzők, egy rajzeszköz, egy színes címsoreszköz, egy szervezeti diagram-szerkesztő, egy matematikai képletszerkesztő, egy fotószerkesztő, egy képtár stb. Ide tartoznak az eszköztárak, sőt a menük is, amelyek bármely Microsoft Office-alkalmazás szabványos elemei.

Ezeket az eszközöket egyszer telepítik a lemezre, majd az összes Microsoft Office alkalmazás használja. Ez a funkció lehetővé teszi lemezterület megtakarítását, nagy sebességű alkalmazásokat és egységes felületet biztosít. Bármilyen Microsoft Office-alkalmazást könnyedén elkezdhet, ha csak egyet tanul meg.

A 97-es verziótól kezdve a Microsoft Office egy új alkalmazást tartalmaz, a Microsoft Outlookot. Ez az alkalmazás személyes tevékenységek szervezésének és tervezésének eszköze. A Microsoft Outlook tartalmaz e-maileket, névjegyadatbázist, naptárat stb. De a legfontosabb dolog az, hogy összekapcsolja az összes alkalmazást, és a velük való munka megszervezésének eszközeként működik. A Microsoft Outlook használatával időpontot egyeztethet úgy, hogy egy kísérő dokumentumot ad hozzá a leíráshoz. Ez lehet a megvitatandó témák listája Microsoft Word formátumban, vagy egy év végi értékesítési jelentés Microsoft Excel formátumban. Az elkészült dokumentumot e-mailben vagy faxon is elküldheti.

- Elméleti rész:

MICROSOFT SZÓ

Általános rendelkezések

A Microsoft Word egy többfunkciós szövegszerkesztő rendszer. Mivel a Word szövegszerkesztő Windows környezetben működik, előnye között első helyen áll kivételes felhasználóbarátsága.

Az összes menüpont és parancs kezelése egérrel és gyorsbillentyűk (Short-Cuts) segítségével is végrehajtható, így a felhasználó időt takaríthat meg egy bizonyos műveletsor elvégzésére. A WYSIWYG (Wat You See Is What You Get) nézet lehetővé teszi a nyomtatásra kész dokumentum megtekintését a képernyőn anélkül, hogy időt és papírt pazarolna a tesztoldalak nyomtatására. A karakterformázás, például a dőlt vagy a félkövér, megfelelő megjelenítést biztosít a képernyőn. És ez igaz minden fejhallgatóra és tűre.

A Microsoft Word szerkesztőt és a Microsoft Words-t ugyanaz a vállalat fejleszti. Ez lehetővé teszi ezeknek a rendszereknek a maximális konzisztenciáját egymással, valamint más, Microsoft Windows rendszerrel kompatibilis programokkal. A szövegek és illusztrációk számos formátumban közvetlenül importálhatók a Wordbe más programokból, és beágyazhatók a dokumentum szövegébe. Az eljárás eredményeként ezek a WinWord szövegfájl részévé válnak, vagy az objektív csatolás és beágyazás (Objekt Linking And Embeding) mechanizmusa miatt külön-külön tovább léteznek. Számos jól bevált szolgáltatás is létezik, például néhány oldal kinyomtatása anélkül, hogy megszakítaná a dokumentummal végzett munkát. Ebben az esetben a spoolnyomtatás-kezelő veszi át a nyomtatás figyelését a háttérben. Levelek és faxok, feljegyzések és jelentések, kiadványok és weboldalak - ez nem a dokumentumok teljes listája, amelyekkel a felhasználónak lehetősége van a Word szövegszerkesztővel dolgozni.

Automatizálja a feladatokat, és kérjen segítséget

A Word számos automatizálási eszközzel rendelkezik, amelyek megkönnyítik a gyakori feladatokat.

Nagy dokumentum mozgatása

A dokumentumban való mozgás az egérrel, a görgetősávok használatával, valamint a billentyűzettel, a következő billentyűkódok használatával történik:

Ctrl + ® - egy szó jobbra, Ctrl + ¬ - egy szó balra,

Ctrl + ¯ - a következő bekezdésre, Ctrl + - az előző bekezdésre, oldalra,

Ctrl + PgDown - képernyő lefelé, Ctrl + PgUp - a következő oldal elejére,

Ctrl + Home - a dokumentum elejére, Ctrl + End - a dokumentum végére,

Alt + Ctrl + PgUp - a képernyő elejére, Alt + Ctrl + PgDown - a képernyő végére.

Szöveg másolása

A szöveg másolási módjai:

1 út:

Válasszon ki egy szövegrészt;

használja a Kivágás, Másolás, Beillesztés parancsokat a Szerkesztés menüben;

2 út:

válasszon ki egy töredéket;

nyomja meg a Ctrl billentyűt mozgatásakor, Ctrl + Shift másoláskor;

helyezzük a kurzort a beszúrási pontra, nyomjuk meg a jobb egérgombot;

3 út (billentyűzet használatával):

válasszon ki egy töredéket;

mozgatásakor nyomja meg az F2 billentyűt, másoláskor a Shift + F2 billentyűt;

lépjen a beszúrási pontra a kurzorbillentyűkkel, nyomja meg az Enter billentyűt;

4 út:

válasszon ki egy töredéket;

húzza az egeret a kívánt helyre, miközben lenyomva tartja a bal billentyűt, másolás közben tartsa lenyomva a Ctrl billentyűt.

Dokumentum mentése munka közben. A dokumentum tulajdonságainak használata

A dokumentumok mentésének módjai:

A szerkesztő lehetővé teszi a dokumentumok mentését a következő formátumokban: dot (sablonok), rtf (formázott szöveg), txt (formázás nélküli szöveg), HTML (szöveg hiperhivatkozásokkal), MS-DOS, doc (a Word 6.0/95 korábbi verziója), xls (táblázatok) stb.

Automatikus javítás

Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan típusú hibát, amelyek gépelés közben automatikusan kijavíthatók:

· A CAPS LOCK billentyű véletlen megnyomásának következményei (először a Word 95-ben jelent meg). Például egy mondat elején a THOT szót automatikusan ez váltja fel

És a nagybetűs mód (amely a lenyomott CAPS LOCK billentyűnek felel meg) automatikusan kikapcsol.

Tipikus elírások a kifejezésekben. Például a postai cím szavakat automatikusan felváltja a postai cím szavak.

· Nyelvtanilag inkompatibilis szópárok. Például a this word szavakat automatikusan felváltja a this word szavak.

Automatikus formázás gépelés közben

A Word képes a szöveg automatikus formázására gépelés közben.

· Számozott és felsorolásjeles listák automatikus létrehozása (először a Word 95-ben jelent meg). Például, ha egy csillagot ír be a lista első elemének elején, egy felsorolásjeles lista jön létre.

· Szegélyek automatikus létrehozása (először a Word 95-ben jelent meg). Például, ha három vagy több kötőjelet (-) vagy egyenlőségjelet (=) ír be egy sorba, majd megnyomja az ENTER billentyűt, a rendszer automatikusan létrehoz egy egyszeres vagy kettős keretet.

· A beépített stílusok automatikus hozzárendelése a szöveghez (először a Word 95-ben jelent meg). Például, ha egy szövegsort nem írásjellel, hanem az ENTER billentyű kétszeri megnyomásával zár le, akkor a rendszer automatikusan a Címsor 1 stílust rendeli hozzá.

· A sorozatszámok és törtek automatikus formázása (először a Word 95-ben került bevezetésre; csak angol nyelvű szövegre vonatkozik). Például az „1.” kombinációt automatikusan felváltja a kombináció, az „1/4” törtet pedig automatikusan a ј szimbólum váltja fel.

· Hálózati útvonalak és internetcímek (például \\Reports\May\Week1.doc és http://www.microsoft.com/) automatikus tervezése hiperhivatkozásként. Egy internetcímre mutató hiperhivatkozás kiválasztása automatikusan elindítja a meglévő webböngészőt, és megnyitja a megadott weboldalt. A hálózati elérési útra mutató hiperhivatkozás kiválasztása automatikusan elindítja a célfájl megnyitásához szükséges programot, és megnyitja a megadott fájlt.

· A lista első elemének elejét díszítő formázás automatikus alkalmazása a lista következő elemeinek elejére. Például:

1. A Word mindent megtesz helyetted.

2. A Word gyönyörűvé teszi dokumentumait.

· Automatikus karakterváltás. Például a *Bold* szöveg automatikusan félkövérre, a _Dőlt_ pedig dőltre változik.

· Pluszjelek és kötőjelek sorozatának (+----+----+) automatikus átalakítása táblázattá. Minden pluszpár (+) egy oszlopnak felel meg.

· A szóközök automatikus cseréje a felsorolásjeles vagy számozott lista elemének elején a megfelelő bal oldali behúzással.

Automatikus kiegészítés

Az első néhány betű beírása után automatikusan javasolja egy szó vagy kifejezés teljes verzióját. A javasolt opció elfogadásához nyomja meg az ENTER billentyűt. Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan elemet, amelyekre az automatikus kiegészítés vonatkozik:

· Az aktuális dátum;

· a hét napjai;

Automatikus szöveges listaelemek.

absztrakt

A Wordben lehetővé vált egy dokumentum statisztikai és nyelvi elemzése annak érdekében, hogy kiemeljük a legfontosabb rendelkezéseket. Ezen elemzés alapján összeállítunk egy absztraktot. Ily módon egy elektronikus dokumentumban kiemelheti a kulcsfontosságú rendelkezéseket és megtekintheti azt különböző részletezettséggel, vagy elhelyezhet egy automatikusan összeállított absztraktot egy külön dokumentumban. Az absztrakt méretét a felhasználó határozza meg, és ez változhat.

Absztraktok összeállításakor be kell tartania a szerzői jogi törvényeket. Az absztrakt pontosságáért nem a program, hanem a felhasználó a felelősség.

Stílusok automatikus létrehozása és előnézete

Használja a következő új szolgáltatásokat, amikor stílusokkal dolgozik a Wordben:

· Ha új formázást alkalmaz a szövegre, automatikusan új stílus jön létre.

· Ha módosítja a szöveg formázását, a megfelelő módosítások automatikusan megtörténik a stílusdefinícióban.

· A formázási ablakban a stílusok listája mintastílusokat tartalmaz.

Levél Mester

A Levélvarázsló lehetővé teszi a kívánt betű egyszerű és gyors létrehozását előre meghatározott betűelemek kiválasztásával. Ezenkívül a címzettre vonatkozó adatok (név, vezetéknév, cím, beosztás stb.) megadása után azok automatikusan mentésre kerülnek. A következő levél létrehozásakor elegendő, ha a címzett kiválasztja a nevét a listából; minden más adat automatikusan hozzáadódik.

Helyettes

Az új Office-eszköz, az Assistant az IntelliSense™ technológiát használja. Fő célja, hogy a feladat előrehaladtával automatikusan biztosítson tippeket és referencia információkat, amelyekre szükség lehet. Például, ha az asszisztens úgy dönt, hogy Ön elkezdi a levél létrehozását, felajánlja a levélvarázsló elindítását. Az Asszisztens az elsődleges eszköz, amellyel segítséget kaphat a Word-ben való munkához, valamint tippeket kaphat a munka hatékonyságának javításához, vizuális példákat és lépésről lépésre szóló utasításokat adott feladatok végrehajtásához.

Helyesírás-ellenőrzés

Az alábbiakban bemutatjuk a Wordben használt fő helyesírás-ellenőrző és szövegszerkesztő eszközöket.

1. Gépelés közben ellenőrizze a helyesírást

Helyesírási hibák ellenőrzése gépelés közben, és a lehetséges hibák kiemelése közvetlenül a dokumentumban (először a Word 95-ben jelent meg).

2. Gépelés közben ellenőrizze a nyelvtant

Nyelvtani hibák keresése gépelés közben, és a lehetséges hibák kiemelése közvetlenül a dokumentumban. Az automatikus helyesírás-ellenőrzéshez hasonlóan a nyelvtani ellenőrzés is automatikusan javasolja a lehetséges helyesírás-ellenőrzést. A lehetőségek listájának megjelenítéséhez kattintson a jobb gombbal a kiválasztott szövegre.

3. Egyes szövegelemek kihagyása a helyesírás-ellenőrzés során

· A felhasználó kérésére a helyesírás-ellenőrző kihagyja a nagybetűket és/vagy számokat tartalmazó szavakat.

· Fájlnevek és internetcímek kihagyása.

4. Nyelvtani ellenőrzés

A hibák kiemelése és az automatikus helyesírási javaslat jelentősen csökkentheti a szerkesztési időt. A korábbi verziókhoz képest javult az elemzés, pontosabbá váltak a helyesírási javaslatok, bővült a nyelvtani és stilisztikai szabályok készlete.

5. Közös helyesírási és nyelvtani ellenőrzés

A szövegben egyszerre keresi a helyesírási és nyelvtani hibákat. Minden hiba kiküszöbölésre kerül egy tesztmunka során.

Táblázatok, szegélyek és árnyékolás

A Word a következő eszközöket adta hozzá, hogy megkönnyítse a táblázatokkal, szegélyekkel és árnyékolással való munkát.

táblázatok

1. Rajztáblázatok

Lehetővé teszi táblázatok – oszlopok, sorok és cellák – létrehozását az egérrel, mint egy ceruzával. Mostantól az egyes táblázatcellák bármilyen szélességgel és magassággal rendelkezhetnek.

2. Radír

Lehetővé teszi a táblázat bármely cellájának, sorának vagy oszlopának szegélyének egyszerű eltávolítását, ugyanolyan hatást biztosítva, mint a cellák egyesítése. A Word korábbi verzióiban csak azokat a cellákat lehetett egyesíteni, amelyek ugyanabban a sorban voltak. A Word 97-ben minden szomszédos cellát összevonhat – függőlegesen és vízszintesen is.

3. Függőleges igazítás

Lehetővé teszi a kijelölt táblázatcellák tartalmának gyors igazítását a cella tetejéhez vagy aljához, illetve a cella közepéhez az eszköztáron található igazítási gombok segítségével. Ha a cellákban lévő szöveg függőleges tájolású, ezeknek a gomboknak a célja automatikusan megváltozik: használja őket a cella tetejéhez vagy aljához, illetve a cella közepéhez igazításhoz.

4. Függőleges szövegtájolás

Lehetővé teszi a szöveg függőleges elhelyezését (90 fokkal elforgatva) a táblázatcellákban, szövegdobozokban és keretekben. Ez az eszköz nagyon hasznos lehet címkék, valamint szerzői jogi információkat stb. tartalmazó, függőlegesen elrendezett nyomtatott dokumentumok készítésekor.

5. Táblázatsor átméretezése

Lehetővé teszi bármely sor magasságának közvetlenül a táblázatban történő beállítását a sorszegély felfelé vagy lefelé húzásával, hasonlóan az oszlop szélességének módosításához. Ha húzás közben lenyomva tartja az ALT billentyűt, a függőleges vonalzó a tényleges sormagasságot mutatja.

Határok

1. Új típusú határok

Több mint 150 különböző típusú szegély létezik a dokumentálásra, köztük a 3D-s szegélyek és a többsoros szegélyek, amelyek különösen népszerűek a szakmai dokumentumokban.

2. Oldalszegélyek

Lehetővé teszi, hogy minden oldal körül szegélyt hozzon létre. A 150 új szegélytípuson kívül több mint 160 féle grafikus oldalszegély létezik. Lehetőség van az oldalszegélyek testreszabására is. Például:

· állítsa be a saját szegélytípusát az oldal minden széléhez;

helyezze el a fejléceket és a lábléceket a szegélyen belül;

· tervezze meg az első oldalt a többitől eltérően.

3. Szövegszegélyek

Lehetővé teszi szegélyek alkalmazását az egyes szavakhoz és karakterekhez egy bekezdésen belül. Ebben az esetben bármilyen elérhető szegélytípust használhat. Ez például sokkal könnyebbé teszi a szegélyek létrehozását a címsorok körül.

tölt

1. Szöveg kitöltése

Lehetővé teszi a dokumentum legfontosabb töredékeinek kiemelését, amelyekre fel kell hívnia a többi felhasználó figyelmét. A Wordben a kitöltés nem csak a teljes bekezdésre alkalmazható, hanem a bekezdésen belüli egyes szavakra és karakterekre is. Ebben az esetben bármilyen rendelkezésre álló kitöltési típust használhat.

Együttműködés több felhasználóval

A Word új funkciókkal és eszközökkel rendelkezik, amelyek javítják a munkacsoport tagjainak termelékenységét és hatékonyságát.

1. Verziókezelés

A dokumentumon végzett munka történetének karbantartása. Ez lehetővé teszi a dokumentumon végrehajtott változtatások időpontjának, jellegének és szerzőjének pontos meghatározását. Ezenkívül tetszőleges megjegyzések adhatók a dokumentum minden verziójához. Minden dokumentum verziószámítási információ magában a dokumentumban tárolódik, így nincs szükség a dokumentum több példányának megőrzésére. Ezenkívül beállíthatja a dokumentum aktuális verziójának automatikus mentési módját minden egyes munkamenet végén. Ez lehetővé teszi a dokumentum bármely verziójának szerzőjének azonosítását.

2. Dokumentumok egyesítése

A több lektor által végzett összes módosítás és megjegyzés egyetlen dokumentumban történő összevonása egyetlen egyszerű művelettel. Több lektornak külön példányt lehet adni a dokumentumból áttekintésre, majd az összes javított példányt összevonják a végleges dokumentumban. Vagy például hazaviheti a dokumentum másolatát, ott javíthatja, majd visszaküldheti a javított másolatot, és automatikusan összevonhatja a módosításokat az eredeti dokumentummal.

3. Jegyzetek és eszköztippek

Gyorsan megtekintheti bármely felülvizsgáló képernyőn megjelenő megjegyzéseit közvetlenül a dokumentumban anélkül, hogy külön területet nyitna meg. A megjegyzések könnyen észrevehetők a dokumentumban – a megjegyzéssel ellátott szöveg sárga színnel van kiemelve. Amikor ráhelyezi a mutatót erre a szövegre, megjelenik felette egy eszköztipp, amely tartalmazza a jegyzet szövegét és a véleményező nevét.

4. Ellenőrző panel

Mostantól az összes szokásos dokumentum-ellenőrző eszköz ugyanazon az eszköztáron található: a változások rögzítése és megtekintése, megjegyzések beszúrása és megtekintése, szöveg kiemelése, verziók mentése és dokumentum e-mailben történő elküldése.

Többnyelvű támogatás

A Word 95 bevezette az automatikus betűtípus- és nyelvváltást a billentyűzetek váltásakor, lehetővé téve több nyelvű szöveg használatát egy dokumentumban és néhány párbeszédpanelen. A Word 97 még egyszerűbbé teszi a különböző európai nyelveken szöveget tartalmazó dokumentumok létrehozását és megtekintését. Ezenkívül megtekintheti a Word távol-keleti verzióival készített dokumentumokat a Word egyesült államokbeli verziójában.

1. Billentyűzet váltás

A dokumentumban lévő betűtípusok automatikus váltása a billentyűzet váltásakor (a használt betűkészletet az aktuális billentyűzetkiosztás határozza meg). A billentyűzet váltása nyelvváltást is okoz, és ezért az adott nyelv ellenőrzésével egy másik nyelven, például görögül írt szöveg ellenőrzését teszi lehetővé.

2. Több nyelvű szöveg támogatása párbeszédpanelekben

Lehetővé vált a szöveg szerkesztése és megtekintése több nyelven a Word lokalizált verzióiban. Például megadhatja a szerző görög nevét a fájlok keresési kifejezéseként a Fájlok keresése párbeszédpanelen.

3. Több nyelvű szöveget tartalmazó dokumentumok megnyitása a Word honosított verziójában

A Word honosított verziójában készített dokumentum szövegének helyes megjelenítése, ha a rendszer rendelkezik a megfelelő betűtípusokkal. Például a Word japán verziójában létrehozott dokumentumok megnyithatók és megtekinthetők a Word egyesült államokbeli verziójában. Meg kell jegyezni, hogy ez a lehetőség nem vonatkozik azokra a nyelvekre, amelyeken az írás iránya változhat (héber, arab stb.).

4. Másolja és illessze be a Unicode szöveget

Lehetőség van görög, orosz vagy bármely más európai nyelvű szöveg másolására a Word amerikai verziójából, és beilleszthető egy Microsoft Excel munkalapba. Ezenkívül Unicode formátumú szöveget másolhat és illeszthet be egyes párbeszédpanelek mezőibe (Keresés, Csere stb.).

5. Rendezés

Megadható a nyelv, és így a rendezési sorrend is, amelyet a dokumentum szövegének rendezésekor használjunk. Például a magyar kettős betűk, például a „cz”, a Word amerikai verziójában helyesen vannak rendezve, ha a magyar van megadva rendezési nyelvként.

6. Helyezzen be szimbólumokat

Egy adott nyelven használt karakterek és betűk beszúrásához egyszerűen válassza ki a megfelelő Unicode betűkészletet a Szimbólum párbeszédpanelen (Beszúrás menü). Például, ha orosz betűket szeretne beszúrni a szövegbe, válassza ki a "cirill" készletet.

MICROSOFT EXCEL

Fájlkezelés

Az Excel segítségével különféle dokumentumokat hozhat létre. A munkalapok táblázatosításra, statisztikai kiértékelésre, adatbáziskezelésre és diagramkészítésre használhatók. Az Excel minden egyes alkalmazáshoz külön dokumentumot tud létrehozni, amelyet fájlként a lemezre ment.

A fájl több, egymással összefüggő munkalapot tartalmazhat, amelyek egyetlen többdimenziós dokumentumot (jegyzetfüzet, munkamappa) alkotnak. A többdimenziós dokumentumok segítségével a felhasználó egyszerre több táblázathoz, diagramhoz jut közvetlenül, ami növeli azok feldolgozási hatékonyságát.

Lehetőség van a fájlok bizonyos időközönkénti automatikus mentési mód, a biztonsági mentés és az adatvédelmi mód (a dokumentum mentése jelszóval) beállítására.

A dokumentum szerkezete

A többdimenziós dokumentumok (jegyzetfüzetek, mappák) az Excel egyik legfontosabb újítása, amely nagymértékben leegyszerűsíti és felgyorsítja a táblázatok és munkalapok kezelésével kapcsolatos munkát. Az új verzióban a munkadokumentumok legfeljebb 255 táblázatot, diagramot vagy VBA-programot tartalmazhatnak egy fájlban, és a velük való munka elve hasonlít a szokásos üzleti notebookokkal végzett munkához bármely irodában. Minden munkafüzet egy témához kapcsolódó összes üzleti információt tartalmazhat, és egy fájlban tárolhatja, ami nagymértékben növelheti a munkadokumentumok láthatóságát.

Egy dokumentum külön munkalapjai egymás alatt helyezkednek el. A képernyő alján található névmutató (a nevek kis- és nagybetűje) segítségével az egyik lapról a másikra léphet. A névmutatón a munkalapok gyökerei találhatók, növekvő számsorrendben: Lap1, Lap2 stb.

A felhasználó a következő típusú elemeket adhatja hozzá a dokumentumhoz:

Munkalapok táblázatok készítéséhez;

Diagramok (táblaelemként vagy külön lapon);

Munkalap makró írásához programmodulként;

Munkalap párbeszédpanel létrehozásához.

Az új munkalap mindig az aktív munkalap elé kerül beszúrásra. A felhasználó jobb gombbal kattinthat a munkalap címére, és megnyílik egy kontextuális (szituációs) menü, amely egy hozzáadási direktívát is tartalmaz. Ha törölni szeretne egy munkalapot, kattintson a jobb gombbal a helyi menüre, és hajtsa végre a törlési utasítást.

Sormagasság és oszlopszélesség beállítása

Mindenekelőtt a táblázat javított sorát vagy oszlopát kell jelölni. Ehhez kattintson a bal gombbal a sor vagy oszlop számára (koordinátájára). A menün Formátum vannak almenük VonalÉs Oszlop. Ezen almenük valamelyikének kiválasztása a következő szintű menüt nyitja meg. Az almenüben Oszlop hívja az irányelvet Szélesség, akkor megnyílik egy párbeszédpanel, ahol a felhasználó megadhatja az oszlop szélességét. Mértékegységként egy karaktert használhat. Csapat AutoFit Width menüből Oszlop automatikusan beállítja az oszlop szélességét, hogy illeszkedjen a tartalomhoz.

A javítás egérrel is elvégezhető. Ehhez az egérmutatót a sorszámok vagy oszlopcímek közötti határra kell helyezni.

A táblázat cellái és tulajdonságaik

Minden táblázat adatot rögzítünk az ún sejteket, amelyek a táblázat sorainak és oszlopainak metszéspontjában vannak. Alapértelmezés szerint egy cella tartalmát az Excel szabványos formátumban jeleníti meg, amelyet a program indításakor állítanak be. Például számok és szövegek esetén a betűtípus egy adott típusa és mérete van beállítva.

Az Excel program rendelkezik helyi menük, amelyeket a jobb egérgombbal hívunk meg, ha a táblázat egy része ki van jelölve. Ezek a menük számos táblázatfeldolgozási és formázási direktívát tartalmaznak. A formázási utasítások a formázási panelen (az ikonmenü második sora) is előhívhatók a megfelelő ikonra kattintva.

Sejtcímkézés. Az egyes táblázatcellák automatikusan meg vannak jelölve (kiemelve) a cellamutató segítségével. A mutató adott cellára való mozgatásához kattintson rá a bal egérgombbal, vagy használja a kurzorbillentyűket. Több cella kijelöléséhez kattintson a megjelölt terület elejére (bal felső sarok), és az egérgombot lenyomva tartva mozgassa a manipulátort a terület végére (jobb alsó sarok).

A táblázat egy sora vagy oszlopa a sor vagy oszlop fejlécében található számra (címre) kattintva jelölhető meg. Több sor vagy oszlop kijelöléséhez kattintson az első sor (oszlop) számára, majd az egérgombot lenyomva tartva mozgassa a manipulátort a kívánt pozícióba.

Adatmásolás. Először is meg kell jelölni egy cellacsoportot, amelynek tartalmát másolni kell, majd meghívni a parancsot Másolat menüből Szerkesztés. Ezt követően a megjelölt terület keretezésre kerül. Most vigye az egérmutatót arra a helyre, ahová az adatokat másolni kell, és nyomja meg az Enter billentyűt Belép. A felsorolásjelekkel jelölt terület tartalma az új helyen fog megjelenni. Ha törölnie kell egy cellacsoport tartalmát és új helyre kell helyeznie a táblázatban, akkor használja a direktívát Vágott menüből Szerkesztés .

Adatok törlése. Először is meg kell jelölnie egy cellacsoportot, amelynek tartalmát törölni kell. Ezután használhatja az adatok törlésének egyik módját.

Számformázás. Először is meg kell jelölnie azokat a cellákat, amelyekben meg kell változtatnia a számok megjelenítésének formátumát. Ezután a jobb egérgombbal megnyithatja a helyi menüt, és meghívhatja a benne lévő direktívát Cellaformátum, vagy hívja az irányelvet Sejt menüből Formátum. Mindkét esetben egy párbeszédpanel jelenik meg a képernyőn. Formátum sejteket. Alapértelmezés szerint az opció az ablak felső mezőjében lesz kiválasztva. Szám, amely a számok formázására szolgál.

Adatigazítás. A cellák tartalmának igazításához először is meg kell jelölnie az igazított cellákat. Ezután hívja meg a párbeszédablakot: Formátum - Cellák - és az ablak felső mezőjében válassza ki a fület Igazítás.

Betűtípusok telepítése. Meg kell jelölni azokat a cellákat, amelyekben módosítani kívánja a betűtípust. Ezután a jobb egérgombbal megnyithatja a helyi menüt, és meghívhatja a direktívát Cellaformátum. A megnyíló ablak felső mezőjében Cellaformátum ki kell választania egy lehetőséget Betűtípus. Egy doboz jelenik meg az ablakban. Betűtípus, amelyben kiválaszthatja a betűtípus típusát a javasolt listából. A lista tartalma a Windows környezetben végzett beállításoktól függ.

A megfelelő mezőben Méretállítsa be a betűméretet (pontot). A betűstílusok listájában felirat Választhat normál stílus (Regular), dőlt (Dőlt), félkövér (Bold) és félkövér dőlt (Bold Italic). A terepen aláhúzás kiválaszthatja a szöveg aláhúzásának típusát (egy vagy két sor), stb.

Táblázat számítástechnika

Használhatóság képletek és függvények a táblázatkezelő programok egyik legfontosabb jellemzője. Ez különösen lehetővé teszi a táblázatban szereplő számértékek statisztikai elemzését.

A táblázat cellájába beírt képlet szövegének egyenlőségjellel kell kezdődnie (=), hogy az Excel meg tudja különböztetni a képletet a szövegtől. Az egyenlőségjel után egy argumentumokat, aritmetikai műveleteket és függvényeket tartalmazó matematikai kifejezés kerül a cellába.

A képlet argumentumait általában használják számokÉs cellacímek. A következő szimbólumok használhatók az aritmetikai műveletek jelölésére: + (kiegészítés), - (kivonás), * (szorzás), / (osztály).

Képletek bevitele. Az Excel a beírt adatokat szövegként (balra igazítva) vagy numerikus értékként (jobbra igazítva) értelmezi. Képlet megadásához meg kell adnia egy algebrai kifejezést, amelyet egyenlőségjelnek (=) kell megelőznie.

Tegyük fel, hogy a táblázat A1 cellájában a 100-as szám, a B1-es cellában pedig a 20-as szám található. Az első szám második számmal való osztásához és az eredmény C1 cellába helyezéséhez írja be a megfelelő képletet a C1 cellába ( =A1/B1) és nyomja meg Belép .

A képletek bevitele nagyban leegyszerűsíthető egy kis trükkel. Az egyenlőségjel beírása után egyszerűen kattintson az első cellára, majd írja be az osztási műveletet, és kattintson a második cellára.

Képletek szerkesztése. Egy cella tartalmának szerkesztéséhez először meg kell jelölnie azt a cellát. A következő lépésben engedélyeznie kell a szerkesztési módot a gomb megnyomásával F2 vagy dupla kattintással. Szerkesztés módban a képernyő tetején (az ikon menüsor alatt) aktiválódik egy típusbeállító sor, amelyben maga a képlet látható, nem pedig a számítás eredménye.

Információs linkek. Az Excelben meglehetősen egyszerű hivatkozást megadni egy másik táblázatban található cellára. A hivatkozás létrehozása után a cellákban lévő értékek automatikusan frissülnek.

Ha egy másik munkalapon található cella értékére szeretne hivatkozni, meg kell adnia ennek a lapnak a nevét a megfelelő cella címével együtt. Például a Munkalap2 munkalap B3 cellájának eléréséhez írja be a következő képletet: =Sheet2!B3. A cellacímeket latin betűkkel kell feltüntetni.

A grafikus diagramok élénkítik a táblázat száraz számoszlopait, így már az Excel korai verzióiban lehetőség volt diagramok készítésére. Az Excel tartalmaz egy újat Diagramkészítő, amely lehetővé teszi "prezentációs minőség" diagramok létrehozását.

A gyönyörű 3D-s diagram nemcsak a szemnek kellemes, hanem a dokumentum minőségét is javítja. Az MS Excelben új típusú 3D diagramok jelentek meg - az úgynevezett fánk diagramok, amelyek kiegészítik a negyedik verzió felületi és rácsos 3D diagramjait.

A diagram elhelyezhető a táblázat mellett, vagy külön munkalapon is elhelyezhető. A Chart Builder az Excel program egyik leghatékonyabb eszköze. A diagram elkészítése a segítségével több lépésben történik. A tervező megkapja a táblázat forrásterületét, a diagram típusát, a használt címkéket és színeket. A fő panelen található egy ikon a Chart Builder meghívásához.

Diagramok felépítése. A diagram elkészítése előtt el kell végeznie a táblázatban szereplő összes munkát, beleértve a formázást is. Hívja a Chart Buildert (lásd: 11. ábra). Az egérmutatóval téglalapot kell rajzolni a munkalap azon szabad területére, ahová a diagramot el kell helyezni.

Ezt követően a Tervező megnyit egy párbeszédpanelt, amelyben négy lépésben kell diagramot készíteni. A Constructorral való munka annyira intuitív, hogy nem igényel magyarázatot.

További objektumok. A menün Beszúrás Vannak olyan irányelvek, amelyek lehetővé teszik, hogy a diagram vonzóbb megjelenést kölcsönözzen. Különösen itt van egy irányelv Rajz, amely szabványos grafikus formátumban importálja a képeket (BMP, PCX stb.). Az irányelv meghívása után megnyílik egy ablak a grafikus fájl betöltésére. A kiválasztott ábra keretbe zárva jelenik meg az ábrán. Ez a keret az egérrel mozgatható a diagramon, és átméretezhető.

Ezenkívül a Chart Builder lehetőséget biztosít további szövegek beszúrására a diagramba, amely felhívja a figyelmet a diagram bizonyos részeire. Szöveg beszúrásához be kell írnia azt a billentyűzetről a tárcsázó sorba, és meg kell nyomnia az Enter billentyűt Belép. Ekkor a diagram közepén megjelenik egy szövegkeret, aminek az egérrel megfelelő méretet lehet adni, majd a diagramon a kívánt helyre mozgatni.

Diagram frissítés. Ha módosítja a táblázat azon részét, amelyre a diagram készült, az Excel automatikusan módosítja a diagramot. Ha új sort vagy oszlopot adott a táblázathoz, akkor a következőképpen járjon el. Jelölje be az új adatokat a táblázatban, és vigye át az egérrel a diagramra. Ehhez helyezze az egérmutatót a megjelölt terület határára, és a bal egérgomb felengedése nélkül vigye a diagramra. Amint felengedi az egérgombot, a diagram megváltozik (frissül). Ezt a technikát a Microsoft nevezi Drag & Drop .

A táblázatos számítások elvégzéséhez képletekre van szükség. Mivel egyes képletek és azok kombinációi nagyon elterjedtek, az Excel több mint 200 előre programozott képletet kínál, amelyek ún. funkciókat .

Az összes funkció kategóriákra van felosztva, hogy könnyebben navigálhasson bennük. beépített Függvénykonstruktor a munka minden szakaszában segít a funkciók helyes alkalmazásában. Lehetővé teszi a legtöbb függvény felépítését és kiszámítását két lépésben.

A programnak van egy ábécé sorrendben rendezett teljes listája az összes függvényről, amelyben könnyen megtalálhatja a függvényt, ha ismeri a nevét; ellenkező esetben keressen kategória szerint. Sok funkció nagyon kevéssé különbözik, ezért a kategória szerinti kereséskor hasznos a Function Builder által kínált funkciók rövid leírása. A függvény néhány adattal működik, amelyeket argumentumainak nevezünk. Egy függvényargumentum egy cellát foglalhat el, vagy elhelyezhet cellák egész csoportjában is. A függvénykonstruktor segítséget nyújt bármilyen típusú argumentum megadásához.

Függvénykonstruktor. Jelölje be azt a cellát, amelyben a számítás eredményének meg kell jelennie. Ezután a Function Builder ikonra kattintva nyissa meg a Builder párbeszédpanelt. A funkciókategóriák az ablak bal oldali mezőjében, a kiválasztott kategóriának megfelelő funkciók pedig a jobb oldali mezőben jelennek meg. Az összes funkció megtekintéséhez kattintson az opcióra Minden a kategóriák mezőben.

Kattintson a kívánt függvény nevére, ekkor a függvény neve egy külön sorban jelenik meg a funkció rövid leírásával együtt. A függvényargumentumok típusait és azok számát is feltüntetjük. Az argumentumok beállítása a Constructorral való munka következő lépésében történik. A hozzáféréshez kattintson a parancsgombra RÓL RŐL K .

A második lépés a függvény argumentumainak megadása a Konstruktor párbeszédablakban. A konstruktor különbséget tesz a figyelembe veendő argumentumok és az opcionális (opcionális) argumentumok között. A függvény argumentumának beállításához vagy be kell írnia a címét a billentyűzetről, vagy meg kell jelölnie azt a területet, ahol az található a táblázatban. Ezután a függvény argumentumának címe megjelenik a Constructor párbeszédpanel megfelelő mezőjében. Kattintson a parancs gombra rendben a Function Builder ablak bezárásához. Ezt követően a számítás eredménye megjelenik a táblázat megadott cellájában, de a cella jelölve marad. A betűkészlet sorban láthatja a kiválasztott függvényt a megfelelő argumentumokkal együtt.

Autosum. Jelölje be azt a cellát, ahol az összegnek lennie kell, és kattintson az összeadás ikonra.

A beírt sorban egy egyenlőségjel és a "SZUM" szó jelenik meg, amelyet általában zárójelben követ egy olyan terület címe, amelyet a program a közeli cellák elemzése után összegzési területként javasol. Ha az Excel „jól tippelt”, kattintson a pipa ikonra.

Ellenkező esetben jelölje meg a hajtogatni kívánt cellacsoportot. A kulcs segítségével több, nem összefüggő cellacsoportot is megjelölhet ctrl. Ezt a gombot lenyomva kell tartani, amíg az összes csoportot meg nem jelöli. A csoportcímek a billentyűzet segítségével írhatók be.

Adatcsere

Az adatcsere lehetővé teszi az Excel-felhasználók számára, hogy objektumokat importáljanak más alkalmazásokból a táblázataikra, és átvigyék (exportálják) a táblázataikat más objektumokba való beágyazáshoz.

A kommunikáció fogalma a Windows környezet egyik alapfogalma. Információs hivatkozások jönnek létre a különböző alkalmazási programok által feldolgozott objektumok között, például táblázatok és szövegek között. Ezek az információs hivatkozások dinamikusan valósulnak meg, például a szövegbe ágyazott táblázat másolata frissül (aktualizálódik), amikor az eredetit módosítja.

Lista feldolgozása

A listák segítségével hatékonyan dolgozhat nagy, homogén adatkészletekkel.

A lista olyan rendezett adathalmaz, amely azonos szerkezettel rendelkezik. Például egy lista egy telefonkönyv, amely tartalmazza az előfizetők nevét és telefonszámát. Az Excelben a Microsoft fejlesztői jelentősen leegyszerűsítették a listákkal végzett munkát. Technikai szempontból a listák közönséges táblázatok, amelyekhez az Excel további feldolgozási műveleteket végez: adatlista bevitele, elem keresése a listában, listák szerkesztése, adatok szűrése, rendezés, adatok elemzése (trendek és minták keresése)

Adatbázis

Az Excelhez tartozik egy külső adatbázisok feldolgozására alkalmas MS Query programma. A Query program (Request) olyan szöveges fájlokkal és adatokkal tud dolgozni, amelyeket a következő adatbázis-kezelő programok készítettek: Ms Access, dBASE, FoxPro, Oracle, Paradox, SQL Server.

Ha egy táblával való munka közben az Excelben szükségessé válik egy külső adatbázis elérése, akkor le kell futtatnia a Query programot. Ez lehetővé teszi az adatok importálását az adatbázisból, és az Excel rendszeres táblázatos adataiként való feldolgozását. Egyes esetekben a külső adatok közvetlenül a Query segítségével dolgozhatók fel.

Az adatkészlet betöltése után az adatkiválasztási feltételek megadásával kiválaszthatja a rekordok egy részét.

Program konfiguráció

Az Excel testreszabható a felhasználók nagyon széles körének egyéni igényeihez. Az Excel program minden felhasználója, miután meghatározta a leggyakrabban használt funkciók körét, a számára legkényelmesebb módon szervezheti meg velük a munkát. Másrészt a program azon funkciói, amelyeket soha nem használunk, teljesen kivehetők a konfigurációból a számítógép erőforrásainak megtakarítása és a feldolgozási hatékonyság növelése érdekében. Például a program minden felhasználója létrehozhat egy ikonmenüt, megváltoztathatja a főablak megjelenését, megváltoztathatja a munkalap megjelenését, telepítheti a kívánt betűtípusokat, táblázatsablonokat hozhat létre stb.

MICROSOFT HOZZÁFÉRÉS

Néhány szó a...

Microsoft Hozzáférés egy interaktív relációs DBMS( relációs adatbázis menedzsment rendszer - RDBMS) Mert ABLAKOK . Ez egy olyan program, amellyel a létrehozott kapcsolatoktól függően adatokat tárolhat és kérhet le. A vele való munkavégzés leegyszerűsödik az egér manipulátor segítségével. A héj grafikus képességei nagy benyomást keltenek kiváló minőségű jelentések és nyomatok készítésekor. Mindezt a támogatásnak köszönhetjük igaz típusú betűtípusok és beágyazások OLE objektumok (Objektum összekapcsolás és beágyazás) a környezetben ABLAKOK . OLE - objektum egy hivatkozás bizonyos információkhoz, amelyek eredeti formájában megmaradnak. OLE objektum Lehet Exel táblázat , Ecset - illusztráció vagy Hang - fájl.

Program újdonság Hozzáférés van Cue kártyák - Kérdező rendszer. Ez egy olyan képzési rendszer, amely ajánlásokat ad a felhasználónak arra vonatkozóan, hogyan lehet kilépni a valós helyzetekből az alkalmazott problémák megoldása során. Az angol nyelvtudással a felhasználó mindig kaphat tippet a következő lépésekhez.

Hozzáférés a felhasználó számára különféle formátumú adatbázisokkal való munkavégzési mechanizmusokat is biztosít. Például közvetlenül elérheti az adatbázisokat dBASE , Paradoxon vagy Btrieve anélkül, hogy a használt formátumra konvertálná őket Hozzáférés . A csomag tartalmazza Hozzáférés nyelvet is tartalmaz Access Basic (a Visual Basic nyelv beépített dialektusa), amely lehetővé teszi speciális adatbázis-kezelő rendszerek kialakítását.

Adatbázis ez egy olyan adathalmaz, amely egy adott témához vagy célhoz kapcsolódik. Amikor adatbázist hoz létre a Microsoft Accessben, egyetlen fájlt hoz létre, amely tartalmazza az összes táblát, lekérdezést, űrlapot, jelentést és egyéb objektumot, amelyek segítenek az adatbázisban lévő információk használatában.

táblázatok

ASZTAL - ez egy különálló mezőkből (táblaoszlopokból) álló rekordok (táblasorok) halmaza, amelyek információkat tárolnak, és valójában az adatbázis tartalmát alkotják.

A táblázatok az adatbázisban található információk fő megjelenítési formája. Táblázat nélkül nem lehet űrlapot kialakítani, a lekérdezések, jelentések táblák alapján készülnek. Kétféleképpen hozhat létre táblázatot:

1. Használata Asztaltervező .

2. Segítség nélkül Konstruktőr .

Kérések

A lekérdezést úgy képzelheti el, mintha egy táblázatban szereplő adatokat nézné meg. A lekérdezések az adatkészlet kiválasztására és szűrésére szolgálnak. Lehetővé teszik, hogy csak a szükséges információkat válasszuk ki az adatbázisból, pl. amelyik megfelel egy bizonyos kritériumnak (feltételnek), és egy adott probléma megoldásához szükséges. Például információra lehet szüksége a szállítókról és az általuk szállított termékekről. Létrehozhat olyan lekérdezést, mint „Milyen árukat szállítanak a moszkvai beszállítók” vagy „Melyik szentpétervári cigarettaszállító értékesítette a legnagyobb tételt az elmúlt negyedévben”. A program általi feldolgozás eredménye Hozzáférés egy ilyen lekérdezés egy tábla nevű Dynaset . Ez a tábla tartalmazza a fő táblából (vagy több táblából) kiválasztott adatblokkokat, amelyek megfelelnek a lekérdezési feltételeknek. Dynaset - dinamikus, ideiglenes adathalmaz, ezért a lekérdezés minden egyes végrehajtásakor a „friss” táblázatos adatok alapján újraépül.

Microsoft Access nagy lehetőségeket kínál a lekérdezés tervezésének rugalmasságában. Tudsz:

· Mezők kiválasztása A lekérdezésben nem kell a táblázat összes mezőjét megadnia.

· Rekordok kiválasztása, megadhatja a lekérdezést úgy, hogy bizonyos típusú adatokat kapjon. Például az áruk ára egy adott hónapban.

· Rekordok rendezése, Megtekintheti a rekordokat meghatározott sorrendben. Megjelenítheti például az ügyfelek nevét ábécé sorrendben.

· Több tábla adatainak lekérdezése, több tábla adatai együttesen is feldolgozhatók, és megtekintheti a kombinált adatokat. Lekérdezhet adatokat más adatbázisokból is, mint pl Microsoft FoxPro , Paradoxon , dBASE , Btrieve és Microsoft ill Sybase SQL szerverek .

· Számítások végrehajtása, új mezőket hozhat létre, amelyek a számítások eredményeit tartalmazzák.

· Használjon lekérdezést adatforrásként űrlapokhoz, jelentésekhez és egyéb lekérdezésekhez. Minden alkalommal, amikor megnyit egy űrlapot vagy kinyomtat egy jelentést, a lekérdezés lekéri a legfrissebb információkat a táblázatokból. A meglévő adatokat közvetlenül a kérelem alapú űrlapon is módosíthatja.

· Módosítsa az adatokat a táblázatokban, egyszerre frissítheti, törölheti, rekordcsoportokat adhat hozzá. Létrehozhat egy új táblát egy meglévő tábla vagy táblacsoport alapján is.

Kétféle kérés létezik:

1. QBE lekérdezések (Lekérdezés példa szerint). A felhasználó a tervezési ablakban egyedi paraméterek megadásával határozza meg ezeket tippek (minták) segítségével.

2. SQL lekérdezések (Strukturált lekérdezési nyelv – Strukturált lekérdezési nyelv). A felhasználó ezeket utasítások és függvények segítségével, leírást építve megfogalmazza. QBE lekérdezés Hozzáférés könnyen lefordítható a megfelelőre SQL lekérdezés . A fordított művelet sem nehéz. Általában az Access nem foglalkozik azzal, hogy a felhasználó milyen típusú lekérdezéssel dolgozik.

Lekérdezések a Lekérdezéskészítővel hozhatók létre. Felgyorsítja több speciális típusú lekérdezés tervezését.

Űrlapok

Az adatbázis táblázatként való megtekintése kitöltési módban lehetővé teszi a felhasználó számára az adatbázis egészének értékelését, a rekordok összehasonlítását stb. Gyakran azonban egyedi adatbázisrekordokkal kell dolgozni. Ebben az esetben a többi rekord jelenléte a képernyőn (mint a kitöltési módban) csak zavarja és elvonja a figyelmet. Az egyes rekordokkal az űrlapokon keresztül végzett munka lehetővé teszi, hogy csak a releváns információkra összpontosítson.

Az űrlap egy kitöltendő üres hely vagy egy adatkészletre alkalmazandó maszk. Az üres űrlap lehetővé teszi az adatbázis kitöltésének egyszerűsítését, ami lehetővé teszi, hogy az információbevitelt alacsonyan képzett személyzetre bízzák. Az űrlapmaszk lehetővé teszi az adatbázishoz hozzáférő felhasználó számára elérhető információk mennyiségének korlátozását. A szolgáltatás vagy a titkos mezők jelzésének blokkolása is lehet.

Jelentések

Jelentés ezek olyan információk, amelyeket az Ön specifikációi szerint formázott. A jelentés lehetővé teszi az adatok kinyerését és bemutatását értelmes információként, amelyet felhasználhat és megoszthat. A jelentések például a postai címek, számlák, eladási összegek vagy telefonszámok. Használva Microsoft Access Tervezhet egy jelentést, amely a kívánt módon mutatja be az információkat. A jelentés elkészítéséhez számos különböző tervezési elemet, például szöveget, adatot, képeket, vonalakat, mezőket és grafikákat használhat. Önön múlik, hogyan és mely elemeket használja fel a jelentés elkészítéséhez.

Microsoft Access többféle módot kínál arra, hogy információkat szerezzen az adatbázisából - lekérdezés, űrlap vagy jelentés segítségével. Kiválaszthatja a feladatának leginkább megfelelő módszert.

Például:

· Egy adott értékesítési szállítmány összes termékének megtekintéséhez használja a lekérdezést.

· Ha csak egy termékről szeretne teljes információt megtekinteni, használja az űrlapot.

· A kereskedelmi eladások hivatalos bemutatás céljából történő kinyomtatásához használja a jelentést.

A jelentések a rendszeres használatú információk kinyomtatásának is hatékony eszközei. Létrehozhat jelentéstervezetet, és elmentheti későbbi használatra. A jelentéstervezet változatlan marad, de minden alkalommal kinyomtatva kapja meg az aktuális adatokat.

Makrók, makrók

makró egy speciális nyelven utasításként írt műveletsor. Az adatok feldolgozásakor gyakran hosszú műveletsorokat kell végrehajtania. De bármilyen műveletet, műveletet fel lehet írni makróként. A makrók meghívása a korábban leírt műveletek sorozatának végrehajtásához vezet. A makrók használata lehetővé teszi a különféle ismétlődő folyamatok automatizálását, mint például a bázis kitöltése, lekérdezések végrehajtása, különféle objektumok megnyitása stb.

A műveletek sorrendjét a felhasználó adja meg a makróparancs-tervező ablakban.

Modulok

Ha meglehetősen összetett problémákat old meg, hamarosan találkozni fog a makrók korlátaival. A felmerült problémák leküzdése érdekében megpróbálhatja a programját a beépített felületre írni Hozzáférés programozási nyelv - Access Basic . Ez egy vizuális programozási eszköz, és a nyelv dialektusa Visual Basic. Ez az eljárás így van formázva Modul .

Modul deklarációk (deklarációk) és végrehajtható parancsok sorozata (eljárások, függvények) a nyelven írva. Access Basic .

- Következtetés

Természetesen ennek a kurzusnak a keretein belül nincs remény arra, hogy az ilyen sokrétű programokban rejlő lehetőségeket maradéktalanul feltárjuk, hiszen a teljes Microsoft Office csomag igen sokrétű. Ahhoz, hogy ismerje a "Microsoft Office"-t, dolgoznia kell benne. Ennek a csomagnak a használatával biztosan egyre több új funkciót és tulajdonságot fog felfedezni. Fedezzen fel és kísérletezzen. Ha nem tetszik az eredmény, próbálkozzon újra. Szinte minden, amit a Microsoft Office-ban csinál, visszavonható, így a kísérletezéssel csak néhány percet veszít az idejéből.

- Gyakorlati rész:

A feladat általános jellemzői

Az LLC "Initiative" cég építési munkákkal és építőanyagok értékesítésével kapcsolatos tevékenységeket végez. Az áruk és szolgáltatások árait (1. táblázat) mutatja be, azon cégek adatai, amelyek rendeléseit 2001 szeptemberében kell teljesíteni - (2. táblázat).

Ha PC-n használja a PPP-t, a következőket kell tennie:

Táblázatok összeállítása az alábbi táblázat adatai szerint;

Táblázatok közötti hivatkozások szervezése az oszlopok automatikus kitöltéséhez: „Cégnév” és az egyes ügyfélcégek rendelési mennyiségének automatikus kiszámítása a tervezett dokumentumokban;

Mutassa be a számítások eredményeit táblázat formájában, amely tartalmazza az egyes ügyfélcégek és az LLC „Kezdeményezés” társaság havi végösszegét, valamint grafikus formában;

Ezt a feladatot az MS Excel táblázatkezelőben oldjuk meg, mivel ez egy eszköz a táblázatos rendszerezett elektronikus adatok elkészítésére és feldolgozására. Az Excel matematikai és trigonometrikus funkciókat hajt végre, beleértve az összegzést, a négyzetgyököt, a szorzatot, a logaritmikus kifejezéseket stb. Ezenkívül ez a táblázat diagramok ábrázolására szolgál.

Kimeneti dokumentumok formáinak tervezése és az adatok grafikus ábrázolása a kiválasztott feladathoz

A forrásadatokat tartalmazó táblázatok elhelyezkedése MS Excel munkalapokon: "Áruk" (1. táblázat) és "Vásárlók" (2. táblázat);

A cégek végleges adatait tartalmazó táblázat (képletek formájában) (3. táblázat);

Grafikus táblázat "Diagramok" formájában (4. táblázat);

lapon. 1

lapon. 2

dátum	Cégnév	Cég kód	Rendelési kód	A termék neve
	KERESÉS(C2;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F2;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	KERESÉS(C3;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F3;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	Orvosi eredmény
	KERESÉS(C5;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F5;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	KERESÉS(C6;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F6;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	KERESÉS(C7;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F7;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	Privát összesen
	KERESÉS(C9;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F9;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	Tényező összesen
	KERESÉS(C11;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F11;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	KERESÉS(C12;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F12;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	Projekt - M Eredmény
	KERESÉS(C14;Ügyfelek!$A$2:$A$6;Ügyfelek!$B$2:$B$6)			VIEW(F14;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$B$2:$B$5)
	Szolgáltatás összesen
	teljes összeg

lapon. 3

a táblázat folytatása. 3

Termékkód	Mennyiség	Összeg, dörzsölje.
		VIEW(F2;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G2)
		VIEW(F3;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G3)
		KÖZBELI.ÖSSZESEN(9;H2:H3)
		KERESÉS(F5;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G5)
		KERESÉS(F6;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G6)
		VIEW(F7;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G7)
		INTERIM.TOTOS(9;H5:H7)
		KERESÉS(F9;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G9)
		INTERIM.ÖSSZESEN(9;H9:H9)
		KERESÉS(F11;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G11)
		KERESÉS(F12;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G12)
		KÖZBELI.ÖSSZESEN(9;H11:H12)
		KERESÉS(F14;Termékek!$A$2:$A$5;Termékek!$E$2:$E$5*G14)
		KÖZBELI.ÖSSZESEN(9;H14:H14)
		KÖZBELI.ÖSSZESEN(9;H2:H14)

lapon. 4

Felhasználói Útmutató

Az Excel a Microsoft Office programcsomag része, és a táblázatok Windows alatti elkészítésére és feldolgozására készült.

Az Excel program elindításához meg kell nyomnia a START, majd a PROGRAMS és a MICROSOFT EXCEL gombot. Megjelenik egy üres táblázatos lap, elkezdjük beírni az adatokat a táblázatba. A táblázat 16384-ből áll vonalakés 256 oszlopok. A sorok 1-től 16384-ig terjedő egész számokkal vannak számozva, az oszlopokat pedig latin A, B, …, Z, AA, AB, …, IV betűkkel jelöljük. Az oszlop és a sor metszéspontjában található a táblázat fő szerkezeti eleme - sejt. Bármelyikben megadhatja a kezdeti adatokat - egy számot vagy szöveget -, valamint egy képletet a származtatott információk kiszámításához. Az oszlopszélesség és a sormagasság módosítható.

Ez az alkalmazásprogram MS Excel környezetben működik. Új számított adatok megadásához válassza a lehetőséget Fájl – Létrehoz, a "Kimutatás a termékek bekerülési értékének számításáról a kedvezmény figyelembe vételével" sablon megadásával.

Ez a sablon legfeljebb 12 számított adatpozícióval rendelkezik. Új sor hozzáadásához másolja ki az utolsó sort. Így a szegélyek mérete csak 32000 sorra korlátozódik

A diagram kinyomtatásához módosítania kell az értéktartományt a bevitt adatok mennyiségétől függően. Az értékek beállításához a diagramlapra kell lépni, belépni a menübe Diagramés válassza ki az elemet Kezdeti adatok. A bevitt adatok mennyiségétől függően állítsa be az utolsó sor számát az X tengely érték- és címkemezőiben.

- A felhasznált irodalom listája:

1. A. P. Miklyaev „Az IBM PC-felhasználó kézikönyve”.

2. Kenin és munkatársai „Az MS Office használata”.

3. "Hogyan kell dolgozni Microsoft hivatal » // Microsoft nyomja meg , hivatalos kiadvány, 1999

4. Alkalmazási programok hivatal .

5. Program segítség Microsoft excel .

6. V. Pasko - excel

7. Bemer S., Frater G.: Microsoft Access a felhasználó számára .

Az Excel használatakor néha módosítania kell a programkód interakcióját az irodai programcsomag más alkalmazásaival vagy azon kívül, például az Internet Explorerrel. Csatlakozzon úgymond. Például vegyük a Word-et, bár beszúrunk egy kis IE-t.

Kezdjük a késői és korai kötés (kötés) fogalmával.

A Word Automation Server lehetővé teszi a Word kezelését más alkalmazásokból. Más irodai alkalmazások (és nem csak az irodai alkalmazások) ugyanazzal a szerverrel rendelkeznek. Ebben az esetben a szerver Word lesz, a kliens pedig az Excel. A rendszer kéréseket küld tőle valamilyen kód végrehajtására, és a Word Automation Server feldolgozza ezeket a kéréseket. Ez elméletileg azt jelenti, hogy Excelben írhat olyan kódot, amely Wordben fut, és a Word beépített funkcióit használja. A funkció használatához meg kell adnia egy hivatkozást a könyvtárra, amelynek funkcióit használni fogjuk. Ebben az esetben a Word. Ezt kétféleképpen lehet megtenni: a könyvtár explicit megadásával, a programkód végrehajtása előtt és a programkód végrehajtása során.

Első út hívott korai kötés. A menün Eszközök-Referenciák válassza ki a vba szerkesztőt Microsoft Word 12.0 Objektumkönyvtár . Az irodai csomagok más verzióiban, amint Ön megérti, .

Korai kötéssel a Word osztály új példánya jön létre a következőképpen:

Dim WApp Word.Application Set WApp = Új Word.Application

Második út hívott késői kötés. Ebben az esetben nincs szükség a könyvtárra mutató hivatkozás megadására. Létrejön az osztály (objektum) egy példánya, és a függvény segítségével visszaadja a hivatkozást CreateObject .

Szintaxis CreateObject:
CreateObject(osztály,[szervernév])

Osztály - szükséges paraméter. Adattípus Változat (karakterlánc). Az alkalmazás neve és az osztály, amelyből az objektum származik. Az alkalmazásnév.osztálynév szintaxissal rendelkezik
szerver név- opcionális paraméter. A hálózat azon számítógépének neve, ahol az objektum létrejön. Ha a paraméter nincs megadva (üres karakterlánc), akkor az objektum a helyi gépen jön létre.

Példák objektumkészítésre késői kötéssel:

Létrehoz egy új Word.Application objektumot

Dim WApp As Object Set WApp = CreateObject("Word.Application")

Létrehoz egy új Word.Application objektumot, és láthatóvá teszi.
Dim WApp As Object Set WApp = CreateObject("Word.Application") WApp.Visible = igaz

Objektumot hoz létre a távoli gépen. Ehhez a művelethez megfelelő hozzáférési jogokkal kell rendelkeznie.
Dim WApp As Object Set WApp = CreateObject("Word.Application", "192.168.1.4")

Ha több különböző verziójú irodai termék van telepítve a rendszerben, akkor megadható, hogy az objektum melyik verzió alapján készüljön el. Ha azonban a megadott verzió nem létezik a számítógépen, hiba lép fel.

Dim WApp As Object Set WApp = CreateObject("Word.Application.12")

Megjegyzések: a generált Word.Application objektum láthatatlan. Ez felgyorsítja vele a munkát, de hiba esetén a memóriában marad. Használja a WApp.Visible = True értéket a hibakezelőben. Minden alkalommal, amikor a CreateObject függvényt használja, egy új objektum jön létre.

Ha az alkalmazásobjektum már létrejött, akkor ne használja a CreateObject függvényt. Ehelyett célszerű a GetObject függvényt használni, amely egyszerűen egy hivatkozást ad vissza az objektumra.

SzintaxisGetObject:
GetObject([útvonal][,osztály])

pálya- opcionális paraméter. Adattípus Változat (karakterlánc). Az objektumhoz társított fájl teljes elérési útja.
Osztály- Opcionális paraméter. Adattípus Változat (karakterlánc). Egy karakterlánc, amely jelzi, hogy milyen típusú objektumra fog hivatkozni. Ha az elérési út paraméter nincs megadva, akkor ez a paraméter kötelező.

Dim WApp As Object Set WApp = GetObject(, "Word.Application") Debug.Print WApp.Documents.Count

Dim WDoc mint objektumkészlet WDoc = GetObject(ThisWorkbook.Path & "\Pacienti.txt") Debug.Print WDoc.Sentences.Count

Íme egy példa a megnyitott fájl hiánya miatti hiba észlelésére:
Dim WDoc mint objektum hiba esetén GoTo cvv_Error Set WDoc = GetObject(ThisWorkbook.Path & "\Pacienti.txt") Debug.Print WDoc.Sentences.Count On Error GoTo 0 Exit Sub cvv_Error: If Err.Sentences.Number thenbooks "MgB3th "Fil" Pacienti.txt" és "" nincs megnyitva..."

Íme egy példa az Internet Explorer kései kötésére:
Dim IE As Object Set IE = CreateObject("InternetExplorer.Application") IE.Visible = True

Nos, az ehhez a böngészőhöz való korai hivatkozáshoz a könyvtárra kell hivatkoznia Microsoft Internet Controls . Nos, ha internetes oldalakkal kíván dolgozni (a szerkezet és az adatok elemzése), akkor Microsoft HTML Object Library .

A késői kötésnek egyetlen előnye van: a könyvtárra mutató hivatkozás soha nem fog meghibásodni (ha az alkalmazás regisztrálva van a rendszerben). Használja ezt a módszert, ha nem biztos abban, hogy a végfelhasználó az irodai csomag ugyanazzal a verziójával fog rendelkezni, mint az Öné. Minden más esetben jobb a korai kötés használata, és ennek két oka van:
1. Az Application Object Model az Excel objektumböngészőben érhető el.
2. A teljesítmény nem csökken, és minden funkció működik.

Utószó helyett:
Ebben a rövid cikkben az alkalmazásobjektum-modellhez való csatlakozás módjairól beszéltem. Használata hatalmas téma, amely külön cikkeket igényel. Természetesen nem fog működni, ha az alkalmazásokat objektummodelljük ismerete nélkül használjuk. Használja okosan az automatizálást, felesleges fantáziák nélkül. Egyszer láttam egy alkalmazást az Excelben, amely annak érdekében, hogy egy Access táblából adatokat szúrjon be egy munkalapba, létrehozta az Access egy példányát, megnyitott egy adatbázisfájlt, majd a táblát erről a példányról a lapra másolta, majd bezárta a példányt. Bár egyszerűbb és gyorsabb volt az adathozzáférés használata ADO vagy akár DAO segítségével ...