Bueno, por supuesto, dices: en la computadora local en un archivo de carpetas personales (PST). Quizás yo responda. Pero no necesariamente. Y no es tan simple. El correo también se puede almacenar en el servidor. Pero hay dos tipos de carpetas para almacenar correo en la computadora local: ¿personal y archivada?

Intentemos resolverlo.

El espacio libre en la computadora que recibe el correo electrónico no es infinito. Tarde o temprano, querrá saber cómo puede crear archivos personales para sus mensajes de correo. Puede almacenar estos archivos localmente en su computadora, donde no tendrá los límites de tamaño impuestos por nadie más.

El usuario puede decidir que Correo electrónico se coloca en su computadora porque lo está viendo allí. De hecho, cuando se trabaja con Exchange o con el servicio de correo electrónico basado en Web, la mayoría de los mensajes permanecen en el servidor hasta que el usuario los mueve a otro lugar.

Entonces, ¿a dónde se debe mover el correo electrónico? Microsoft le permite crear archivos de datos locales, llamados archivos de carpetas personales (PST), que en realidad residen en su computadora local. El uso de archivos de carpetas personales tiene varias ventajas.

Falta de recordatorios. Si almacena todo el correo electrónico en la carpeta Bandeja de entrada ubicada en el servidor, tarde o temprano recibirá un mensaje pidiéndole que borre su buzón. En algunos casos, dichos mensajes pueden contener la amenaza de bloquear el buzón hasta que el usuario cumpla con estos requisitos. Almacenar el correo electrónico en un archivo de carpeta local en Microsoft Outlook le libera de recibir este tipo de mensajes.

Falta de congestión. Cuando se almacena menos mensajes importantes en una carpeta separada, es posible centrarse en los mensajes más importantes.

Reducir el espacio en disco usado. La capacidad de comprimir archivos de carpetas personales (PST) los convierte en la forma más eficaz de almacenar mensajes. Cuanto menos espacio en disco ocupan los archivos, más queda a disposición del usuario.

Libertad de movimiento. Los archivos PST se pueden mover de una computadora a otra, así como almacenar en un CD. También puede almacenar estos archivos en una computadora compartida y asignar una contraseña para controlar el acceso a los mensajes.

El archivo y las carpetas personales no forman parte de buzón.

Buzón
Archivar carpetas y carpetas personales

Los mensajes recibidos se colocan en la carpeta Bandeja de entrada. Normalmente, la Bandeja de entrada se encuentra dentro buzón junto con las carpetas "Calendario", "Contactos" y otros. Si los mensajes se almacenan localmente, se mueven a archivos o carpetas personales, que son archivos de datos separados fuera de buzón. Microsoft Outlook tiene información sobre la ubicación de estas carpetas, pero no están disponibles para el servidor.

Puede usar carpetas personales y de archivo para almacenar mensajes en su archivo de carpetas personales, ¡o ambas!

¿Cuál es la diferencia entre el archivo y las carpetas personales?

Es importante tener en cuenta dos puntos desde el principio.

Los mensajes almacenados en un archivo de carpetas personales (PST) no son accesibles desde el servidor de correo electrónico. Están ubicados en la computadora local y el usuario, cuando se traslada a otra computadora, no podrá leer estos mensajes hasta que los mueva a la nueva máquina.
Solo un usuario puede trabajar en un archivo PST a la vez. Incluso si la computadora está provista para uso general y también tiene permisos para acceder al archivo de carpetas personales para varios usuarios, cada uno debe cerrar el archivo PST para que otro usuario lo abra.

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Outlook Express está incluido en configuración inicial sala de operaciones Sistemas Windows XP y, por tanto, muy extendido entre los usuarios. No tiene que pagar más por ello y Outlook Express le permite realizar operaciones básicas con el correo electrónico e incluso mantener una libreta de direcciones con toda la información de contacto necesaria.

A las desventajas programa de correo puede atribuirse a la débil seguridad del almacenamiento de información y la falta de un mecanismo Reserva copia... Pero el último problema se puede resolver manualmente. En la práctica, a veces surge la tarea de reinstalar sistema operativo con la preservación de la correspondencia personal del usuario, o la tarea de transferir mensajes de correo electrónico almacenados en Outlook Express a otra computadora. Aquí es donde necesita una copia de seguridad manual de la correspondencia existente y la libreta de direcciones con contactos.

El proceso de migración de datos de correo electrónico se puede dividir en varias etapas:

Haga una copia de seguridad de los mensajes de correo electrónico.

Hacer una copia de seguridad de su libreta de direcciones.

Recuperación de mensajes de correo electrónico.

Restaurando la libreta de direcciones.

Hacer una copia de seguridad de los mensajes de correo electrónico

La etapa más importante. Debe copiar manualmente los archivos que almacenan todos los correos electrónicos en otra unidad. Pero antes que nada, debe averiguar dónde se encuentran los archivos de correo en Outlook Express.

Hacer una copia de seguridad de su libreta de direcciones

Si tiene una libreta de direcciones grande o información de contacto muy importante, entonces, como los mensajes de correo electrónico, debe reservarla para no perder algo importante.

Recuperar mensajes de correo electrónico

Cuando inicia un nuevo Outlook Express (después reinstalar Windows XP o hacerlo en otra computadora), inmediatamente después de configurar sus cuentas de correo electrónico, puede restaurar todos los mensajes guardados previamente. Para esto:

Cierre Outlook Express.

Asegúrese de poder mostrar archivos ocultos.

Vaya a la carpeta en la siguiente ruta "C: \ Documentos y configuración \ Nombre de usuario \ Configuración local \ Datos de aplicación \ Identidades \ (Carpeta alfanumérica) \ Microsoft \ Outlook Express" y copie los archivos existentes, aquellos de los que hizo una copia de seguridad anteriormente en el primer paso de este artículo.

Inicie Outlook Express. Las carpetas Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Elementos enviados, etc. contendrán sus correos electrónicos antiguos.

Restaurar la libreta de direcciones

También puede agregar los contactos de la libreta de direcciones guardada en el archivo CSV en el paso 2 a los correos electrónicos recuperados.

Al reinstalar el sistema operativo o cambiar de computadora, probablemente no querrá perder los mensajes de su cliente de correo. En principio, no deberían desaparecer en ningún lado de todos modos, pero hay diferentes casos. Incluso si no planea ninguna acción con su computadora, es mejor ir a lo seguro y crear respaldo todas tus cartas.

Cómo guardar correos electrónicos en Outlook

Cuando se utiliza cualquier método, sus archivos adjuntos se guardan junto con la carta, pero es imposible guardar solo los archivos adjuntos sin escribir un guión individual.

Guardar correos electrónicos específicos

El guardado selectivo de correo es exactamente el método que generalmente se entiende como guardado de correo. Está diseñado para guardar ciertas cartas, pero nada prohíbe guardar todo su correo de esta manera.

Seleccione la letra que necesita (haga clic con el botón izquierdo, como al abrir) y vaya a la pestaña "Archivo".
Seleccione la letra que necesita y vaya a la pestaña "Archivo"
Haga clic en "Guardar como".
Se abrirá una ventana estándar para guardar el documento. Guarde la carta en la ubicación que desee.
Seleccione una carpeta y guarde el correo electrónico en la ubicación deseada

Cómo resaltar varios correos electrónicos

Si selecciona varias letras y va a guardar, se guardarán todas las seleccionadas. Hay dos opciones para hacer esto:

para seleccionar varias letras específicas, haga clic en cada una de ellas mientras mantiene presionada la tecla Ctrl;
puede seleccionar todas las letras de un grupo usando Ctrl + A (primero haga clic en una de las letras para que el comando de selección general se aplique específicamente al panel con letras).

Exportar (guardar) todos los correos electrónicos a un archivo pst

Este método implica la creación de un archivo pst que incluirá todas las cartas y sus archivos adjuntos.

Vaya a la pestaña "Archivo", haga clic en "Abrir y exportar" y abra "Importar y exportar". En Outlook 2010, la ruta a esta ventana será diferente: Archivo - Opciones - Avanzadas - Exportar.
Vaya a la pestaña "Archivo", haga clic en "Abrir y exportar" y abra "Importar y exportar"
Seleccione "Exportar a archivo".
Seleccione "Exportar a archivo" en la ventana que se abre y haga clic en "Siguiente"
Seleccione "Archivo de datos de Outlook" y haga clic en "Siguiente"
Seleccione su buzón y marque "Incluir subcarpetas". No es posible exportar desde varias cajas a la vez.
Seleccione su buzón y marque "Incluir subcarpetas"
Seleccione la ruta del archivo que se creará y haga clic en Finalizar.
Seleccione la ruta del archivo que se creará y haga clic en "Finalizar".
En la siguiente ventana se le pedirá que ingrese una contraseña archivo generado... Simplemente haga clic en Aceptar.
Haga clic en Aceptar si no desea ingresar la contraseña cada vez para acceder al correo guardado

Dónde almacena Outlook los correos electrónicos

Outlook tiene su propio archivo pst que almacena todo su correo. Este archivo es similar al descrito anteriormente. Puede ubicarse en diferentes ubicaciones.

Posibles rutas de archivo pst para Outlook 2016 y 2013:

unidad: \ Usuarios \<имя пользователя>
unidad: \ Usuarios \<имя пользователя>\ Roaming \ Local \ Microsoft \ Outlook;
unidad: \ Usuarios \<имя пользователя>\ Documentos \ Archivos de Outlook;
unidad: \ Usuarios \<имя пользователя>\ Mis documentos \ Archivos de Outlook \;
unidad: \ Documents and Settings \<имя пользователя>

Posibles rutas de archivo pst para Outlook 2010 y 2007:

unidad: \ Usuarios \<имя пользователя>\ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook;
unidad: \ Usuarios \<имя пользователя>\ Configuración local \ Datos de aplicación \ Microsoft \ Outlook.

Video: Exportar e importar datos de Outlook

Cómo recuperar correos electrónicos

Mucha gente entiende la recuperación como dos acciones completamente diferentes: importar desde un archivo pst y recuperar mensaje eliminado... Describiremos ambas acciones.

Importar (restaurar) letras de un archivo pst

Este método asume que tiene un archivo pst. Cómo crearlo se describe arriba.

Abra la ventana Importar y exportar como lo haría al exportar y seleccione Importar desde otro programa o archivo.
Seleccione "Importar desde otro programa o archivo" en la ventana que se abre.
Seleccione Archivo de datos de Outlook.
Seleccione "Archivo de datos de Outlook" de la lista y haga clic en "Siguiente"
Especifique la ruta al archivo. Si es posible que los mensajes disponibles en Oulook coincidan con los mensajes del archivo pst, preste atención a la configuración y seleccione el que necesita.
Especifique la ruta al archivo usando el botón "Examinar ..." y haga clic en "Siguiente"
Seleccione todo el archivo de datos de Outlook, seleccione la cuenta a la que desea exportar los correos electrónicos y haga clic en Finalizar.
Seleccione todo el "Archivo de datos de Outlook", seleccione la cuenta a la que desea exportar los correos electrónicos y haga clic en "Finalizar"

Video: importar datos a Microsoft Outlook 2010 desde un archivo pst

Recuperar correos electrónicos eliminados

Si ha vaciado su papelera de reciclaje interna de Outlook, no podrá recuperar el correo electrónico.

En el panel de carpetas, abra "Elementos eliminados". Para ver este panel en Outlook 2016 y 2013, haga clic en Todas las carpetas o en la flecha de propagación en el lado izquierdo de la ventana.
Abra "Elementos eliminados" en el panel de carpetas.
Haga clic con el botón derecho en la letra deseada, seleccione "Mover" y luego la primera opción sugerida (esta será la carpeta de la que se eliminó la letra).
Haga clic derecho en la letra deseada, seleccione "Mover", y luego la primera opción propuesta
Si tiene Outlook 2010 o 2007, no tendrá esta opción. Seleccione "Otra carpeta" y especifique la ruta usted mismo.
Seleccione "Otra carpeta" y especifique la ruta usted mismo

Cómo archivar correos electrónicos

Anteriormente mencionamos el archivo pst principal de Outlook. Con el tiempo, se acumulan cada vez más letras y archivos adjuntos, de acuerdo con lo cual su tamaño también crece. Para liberar espacio en su disco duro, puede habilitar el archivo.

El archivo de cartas en Outlook no se divide en automático y manual.

Archivar significa convertir una o varias carpetas con letras (dentro de un archivo pst) en un archivo. Las carpetas en sí mismas no cambiarán para usted de ninguna manera, pero todo lo que está allí ahora y obtendrá en el futuro se comprimirá.

Posibles problemas con los correos electrónicos

Como con todos los productos del paquete Microsoft Office Otlook a veces tiene problemas, pero todos son muy sencillos de resolver. Las razones más a menudo se encuentran en la configuración incorrecta del propio cliente de correo.

Outlook marca un correo electrónico como leído

Si el correo electrónico está marcado como leído independientemente de si lo ha leído o no, vaya a la pestaña "Archivo" y abra "Opciones".
Vaya a la pestaña "Archivo" y abra "Opciones"
Vaya a la sección "Correo" y abra el "Panel de lectura ...".
Desmarque el primer elemento y haga clic en Aceptar

Outlook no marca los correos electrónicos leídos

Si las letras leídas no están marcadas, como en el caso del problema anterior, debe ir a la configuración del área de lectura. Seleccione la casilla de verificación "Marcar como leído al elegir otro mensaje" y presione OK.

Arrastre el control deslizante completamente hacia la derecha y haga clic en siguiente

No cambie nada en las siguientes ventanas. Luego reinicie Outlook.

Hacer copias de seguridad, o guardar información en medios adicionales, es un negocio útil. El correo se pierde muy raramente, pero es mejor tener un seguro, especialmente si los mensajes contienen datos importantes. Intente guardar el archivo con letras periódicamente, incluso si no planea ningún cambio.

Outlook es un programa incluido en Microsoft Office diseñado para trabajar con correos electrónicos y cartas. Para no perder o transferir letras del programa a otra computadora o medios de terceros, se pueden guardar en archivo separado, exportar o archivar.

Guardar correo electrónico en Outlook 2010 y 2013

Dónde almacena Outlook los correos electrónicos

De forma predeterminada, el programa guarda todos los mensajes en cada período de tiempo especificado en un archivo outlook.pst separado automáticamente. Este archivo se encuentra en la carpeta Main_drive: \ Documents and Settings \ account_name \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook. Puede copiar y utilizar este archivo para sus propios fines, pero tenga en cuenta que es posible que las últimas cartas recibidas por correo no tengan tiempo de acceder a él. Por lo tanto, es mejor utilizar la exportación manual o el archivo para asegurarse de que todos los correos electrónicos estén en el archivo.

Archivo Outlook.pst que contiene todos los correos electrónicos

Cómo archivar correos electrónicos

Archivar en Outlook es una función que mueve algunos correos electrónicos a un archivo comprimible separado para reducir la cantidad de memoria que ocupan en el disco duro. A diferencia de las copias de seguridad tradicionales, que crean una copia de los elementos de Outlook, los elementos archivados se mueven a un archivo de datos de Outlook independiente (archivo .pst). Se puede acceder a los elementos archivados en cualquier momento abriendo este archivo.

Archivado automático

Por defecto, la función está activada y realiza sus funciones a los 2, 3 o 6 meses, según el tipo de letras. Para obtener más detalles, consulte la tabla siguiente.

Tabla: período de retención de varios datos en Outlook

Después de la primera sesión de archivo automático, el programa crea un archivo y una carpeta separada para él. En el futuro, puede agregar letras al archivo de forma independiente o eliminarlas. El archivo creado por Outlook se encuentra de forma predeterminada en PrimaryDrive: \ User \ AccountName \ Documents \ Outlook Files \ archive.pst.

Para personalizar la configuración de copia de seguridad automática usted mismo, siga estos pasos:

Archivado manual

El archivado manual creará la carpeta Archivo automáticamente si no se creó previamente durante el archivado automático.

Video: Archivar en Outlook

Carga y restauración de correos electrónicos desde un archivo y un archivo pst

Si tiene un archivo u otro archivo con letras en formato pst, puede descargar rápidamente todos los datos en el programa. Es decir, usando un archivo PST, puede recuperar datos perdidos o agregar nuevos tomados de otra computadora:

Video: transferencia de la base de datos de Microsoft Outlook 2010

Exportar cartas

Exportar le permite guardar letras y otros elementos en Outlook en un archivo separado sin comprimir en formato pst. El archivo resultante se puede utilizar de la misma forma que un archivo, pero no es necesario descomprimirlo.

En la pestaña "Archivo", vaya a la subsección "Abrir".
Abra la sección "Abrir"
Seleccione la función "Importar" o "Importar y exportar", según la versión del programa.
Presiona el botón "Importar"
Marque la opción "Exportar archivos".
Seleccionar la acción "Exportar archivos"
Indique que desea crear un archivo pst.
Especifique el formato pst
Seleccione las carpetas individuales para exportar, o marque la sección superior y marque la casilla junto a las palabras "Incluir subcarpetas".
Especifique qué carpetas desea exportar
Especifique la ruta donde se determinará la ubicación para almacenar el archivo con las letras exportadas.
Especifique dónde guardar el archivo con archivos exportados
Si lo desea, establezca una contraseña para el archivo, pero esto es opcional. Establecer una contraseña para el archivo
Como resultado, recibirá un archivo con el que podrá transferir cartas a cualquier computadora con Outlook.
Archivo exportado recibido

Cómo resaltar correos electrónicos

Para marcar varias letras a la vez para su posterior eliminación o transferirlas a la sección "Leer", mantenga presionado Tecla Ctrl en el teclado y comience a marcar letras con el mouse sin soltar la tecla.

Si necesitas resaltar un gran número de letras inmediatamente, luego seleccione la primera letra, y luego mantenga presionada la tecla Shift en el teclado y seleccione la última letra, no suelte la tecla. Se resaltarán todas las letras entre la primera y la última letra.

Seleccionar varios correos electrónicos a la vez

Para seleccionar todas las letras a la vez, marque una letra y mantenga presionada la combinación de teclas Ctrl + A, luego se seleccionarán todas las letras en la misma carpeta que la letra seleccionada.

Guardar archivos adjuntos de varios correos electrónicos

Algunas cartas recibidas pueden contener archivos adjuntos: archivos, imágenes, videos, etc. Puede guardar los archivos adjuntos de cada carta por turno, pero hay otra opción:

Algunos problemas con los correos electrónicos de Outlook y sus soluciones

En el proceso de trabajar con letras, pueden surgir ciertos errores o problemas. Para eliminarlos, debe realizar ciertas acciones.

Los correos electrónicos no leídos se leen de forma independiente

Si las cartas que llegaron a tu correo están automáticamente marcadas como "Leídas", aunque no las abriste, entonces el caso es que tienes habilitada la función que muestra que has leído la carta si has abierto una pestaña con ella por unos pocos segundos. Para deshabilitar esta función, siga estos pasos:

Los correos electrónicos antiguos no se muestran

Es posible que los mensajes leídos hace algún tiempo ya no se muestren en el programa. Para solucionar este problema, siga estos pasos:

Los correos electrónicos de Outlook se pueden exportar o archivar para crear un archivo que se puede transferir a otra computadora o compartir con alguien. Desde el archivo creado, puede obtener datos usando cualquier versión de Outlook, usando la importación o la creación de elementos.

Parece una pregunta fácil: ¿Dónde se almacena el correo electrónico?

El correo se puede almacenar en el servidor o en una carpeta personal en su computadora (archivo de carpetas personales, archivo PST). Hoy vamos a hablar sobre cómo se almacenan los mensajes en su computadora.

Almacenar mensajes localmente en su propia computadora

Suponga que decide reducir el tamaño de su buzón almacenando los mensajes de correo electrónico en su computadora (en lugar de almacenarlos, por ejemplo, en un servidor de correo). Quizás solo necesite mover algunos mensajes relacionados con un proyecto importante de una computadora a otra. ¿Cómo hacerlo? ¿Dónde se almacenará el correo electrónico después de completar estos pasos?
Respuesta: El correo se almacenará en la carpeta personal de Outlook (archivo de carpetas personales, archivo PST). Hay dos formas de almacenar correo en archivos PST.

Crear y usar carpetas personales (archivos .pst) es sencillo en Outlook. Las siguientes son algunas de las razones por las que debería utilizar Carpetas personales.

Liberar espacio en el servidor Utilice Carpetas personales cuando reciba notificaciones del administrador del sistema de que un buzón se acerca al límite de tamaño.
Documentación más eficiente Utilice carpetas personales para almacenar los mensajes que necesite con fines profesionales o personales. El almacenamiento PST le permite mantener una "huella documental".
Portabilidad Las carpetas personales se pueden utilizar para transferir o copiar mensajes de una computadora a otra, o para hacer copias de seguridad en CD u otros medios extraíbles.

Piense antes de guardar mensajes localmente

Los mensajes almacenados en un archivo .pst solo pueden ser accedidos por un usuario a la vez, por lo que las políticas en algunas organizaciones no impiden explícitamente que los mensajes se almacenen localmente.

Acabamos de cubrir los beneficios de este enfoque, pero también debe tener en cuenta que el almacenamiento local no es para todos. Para comprender si es adecuado para usted, debe considerar los hechos a continuación.

Cuando se utilizan archivos PST, solo se puede acceder a los mensajes desde una computadora a la vez. Los mensajes almacenados en archivos PST son menos accesibles que los mensajes en el servidor de correo. Los mensajes se almacenan en su computadora, por lo que no se puede acceder a ellos desde otra computadora. (Para obtener una solución alternativa a esta limitación, consulte el último curso de la serie).
Solo un usuario puede trabajar con un archivo PST a la vez. Incluso con intercambio computadora y suministro acceso general a un archivo PST, el usuario podrá abrir este archivo solo después de que el usuario que trabaja con el archivo lo cierre.
El almacenamiento local puede estar prohibido por las políticas de la organización. Algunas organizaciones tienen reglas sobre lo que se puede y no se puede almacenar. Las políticas de retención de una organización pueden prevenir (o prevenir) la creación de archivos .pst. En lugar de mover mensajes a sus propias carpetas, los usuarios tienen acceso a "carpetas administradas" especiales. Normalmente, estas carpetas las crea y administra el administrador del sistema.

Es hora de comenzar a usar la función de archivo.

Hemos cubierto algunas de las ventajas y desventajas de almacenar mensajes localmente. Ahora es el momento de considerar formas. Empecemos por archivar. La principal ventaja de la función Archivar (también conocida como Autoarchivar) es que solo necesita hacer clic en un botón para usarla. sí.

Con lo de siempre instalando Outlook Autoarchivar está habilitado de forma predeterminada. (El cuarto curso de la serie le mostrará cómo cambiar la configuración predeterminada). Esto significa que una vez que presione el botón sí en el cuadro de mensaje de Outlook "¿Desea archivar automáticamente los elementos antiguos ahora?", la función Autoarchivar comenzará a hacer su trabajo.

La función Autoarchivar mueve los mensajes según su período de retención. Esto se hace con regularidad (por ejemplo, cada 14 días) siempre que el usuario responda "Sí".

A continuación se muestra una descripción general de cómo funciona esta función.

Para iniciar el procedimiento, presione el botón sí.

Los mensajes se están moviendo fuera del buzón ...

... a la carpeta de archivo.

Outlook crea esta carpeta automáticamente.

Todas las subcarpetas del buzón se reflejan automáticamente en la carpeta de archivo y los mensajes se mueven a estas subcarpetas según su ubicación en el buzón. Por lo tanto, la función de archivo copia la estructura del buzón en la carpeta de archivo. En la figura, puede ver que las carpetas Alpine Ski House y Contoso tienen exactamente el mismo aspecto en la carpeta de archivo que en el buzón.

Nuevamente, Outlook hace todo el trabajo automáticamente.

Como puede ver, Outlook hace la mayor parte del trabajo automáticamente. Si usted es el tipo de persona que necesita que todo esté ordenado, pero que no está interesado en cómo se hará exactamente, la función de archivo es su elección. ¿Cómo se relaciona esta función con las carpetas personales? Consideraremos este tema más a fondo.

Las carpetas personales proporcionan el máximo control

A diferencia de la función de copia de seguridad, cuando utiliza carpetas personales, debe hacer parte del trabajo usted mismo. Esto significa que debe crear carpetas y subcarpetas y colocar los mensajes allí. Los mensajes se pueden mover arrastrándolos y soltándolos, usando comandos de menú o creando sus propias reglas. ¿Cuáles son los beneficios de esto? Dado que usted mismo mueve los mensajes, puede organizarlos de la forma que desee.

¿Es este método adecuado para ti?

Vacías periódicamente tu bandeja de entrada.
Guardas mensajes cada vez que los lees.
Agrupa los mensajes por proyecto, tema y otras categorías importantes.
Le gusta diseñar sistemas de almacenamiento y espera actualizar esos sistemas, por ejemplo, después de completar proyectos antiguos y comenzar otros nuevos.
Crea reglas para mover mensajes a carpetas específicas.

Si es así, le encantará el grado de control que proporcionan las carpetas personales.

Ambos usan archivos PST

Como ya sabe, tanto cuando se usa el archivo como cuando se usan carpetas personales, los mensajes se mueven (no se copian) a la carpeta de Outlook. En ambos casos, los mensajes movidos siempre estarán disponibles en la carpeta del Panel de navegación de Outlook.

Otra similitud es que en ambos casos, las carpetas, subcarpetas y los mensajes que contienen se almacenan en un archivo llamado archivo de datos de Outlook. Este archivo también se denomina archivo de carpetas personales de Outlook, archivo PST y bóveda personal (el archivo PST se almacena en su computadora personal).

Tipo adicional de carpeta personal

Para algunos tipos de cuentas, el correo electrónico se envía directamente a una carpeta personal. Si el correo electrónico se envía directamente a su computadora, como es el caso al usar cuenta POP3 o una cuenta de Exchange Server correctamente configurada, su buzón se verá como el buzón delineado en rojo en la figura. Esto significa que el panel de navegación junto al icono del buzón dirá Carpetas personales.

¿Qué significa esto? Por lo general, esto significa que el correo electrónico se envía directamente a un archivo PST en su computadora. (De forma predeterminada, este archivo se llama Outlook.pst.) Incluso si el correo se entrega a este tipo de carpeta personal, aún puede usar la función zip o su propia carpeta personal. El espacio en disco es limitado, las carpetas se están llenando, por lo que después de poner las cosas en orden, encontrar los datos necesarios es mucho más rápido.