Programme zum Arbeiten mit Dokumenten. Programme zum Arbeiten mit Dokumenten

Softwarepakete für die Arbeit mit Texten, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und Datenbanken, integriert in einem einzigen Komplex.

Heutzutage verfügen die meisten PC-Benutzer über einen Drucker, mit dem sie nicht nur Texte, sondern auch verschiedene Broschüren, Broschüren und Illustrationen drucken können. Und genau dafür sind Druckprogramme konzipiert. Diese Softwarekategorie ist in zwei Gruppen unterteilt: Designpakete und Druckerdienstprogramme. Designpakete ermöglichen dem Benutzer die schnelle und einfache Erstellung vielfältiger Projekte, von gewöhnlichen Kalendern und Postkarten bis hin zu eindrucksvoll gestalteten Broschüren. Typischerweise enthalten solche Programme eine Vielzahl von Vorlagen, mit denen Sie die oben genannten Probleme lösen können. Doch wenn dem Nutzer die eingebauten Tools nicht ausreichen, kann er ganz einfach eine eigene Vorlage erstellen. Druckerdienstprogramme werden von Benutzern verwendet, die mit den Funktionen der Standardanwendung zufrieden sind, mit deren Arbeit sie vertraut sind. Softwareprodukte dieser Kategorie fungieren als virtuelle Druckertreiber, die zum Drucken gesendete Seiten abfangen und entsprechend den vorgenommenen Einstellungen neu erstellen. Dadurch werden die verarbeiteten Daten nicht wie üblich gedruckt, sondern in Form von Broschüren, doppelseitigen Heften, Postkarten oder einem anderen Produkt.

Es wurden viele Programme entwickelt, die mit dem PDF-Format arbeiten. Die einfachsten dieser Programme können neue PDF-Dokumente anzeigen und erstellen und können auch Dokumentinhalte in ein anderes Format konvertieren oder umgekehrt. Es gibt Programme, mit denen Sie Texte, Objekte, Bilder, Siegel und Links bearbeiten und zu einem PDF-Dokument hinzufügen können. Einige Programme verfügen über die Möglichkeit, Dokumente eines bestimmten Formats zu trennen und zusammenzuführen sowie einzelne Seiten und Objekte daraus zu extrahieren. Mit professionelleren Programmen können Sie Wasserzeichen, Logos und Fußzeilen hinzufügen. Viele verfügen über die Möglichkeit, große Mengen an Dokumenten stapelweise zu verarbeiten. Professionelle PDF-Programme ermöglichen Ihnen die Erstellung von Formularen. Anschließend können Sie diese den Kunden zum Ausfüllen zur Verfügung stellen. Viele Programme verfügen über Funktionen zur Verwaltung digitaler Rechte. Mit den digitalen Rechten in solchen Programmen können Sie das Extrahieren von Text und Bildern aus einem PDF-Dokument sowie das Drucken verbieten. Auch für das PDF-Format stehen Serverprogramme zur Verfügung. In solchen Anwendungen können Sie Dokumente serverseitig erstellen. Darüber hinaus können Sie dieses Dokument auch auf einem Client-Computer anzeigen, der nicht über die Vollversion der Acrobat-Anwendung verfügt.

Die Arbeit mit Dokumenten nimmt den Benutzern, insbesondere Büroangestellten, viel Zeit in Anspruch. Doch es gibt viele Programme, die den manuellen Arbeitsaufwand bei der Arbeit mit Dokumenten deutlich optimieren können, indem sie einige Prozesse automatisieren. Viele dieser Lösungen sind einfach zu bedienen, sehr komfortabel und kostengünstig und stehen daher einem breiten Anwenderkreis zur Verfügung. Solche Programme werden in diesem Artikel besprochen.

Dokumentenorganisation

Wer mit einer Vielzahl elektronischer Dokumente zu tun hat, kennt die Situation, dass es trotz eines strikten Systems von Katalogen und Unterverzeichnissen viel Zeit in Anspruch nimmt, das richtige Dokument zu finden. Eine Möglichkeit zur Lösung dieses Problems ist der Einsatz eines speziellen Katalogisierungsprogramms, dessen Hauptaufgabe darin besteht, Daten zu organisieren und zu sortieren, was letztendlich eine schnelle Suche nach den benötigten Informationen gewährleistet. Es gibt eine große Vielfalt solcher Katalogisierer auf dem Markt, und alle konzentrieren sich auf die Katalogisierung von Datenträgern, Ordnern und Dateien oder auf hochspezialisierte Informationen (Filme, Münzen, Briefmarken usw.). Zur Katalogisierung von Dokumenten eignet sich jeder universelle Katalogisierer, mit dem Sie Ordner und Dateien unterschiedlicher Art katalogisieren können. Die beste dieser Lösungen ist das WhereIsIt-Paket (http://www.whereisit-soft.com/), aber es ist ziemlich teuer und seine Funktionen sind für viele Benutzer eindeutig überflüssig. Für die meisten Menschen ist die Verwendung des WinCatalog Standard-Pakets ausreichend.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, verwandte Dokumente zu komplexen hierarchisch strukturierten Dokumenten zu kombinieren, die in Datendateien gespeichert werden, die diesen Strukturen entsprechen. Dank der Strukturierung und der erweiterten Suchfunktionen innerhalb des Dokuments ist es viel bequemer, in solchen strukturierten Dokumenten zu navigieren und die benötigten Informationen zu finden. Darüber hinaus ermöglicht eine solche Strukturierung die Durchführung externer Suchen und die Suche nach Dokumenten anhand der darin enthaltenen Textfragmente. Beispielsweise ist das Maple-Paket für die Erstellung hierarchisch strukturierter Dokumente konzipiert.

WinCatalog-Standard

Entwickler: WinCatalog.com

Verteilungsgröße: 1,62 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Verteilungsmethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preis: 200 Rubel.

WinCatalog Standard ist ein benutzerfreundlicher multifunktionaler Katalogisierer mit einer übersichtlichen russischsprachigen Oberfläche (Abb. 1). Mit dem Paket können Sie Daten von allen Speichermedien katalogisieren, die an einen Computer angeschlossen werden können: Disketten, Festplatten und Netzlaufwerke, normale CDs und Audio-Disks, Zip-Disketten usw. Mit seiner Hilfe können Sie beliebige Ordner und Dateien unabhängig von ihrem Speicherort sortieren und organisieren. Sie können Daten entweder manuell (direkt in virtuelle Ordner) oder durch Scannen von Datenträgern (einschließlich der dort befindlichen Zip-Archive) in den Katalog eingeben. In diesem Fall werden zur leichteren Orientierung von Datenträgern extrahierte Ordner und Dateien besser als in virtuelle Ordner sortiert. was dank der Unterstützung von Drag & Drop-Vorgängen nicht viel Zeit in Anspruch nimmt.

Reis. 1. WinCatalog-Standardschnittstelle

Die allgemeine Katalogverwaltung ist einfach und bequem. Durch die Aufteilung der Daten in thematische Ordner wird die Orientierung erheblich vereinfacht, und die Platzierung der Ordner und ihrer verschachtelten Elemente kann einfach per Drag & Drop geändert werden. Erweiterte Suche (nach Name, Kommentar, Größe und Änderungsdatum; Abb. 2), die boolesche Operationen und die Möglichkeit zur Auswahl eines bestimmten Ordners für die Suche unterstützt und auch Schlüsselwörter berücksichtigt (sie können sinnvoll zu einzelnen Verzeichniselementen hinzugefügt werden), ermöglicht es Ihnen, das gewünschte Dokument schnell zu finden und Duplikate zu finden – entfernen Sie doppelte Elemente aus der Sammlung. Der Export des gesamten oder eines Teils des Dokumentationskatalogs in eine CVS-Datei ermöglicht die Verarbeitung der Daten in einer anderen Anwendung (z. B. MS Excel), und der Export in eine HTML-Datei ist praktisch zum Drucken des Katalogs.

Reis. 2. Suchen Sie nach Dokumenten in WinCatalog Standard

Ahorn 6,25

Entwickler: Crystal Office Systems

Verteilungsgröße: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows (alle Versionen)

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demoversion: Maple – http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preis: Maple – 21,95 $, Maple Professional – 30,95 $

Maple ist ein benutzerfreundlicher Dokumentenmanager, der es Ihnen ermöglicht, verschiedene Materialien in hierarchischen Strukturen zu kombinieren und letztendlich strukturierte Dokumente zu erhalten: Geschäftspläne, Berichte, analytische Notizen, Broschüren usw. In solchen hierarchischen Dokumentenbäumen werden vielfältige Informationen klarer dargestellt und das Auffinden jedes Dokuments ist viel einfacher als bei der Standardkatalogisierung. Um in Maple erstellte Dokumente anzuzeigen, benötigen Sie einen speziellen Viewer, Maple Reader, der kostenlos heruntergeladen werden kann unter: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Das Paket verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche (Abb. 3) und ist so einfach zu erlernen, dass selbst die fehlende russische Lokalisierung des Programms für die meisten Benutzer kein Hindernis darstellt und diese Lösung daher einem breiten Publikum empfohlen werden kann.

Reis. 3. Maple-Programmoberfläche

Der Manager ist in zwei Versionen erhältlich: der Basis-Maple-Version und der erweiterten Maple Professional-Version. Zu den grundlegenden Unterschieden der erweiterten Version gehört das Vorhandensein zusätzlicher Funktionen wie Dokumentensuche, Grammatikprüfung, Dateiverschlüsselung und Sicherung hierarchischer Strukturen.

Die Grundlage jedes Dokuments in Maple ist ein hierarchischer Knotenbaum, dessen Verschachtelungsebene und Anzahl der Unterknoten unbegrenzt ist. Jeder Knoten ist ein separates Dokument, das nicht nur Text (direkt eingegeben, aus der Zwischenablage eingefügt oder aus Dokumenten in den Formaten RTF, DOC, WRI und HTML importiert) enthält, sondern auch tabellarisches Material, Grafiken und Links zu grundlegenden Fragmenten des endgültigen Dokuments oder der Dateien , und ETC. Bei der Vorbereitung von Dokumenten ist es möglich, einen Standardsatz von Funktionen für die Arbeit mit Text zu verwenden: Schriftart und -größe ändern, Listen erstellen, Absätze formatieren, Stile verwenden usw. Durch die Integration mit MS Word können Sie die integrierte Rechtschreibprüfung verwenden MS Word zur Überprüfung der Grammatik und Suche nach Synonymen nicht nur auf Englisch, sondern auch auf Russisch. Das integrierte Backup-System bietet die Möglichkeit, komprimierte Backup-Kopien hierarchischer Dokumente (im ZIP- und CAB-Format) zu erstellen. Der integrierte Verschlüsselungsassistent hilft Ihnen, vertrauliche Dokumente mit dem kryptografischen Algorithmus Blowfish zu verschlüsseln. Und mit dem Finder-Suchmodul können Sie schnell die benötigten Dokumente nach Namen, Fragment, Autor, Kommentaren, Inhalt (Abb. 4) usw. finden.

Reis. 4. Durchsuchen Sie Dokumente nach Inhalt
in ihnen der Text in Ahorn

Schneller Zugriff auf Dokumente

Die Technologie der computergestützten Erstellung von Dokumenten geht davon aus, dass die erstellten Dokumente anschließend wiederholt verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise ein neues Dokument entwickeln, benötigen Sie möglicherweise ein oder zwei Absätze aus dem gestrigen Dokument, oder das neue Dokument ist im Allgemeinen eine Kopie des alten, jedoch mit geänderten variablen Informationen usw.

Leider kann sich der Benutzer nicht immer an den Namen eines wichtigen Dokuments erinnern, das vorgestern erstellt wurde, und hat manchmal nicht die geringste Ahnung, wo er danach suchen soll. Natürlich müssen Sie den Dokumenten aussagekräftige Namen geben und sie unter Einhaltung einer klaren Katalogisierung speichern, aber leider passiert es anders, aufgrund von Eile, ablenkenden Anrufen usw. Daher kann die Suche nach dem gewünschten Dokument viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen – schließlich ist es keineswegs eine Tatsache, dass Sie es über die Windows-Linkliste zu den neuesten Dokumenten öffnen können, die über das Startmenü zugänglich sind . Tatsache ist, dass diese Liste:

auf 15 Dokumente begrenzt – das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, Dokumente beispielsweise vor einer Woche einzubeziehen, praktisch Null ist;
ermöglicht es Ihnen nicht, ein Dokument zu finden, wenn Sie sich an einen Teil des Textes erinnern, aber den Dateinamen vergessen haben;
umfasst keine gleichnamigen (aber gleichzeitig unterschiedlichen) Dokumente, die unter demselben Namen, aber in verschiedenen Ordnern gespeichert sind, was beispielsweise bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument mit der Bildung mehrerer seiner Versionen wichtig ist.

Es gibt noch ein weiteres Problem: Die in Windows bereitgestellte Liste aktueller Dokumente ist einer der Kanäle für die Weitergabe vertraulicher Daten, da jeder Benutzer (einschließlich eines Angreifers) damit die Art der Computeraktivität des Eigentümers herausfinden kann. Daher wird empfohlen, diese Liste regelmäßig zu bereinigen, beispielsweise mithilfe von Dienstprogrammen zum Entfernen von „Junk“-Daten von der Festplatte. Dadurch entsteht eine scheinbar paradoxe Situation: Wenn ein Benutzer aus Sicherheitsgründen regelmäßig Informationen über zuletzt verwendete Dokumente vernichtet, wird ihm der schnelle Zugriff darauf verwehrt und er läuft andernfalls Gefahr, Opfer von Angreifern zu werden. Es gibt jedoch einen Ausweg: Sie können das spezielle Dienstprogramm ActualDoc verwenden, das die Möglichkeiten von Windows im Hinblick auf die Arbeit mit den neuesten Dokumenten erweitert.

Wenn das gewünschte Dokument vor langer Zeit erstellt wurde und daher nicht in der Liste der zuletzt geöffneten Dokumente angezeigt wird (sowohl in Windows integriert als auch in der ActualDoc-Liste), müssen Sie auf die Suche zurückgreifen. Hier entsteht ein weiteres Problem: Der Benutzer merkt sich in der Regel nicht den Namen des Dokuments (sowie das Erstellungsdatum), weiß aber, welche Schlüsselwörter im Text vorkommen. Das bedeutet, dass Sie ein Dokument anhand der darin enthaltenen Textfragmente suchen müssen. Diese Aufgabe kann zwar mit den integrierten Tools von Windows oder beispielsweise Word gelöst werden, ist aber sehr mittelmäßig. Und der Punkt ist nicht nur, dass eine solche Suche nicht ganz offensichtlich ist und langsam durchgeführt wird – manchmal kann man damit leben. Noch wichtiger ist, dass nicht alle Dateien gefunden werden – die morphologischen Merkmale der russischen Sprache werden bei der Suche nicht berücksichtigt, sodass Dateien, in denen die gesuchten Wörter eine andere Groß-/Kleinschreibung haben, unentdeckt bleiben. Gleichzeitig sind spezialisierte Suchprogramme wie „Snoop“ (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), „Archivarius 3000“ und Phoenix Search (http ://indexlab.net/) kann die benötigten Dokumente unabhängig von ihrem Standort schnell finden. Die attraktivste unter den genannten Lösungen im Hinblick auf das Preis-Leistungs-Verhältnis scheint uns das Archivarius 3000-Paket zu sein.

ActualDoc 3.5

Entwickler: Flexigen Software

Verteilungsgröße: Standard – 4,1 MB, Professionell – 3,6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Standard – Freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional – Shareware (14-Tage-Demoversion – http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Preis: Standard – kostenlos, Professional – 19,95 $

ActualDoc ist ein neuer Dokumentenmanager, der sich verwendete Dokumente merkt und einen schnellen und sicheren Zugriff darauf ermöglicht. Das Programm ist einfach und intuitiv, verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Unterstützung für die russische Sprache (Abb. 5) und erfordert praktisch keine Zeit für die Beherrschung, insbesondere da es von einem umfassenden Hilfesystem begleitet wird, und kann daher zu einem unverzichtbaren Werkzeug werden sowohl für Profis als auch für Heimanwender.

Reis. 5. ActualDoc-Programmschnittstelle

ActualDoc verfolgt den Download einer unbegrenzten Anzahl von Dokumenten innerhalb eines vom Benutzer festgelegten Zeitraums (standardmäßig 60 Tage) und unterstützt mehr als 40 Dateiformate (Text- und Grafikdateien, MS Office-Dokumente und HTML-Dokumente, PDF-Dateien usw.). und ermöglicht Ihnen, jedes davon schnell herunterzuladen. Das Auffinden des benötigten Dokuments in der Programmumgebung ist kein Problem. Wenn die Liste der von ihr gespeicherten Dokumente relativ klein ist, können Sie das Dokument direkt aus der Liste auswählen. Andernfalls wäre es sinnvoller, die Liste der möglichen Kandidaten zunächst durch eine Filterung einzuschränken (eine Filterung nach Zeit ist möglich). Ö nach Intervall, nach Erweiterung und Kategorie) oder nach dem Namen des Dokuments (im Allgemeinen) oder nach einem darin enthaltenen Textfragment suchen (die Suche im russischen Text ist jedoch nicht immer erfolgreich). Es gibt eine andere Möglichkeit, das gewünschte Dokument schnell zu öffnen – über eingebaute Lesezeichen (wie im Internet Explorer; Abb. 6), die einzelnen häufig verwendeten Dokumenten zugeordnet werden können und den Zugriff darauf deutlich beschleunigen, da keine vorhanden sind muss suchen. Das ausgewählte Dokument steht im integrierten Viewer zum Anzeigen, Suchen und Kopieren sowie in einer externen Anwendung zum Bearbeiten zur Verfügung und kann zur vollständigen Bearbeitung, zum selektiven Kopieren von Informationen daraus oder zum Versenden des Dokuments per verwendet werden Email. Gleichzeitig kann die Dokumentenliste selbst vor neugierigen Blicken verborgen und mit einem Passwort geschützt werden – in diesem Fall werden zuletzt verwendete Dateien nicht im Menü angezeigt Start -> Dokumente.

Reis. 6. Öffnen eines Dokuments über ein Lesezeichen
in ActualDoc

Das Paket gibt es in zwei Versionen: der kostenlosen Basis-Standard-Version und der kostenpflichtigen Professional-Version. Mit der kostenlosen Version können Sie Dokumente nicht in integrierten Viewern anzeigen, die Suchfunktion verwenden (daher können Sie nur visuell nach Dokumenten suchen und die vollständige oder gefilterte Liste anzeigen), benutzerdefinierte Kategorien erstellen und Lesezeichen bearbeiten.

Archivar 3000 (3,82)

Entwickler: Likasoft

Verteilungsgröße: 3 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demoversion – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preis: Studentenlizenz – 195 Rubel, persönliche Lizenz – 295 Rubel, kommerzielle Lizenz – 900 Rubel.

« Archivist 3000 ist die optimale Lösung für die schnelle Suche nach Dokumenten in 18 verschiedenen Sprachen (einschließlich Russisch, Englisch, Deutsch und Französisch) und richtet sich an ein breites Benutzerspektrum. Das Programm bietet sofortigen Zugriff auf Dokumente auf Ihrer Festplatte, im Netzwerk und auf Wechseldatenträgern (CD, DVD, ZIP usw.) und kann mit allen gängigen Dokumenttypen (PDF-Dateien, MS Office-Dokumente, Textdateien usw.) arbeiten. ). Es kann in Archiven (ZIP, RAR usw.), in E-Mail-Nachrichten (Outlook, Outlook Express, The Bat! usw.) und daran angehängten Dateien suchen. Darüber hinaus wird die Suche in den Lotus Notes- und Lotus Domino-Datenbanken sowie in den Nachrichtendatenbanken ICQ, Odigo IM und Miranda IM unterstützt.

Neben der regulären Suche nach Schlüsselwörtern oder einer Reihe von Schlüsselwörtern unterstützt das Programm einen erweiterten Suchmodus mit logischen Funktionen und kann Dokumente nicht nur nach Inhalt, sondern auch nach Dateiname, Änderungsdatum, Größe, Dokumenttyp, Kodierung usw. suchen. Abb. 7). Dank der vollständigen Unicode-Unterstützung werden Suchvorgänge nicht nur in einsprachigen Dokumenten korrekt durchgeführt, sondern auch in mehrsprachigen Dokumenten (z. B. mit gleichzeitigem Text in Russisch und Deutsch). Es ist möglich, über das Internet aus der Ferne nach Dokumenten zu suchen und anschließend über einen beliebigen Internetbrowser, beispielsweise Internet Explorer, auf die gefundenen Dokumente zuzugreifen. Suchergebnisse können im Auszugsmodus dargestellt werden, wenn die wichtigsten (relevanten) Fragmente ausgewählter Dokumente mit Hervorhebung der gefundenen Wörter angezeigt werden, und im Tabellenmodus, wenn kurze Informationen zu den Dokumenten angezeigt werden (Abb. 8), wodurch sie können sortiert werden.

Reis. 7. Suchen Sie nach Dokumenten in der Archivist 3000-Umgebung

Reis. 8. Optionen zur Darstellung von Suchergebnissen
in „Archivarius 3000“

Ausfüllen von Standarddokumenten

Die Erstellung von Standarddokumenten nimmt einen erheblichen Teil der Zeit derjenigen Benutzer in Anspruch, die im Rahmen ihrer Aufgaben mit der Erstellung verschiedener Dokumentationen in Versicherungsgesellschaften, Banken, Notariaten, Unternehmen, die verschiedene Arten von Dienstleistungen anbieten, usw. befasst sind. In der Regel werden solche Dokumente im Word-Texteditor auf Basis zunächst erstellter Basisdokumente erstellt, in denen einige variable Informationen einfach ersetzt werden. Daran ist nichts Kompliziertes, aber bei großen Dokumentationsmengen sind Fehler vorprogrammiert – Sie können beispielsweise versehentlich Daten an der falschen Stelle eingeben, wo sie sein sollen, oder mehrere Wörter des Dokuments löschen usw. Daher ist es wünschenswert, dass nur die Felder zur Eingabe geöffnet sind, in die Daten eingegeben werden müssen, und alle anderen Texte gesperrt sind. Die Entwickler haben die Möglichkeit bereitgestellt, solche Dokumente in Word zu erstellen. Es reicht aus, eine Reihe von Vorlagen für alle in der Organisation verwendeten Standarddokumente zu entwickeln, wobei jede Vorlage das Ändern dauerhafter Daten verbietet (Befehl). Extras -> Schutz festlegen -> Änderungen außer der Eingabe von Daten in Formularfelder verbieten) und schulen Sie Benutzer darin, Dokumente mithilfe von Vorlagen zu erstellen. Für Standarddokumente, in denen relativ wenig variable Informationen vorhanden sind, reichen solche Vorlagen völlig aus, um den Prozess der Dokumentenerstellung deutlich zu beschleunigen und das Fehlerrisiko zu verringern.

In der Praxis werden jedoch viele Standarddokumente verwendet, in denen variable Informationen bis zur Hälfte des Volumens einnehmen und einige der variablen Daten in der einen oder anderen Form mehrmals wiederholt werden (Abb. 9) – zum Beispiel der vollständige Name. in verschiedenen Fällen Wörter für eingegebene Daten oder Beträge usw. In diesem Fall hilft die Verwendung von Word-Vorlagen nicht viel, da das Ausfüllen von Dokumenten selbst mit Vorlagen viel Zeit in Anspruch nimmt, da alle variablen Daten manuell eingegeben werden müssen.

Reis. 9. Beispiel eines Dokuments mit großem Umfang
variable Informationen

Bei der Erstellung von Standarddokumenten gibt es noch ein weiteres Merkmal: Oft ist es erforderlich, nicht ein Dokument, sondern mehrere gleichzeitig vorzubereiten (um beispielsweise einen Bankvertrag über die Eröffnung einer Verwahrstelle zu erstellen, sind drei oder vier Arten von Verträgen erforderlich Unterschrift). Somit müssen die gleichen Informationen in verschiedene Dokumente eingegeben werden, was ebenfalls viel Zeit in Anspruch nimmt und die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers entsprechend erhöht. Sie können solche Dokumente viel schneller vorbereiten, indem Sie spezielle Anwendungen verwenden, die den Prozess der Erstellung von Standarddokumenten automatisieren, wie z. B. AutoDoc oder Blitz Document. Diese Anwendungen basieren auch auf der Verwendung von Vorlagen, die im Gegensatz zu gewöhnlichen Word-Vorlagen nicht nur die Eingabe von Daten in die dafür vorgesehenen Felder ermöglichen (wofür der Benutzer eine Reihe von Formularen mit Daten ausfüllen muss), sondern auch ist auch in der Lage, die eingegebenen Daten auf programmierte Weise umzuwandeln, z. B. kann es Zahlen in Wörtern ersetzen, Wörter und Phrasen entsprechend grammatikalischer Fälle deklinieren usw. Dadurch werden die notwendigen Dokumente schnell ausgefüllt und die Fehlerquote ist um eine Größenordnung geringer als bei der herkömmlichen Erstellung in Word. Darüber hinaus ist die Erstellung von Standarddokumenten durch spezialisierte Lösungen auch deshalb attraktiv, weil alle erstellten Dokumente automatisch katalogisiert werden und es kein Problem darstellt, sie in Zukunft wiederzufinden, und der Benutzer nicht die Feinheiten der Dokumentenerstellung kennen muss, da alle rechtlichen Nuancen vorhanden sind sind in den Vorlagen bereits berücksichtigt.

AutoDoc 1.2

Entwickler: EleWise

Verteilungsgröße: 6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003

Verteilungsmethode: Shareware (funktionell eingeschränkte Demoversion - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preis:„AvtoDoc-Personal“ – 1980 Rubel, „AvtoDoc-Server“ – 2980 Rubel, „AvtoDoc-Client“ – 1490 Rubel.

„AutoDoc“ ist ein Programm, mit dem Sie das Ausfüllen von Standarddokumenten mithilfe von mit MS Word erstellten Vorlagen automatisieren und beschleunigen und ein Archiv von Dokumenten und Aufzeichnungen verwalten können, die mithilfe dieser Vorlagen erstellt wurden. Der Prozess der Generierung neuer Dokumente ist darin äußerst automatisiert – wählen Sie einfach das gewünschte Geschäftsszenario aus der allgemeinen Liste der Szenarien aus (ein Geschäftsszenario bedeutet eine benutzerdefinierte Vorlage) und füllen Sie das Eingabeformular mit den erforderlichen Daten aus (Abb. 10). Das erstellte Dokument kann angezeigt, gespeichert, gedruckt oder zur weiteren Bearbeitung in Word geöffnet werden.

Reis. 10. Erstellen eines Dokuments mit dem „AutoDoc“-Skript

Die Anzahl der integrierten Skripte ist gering (Abb. 11), kann aber durch benutzerdefinierte Skripte erweitert werden, deren Erstellungsprozess detailliert und übersichtlich in der Hilfe dargestellt wird und vollständig vom Assistenten gesteuert wird und daher für zugänglich ist die meisten Benutzer. Die Entwicklung eines neuen Skripts umfasst die Durchführung von fünf Schritten: Eingabe des Skriptnamens, Erstellen einer Vorlage, Definieren von Variablen, Einrichten und Testen des Skripts sowie Speichern zur weiteren Bearbeitung (Abb. 12). Auf den ersten Blick kann die Erstellung einer Vorlage einige Schwierigkeiten bereiten, da diese manuell in Word erstellt werden muss und hierfür Kenntnisse einer Skriptsprache erforderlich sind. Aber in der Praxis ist alles viel einfacher – es genügt zu verstehen, dass Variablen in geschweifte Klammern eingegeben und das $-Zeichen davor gesetzt werden; der gesamte andere Text wird wie gewohnt gedruckt (Abb. 13). Neue Vorlagen können nicht nur von Grund auf erstellt werden, sondern auch auf Basis bestehender Vorlagen oder vorgefertigter Dokumente – im ersten Fall müssen Sie lediglich die Skripteinstellungen ändern und es mit den geänderten Einstellungen testen, und im zweiten Fall öffnen Sie ein Fertiges Dokument, ersetzen Sie sich ändernde Informationen durch Variablen und geben Sie das Programm als Vorlage an. Es gibt verschiedene Arten von Variablen, einschließlich solcher, die Folgendes ermöglichen:

Geben Sie Daten gleichzeitig in mehrere Felder ein: vollständiger Name, Passdaten, Organisationsdetails usw.;
Wählen Sie einen Variablenwert aus einer Reihe von Werten aus.
Führen Sie verschiedene Operationen und Transformationen durch: Berechnen Sie den Prozentsatz einer Zahl oder die Mehrwertsteuer eines Betrags, wandeln Sie eine Zahl in eine Zeichenfolge um, geben Sie das aktuelle Datum ein usw.;
Geben Sie ein Wort oder eine Phrase in einem bestimmten Fall usw. an.

Nach AutoDoc-Geschäftsszenarien erstellte Dokumente werden in Form klar strukturierter Datensätze gespeichert, sodass Sie jederzeit durch Filtern oder Suchen das gewünschte Dokument finden, anzeigen, drucken, neu generieren oder löschen können.

Reis. 11. „AutoDoc“-Fenster mit einer Liste der integrierten Gruppen
Geschäftsszenarien

Reis. 12. Entwicklung eines neuen Skripts in AutoDoc

Reis. 13. Beispiel für Vorlagentext in „AutoDoc“,
in dem vier Variablen vorkommen: „Anzahl“,
„Monat“, „Organisation“ und „vollständiger Name“

Das Programm wird in zwei Versionen geliefert: Einzelbenutzerversion – „AvtoDoc-Personal“ und Mehrbenutzerversion (Netzwerk), dargestellt durch zwei Module – „AvtoDoc-Server“ und „AvtoDoc-Client“. In der Einzelbenutzerversion befinden sich alle Komponenten des Systems auf dem lokalen Computer, und in der Mehrbenutzerversion wird die Datenbank mit Skripten, Vorlagen und Datensätzen auf dem Server installiert, und auf Benutzercomputern ist nur der Client-Teil installiert installiert, was die Nutzung aller auf dem Server gespeicherten AutoDoc-Materialien ermöglicht.

Blitz-Dokument 3.4.1

Entwickler: BlitzSoft

Verteilungsgröße: 991 KB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (funktionell eingeschränkte Demoversion – http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preis: 500 Rubel.

Blitz Document ist ein kompaktes Programm zur automatischen Erstellung von Standarddokumenten mithilfe von Skriptvorlagen. Damit können Sie schnell Dokumente basierend auf integrierten Vorlagen erstellen, deren Anzahl mehr als 30 beträgt (Abb. 14), oder benutzerdefinierte Skripte, die basierend auf integrierten Vorlagen oder leeren Layouts entwickelt werden können. Das Erstellen eines Dokuments mit einem vorgefertigten Skript ist denkbar einfach: Wählen Sie einfach den Skripttyp aus und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, der den Benutzer gewissenhaft durch alle Phasen der Dokumenterstellung führt (Abb. 15). Das fertige Dokument kann angezeigt, gedruckt, im integrierten Texteditor bearbeitet (sowohl variable als auch konstante Daten können korrigiert werden) oder zur Bearbeitung in Word geöffnet werden.

Reis. 14. Liste der integrierten Blitz Document-Skripte

Reis. 15. Erstellen eines Skriptdokuments
Blitz-Dokument

Die Entwicklung erstellter Vorlagen ist etwas komplizierter, liegt aber auch im Rahmen der Möglichkeiten der meisten Benutzer. Die Beherrschung dieser Funktion wird zwar einige Zeit in Anspruch nehmen, da die im Programm enthaltenen Referenzinformationen leider für ausreichend geschulte Benutzer gedacht sind (sie sind sehr spärlich und enthalten keine Abbildungen oder Beispiele). Technisch gesehen besteht die Erstellung einer neuen Vorlage aus zwei Schritten: Auswahl einer integrierten Vorlage oder eines Layouts, auf deren Grundlage eine neue Vorlage entwickelt wird, und sequentielle Anpassung der darin enthaltenen konstanten und variablen Daten (Abb. 16). Konstante Daten werden in ihrer realen Form eingegeben, jedoch nicht direkt in den Text, sondern über Dialogfelder. Auch Variableninformationen werden während des Dialogs angepasst und nicht mehr direkt eingegeben, sondern durch Variablen mit Wildcard-Beschriftungen ersetzt, die unter Berücksichtigung der im Programm verwendeten Skriptsprache gestaltet sind. Skripte können den bei der Dokumenterstellung eingegebenen Text nicht nur anzeigen, sondern ihn auch mithilfe eines Systems von Datenersetzungs- oder Transformationsbefehlen ändern. Es ist beispielsweise vorgesehen:

Reis. 16. Entwicklung einer neuen Vorlage basierend auf dem Layout
im Blitz-Dokument

Deklination von Wörtern und Phrasen nach grammatikalischen Fällen;
Konvertieren von Zahlen in Zeichenfolgen;
Konvertieren von Kalenderdaten in Zeichenfolgen;
Durchführung von Berechnungen, die in Rechts- und Geschäftsdokumenten verwendet werden;
Ändern des Textes abhängig vom Wert der eingegebenen Daten usw.

Mit Blitz Document erstellte Dokumente werden in strukturierten Journalen gespeichert – so können Sie schnell durch die Dokumentation navigieren und fast sofort auf die benötigten Materialien zugreifen, um sie beispielsweise auszudrucken. Darüber hinaus können Dokumente in virtuellen Dateien gruppiert werden, was den schnellen Zugriff auf Materialien zu einem bestimmten Thema oder Objekt in der Datenbank erleichtert.

OCR-Text in gescannten Dokumenten

Benutzer, die häufig Papierdokumente (Seiten eines Buches, einer Zeitung, einer Zeitschrift oder eines Faxes) in ein elektronisch bearbeitbares Format umwandeln müssen, können auf ein Zeichenerkennungssystem oder OCR-System (Optical Character Recognition) zur automatischen Texteingabe aus Papierdokumenten nicht verzichten in einen Computer. Theoretisch können Sie das Programm FineReader von ABBYY oder CuneiForm von Cognitive Technologies verwenden – beide sind zuverlässig im Betrieb und verfügen über eine hohe Erkennungsgenauigkeit. Das FineReader-Paket verfügt jedoch über eine vereinfachte und kostengünstige Version für Heimanwender, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, die es für ein breiteres Publikum attraktiver macht.

ABBYY FineReader 8.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 40,5 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Verteilungsmethode: Shareware (es gibt keine Demoversion von FineReader Home Edition, eine funktional eingeschränkte Demoversion von FineReader Professional Edition – http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Preis: FineReader Home Edition – 990 RUR, FineReader Professional Edition – 3750 RUR.

ABBYY FineReader ist eine ideale Lösung zum Erkennen von Dokumenten, in denen nicht nur der Text, sondern auch das Design erkannt wird, was eine genaue Übertragung von Tabellen, Bildern und Textaufteilung in Spalten gewährleistet (Abb. 17). Das Programm ist einfach zu bedienen, kann mehrsprachige (179 Sprachen werden unterstützt) und mehrseitige Dokumente erkennen. Es ist möglich, das gesamte Dokument oder einzelne Seiten zu erkennen. Das Ergebnis kann in einem der gängigen Formate gespeichert werden: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT oder PDF. Es ist möglich, Erkennungsergebnisse Schritt für Schritt zu speichern, um Fehler zu beseitigen. Der Export der Erkennungsergebnisse direkt nach Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect und Adobe Acrobat wurde implementiert. Die integrierte Rechtschreibprüfung (für 36 Sprachen) beschleunigt die Überprüfung des Ergebnisses und durch die Integration mit Microsoft Word können Sie das Programm direkt aus Word aufrufen, ohne von der Arbeit mit dem Text abgelenkt zu werden.

Reis. 17. Ergebnis der Dokumentenerkennung
in ABBYY FineReader Home Edition

Das Programm wird in zwei Versionen angeboten: FineReader Home Edition für Anfänger und FineReader Professional Edition für Profis. Die professionelle Version ermöglicht die Verwaltung der Erkennungsparameter (Änderung des Modus, Durchführung der Erkennung mit Training) und verfügt über umfangreichere Erkennungsfunktionen (Erkennung von PDF-Dateien, mit einer Digitalkamera erfassten Texten usw.). Darüber hinaus bietet die Professional Edition mehr verschiedene Speicherformate, die Möglichkeit, Barcodes zu erkennen und Screenshots mithilfe des Dienstprogramms Screenshot Reader schnell zu erkennen.

Konvertieren von Dokumenten aus dem PDF-Format

Die gesamte technische Dokumentation wird heute im PDF-Format geliefert, wobei zum Anzeigen der Dokumente das kostenlose Dienstprogramm Adobe Acrobat Reader verwendet wird. Bei der Erstellung eigener Dokumente oder der Bearbeitung von Materialien im PDF-Format (z. B. Artikel, Vertrag, Bericht usw.) besteht jedoch häufig die Notwendigkeit, Fragmente von PDF-Dateien zu verwenden. Im ersten Fall müssen Sie Text- und/oder Bildfragmente aus PDF-Dateien extrahieren (theoretisch ist dies mit den integrierten Tools von Acrobat Reader möglich, allerdings mit sehr mittelmäßigen Ergebnissen). Im zweiten Fall müssen Sie PDF-Dokumente in ein bearbeitbares Format (z. B. in das Word-Format) konvertieren und dabei das Design des Originaldokuments beibehalten, was im Acrobat Reader nicht einmal vorgesehen ist. In solchen Fällen helfen spezielle Dienstprogramme, von denen die attraktivsten Pakete ABBYY PDF Transformer und PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html) sind. Wir werden uns das erste davon ansehen – obwohl es teurer ist, verfügt es über eine russischsprachige Benutzeroberfläche und ermöglicht die Konvertierung von PDF-Dateien in mehrere bearbeitbare Formate und kann nicht nur englischen, sondern auch russischen Text korrekt erkennen.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 52 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000 (SP2 oder höher)/XP/Server 2003

Verteilungsmethode: Shareware (15-Tage-Demoversion – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preis: 1490 Rubel.

ABBYY PDF Transformer ist ein Dienstprogramm zum Konvertieren von PDF-Dokumenten in Microsoft Word-Dokumentformate (Abb. 18), Excel sowie HTML- und TXT-Dateien. Das Paket verfügt über eine intuitive Benutzeroberfläche und ist sehr einfach zu bedienen, sodass auch unerfahrene Benutzer damit zurechtkommen.

ABBYY PDF Transformer kann alle PDF-Dateien konvertieren, auch Dateien ohne Textebene (solche Dateien werden am häufigsten aus gescannten Dokumenten gewonnen und stellen ein Textbild dar) und verarbeitet PDF-Dateien korrekt, die eine beliebige Kombination unterstützter Sprachen enthalten (einschließlich Russisch und Englisch). Das Dienstprogramm behält das Design des Quelldokuments (Bilder, Tabellen, Spaltenlayout, Links) genau bei und ermöglicht Ihnen die Verwaltung von Konvertierungs- und Speicheroptionen. Sie können beispielsweise Bereiche klar definieren, die vom Programm als Text oder als Bild wahrgenommen werden sollen (was bei PDF-Dateien mit komplexem Design wichtig ist), das fertige Dokument im gleichen Design wie im Original oder als Spalte speichern Text (mit oder ohne Bilder - optional) usw. Bei Bedarf besteht die Möglichkeit, einzelne Seiten oder auch deren Fragmente gezielt zu konvertieren. Darüber hinaus kann ABBYY PDF Transformer auch eine umgekehrte Konvertierung durchführen, sodass Sie PDF-Dateien aus Microsoft Word-Dokumenten, Excel-Tabellen, PowerPoint-Präsentationen, Visio-Diagrammen und HTML-Dateien sowie aus fast jeder Anwendung erstellen können, die das Drucken eines Dokuments unterstützt (dies ist). implementiert über den virtuellen Drucker PDF-XChange für ABBYY PDF Transformer 2.0).

Dokumentenorganisation

WinCatalog-Standard

Entwickler: WinCatalog.com

Verteilungsgröße: 1,62 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Verteilungsmethode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Preis: 200 Rubel.

Reis. 1. WinCatalog-Standardschnittstelle

Reis. 2. Suchen Sie nach Dokumenten in WinCatalog Standard

Ahorn 6,25

Entwickler: Crystal Office Systems

Verteilungsgröße: Maple – 5,3 MB, Maple Professional – 5,89 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows (alle Versionen)

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demoversion: Maple – http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional – http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Preis: Maple – 21,95 $, Maple Professional – 30,95 $

Reis. 3. Maple-Programmoberfläche

Reis. 4. Durchsuchen Sie Dokumente nach Inhalt
in ihnen der Text in Ahorn

Schneller Zugriff auf Dokumente

auf 15 Dokumente begrenzt – das bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit, Dokumente beispielsweise vor einer Woche einzubeziehen, praktisch Null ist;
ermöglicht es Ihnen nicht, ein Dokument zu finden, wenn Sie sich an einen Teil des Textes erinnern, aber den Dateinamen vergessen haben;
umfasst keine gleichnamigen (aber gleichzeitig unterschiedlichen) Dokumente, die unter demselben Namen, aber in verschiedenen Ordnern gespeichert sind, was beispielsweise bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument mit der Bildung mehrerer seiner Versionen wichtig ist.

ActualDoc 3.5

Entwickler: Flexigen Software

Verteilungsgröße: Standard – 4,1 MB, Professionell – 3,6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003/Vista

Preis: Standard – kostenlos, Professional – 19,95 $

Reis. 5. ActualDoc-Programmschnittstelle

Reis. 6. Öffnen eines Dokuments über ein Lesezeichen
in ActualDoc

Archivar 3000 (3,82)

Entwickler: Likasoft

Verteilungsgröße: 3 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (30-Tage-Demoversion – http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Preis: Studentenlizenz – 195 Rubel, persönliche Lizenz – 295 Rubel, kommerzielle Lizenz – 900 Rubel.

Reis. 7. Suchen Sie nach Dokumenten in der Archivist 3000-Umgebung

Reis. 8. Optionen zur Darstellung von Suchergebnissen
in „Archivarius 3000“

Ausfüllen von Standarddokumenten

Reis. 9. Beispiel eines Dokuments mit großem Umfang
variable Informationen

AutoDoc 1.2

Entwickler: EleWise

Verteilungsgröße: 6 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000/XP/2003

Verteilungsmethode: Shareware (funktionell eingeschränkte Demoversion - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Preis:„AvtoDoc-Personal“ – 1980 Rubel, „AvtoDoc-Server“ – 2980 Rubel, „AvtoDoc-Client“ – 1490 Rubel.

Reis. 10. Erstellen eines Dokuments mit dem „AutoDoc“-Skript

Geben Sie Daten gleichzeitig in mehrere Felder ein: vollständiger Name, Passdaten, Organisationsdetails usw.;
Wählen Sie einen Variablenwert aus einer Reihe von Werten aus.
Führen Sie verschiedene Operationen und Transformationen durch: Berechnen Sie den Prozentsatz einer Zahl oder die Mehrwertsteuer eines Betrags, wandeln Sie eine Zahl in eine Zeichenfolge um, geben Sie das aktuelle Datum ein usw.;
Geben Sie ein Wort oder eine Phrase in einem bestimmten Fall usw. an.

Reis. 11. „AutoDoc“-Fenster mit einer Liste der integrierten Gruppen
Geschäftsszenarien

Reis. 12. Entwicklung eines neuen Skripts in AutoDoc

Reis. 13. Beispiel für Vorlagentext in „AutoDoc“,
in dem vier Variablen vorkommen: „Anzahl“,
„Monat“, „Organisation“ und „vollständiger Name“

Blitz-Dokument 3.4.1

Entwickler: BlitzSoft

Verteilungsgröße: 991 KB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Verteilungsmethode: Shareware (funktionell eingeschränkte Demoversion – http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Preis: 500 Rubel.

Reis. 14. Liste der integrierten Blitz Document-Skripte

Reis. 15. Erstellen eines Skriptdokuments
Blitz-Dokument

Reis. 16. Entwicklung einer neuen Vorlage basierend auf dem Layout
im Blitz-Dokument

Deklination von Wörtern und Phrasen nach grammatikalischen Fällen;
Konvertieren von Zahlen in Zeichenfolgen;
Konvertieren von Kalenderdaten in Zeichenfolgen;
Durchführung von Berechnungen, die in Rechts- und Geschäftsdokumenten verwendet werden;
Ändern des Textes abhängig vom Wert der eingegebenen Daten usw.

OCR-Text in gescannten Dokumenten

ABBYY FineReader 8.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 40,5 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Preis: FineReader Home Edition – 990 RUR, FineReader Professional Edition – 3750 RUR.

Reis. 17. Ergebnis der Dokumentenerkennung
in ABBYY FineReader Home Edition

Konvertieren von Dokumenten aus dem PDF-Format

ABBYY PDF Transformer 2.0

Entwickler: ABBYY-Software

Verteilungsgröße: 52 MB

Arbeiten unter Kontrolle: Windows 2000 (SP2 oder höher)/XP/Server 2003

Verteilungsmethode: Shareware (15-Tage-Demoversion – http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Preis: 1490 Rubel.

Ein universeller Satz von Anwendungen zum Arbeiten mit Textdateien (Word), Tabellen (Excel), Präsentationen (PowerPoint), E-Mails (Outlook), Notizen (OneNote) und anderen Arten von Dokumenten. Die erste Version von Microsoft Office wurde vor 27 Jahren veröffentlicht, aber dank ständiger Weiterentwicklung ist dieses Produkt immer noch eines der beliebtesten auf dem Markt.

Programme aus dem Microsoft Office-Paket vereinen leistungsstarke Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Daher eignen sie sich hervorragend für die Erstellung und Bearbeitung von Office-Dokumenten beliebiger Komplexität. Darüber hinaus sind sie in die Cloud-Dienste von Microsoft integriert, sodass Sie auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen und mit anderen an freigegebenen Dokumenten zusammenarbeiten können.

Microsoft Office geht weit über die Grundfunktionalität hinaus. Zum bequemen Arbeiten mit Text verfügt Word beispielsweise über einen integrierten Übersetzer und eine Spracherkennungsfunktion, die vom Benutzer diktierte Wörter druckt. Und OneNote kann Text in Bildern erkennen.

2.iWork

Plattformen: macOS, iOS, Web.
Kostenlos.

Apples proprietäre Office-Suite, die jeder Mac-Benutzer kostenlos herunterladen kann. Pages, Numbers und Keynote sind fast so gut wie ihre Microsoft-Pendants und ermöglichen Ihnen das Erstellen von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen, während Sie diese mit Kollegen auf macOS, iOS oder im Browser bearbeiten.

Preis: kostenlos oder ab 1.000 Rubel pro Jahr.

Dieser beliebte digitale Notizblock ist ein großartiges Tool zum Verwalten einer großen Sammlung von Text-, Bild- und Sprachnotizen. Evernote bietet ein Tagging-System, mit dem Sie Ihre hinzugefügten Einträge markieren können. Für mehr Komfort können Tags gruppiert und ineinander verschachtelt werden. Dieser einzigartige Ansatz ermöglicht es Ihnen, Hunderte oder sogar Tausende von Notizen einfach zu strukturieren und bei Bedarf schnell die benötigten Notizen zu finden.

Unterstützt die Synchronisierung zwischen Geräten und ermöglicht Ihnen das Arbeiten ohne Verbindung zum Internet.

4. Funke

Kostenlos.

Der Umgang mit der Post ist aus der Büroarbeit nicht mehr wegzudenken. Spark hilft Ihnen, Ihren Posteingang zu sortieren und so schnell wie möglich auf die E-Mails Ihrer Kollegen zu antworten. Dank einer durchdachten Benutzeroberfläche, automatischer Briefsortierung, intelligenter Suche und vielen weiteren nützlichen Funktionen wird Ihre Arbeit mit Post zu einem echten Vergnügen.

Kostenlos.

Büroangestellte haben oft mit Dokumenten im PDF-Format zu tun. In solchen Situationen ist es wichtig, einen praktischen PDF-Viewer zur Hand zu haben. Und noch besser – ein Programm, mit dem Sie Dokumente nicht nur anzeigen, sondern auch mit Anmerkungen versehen können. Ein guter Kandidat für diese Position ist Foxit Reader. Es ist schnell und einfach zu bedienen. Mit seiner Hilfe können Sie PDF-Dateien lesen, Notizen im Text machen und Ihre Kommentare auf den Seiten hinterlassen.

Plattformen: macOS, iOS, watchOS.
Preis: 3.790 Rubel.

Es ist völlig unmöglich, den Ablauf der täglichen Aufgaben im Auge zu behalten. Daher ist das Aufzeichnen von Ideen und das Planen von Dingen der Schlüssel zum Erfolg bei der Arbeit. Im Gegensatz zu Todoist wird Things mit größter Sorgfalt erstellt, wobei auf jedes Detail der Benutzeroberfläche und des Designs geachtet wird, sodass Sie alle Ihre Dinge schnell und bequem in Ordnung bringen können. Der Philosophie folgend hilft die Anwendung dabei, Arbeitsprojekte zu organisieren, Aufgaben zu strukturieren und zu planen. Sie müssen sie nur noch abschließen.

Plattformen: Windows, macOS.
Preis: Kostenlos oder 25 $.

Wenn Sie sich bei der Arbeit zu oft von unangemessenen Websites und Programmen ablenken lassen, hilft Ihnen Cold Turkey Blocker. Diese App blockiert alle Ablenkungen für eine von Ihnen festgelegte Zeit. Bis zum Ablauf der Frist können Sie die in der Liste enthaltenen Websites und Programme nicht öffnen. Cold Turkey Blocker kann die Blockierung automatisch nach einem vom Benutzer festgelegten Zeitplan aktivieren.

Plattformen: macOS, iOS.
Preis: 2.290 Rubel.

MindNode ist für jeden nützlich, der an komplexen Projekten arbeitet, und ermöglicht es Ihnen, die Entwicklung einer Idee bis zum Endprodukt zu visualisieren. Mit dieser Anwendung können Sie Brainstorming betreiben, beliebige Komplexitäten erstellen und diese schnell mit Kollegen teilen sowie Aufgaben in Things, OmniFocus und andere Anwendungen oder Dienste exportieren.

Plattformen: Windows, Android, iOS, Web.
Preis: Kostenlos oder ab 3,33 $ pro Monat.

Dieses kleine Dienstprogramm synchronisiert Ihren Computer mit Ihrem Smartphone, Tablet oder anderen Geräten. Sie müssen lediglich Pushbullet-Clients auf allen Geräten installieren und sie mit einem gemeinsamen Konto verbinden. Danach können Sie alle mobilen Benachrichtigungen auf Ihrem Computer sehen und Notizen, Links und kleine Dateien zwischen Geräten übertragen.

Wenn Ihr Mobilgerät mit Android läuft, können Sie SMS und Instant Messenger-Nachrichten auch direkt von Ihrem Computer aus senden und empfangen. Darüber hinaus kombiniert Pushbullet die Zwischenablagen verschiedener Geräte: Jeder auf einem Smartphone oder Tablet kopierte Text kann sofort in ein Textfeld auf einem Computer eingefügt werden und umgekehrt.

10. Bär

Plattformen: macOS, iOS.
Preis: kostenlos oder 949 Rubel pro Jahr.

Ein einfaches und leichtes Analogon von Evernote, mit dem Ideen, Code und beliebige Texte im Allgemeinen aufgezeichnet werden können. Bear verfügt über ein leistungsstarkes Tagging-System mit Untertags, einfacher Suche und unterstützt vereinfachtes Markdown-Markup sowie den Export fertiger Texte in verschiedene Formate, einschließlich HTML, PDF und DOCX. Die Anwendung verfügt außerdem über eine übersichtliche Benutzeroberfläche und schöne Designthemen für jeden Geschmack.

Plattformen: macOS, iOS, watchOS.
Preis: 379 Rubel.

Die Pomodoro-Technik ist für ihre Wirksamkeit bekannt und weit verbreitet. Für eine Lawine an Routine- und wenig Büroaufgaben ist es perfekt geeignet. Mit dem FocusList-Timer können Sie nicht nur Arbeits- und Ruhepausen verfolgen, sondern auch sehen, wie viel Zeit bestimmte Aufgaben in Anspruch nehmen. Und das wiederum hilft Ihnen, Ihren Arbeitsprozess zu analysieren und weniger zu zögern.

12. f.lux

Plattformen: Windows, macOS, Linux.
Kostenlos.

Während des Arbeitstages ändert sich die Beleuchtung im Büro. Aber die Temperatur der Farben auf Ihrem Arbeitsdisplay ist immer gleich, sowohl bei natürlichem Tageslicht als auch unter Abendlampen. Dieser Unterschied kann dazu führen, dass der Bildschirm zu hell erscheint und die Augen ermüden. f.lux passt die Displayfarben automatisch an die Lichtverhältnisse an. Eine ähnliche Funktion ist in Windows 10 integriert, aber f.lux enthält mehr Einstellungen und ermöglicht Ihnen maximalen Augenkomfort.

13. Einfügen

Plattformen: macOS.
Preis: 749 Rubel.

Das kleine Dienstprogramm „Einfügen“ erweitert die Möglichkeiten der Zwischenablage erheblich, was bei der Arbeit mit verschiedenen Dokumenten und Tabellen von unschätzbarem Wert ist. Die Anwendung merkt sich kopierte Texte, Dateien und Links und ermöglicht Ihnen so bequemen Zugriff auf den Verlauf Ihrer Zwischenablage. In den Einstellungen können Sie die Anzahl der gespeicherten Objekte konfigurieren, Hotkeys festlegen und die Synchronisierung mit allen Ihren Geräten aktivieren.

14. GIMP

Plattformen: Windows, macOS, Linux.
Kostenlos.

Auch wenn Sie kein Designer sind, bearbeiten Sie wahrscheinlich dennoch Bilder für verschiedene Büroaufgaben. Sie schneiden beispielsweise ein Foto zu und passen seine Farben für die nächste Präsentation oder den nächsten Beitrag auf einem Unternehmensportal an. Photoshop für solche Zwecke zu installieren ist dumm. Es ist einfacher, die kostenlose Alternative GIMP zu verwenden. Dieser Editor ist Photoshop möglicherweise in der Anzahl der Funktionen unterlegen. Für nicht-professionelle Aufgaben wird es aber auf jeden Fall mehr als ausreichen.

Plattformen: macOS.
Preis: 229 Rubel.

Aber die Look Up-Anwendung kümmert sich um Ihre Gesundheit, oder genauer gesagt, um Ihre Sehkraft. Es trägt dazu bei, die Augenmuskelspannung bei der Arbeit am Computer zu reduzieren, indem es Sie alle 20 Minuten daran erinnert, für ein paar Sekunden vom Bildschirm wegzuschauen und in die Ferne zu blicken. Look Up bietet auch eine Auswahl einfacher Übungen zum Dehnen eines steifen Rückens und anderer Muskeln.

Plattformen: macOS, iOS, Windows.
Preis: 45 $ 4,16 $ pro Monat.

TextExpander spart Zeit für alle, die viel mit Texten arbeiten und häufig die gleichen Informationen eingeben müssen. Mit seiner Hilfe können Sie Tastaturkürzel einrichten, die sich sofort in vordefinierten Text beliebiger Größe erweitern lassen. Mit TextExpander können Sie beispielsweise E-Mails, Antworten auf Briefe, Zahlungsdetails und alle anderen Informationen, die Sie häufig manuell eingeben, mit wenigen Klicks einfügen. Dank der Synchronisierung stehen Abkürzungen auch unter iOS zur Verfügung, wobei die Eingabe über die TextExpander-Tastatur erfolgt.

Plattformen: Windows, macOS, Android, iOS, Web.
Preis: kostenlos oder ab 2.190 Rubel pro Jahr.

Todoist kann als normaler Tages- oder Arbeitsplaner verwendet werden. Alles wie gewohnt: Aufgaben erstellen, Erinnerungen setzen, erledigte Aufgaben markieren.

Gleichzeitig reichen die Möglichkeiten dieses Dienstes aus, um komplexeste Büroprojekte mit einer mehrstufigen Struktur, einer großen Anzahl von Teilnehmern und Teilaufgaben zu verwalten. Todoist verfügt über Tools zum Delegieren und Anpassen von Aufgabenhierarchien, Beschriftungen, Filtern und anderen erweiterten Funktionen. Dank ihnen lässt sich die Anwendung problemlos an Ihre persönlichen und beruflichen Ziele anpassen, egal wie groß diese auch werden.

Durch die Installation des Todoist-Clients auf Ihrem Gerät können Sie Aufgaben auch ohne Internet verwalten.

Microsoft Word ist ein Programm zum Erstellen, Bearbeiten und Verarbeiten von Textdokumenten. Dieses Programm ist mit vielen Tools und Panels ausgestattet, die eine schnelle Datenverarbeitung und Textdruck ermöglichen. Unter den Programmen für diesen Zweck steht Microsoft Word an erster Stelle, da es hinsichtlich Funktionalität und Praktikabilität seinesgleichen sucht. Bei Bedarf können Sie über den untenstehenden Link ein kostenloses Programm zum Erstellen von Word-Dokumenten herunterladen.

Microsoft Word ist ein Texteditor, der von Microsoft-Entwicklern erstellt wurde. Dieses Programm wird in jedem Büro, jeder Firma und jedem Betrieb eingesetzt. Das Erstellen und Drucken von Textdokumenten wird seit langem bei der Vertragsgestaltung und dem Abschluss von Transaktionen zwischen Unternehmen eingesetzt.

Mit dem Texteditor Microsoft Word können Sie große Dokumente erstellen. Im Programm können Sie mithilfe von Links und Inhaltsverzeichnissen einen Bericht, eine Notiz, eine Zusammenfassung oder eine mehrstufige Textarbeit erstellen.

Screenshots

Der Benutzer kann Bilder, Tabellen und andere Dateien in beliebige Teile des Dokuments einfügen und Rahmen im Dokument erstellen. Microsoft Word unterstützt die Erstellung von Diagrammen und komplexen Formeln, die zur Berechnung analytischer Daten verwendet werden.

Im Programm können Sie ein Dokument verschlüsseln, indem Sie ein Passwort festlegen. Microsoft Word ist mit Tools zum Erstellen von Listen, nummerierten Seiten, automatischen Inhaltsverzeichnissen, Hyperlinks und anderen Elementen ausgestattet, die die Arbeit mit einem großen Textdokument erleichtern.

Der Benutzer kann den fertigen Text formatieren und Elemente hinzufügen, die die Anzeige von Textdaten erleichtern. In Microsoft Word können Sie den Schriftstil ändern, die Größe festlegen, eine unterstrichene Schriftart erstellen, beliebige Textfragmente fett hervorheben und vieles mehr.

Videorezension von Word 2016

Dieser Texteditor ist einfach und bequem gestaltet. Word erfordert keine besonderen Kenntnisse oder zusätzliche Schulungen, um ein Dokument zu erstellen und zu verarbeiten. Alle Bedienelemente und Werkzeuge werden auf dem Panel angezeigt; bei Bedarf kann der Benutzer die Darstellung der Symbole anpassen und zusätzliche Funktionen hinzufügen.

Wenn bei der Textverarbeitung ein Problem auftritt oder nicht klar ist, wie eine Operation ausgeführt oder ein Element hinzugefügt werden soll, können Sie die integrierte Hilfe verwenden. Die Microsoft Word-Hilfe ist sehr praktisch und enthält Kapitel, um schnell zum gewünschten Thema zu springen.

Microsoft Word 2007 wurde neu gestaltet. Alle Panels und Werkzeuge werden in einem separaten Unterfenster platziert, was die Auswahl eines Elements vereinfacht. Dieser Ansatz zur Neugestaltung des Designs gefiel vielen Benutzern nicht, die an frühere Versionen des Programms gewöhnt waren.

Für eine bestimmte Anzahl von Benutzern wurde die aktualisierte Programmoberfläche zu etwas Neuem, und Fans des alten Designs äußerten negatives Feedback. Microsoft Word wird mithilfe von Registerkarten erstellt, auf denen sich Objekte und Werkzeuge für ein bestimmtes Element im Hauptmenü des Programms befinden. Nicht jeder mag diesen Übergang von klassischen Menüs und Listen zum Tab-Layout, aber eine solche Schnittstelle bietet viele Vorteile. Jetzt befinden sich alle Funktionen eines Menüs auf einer Registerkarte, was sehr praktisch ist, wenn Sie häufig auf Tools zugreifen müssen.

Dieses Programm funktioniert auch auf schwachen Computern. Mit dem Texteditor können Sie Texte bearbeiten und neue Elemente hinzufügen. Microsoft Word 2007 weist hinsichtlich der Funktionalität keine Unterschiede zu früheren Versionen des Programms auf. Das Programm funktioniert stabil auf Betriebssystemen der neuen Generation.

Mit Microsoft Word können Sie Vorlagen, Visitenkarten, Prüfungsarbeiten mit vielen Seiten und andere Textdokumente mit mehrstufiger Struktur erstellen. In einem Texteditor können Sie Makros und Skripte erstellen, die die Arbeit des Benutzers automatisieren.

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