Programmas darbam ar dokumentiem. Programmas darbam ar dokumentiem

Programmatūras pakotnes darbam ar tekstu, izklājlapām, prezentācijām un datu bāzēm, integrētas vienā kompleksā.

Mūsdienās vairuma datoru lietotāju rīcībā ir printeris, ar kuru var drukāt ne tikai tekstu, bet arī dažādus bukletus, brošūras un ilustrācijas. Un tieši tam ir paredzētas drukāšanas programmas. Šī programmatūras kategorija ir sadalīta divās grupās: dizaina pakotnes un printeru utilītas. Dizaina pakotnes ļauj lietotājam ātri un vienkārši izveidot dažādus projektus, sākot no parastiem kalendāriem un pastkartēm līdz iespaidīga dizaina brošūrām. Parasti šādās programmās ir plašs veidņu klāsts, kas ļauj atrisināt iepriekš minētās problēmas. Bet, ja lietotājam nepietiek ar iebūvētajiem rīkiem, viņš var viegli izveidot savu veidni. Printera utilītas izmanto lietotāji, kuri ir apmierināti ar standarta lietojumprogrammas iespējām, kur viņi ir pieraduši strādāt. Šīs kategorijas programmatūras produkti darbojas kā virtuālie printera draiveri, pārtverot drukāšanai nosūtītās lapas, kuras tā pārbūvē atbilstoši veiktajiem iestatījumiem. Rezultātā apstrādātie dati tiek drukāti nevis ierastajā veidā, bet gan brošūru, abpusēju bukletu, pastkaršu vai kāda cita produkta veidā.

Ir izstrādātas daudzas programmas, kas darbojas ar PDF formātu. Vienkāršākā no šīm programmām skatās un izveido jaunus PDF dokumentus, kā arī var konvertēt dokumentu saturu citā formātā vai otrādi. Ir programmas, kas ļauj rediģēt un pievienot tekstu, objektus, attēlus, zīmogus un saites uz PDF dokumentu. Dažām programmām ir iespēja atdalīt un apvienot noteikta formāta dokumentus un izvilkt no tā atsevišķas lapas un objektus. Izmantojot profesionālākas programmas, varat pievienot ūdenszīmes, logotipus un kājenes. Daudziem ir iespēja pakešapstrādāt lielu skaitu dokumentu. Profesionālās PDF programmas ļauj izveidot veidlapas. Pēc tam jūs varat sniegt tos klientiem aizpildīt. Daudzām programmām ir digitālo tiesību pārvaldības līdzekļi. Digitālās tiesības šādās programmās ļauj aizliegt teksta un attēlu izvilkšanu no PDF dokumenta, kā arī aizliegt drukāšanu. Serveru programmas ir pieejamas arī PDF formātā. Šādās lietojumprogrammās varat izveidot dokumentus servera pusē. Turklāt jūs varat skatīt šo dokumentu pat no klienta datora, kurā nav pilnas Acrobat lietojumprogrammas versijas.

Darbs ar dokumentiem aizņem daudz laika no lietotājiem, īpaši biroja darbiniekiem. Bet ir daudzas programmas, kas var ievērojami optimizēt roku darbu, strādājot ar dokumentiem, automatizējot dažus procesus. Daudzi no šiem risinājumiem ir viegli lietojami, ļoti ērti un lēti, tāpēc pieejami plašam lietotāju lokam. Šādas programmas tiks apspriestas šajā rakstā.

Dokumentu organizēšana

Lietotāji, kuriem nākas saskarties ar lielu skaitu elektronisko dokumentu, labi zina situāciju, kad, pat neskatoties uz stingro katalogu un apakšdirektoriju sistēmu, īstā dokumenta atrašana prasa daudz laika. Viens no šīs problēmas risināšanas variantiem ir speciālas kataloģizācijas programmas izmantošana, kuras galvenais uzdevums ir datu kārtošana un kārtošana, kas galu galā nodrošina ātru nepieciešamās informācijas meklēšanu. Tirgū ir milzīgs šādu kataloģizētāju klāsts, un tie visi ir vērsti uz disku, mapju un failu vai kādas ļoti specializētas informācijas (filmas, monētas, pastmarkas utt.) kataloģizēšanu. Dokumentu kataloģizēšanai ir piemērots jebkurš universāls kataloģizētājs, kas ļauj kataloģizēt dažāda veida mapes un failus. Labākais starp šādiem risinājumiem ir WhereIsIt pakotne (http://www.whereisit-soft.com/), taču tā ir diezgan dārga, un tās iespējas daudziem lietotājiem ir acīmredzami liekas. Lielākajai daļai cilvēku pietiks ar WinCatalog Standard pakotnes izmantošanu.

Vēl viens veids ir apvienot saistītos dokumentus sarežģītos hierarhiski strukturētos dokumentos, kas tiek glabāti datu failos, kas atbilst šīm struktūrām. Šādos strukturētos dokumentos ir daudz ērtāk orientēties un atrast nepieciešamo informāciju, pateicoties gan strukturēšanas, gan uzlabotās meklēšanas iespējām dokumentā. Turklāt šāda strukturēšana ļauj veikt ārēju meklēšanu un meklēt dokumentus, pamatojoties uz tajos iekļautā teksta fragmentiem. Piemēram, Maple pakotne ir paredzēta hierarhiski strukturētu dokumentu izveidei.

WinCatalog standarts

Izstrādātājs: WinCatalog.com

Izplatīšanas lielums: 1,62 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Izplatīšanas metode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rub.

WinCatalog Standard ir ērti lietojams daudzfunkcionāls kataloģizētājs ar skaidru krievu valodas interfeisu (1. att.). Pakete ļauj kataloģizēt datus no jebkura datu nesēja, ko var pieslēgt datoram: disketes, cietie un tīkla diskdziņi, parastie CD un audio diski, Zip diski utt. Ar tās palīdzību jūs varat kārtot un sakārtot visas mapes un failus neatkarīgi no to atrašanās vietas. Jūs varat ievadīt datus katalogā vai nu manuāli (tieši virtuālajās mapēs), vai skenējot diskus (ieskaitot tur esošos Zip arhīvus) - šajā gadījumā, lai atvieglotu orientāciju, mapes un failus, kas iegūti no diskiem, labāk kārtot virtuālajās mapēs, kas, pateicoties atbalsta vilkšanas un nomešanas darbībām, neaizņems daudz laika.

Rīsi. 1. WinCatalog Standard interfeiss

Vispārējā kataloga pārvaldība ir vienkārša un ērta. Datu sadalīšana tematiskajās mapēs ievērojami vienkāršo orientāciju, un mapju un to ligzdoto elementu izvietojumu var viegli mainīt, vienkārši velkot un nometot. Izvērstā meklēšana (pēc nosaukuma, komentāra, lieluma un modifikācijas datuma; 2. att.), atbalstot Būla operācijas un iespēju izvēlēties meklēšanai konkrētu mapi, kā arī ņemot vērā atslēgvārdus (tos var apdomīgi pievienot atsevišķiem direktorija elementiem), ļauj ātri atrast vajadzīgo dokumentu un atrast dublikātus - noņemiet dublikātus no kolekcijas. Eksportējot visu vai daļu dokumentācijas kataloga uz CVS failu, ir iespējams apstrādāt datus citā lietojumprogrammā (piemēram, MS Excel), un eksportēšana uz HTML failu ir ērta kataloga drukāšanai.

Rīsi. 2. Meklējiet dokumentus programmā WinCatalog Standard

Kļava 6.25

Izstrādātājs: Crystal Office sistēmas

Izplatīšanas lielums: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows (visas versijas)

Izplatīšanas metode: shareware (30 dienu demonstrācijas versija: Maple — http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional — http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple ir ērti lietojams dokumentu pārvaldnieks, kas ļauj apvienot dažādus materiālus hierarhiskās struktūrās un galu galā iegūt strukturētus dokumentus: biznesa plānus, atskaites, analītiskās piezīmes, brošūras utt. Šādos hierarhiskos dokumentu kokos daudzveidīga informācija tiek parādīta skaidrāk, un jebkura dokumenta atrašana ir daudz vienkāršāka nekā ar standarta kataloģizēšanu. Lai skatītu programmā Maple izveidotos dokumentus, nepieciešams īpašs skatītājs Maple Reader, kuru var bez maksas lejupielādēt vietnē: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paketei ir lietotājam draudzīgs interfeiss (3. att.), un tā ir tik viegli apgūstama, ka pat programmas krievu valodas lokalizācijas trūkums lielākajai daļai lietotāju nebūs šķērslis, un tāpēc šo risinājumu var ieteikt visplašākajai auditorijai.

Rīsi. 3. Maple programmas saskarne

Pārvaldnieks ir pieejams divās versijās: pamata Maple un paplašinātā Maple Professional. Starp paplašinātās versijas būtiskām atšķirībām ir tādu papildu funkciju klātbūtne kā dokumentu meklēšana, gramatikas pārbaude, failu šifrēšana un hierarhisko struktūru dublēšana.

Jebkura dokumenta pamatā Maple ir hierarhisks mezglu koks, apakšmezglu ligzdošanas līmenis, kurā, kā arī to skaits, ir neierobežots. Katrs mezgls ir atsevišķs dokuments, kas satur ne tikai tekstu (ierakstīts tieši, ielīmēts no starpliktuves vai importēts no dokumentiem RTF, DOC, WRI un HTML formātos), bet arī tabulu materiālu, grafikus, saites uz gala dokumenta vai failu pamata fragmentiem. , un utt. Sagatavojot dokumentus, ir iespējams izmantot standarta funkciju komplektu darbam ar tekstu: mainīt fonta veidu un lielumu, veidot sarakstus, formatēt rindkopas, izmantot stilus uc Integrācija ar MS Word ļauj izmantot iebūvēto pareizrakstības pārbaudītāju MS Word, lai pārbaudītu gramatiku un meklētu sinonīmus ne tikai angļu, bet arī krievu valodā. Iebūvētā dublēšanas sistēma nodrošina iespēju izveidot hierarhisku dokumentu saspiestas rezerves kopijas (ZIP un CAB formātos). Iebūvētais šifrēšanas vednis palīdz šifrēt sensitīvus dokumentus, izmantojot Blowfish kriptogrāfijas algoritmu. Un Finder meklēšanas modulis ļauj ātri atrast nepieciešamos dokumentus pēc nosaukuma fragmenta, autora, komentāriem, satura (4.att.) utt.

Rīsi. 4. Meklēt dokumentus pēc satura
tajos teksts kļavā

Ātra piekļuve dokumentiem

Dokumentu datorizētas sagatavošanas tehnoloģija paredz, ka izveidotie dokumenti pēc tam tiek atkārtoti izmantoti. Piemēram, izstrādājot jaunu dokumentu, jums var būt nepieciešama viena vai divas rindkopas no vakardienas dokumenta, vai arī jaunais dokuments parasti ir vecā kopija, bet ar mainītu mainīgo informāciju utt.

Diemžēl lietotājs ne vienmēr var atcerēties kāda svarīga dokumenta nosaukumu, kas izveidots aizvakar, un dažreiz viņam nav ne mazākās nojausmas par to, kur to meklēt. Protams, dokumentiem ir jāpiešķir jēgpilni nosaukumi un tie jāsaglabā, ievērojot skaidru kataloģizāciju, bet, diemžēl, gadās citādi, steigas, traucējošu zvanu utt. Rezultātā vajadzīgā dokumenta meklēšana var aizņemt daudz dārgā laika - galu galā tas nebūt nav fakts, ka varēsit to atvērt, izmantojot Windows sarakstu ar saitēm uz jaunākajiem dokumentiem, kas pieejams izvēlnē Sākt . Fakts ir tāds, ka šis saraksts:

  • ierobežots līdz 15 dokumentiem - tas nozīmē, ka iespēja iekļaut dokumentus, piemēram, pirms nedēļas, ir praktiski nulle;
  • neļauj atrast dokumentu, ja atceraties daļu teksta, bet aizmirsāt faila nosaukumu;
  • neietver viena nosaukuma (bet tajā pašā laikā dažādus) dokumentus, kas saglabāti ar tādu pašu nosaukumu, bet dažādās mapēs, kas ir svarīgi, piemēram, strādājot kopā ar dokumentu, veidojot vairākas tā versijas.

Ir vēl viena problēma - Windows sniegtais jaunāko dokumentu saraksts ir viens no kanāliem konfidenciālu datu nopludināšanai, jo jebkurš lietotājs (arī uzbrucējs) to var izmantot, lai uzzinātu par īpašnieka datora darbību. Tāpēc ieteicams regulāri tīrīt šo sarakstu, piemēram, izmantojot utilītus “nevēlamo” datu noņemšanai no diska. Rezultātā veidojas šķietami paradoksāla situācija: ja lietotājs regulāri drošības nolūkos iznīcina informāciju par nesen izmantotajiem dokumentiem, tad viņam tiek liegta ātra piekļuve tiem, un pretējā gadījumā viņš riskē kļūt par uzbrucēju upuri. Tomēr ir izeja - varat izmantot specializēto utilītu ActualDoc, kas paplašina Windows iespējas darbā ar jaunākajiem dokumentiem.

Ja nepieciešamais dokuments ir izveidots jau sen un tāpēc nevar parādīties nesen atvērto dokumentu sarakstā (gan Windows iebūvētajā, gan ActualDoc sarakstā), tad jums būs jāķeras pie tā meklēšanas. Šeit rodas vēl viena problēma - parasti lietotājs neatceras dokumenta nosaukumu (kā arī tā izveidošanas datumu), bet viņš zina, kuri atslēgvārdi parādās tekstā. Tas nozīmē, ka jums ir jāmeklē dokuments pēc tajā iekļautā teksta fragmentiem - diemžēl, lai gan šo uzdevumu var atrisināt, izmantojot Windows vai, piemēram, Word iebūvētos rīkus, tas ir ļoti viduvējs. Un būtība ir ne tikai tajā, ka šāda meklēšana nav pilnīgi acīmredzama un tiek veikta lēni - dažreiz jūs varat ar to sadzīvot. Vēl svarīgāk ir tas, ka netiks atrasti visi faili - meklēšanas laikā netiks ņemtas vērā krievu valodas morfoloģiskās iezīmes, tāpēc faili, kuros meklētajiem vārdiem ir atšķirīgas reģistra galotnes, paliks neatrasti. Tajā pašā laikā specializētas meklēšanas utilītas, piemēram, “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” un Phoenix Search (http ://indexlab.net/), var ātri atrast nepieciešamos dokumentus neatkarīgi no to atrašanās vietas. Pievilcīgākā starp minētajiem risinājumiem cenas/kvalitātes attiecības ziņā mums šķiet Archivarius 3000 pakete.

ActualDoc 3.5

Izstrādātājs: Flexigen programmatūra

Izplatīšanas lielums: Standarta - 4,1 MB, profesionālajā - 3,6 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 2000/XP/2003/Vista

Izplatīšanas metode: Standarta - bezmaksas programmatūra (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 dienu demonstrācijas versija - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Cena: Standarta — bezmaksas, profesionāla — 19,95 $

ActualDoc ir jaunākais dokumentu pārvaldnieks, kas atceras izmantotos dokumentus un nodrošina ātru un drošu piekļuvi tiem. Programma ir vienkārša un intuitīva, tai ir lietotājam draudzīgs interfeiss ar atbalstu krievu valodai (5. att.), un tās apguve praktiski neprasa laika, jo īpaši tāpēc, ka tai ir pievienota visaptveroša palīdzības sistēma, un tāpēc tā var kļūt par neaizstājamu rīku. gan profesionāļiem, gan mājas lietotājiem.

Rīsi. 5. ActualDoc programmas saskarne

ActualDoc seko līdzi neierobežota dokumentu skaita lejupielādei lietotāja norādītā laika posmā (pēc noklusējuma 60 dienas), atbalsta vairāk nekā 40 failu formātus (teksta un grafiskos failus, MS Office dokumentus un HTML dokumentus, PDF failus utt.) un ļauj ātri lejupielādēt jebkuru no tiem. Nepieciešamā dokumenta atrašana programmas vidē nav problēma. Ja viņa iegaumēto dokumentu ritināšana ir salīdzinoši maza, tad dokumentu var atlasīt tieši no saraksta. Pretējā gadījumā prātīgāk būtu vispirms ierobežot iespējamo kandidātu sarakstu, to filtrējot (iespējama filtrēšana pēc laika). O intervālu, pēc paplašinājuma un kategorijas) vai meklēšanu pēc dokumenta nosaukuma (vispārīgi) vai pēc tajā iekļautā teksta fragmenta (tomēr meklēšana krievu valodā ne vienmēr ir veiksmīga). Ir vēl viens veids, kā ātri atvērt vēlamo dokumentu - izmantojot iebūvētās grāmatzīmes (tādas pašas kā pārlūkprogrammā Internet Explorer; 6. att.), kuras var piešķirt atsevišķiem bieži lietotiem dokumentiem un ievērojami paātrināt piekļuvi tiem, jo ​​nav jāmeklē. Izvēlētais dokuments ir pieejams iebūvētajā skatītājā - apskatei, meklēšanai un kopēšanai, kā arī ārējā aplikācijā - rediģēšanai un var tikt izmantots pilnīgai apstrādei, selektīvai informācijas kopēšanai no tā, vai dokumenta nosūtīšanai pa plkst. e-pasts. Tajā pašā laikā pašu dokumentu sarakstu var paslēpt no nevēlamiem skatieniem un aizsargāt ar paroli - šajā gadījumā izvēlnē netiks parādīti nesen izmantotie faili. Sākt -> Dokumenti.

Rīsi. 6. Dokumenta atvēršana, izmantojot grāmatzīmi
programmā ActualDoc

Pakotnei ir divas versijas: bezmaksas pamata standarts un maksas profesionālis. Bezmaksas versija neļauj skatīt dokumentus iebūvētajos skatītājos, izmantot meklēšanas funkciju (tā rezultātā dokumentus var meklēt tikai vizuāli, skatot pilno vai filtrēto sarakstu), izveidot pielāgotas kategorijas un rediģēt grāmatzīmes.

Arhivārs 3000 (3,82)

Izstrādātājs: Likasoft

Izplatīšanas lielums: 3 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Izplatīšanas metode: shareware (30 dienu demonstrācijas versija — http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena: studenta licence - 195 rubļi, personas apliecība - 295 rubļi, komerclicence - 900 rubļi.

« Archivist 3000 ir optimāls risinājums ātrai dokumentu meklēšanai 18 dažādās valodās (ieskaitot krievu, angļu, vācu un franču), kas paredzēts plašam lietotāju lokam. Programma nodrošina tūlītēju piekļuvi dokumentiem, kas atrodas jūsu cietajā diskā, tīklā un noņemamajos diskos (CD, DVD, ZIP utt.), un var strādāt ar visiem populārajiem dokumentu veidiem (PDF faili, MS Office dokumenti, teksta faili utt.). ). To var meklēt arhīvos (ZIP, RAR uc), e-pasta ziņojumos (Outlook, Outlook Express, The Bat! utt.) un tiem pievienotajos failos. Turklāt tiek atbalstīta meklēšana Lotus Notes un Lotus Domino datubāzēs un ICQ, Odigo IM un Miranda IM ziņojumu datubāzēs.

Paralēli parastajai meklēšanai pēc atslēgvārda vai atslēgvārdu kopas programma atbalsta izvērstās meklēšanas režīmu, izmantojot loģiskās funkcijas, un var meklēt dokumentus ne tikai pēc satura, bet arī pēc faila nosaukuma, modifikācijas datuma, izmēra, dokumenta veida, kodējuma utt. ( 7. att.). Pateicoties pilnam Unicode atbalstam, meklēšana tiek veikta pareizi ne tikai dokumentos vienā valodā, bet arī daudzvalodu dokumentos (piemēram, ar tekstu krievu un vācu valodā vienlaikus). Ir iespējams attālināti meklēt dokumentus, izmantojot internetu, ar sekojošu piekļuvi atrastajiem dokumentiem, izmantojot jebkuru interneta pārlūkprogrammu, piemēram, Internet Explorer. Meklēšanas rezultātus var attēlot fragmentu režīmā, kad ar atrasto vārdu izcelšanu tiek parādīti nozīmīgākie (saturīgākie) atlasīto dokumentu fragmenti, un tabulas režīmā, kad tiek parādīta īsa informācija par dokumentiem (8. att.), ar kuru palīdzību tos var šķirot.

Rīsi. 7. Meklēt dokumentus Archivist 3000 vidē

Rīsi. 8. Meklēšanas rezultātu parādīšanas iespējas
programmā "Archivarius 3000"

Standarta dokumentu aizpildīšana

Standarta dokumentu sagatavošana aizņem ievērojamu daļu to lietotāju laika, kuri savu pienākumu ietvaros ir iesaistīti dažādas dokumentācijas sagatavošanā apdrošināšanas sabiedrībās, bankās, notāru birojos, dažāda veida pakalpojumu sniedzēju uzņēmumos u.c. Parasti šādi dokumenti tiek veidoti Word teksta redaktorā, pamatojoties uz sākotnēji izstrādātiem pamatdokumentiem, kuros daļa mainīgās informācijas tiek vienkārši aizstāta. Šeit nav nekā sarežģīta, taču ar lieliem dokumentācijas apjomiem kļūdas ir neizbēgamas - varat, piemēram, nejauši ievadīt datus nepareizā vietā, kur tiem vajadzētu būt, vai izdzēst vairākus dokumenta vārdus utt. Tāpēc ir vēlams, lai ievadei būtu atvērti tikai tie lauki, kuros jāievada dati, un viss pārējais teksts ir bloķēts. Izstrādātāji ir nodrošinājuši iespēju izveidot šādus dokumentus programmā Word. Pietiek izstrādāt virkni veidņu visiem organizācijā izmantotajiem standarta dokumentiem, lai katrai veidnei aizliegtu mainīt pastāvīgos datus (komanda Rīki -> Iestatīt aizsardzību -> Aizliegt jebkādas izmaiņas, izņemot datu ievadīšanu veidlapas laukos) un apmācīt lietotājus izveidot dokumentus, izmantojot veidnes. Standarta dokumentiem, kur ir salīdzinoši maz mainīgas informācijas, šādas veidnes būs pilnīgi pietiekamas, lai ievērojami paātrinātu dokumentu sagatavošanas procesu un samazinātu kļūdu risku.

Taču praksē tiek izmantoti daudzi standarta dokumenti, kuros mainīgā informācija aizņem līdz pat pusei apjoma, un daļa mainīgo datu tādā vai citādā veidā atkārtojas vairākas reizes (9. att.) - piemēram, pilns nosaukums. dažādos gadījumos vārdi ievadītajiem datumiem vai summām utt. Šajā gadījumā Word veidņu izmantošana neko daudz nepalīdz, jo dokumentu aizpildīšana pat izmantojot veidnes prasīs daudz laika, jo visi mainīgie dati būs jāievada manuāli.

Rīsi. 9. Liela apjoma dokumenta piemērs
mainīga informācija

Standarta dokumentu sagatavošanai ir vēl viena iezīme - bieži vien ir jāsagatavo nevis viens dokuments, bet vairāki uzreiz (piemēram, lai noformētu bankas līgumu par depozitārija atvēršanu, nepieciešami trīs vai četru veidu līgumi paraksts). Tādējādi viena un tā pati informācija ir jāievada dažādos dokumentos, kas arī aizņem daudz laika, un attiecīgi palielinās iespēja kļūdīties. Jūs varat sagatavot šādus dokumentus daudz ātrāk, izmantojot specializētas lietojumprogrammas, kas paredzētas standarta dokumentu sagatavošanas procesa automatizēšanai, piemēram, AutoDoc vai Blitz Document. Šīs lietojumprogrammas ir balstītas arī uz veidņu izmantošanu, kas atšķirībā no parastajām Word veidnēm ļauj ne tikai ievadīt datus tam paredzētajos laukos (kuriem lietotājam ir jāaizpilda veidlapu kopa ar datiem), bet spēj arī pārveidot ievadītos datus programmētā veidā, piemēram, var aizstāt skaitļus vārdos, vārdu un frāžu deklināciju atbilstoši gramatiskajiem gadījumiem utt. Rezultātā nepieciešamie dokumenti tiek ātri aizpildīti, un pieļaujamo kļūdu skaits ir par kārtu mazāks nekā tos tradicionāli sagatavojot programmā Word. Turklāt standarta dokumentu veidošana, izmantojot specializētus risinājumus, ir pievilcīga arī ar to, ka visi izveidotie dokumenti tiek automātiski kataloģizēti un kādu no tiem atrast nākotnē nav problēma, kā arī lietotājam nav jāpārzina dokumentu sagatavošanas smalkumi, jo visas juridiskās nianses veidnēs jau ir ņemtas vērā.

AutoDoc 1.2

Izstrādātājs: EleWise

Izplatīšanas lielums: 6 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 2000/XP/2003

Izplatīšanas metode: shareware (funkcionāli ierobežota demonstrācijas versija - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubļi, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubļi, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubļi.

"AutoDoc" ir programma, kas ļauj automatizēt un paātrināt standarta dokumentu aizpildīšanas procesu, izmantojot veidnes, kas izveidotas, izmantojot MS Word, un uzturēt dokumentu un ierakstu arhīvu, kas izveidots, izmantojot šīs veidnes. Jaunu dokumentu ģenerēšanas process tajā ir ārkārtīgi automatizēts – vienkārši atlasiet vajadzīgo biznesa scenāriju no vispārējā scenāriju saraksta (biznesa scenārijs nozīmē pielāgotu veidni) un aizpildiet ievades veidlapu ar nepieciešamajiem datiem (10. att.). Izveidoto dokumentu var apskatīt, saglabāt, izdrukāt vai atvērt programmā Word turpmākai rediģēšanai.

Rīsi. 10. Dokumenta izveide, izmantojot “AutoDoc” skriptu

Iebūvēto skriptu skaits ir neliels (11. att.), taču tos var paplašināt ar pielāgotiem skriptiem, kuru izveides process ir detalizēti un skaidri parādīts palīdzībā un tiek pilnībā kontrolēts ar vedņa palīdzību, un tāpēc tas ir pieejams lielākā daļa lietotāju. Jauna skripta izstrāde ietver piecu darbību veikšanu: skripta nosaukuma ievadīšanu, veidnes izveidi, mainīgo definēšanu, skripta iestatīšanu un testēšanu un saglabāšanu turpmākai rediģēšanai (12. att.). No pirmā acu uzmetiena veidnes sagatavošana var radīt zināmas grūtības, jo tā ir jāizveido manuāli programmā Word, un tas prasa skriptu valodas zināšanas. Bet praksē viss ir daudz vienkāršāk - pietiek saprast, ka mainīgie tiek ievadīti cirtaini iekavās, un tiem priekšā ir $ zīme, viss pārējais teksts tiek drukāts parastajā veidā (13. att.). Jaunas veidnes var izveidot ne tikai no nulles, bet arī pamatojoties uz esošajām veidnēm vai gataviem dokumentiem - pirmajā gadījumā jums vienkārši jāmaina skripta iestatījumi un jāpārbauda ar mainītajiem iestatījumiem, bet otrajā jāatver gatavu dokumentu, aizvietot mainīgo informāciju ar mainīgajiem un norādīt to programmā kā veidni. Mainīgie var būt vairāku veidu, tostarp tādi, kas ļauj:

  • ievadiet datus vairākos laukos vienlaikus: pilns vārds, pases dati, organizācijas dati utt.;
  • izvēlieties mainīgo vērtību no vērtību kopas;
  • veikt dažādas darbības un transformācijas: aprēķināt skaitļa procentuālo daļu vai PVN no summas, pārvērst skaitli virknē, ievadīt pašreizējo datumu utt.;
  • norādīt vārdu vai frāzi noteiktā gadījumā utt.

Dokumenti, kas izveidoti pēc AutoDoc biznesa scenārijiem, tiek saglabāti skaidri strukturētu ierakstu veidā, un tāpēc jebkurā brīdī filtrējot vai meklējot var atrast vajadzīgo dokumentu, to apskatīt, izdrukāt, reģenerēt vai dzēst.

Rīsi. 11. “AutoDoc” logs ar iebūvēto grupu sarakstu
biznesa scenāriji

Rīsi. 12. Jauna skripta izstrāde programmā AutoDoc

Rīsi. 13. Veidnes teksta piemērs programmā “AutoDoc”,
kurā parādās četri mainīgie: "skaitlis",
“mēnesis”, “organizācija” un “pilns vārds”

Programma tiek piegādāta divās versijās: viena lietotāja - "AvtoDoc-Personal" un vairāku lietotāju (tīkls), ko pārstāv divi moduļi - "AvtoDoc-Server" un "AvtoDoc-Client". Viena lietotāja versijā visas sistēmas sastāvdaļas atrodas lokālajā datorā, un vairāku lietotāju versijā skriptu, veidņu un ierakstu datu bāze ir instalēta serverī, un lietotāju datoros ir tikai klienta daļa. instalēta, kas ļauj izmantot visus serverī glabātos AutoDoc materiālus.

Blitz dokuments 3.4.1

Izstrādātājs: BlitzSoft

Izplatīšanas lielums: 991 KB

Darbs tiek kontrolēts: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Izplatīšanas metode: shareware (funkcionāli ierobežota demonstrācijas versija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rub.

Blitz Document ir kompakta programma standarta dokumentu automātiskai izveidei, izmantojot skriptu veidnes. Tas ļauj ātri ģenerēt dokumentus, pamatojoties uz iebūvētām veidnēm, kuru skaits ir vairāk nekā 30 (14. att.), vai pielāgotus skriptus, kurus var izstrādāt, pamatojoties uz iebūvētām veidnēm vai tukšiem izkārtojumiem. Dokumenta izveide, izmantojot gatavu skriptu, ir ārkārtīgi vienkārša – vienkārši izvēlieties skripta veidu un izpildiet vedņa norādījumus, kas apzinīgi vadīs lietotāju cauri visiem dokumenta sagatavošanas posmiem (15. att.). Gatavo dokumentu var apskatīt, izdrukāt, rediģēt iebūvētajā teksta redaktorā (var labot gan mainīgos, gan nemainīgos datus) vai atvērt rediģēšanai programmā Word.

Rīsi. 14. Iebūvēto Blitz Document skriptu saraksts

Rīsi. 15. Skriptēta dokumenta izveide
Blitz dokuments

Izveidoto veidņu izstrāde ir nedaudz sarežģītāka, taču tā būs arī lielākajai daļai lietotāju iespēju robežās. Tiesa, šīs funkcijas apgūšana prasīs zināmu laiku, jo diemžēl programmā iekļautā uzziņas informācija ir paredzēta pietiekami apmācītiem lietotājiem (tā ir ļoti skopa un nesatur nekādas ilustrācijas vai piemērus). Tehniski jaunas veidnes izveide sastāv no diviem posmiem: iebūvētās veidnes vai izkārtojuma izvēles, uz kuras pamata tiks izstrādāta jauna veidne, un tajā iekļauto konstanto un mainīgo datu secīga pielāgošana (16. att.). Pastāvīgi dati tiek ievadīti to reālajā formā, bet ne tieši tekstā, bet caur dialoglodziņu. Mainīgā informācija tiek koriģēta arī dialoga laikā un vairs netiek ievadīta tieši, bet tiek aizstāta ar mainīgajiem ar aizstājējzīmju etiķetēm, kas veidotas, ņemot vērā programmā izmantoto skriptu valodu. Skripti var ne tikai parādīt dokumenta ģenerēšanas laikā ievadīto tekstu, bet arī mainīt to, izmantojot datu aizstāšanas vai transformācijas komandu sistēmu. Piemēram, tiek nodrošināts:

Rīsi. 16. Jaunas veidnes izstrāde, pamatojoties uz maketu
Blitz dokumentā

  • Vārdu un frāžu deklinācija atbilstoši gramatiskajiem gadījumiem;
  • skaitļu pārvēršana virknēs;
  • kalendāra datumu pārvēršana virknēs;
  • veikt jebkādus juridiskajos un biznesa dokumentos izmantotos aprēķinus;
  • teksta maiņa atkarībā no ievadīto datu vērtības utt.

Dokumenti, kas izveidoti, izmantojot Blitz Document, tiek saglabāti strukturētos žurnālos - tas ļauj ātri pārvietoties pa dokumentāciju un gandrīz acumirklī piekļūt nepieciešamajiem materiāliem, piemēram, lai tos izdrukātu. Turklāt dokumentus var grupēt virtuālos failos, kas ir ērti, lai ātri piekļūtu materiāliem, kas saistīti ar konkrētu tēmu vai objektu, kas parādās datu bāzē.

OCR teksts skenētajos dokumentos

Lietotāji, kuriem bieži ir jāpārvērš papīra dokumenti (grāmatas, avīzes, žurnāla vai faksa lapas) elektroniski rediģējamā formātā, nevar iztikt bez rakstzīmju atpazīšanas sistēmas jeb OCR (Optical Character Recognition) sistēmas, kas paredzēta teksta automātiskai ievadīšanai no papīra dokumentiem. datorā. Teorētiski jūs varat izmantot programmu FineReader no ABBYY vai CuneiForm no Cognitive Technologies — abas ir uzticamas darbībā un tām ir augsta atpazīšanas precizitāte. Taču FineReader pakotnei ir vienkāršota un pieejama mājas lietotājiem paredzēta versija ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, kas padara to pievilcīgāku plašākai auditorijai.

ABBYY FineReader 8.0

Izstrādātājs: ABBYY programmatūra

Izplatīšanas lielums: 40,5 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Izplatīšanas metode: koplietošanas programmatūra (nav FineReader Home Edition demonstrācijas versijas, kas ir funkcionāli ierobežota FineReader Professional Edition demonstrācijas versija — http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition — 990 RUR, FineReader Professional Edition — 3750 RUR.

ABBYY FineReader ir ideāls risinājums tādu dokumentu atpazīšanai, kuros tiek atpazīts ne tikai teksts, bet arī dizains, kas nodrošina precīzu tabulu, attēlu pārraidi un teksta sadalīšanu kolonnās (17. att.). Programma ir viegli lietojama, var atpazīt daudzvalodu (tiek atbalstītas 179 valodas) un vairāku lappušu dokumentus. Ir iespējams atpazīt visu dokumentu vai tā atsevišķas lapas. Rezultātu var saglabāt vienā no izplatītākajiem formātiem: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT vai PDF. Atpazīšanas rezultātus iespējams saglabāt soli pa solim, lai novērstu kļūdas. Ir ieviesta atpazīšanas rezultātu eksportēšana tieši uz Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect un Adobe Acrobat. Iebūvētais pareizrakstības pārbaudītājs (36 valodām) palīdzēs paātrināt rezultāta pārbaudi, un integrācija ar Microsoft Word ļauj izsaukt programmu tieši no Word, nenovēršot uzmanību no darba ar tekstu.

Rīsi. 17. Dokumentu atpazīšanas rezultāts
ABBYY FineReader mājas izdevumā

Programma tiek piedāvāta divās versijās: FineReader Home Edition, kas paredzēta iesācējiem, un FineReader Professional Edition, kas paredzēta profesionāļiem. Profesionālā versija ļauj pārvaldīt atpazīšanas parametrus (mainīt režīmu, veikt atpazīšanu ar apmācību) un tai ir bagātāks atpazīšanas funkciju komplekts (PDF failu atpazīšana, ar digitālo kameru uzņemtu tekstu u.c.). Turklāt Professional Edition nodrošina vairāk dažādu saglabāšanas formātu, pievienoja iespēju atpazīt svītrkodus un ātri atpazīt ekrānuzņēmumus, izmantojot utilītu Screenshot Reader.

Dokumentu konvertēšana no PDF formāta

Visa tehniskā dokumentācija šodien tiek piegādāta PDF formātā, kurā dokumentu apskatei tiek izmantota bezmaksas utilīta Adobe Acrobat Reader. Taču diezgan bieži rodas nepieciešamība izmantot PDF failu fragmentus, gatavojot savus dokumentus vai rediģējot materiālus PDF formātā (piemēram, rakstu, līgumu, atskaiti utt.). Pirmajā gadījumā no PDF failiem būs jāizvelk teksta un/vai attēlu fragmenti (teorētiski to var izdarīt, izmantojot Acrobat Reader iebūvētos rīkus, taču ar ļoti viduvējiem rezultātiem). Otrajā gadījumā jums būs jāpārvērš PDF dokumenti rediģējamā formātā (piemēram, Word formātā), vienlaikus saglabājot oriģinālā dokumenta dizainu, kas pat nav paredzēts Acrobat Reader. Šādos gadījumos palīgā nāks īpašas utilītas, no kurām pievilcīgākās pakotnes ir ABBYY PDF Transformer un PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Apskatīsim pirmo no tiem - lai gan tas ir dārgāks, tam ir krievu valodas interfeiss un tas ļauj pārvērst PDF failus vairākos rediģējamos formātos, kā arī var pareizi atpazīt ne tikai angļu, bet arī krievu tekstu.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Izstrādātājs: ABBYY programmatūra

Izplatīšanas lielums: 52 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 2000 (SP2 vai jaunāka versija)/XP/Server 2003

Izplatīšanas metode: shareware (15 dienu demonstrācijas versija — http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rubļi.

ABBYY PDF Transformer ir utilīta PDF dokumentu konvertēšanai Microsoft Word dokumentu formātos (18. att.), Excel, kā arī HTML un TXT failos. Paketei ir intuitīvs interfeiss, un to ir ļoti viegli lietot, tāpēc pat iesācēji to varēs apgūt.

ABBYY PDF Transformer var konvertēt jebkurus PDF failus, tostarp failus bez teksta slāņa (šādi faili visbiežāk tiek iegūti no skenētiem dokumentiem un attēlo teksta attēlu), un pareizi apstrādāt PDF failus, kas satur jebkuru atbalstīto valodu kombināciju (tostarp krievu un Angļu). Lietderība precīzi saglabā avota dokumenta dizainu (attēlus, tabulas, kolonnu izkārtojumu, saites) un ļauj pārvaldīt konvertēšanas un saglabāšanas opcijas. Piemēram, varat skaidri definēt apgabalus, kurus programmai vajadzētu uztvert kā tekstu vai attēlu (kas ir svarīgi PDF failiem ar sarežģītu dizainu), saglabāt gatavo dokumentu ar tādu pašu dizainu kā oriģinālā vai kā kolonnu. teksta (ar vai bez attēliem — pēc izvēles) utt. Ja nepieciešams, ir iespēja selektīvi konvertēt atsevišķas lapas vai pat to fragmentus. Turklāt ABBYY PDF Transformer var veikt arī reverso konvertēšanu, ļaujot izveidot PDF failus no Microsoft Word dokumentiem, Excel tabulām, PowerPoint prezentācijām, Visio diagrammām un HTML failiem, kā arī no gandrīz jebkuras lietojumprogrammas, kas atbalsta dokumenta drukāšanu (tas ir ieviests, izmantojot virtuālo printeri PDF-XChange ABBYY PDF Transformer 2.0).

Darbs ar dokumentiem aizņem daudz laika no lietotājiem, īpaši biroja darbiniekiem. Bet ir daudzas programmas, kas var ievērojami optimizēt roku darbu, strādājot ar dokumentiem, automatizējot dažus procesus. Daudzi no šiem risinājumiem ir viegli lietojami, ļoti ērti un lēti, tāpēc pieejami plašam lietotāju lokam. Šādas programmas tiks apspriestas šajā rakstā.

Dokumentu organizēšana

Lietotāji, kuriem nākas saskarties ar lielu skaitu elektronisko dokumentu, labi zina situāciju, kad, pat neskatoties uz stingro katalogu un apakšdirektoriju sistēmu, īstā dokumenta atrašana prasa daudz laika. Viens no šīs problēmas risināšanas variantiem ir speciālas kataloģizācijas programmas izmantošana, kuras galvenais uzdevums ir datu kārtošana un kārtošana, kas galu galā nodrošina ātru nepieciešamās informācijas meklēšanu. Tirgū ir milzīgs šādu kataloģizētāju klāsts, un tie visi ir vērsti uz disku, mapju un failu vai kādas ļoti specializētas informācijas (filmas, monētas, pastmarkas utt.) kataloģizēšanu. Dokumentu kataloģizēšanai ir piemērots jebkurš universāls kataloģizētājs, kas ļauj kataloģizēt dažāda veida mapes un failus. Labākais starp šādiem risinājumiem ir WhereIsIt pakotne (http://www.whereisit-soft.com/), taču tā ir diezgan dārga, un tās iespējas daudziem lietotājiem ir acīmredzami liekas. Lielākajai daļai cilvēku pietiks ar WinCatalog Standard pakotnes izmantošanu.

Vēl viens veids ir apvienot saistītos dokumentus sarežģītos hierarhiski strukturētos dokumentos, kas tiek glabāti datu failos, kas atbilst šīm struktūrām. Šādos strukturētos dokumentos ir daudz ērtāk orientēties un atrast nepieciešamo informāciju, pateicoties gan strukturēšanas, gan uzlabotās meklēšanas iespējām dokumentā. Turklāt šāda strukturēšana ļauj veikt ārēju meklēšanu un meklēt dokumentus, pamatojoties uz tajos iekļautā teksta fragmentiem. Piemēram, Maple pakotne ir paredzēta hierarhiski strukturētu dokumentu izveidei.

WinCatalog standarts

Izstrādātājs: WinCatalog.com

Izplatīšanas lielums: 1,62 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Izplatīšanas metode: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rub.

WinCatalog Standard ir ērti lietojams daudzfunkcionāls kataloģizētājs ar skaidru krievu valodas interfeisu (1. att.). Pakete ļauj kataloģizēt datus no jebkura datu nesēja, ko var pieslēgt datoram: disketes, cietie un tīkla diskdziņi, parastie CD un audio diski, Zip diski utt. Ar tās palīdzību jūs varat kārtot un sakārtot visas mapes un failus neatkarīgi no to atrašanās vietas. Jūs varat ievadīt datus katalogā vai nu manuāli (tieši virtuālajās mapēs), vai skenējot diskus (ieskaitot tur esošos Zip arhīvus) - šajā gadījumā, lai atvieglotu orientāciju, mapes un failus, kas iegūti no diskiem, labāk kārtot virtuālajās mapēs, kas, pateicoties atbalsta vilkšanas un nomešanas darbībām, neaizņems daudz laika.

Rīsi. 1. WinCatalog Standard interfeiss

Vispārējā kataloga pārvaldība ir vienkārša un ērta. Datu sadalīšana tematiskajās mapēs ievērojami vienkāršo orientāciju, un mapju un to ligzdoto elementu izvietojumu var viegli mainīt, vienkārši velkot un nometot. Izvērstā meklēšana (pēc nosaukuma, komentāra, lieluma un modifikācijas datuma; 2. att.), atbalstot Būla operācijas un iespēju izvēlēties meklēšanai konkrētu mapi, kā arī ņemot vērā atslēgvārdus (tos var apdomīgi pievienot atsevišķiem direktorija elementiem), ļauj ātri atrast vajadzīgo dokumentu un atrast dublikātus - noņemiet dublikātus no kolekcijas. Eksportējot visu vai daļu dokumentācijas kataloga uz CVS failu, ir iespējams apstrādāt datus citā lietojumprogrammā (piemēram, MS Excel), un eksportēšana uz HTML failu ir ērta kataloga drukāšanai.

Rīsi. 2. Meklējiet dokumentus programmā WinCatalog Standard

Kļava 6.25

Izstrādātājs: Crystal Office sistēmas

Izplatīšanas lielums: Maple - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows (visas versijas)

Izplatīšanas metode: shareware (30 dienu demonstrācijas versija: Maple — http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional — http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Maple - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple ir ērti lietojams dokumentu pārvaldnieks, kas ļauj apvienot dažādus materiālus hierarhiskās struktūrās un galu galā iegūt strukturētus dokumentus: biznesa plānus, atskaites, analītiskās piezīmes, brošūras utt. Šādos hierarhiskos dokumentu kokos daudzveidīga informācija tiek parādīta skaidrāk, un jebkura dokumenta atrašana ir daudz vienkāršāka nekā ar standarta kataloģizēšanu. Lai skatītu programmā Maple izveidotos dokumentus, nepieciešams īpašs skatītājs Maple Reader, kuru var bez maksas lejupielādēt vietnē: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paketei ir lietotājam draudzīgs interfeiss (3. att.), un tā ir tik viegli apgūstama, ka pat programmas krievu valodas lokalizācijas trūkums lielākajai daļai lietotāju nebūs šķērslis, un tāpēc šo risinājumu var ieteikt visplašākajai auditorijai.

Rīsi. 3. Maple programmas saskarne

Pārvaldnieks ir pieejams divās versijās: pamata Maple un paplašinātā Maple Professional. Starp paplašinātās versijas būtiskām atšķirībām ir tādu papildu funkciju klātbūtne kā dokumentu meklēšana, gramatikas pārbaude, failu šifrēšana un hierarhisko struktūru dublēšana.

Jebkura dokumenta pamatā Maple ir hierarhisks mezglu koks, apakšmezglu ligzdošanas līmenis, kurā, kā arī to skaits, ir neierobežots. Katrs mezgls ir atsevišķs dokuments, kas satur ne tikai tekstu (ierakstīts tieši, ielīmēts no starpliktuves vai importēts no dokumentiem RTF, DOC, WRI un HTML formātos), bet arī tabulu materiālu, grafikus, saites uz gala dokumenta vai failu pamata fragmentiem. , un utt. Sagatavojot dokumentus, ir iespējams izmantot standarta funkciju komplektu darbam ar tekstu: mainīt fonta veidu un lielumu, veidot sarakstus, formatēt rindkopas, izmantot stilus uc Integrācija ar MS Word ļauj izmantot iebūvēto pareizrakstības pārbaudītāju MS Word, lai pārbaudītu gramatiku un meklētu sinonīmus ne tikai angļu, bet arī krievu valodā. Iebūvētā dublēšanas sistēma nodrošina iespēju izveidot hierarhisku dokumentu saspiestas rezerves kopijas (ZIP un CAB formātos). Iebūvētais šifrēšanas vednis palīdz šifrēt sensitīvus dokumentus, izmantojot Blowfish kriptogrāfijas algoritmu. Un Finder meklēšanas modulis ļauj ātri atrast nepieciešamos dokumentus pēc nosaukuma fragmenta, autora, komentāriem, satura (4.att.) utt.

Rīsi. 4. Meklēt dokumentus pēc satura
tajos teksts kļavā

Ātra piekļuve dokumentiem

Dokumentu datorizētas sagatavošanas tehnoloģija paredz, ka izveidotie dokumenti pēc tam tiek atkārtoti izmantoti. Piemēram, izstrādājot jaunu dokumentu, jums var būt nepieciešama viena vai divas rindkopas no vakardienas dokumenta, vai arī jaunais dokuments parasti ir vecā kopija, bet ar mainītu mainīgo informāciju utt.

Diemžēl lietotājs ne vienmēr var atcerēties kāda svarīga dokumenta nosaukumu, kas izveidots aizvakar, un dažreiz viņam nav ne mazākās nojausmas par to, kur to meklēt. Protams, dokumentiem ir jāpiešķir jēgpilni nosaukumi un tie jāsaglabā, ievērojot skaidru kataloģizāciju, bet, diemžēl, gadās citādi, steigas, traucējošu zvanu utt. Rezultātā vajadzīgā dokumenta meklēšana var aizņemt daudz dārgā laika - galu galā tas nebūt nav fakts, ka varēsit to atvērt, izmantojot Windows sarakstu ar saitēm uz jaunākajiem dokumentiem, kas pieejams izvēlnē Sākt . Fakts ir tāds, ka šis saraksts:

  • ierobežots līdz 15 dokumentiem - tas nozīmē, ka iespēja iekļaut dokumentus, piemēram, pirms nedēļas, ir praktiski nulle;
  • neļauj atrast dokumentu, ja atceraties daļu teksta, bet aizmirsāt faila nosaukumu;
  • neietver viena nosaukuma (bet tajā pašā laikā dažādus) dokumentus, kas saglabāti ar tādu pašu nosaukumu, bet dažādās mapēs, kas ir svarīgi, piemēram, strādājot kopā ar dokumentu, veidojot vairākas tā versijas.

Ir vēl viena problēma - Windows sniegtais jaunāko dokumentu saraksts ir viens no kanāliem konfidenciālu datu nopludināšanai, jo jebkurš lietotājs (arī uzbrucējs) to var izmantot, lai uzzinātu par īpašnieka datora darbību. Tāpēc ieteicams regulāri tīrīt šo sarakstu, piemēram, izmantojot utilītus “nevēlamo” datu noņemšanai no diska. Rezultātā veidojas šķietami paradoksāla situācija: ja lietotājs regulāri drošības nolūkos iznīcina informāciju par nesen izmantotajiem dokumentiem, tad viņam tiek liegta ātra piekļuve tiem, un pretējā gadījumā viņš riskē kļūt par uzbrucēju upuri. Tomēr ir izeja - varat izmantot specializēto utilītu ActualDoc, kas paplašina Windows iespējas darbā ar jaunākajiem dokumentiem.

Ja nepieciešamais dokuments ir izveidots jau sen un tāpēc nevar parādīties nesen atvērto dokumentu sarakstā (gan Windows iebūvētajā, gan ActualDoc sarakstā), tad jums būs jāķeras pie tā meklēšanas. Šeit rodas vēl viena problēma - parasti lietotājs neatceras dokumenta nosaukumu (kā arī tā izveidošanas datumu), bet viņš zina, kuri atslēgvārdi parādās tekstā. Tas nozīmē, ka jums ir jāmeklē dokuments pēc tajā iekļautā teksta fragmentiem - diemžēl, lai gan šo uzdevumu var atrisināt, izmantojot Windows vai, piemēram, Word iebūvētos rīkus, tas ir ļoti viduvējs. Un būtība ir ne tikai tajā, ka šāda meklēšana nav pilnīgi acīmredzama un tiek veikta lēni - dažreiz jūs varat ar to sadzīvot. Vēl svarīgāk ir tas, ka netiks atrasti visi faili - meklēšanas laikā netiks ņemtas vērā krievu valodas morfoloģiskās iezīmes, tāpēc faili, kuros meklētajiem vārdiem ir atšķirīgas reģistra galotnes, paliks neatrasti. Tajā pašā laikā specializētas meklēšanas utilītas, piemēram, “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” un Phoenix Search (http ://indexlab.net/), var ātri atrast nepieciešamos dokumentus neatkarīgi no to atrašanās vietas. Pievilcīgākā starp minētajiem risinājumiem cenas/kvalitātes attiecības ziņā mums šķiet Archivarius 3000 pakete.

ActualDoc 3.5

Izstrādātājs: Flexigen programmatūra

Izplatīšanas lielums: Standarta - 4,1 MB, profesionālajā - 3,6 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 2000/XP/2003/Vista

Izplatīšanas metode: Standarta - bezmaksas programmatūra (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14 dienu demonstrācijas versija - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc .exe)

Cena: Standarta — bezmaksas, profesionāla — 19,95 $

ActualDoc ir jaunākais dokumentu pārvaldnieks, kas atceras izmantotos dokumentus un nodrošina ātru un drošu piekļuvi tiem. Programma ir vienkārša un intuitīva, tai ir lietotājam draudzīgs interfeiss ar atbalstu krievu valodai (5. att.), un tās apguve praktiski neprasa laika, jo īpaši tāpēc, ka tai ir pievienota visaptveroša palīdzības sistēma, un tāpēc tā var kļūt par neaizstājamu rīku. gan profesionāļiem, gan mājas lietotājiem.

Rīsi. 5. ActualDoc programmas saskarne

ActualDoc seko līdzi neierobežota dokumentu skaita lejupielādei lietotāja norādītā laika posmā (pēc noklusējuma 60 dienas), atbalsta vairāk nekā 40 failu formātus (teksta un grafiskos failus, MS Office dokumentus un HTML dokumentus, PDF failus utt.) un ļauj ātri lejupielādēt jebkuru no tiem. Nepieciešamā dokumenta atrašana programmas vidē nav problēma. Ja viņa iegaumēto dokumentu ritināšana ir salīdzinoši maza, tad dokumentu var atlasīt tieši no saraksta. Pretējā gadījumā prātīgāk būtu vispirms ierobežot iespējamo kandidātu sarakstu, to filtrējot (iespējama filtrēšana pēc laika). O intervālu, pēc paplašinājuma un kategorijas) vai meklēšanu pēc dokumenta nosaukuma (vispārīgi) vai pēc tajā iekļautā teksta fragmenta (tomēr meklēšana krievu valodā ne vienmēr ir veiksmīga). Ir vēl viens veids, kā ātri atvērt vēlamo dokumentu - izmantojot iebūvētās grāmatzīmes (tādas pašas kā pārlūkprogrammā Internet Explorer; 6. att.), kuras var piešķirt atsevišķiem bieži lietotiem dokumentiem un ievērojami paātrināt piekļuvi tiem, jo ​​nav jāmeklē. Izvēlētais dokuments ir pieejams iebūvētajā skatītājā - apskatei, meklēšanai un kopēšanai, kā arī ārējā aplikācijā - rediģēšanai un var tikt izmantots pilnīgai apstrādei, selektīvai informācijas kopēšanai no tā, vai dokumenta nosūtīšanai pa plkst. e-pasts. Tajā pašā laikā pašu dokumentu sarakstu var paslēpt no nevēlamiem skatieniem un aizsargāt ar paroli - šajā gadījumā izvēlnē netiks parādīti nesen izmantotie faili. Sākt -> Dokumenti.

Rīsi. 6. Dokumenta atvēršana, izmantojot grāmatzīmi
programmā ActualDoc

Pakotnei ir divas versijas: bezmaksas pamata standarts un maksas profesionālis. Bezmaksas versija neļauj skatīt dokumentus iebūvētajos skatītājos, izmantot meklēšanas funkciju (tā rezultātā dokumentus var meklēt tikai vizuāli, skatot pilno vai filtrēto sarakstu), izveidot pielāgotas kategorijas un rediģēt grāmatzīmes.

Arhivārs 3000 (3,82)

Izstrādātājs: Likasoft

Izplatīšanas lielums: 3 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Izplatīšanas metode: shareware (30 dienu demonstrācijas versija — http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena: studenta licence - 195 rubļi, personas apliecība - 295 rubļi, komerclicence - 900 rubļi.

« Archivist 3000 ir optimāls risinājums ātrai dokumentu meklēšanai 18 dažādās valodās (ieskaitot krievu, angļu, vācu un franču), kas paredzēts plašam lietotāju lokam. Programma nodrošina tūlītēju piekļuvi dokumentiem, kas atrodas jūsu cietajā diskā, tīklā un noņemamajos diskos (CD, DVD, ZIP utt.), un var strādāt ar visiem populārajiem dokumentu veidiem (PDF faili, MS Office dokumenti, teksta faili utt.). ). To var meklēt arhīvos (ZIP, RAR uc), e-pasta ziņojumos (Outlook, Outlook Express, The Bat! utt.) un tiem pievienotajos failos. Turklāt tiek atbalstīta meklēšana Lotus Notes un Lotus Domino datubāzēs un ICQ, Odigo IM un Miranda IM ziņojumu datubāzēs.

Paralēli parastajai meklēšanai pēc atslēgvārda vai atslēgvārdu kopas programma atbalsta izvērstās meklēšanas režīmu, izmantojot loģiskās funkcijas, un var meklēt dokumentus ne tikai pēc satura, bet arī pēc faila nosaukuma, modifikācijas datuma, izmēra, dokumenta veida, kodējuma utt. ( 7. att.). Pateicoties pilnam Unicode atbalstam, meklēšana tiek veikta pareizi ne tikai dokumentos vienā valodā, bet arī daudzvalodu dokumentos (piemēram, ar tekstu krievu un vācu valodā vienlaikus). Ir iespējams attālināti meklēt dokumentus, izmantojot internetu, ar sekojošu piekļuvi atrastajiem dokumentiem, izmantojot jebkuru interneta pārlūkprogrammu, piemēram, Internet Explorer. Meklēšanas rezultātus var attēlot fragmentu režīmā, kad ar atrasto vārdu izcelšanu tiek parādīti nozīmīgākie (saturīgākie) atlasīto dokumentu fragmenti, un tabulas režīmā, kad tiek parādīta īsa informācija par dokumentiem (8. att.), ar kuru palīdzību tos var šķirot.

Rīsi. 7. Meklēt dokumentus Archivist 3000 vidē

Rīsi. 8. Meklēšanas rezultātu parādīšanas iespējas
programmā "Archivarius 3000"

Standarta dokumentu aizpildīšana

Standarta dokumentu sagatavošana aizņem ievērojamu daļu to lietotāju laika, kuri savu pienākumu ietvaros ir iesaistīti dažādas dokumentācijas sagatavošanā apdrošināšanas sabiedrībās, bankās, notāru birojos, dažāda veida pakalpojumu sniedzēju uzņēmumos u.c. Parasti šādi dokumenti tiek veidoti Word teksta redaktorā, pamatojoties uz sākotnēji izstrādātiem pamatdokumentiem, kuros daļa mainīgās informācijas tiek vienkārši aizstāta. Šeit nav nekā sarežģīta, taču ar lieliem dokumentācijas apjomiem kļūdas ir neizbēgamas - varat, piemēram, nejauši ievadīt datus nepareizā vietā, kur tiem vajadzētu būt, vai izdzēst vairākus dokumenta vārdus utt. Tāpēc ir vēlams, lai ievadei būtu atvērti tikai tie lauki, kuros jāievada dati, un viss pārējais teksts ir bloķēts. Izstrādātāji ir nodrošinājuši iespēju izveidot šādus dokumentus programmā Word. Pietiek izstrādāt virkni veidņu visiem organizācijā izmantotajiem standarta dokumentiem, lai katrai veidnei aizliegtu mainīt pastāvīgos datus (komanda Rīki -> Iestatīt aizsardzību -> Aizliegt jebkādas izmaiņas, izņemot datu ievadīšanu veidlapas laukos) un apmācīt lietotājus izveidot dokumentus, izmantojot veidnes. Standarta dokumentiem, kur ir salīdzinoši maz mainīgas informācijas, šādas veidnes būs pilnīgi pietiekamas, lai ievērojami paātrinātu dokumentu sagatavošanas procesu un samazinātu kļūdu risku.

Taču praksē tiek izmantoti daudzi standarta dokumenti, kuros mainīgā informācija aizņem līdz pat pusei apjoma, un daļa mainīgo datu tādā vai citādā veidā atkārtojas vairākas reizes (9. att.) - piemēram, pilns nosaukums. dažādos gadījumos vārdi ievadītajiem datumiem vai summām utt. Šajā gadījumā Word veidņu izmantošana neko daudz nepalīdz, jo dokumentu aizpildīšana pat izmantojot veidnes prasīs daudz laika, jo visi mainīgie dati būs jāievada manuāli.

Rīsi. 9. Liela apjoma dokumenta piemērs
mainīga informācija

Standarta dokumentu sagatavošanai ir vēl viena iezīme - bieži vien ir jāsagatavo nevis viens dokuments, bet vairāki uzreiz (piemēram, lai noformētu bankas līgumu par depozitārija atvēršanu, nepieciešami trīs vai četru veidu līgumi paraksts). Tādējādi viena un tā pati informācija ir jāievada dažādos dokumentos, kas arī aizņem daudz laika, un attiecīgi palielinās iespēja kļūdīties. Jūs varat sagatavot šādus dokumentus daudz ātrāk, izmantojot specializētas lietojumprogrammas, kas paredzētas standarta dokumentu sagatavošanas procesa automatizēšanai, piemēram, AutoDoc vai Blitz Document. Šīs lietojumprogrammas ir balstītas arī uz veidņu izmantošanu, kas atšķirībā no parastajām Word veidnēm ļauj ne tikai ievadīt datus tam paredzētajos laukos (kuriem lietotājam ir jāaizpilda veidlapu kopa ar datiem), bet spēj arī pārveidot ievadītos datus programmētā veidā, piemēram, var aizstāt skaitļus vārdos, vārdu un frāžu deklināciju atbilstoši gramatiskajiem gadījumiem utt. Rezultātā nepieciešamie dokumenti tiek ātri aizpildīti, un pieļaujamo kļūdu skaits ir par kārtu mazāks nekā tos tradicionāli sagatavojot programmā Word. Turklāt standarta dokumentu veidošana, izmantojot specializētus risinājumus, ir pievilcīga arī ar to, ka visi izveidotie dokumenti tiek automātiski kataloģizēti un kādu no tiem atrast nākotnē nav problēma, kā arī lietotājam nav jāpārzina dokumentu sagatavošanas smalkumi, jo visas juridiskās nianses veidnēs jau ir ņemtas vērā.

AutoDoc 1.2

Izstrādātājs: EleWise

Izplatīšanas lielums: 6 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 2000/XP/2003

Izplatīšanas metode: shareware (funkcionāli ierobežota demonstrācijas versija - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubļi, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubļi, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubļi.

"AutoDoc" ir programma, kas ļauj automatizēt un paātrināt standarta dokumentu aizpildīšanas procesu, izmantojot veidnes, kas izveidotas, izmantojot MS Word, un uzturēt dokumentu un ierakstu arhīvu, kas izveidots, izmantojot šīs veidnes. Jaunu dokumentu ģenerēšanas process tajā ir ārkārtīgi automatizēts – vienkārši atlasiet vajadzīgo biznesa scenāriju no vispārējā scenāriju saraksta (biznesa scenārijs nozīmē pielāgotu veidni) un aizpildiet ievades veidlapu ar nepieciešamajiem datiem (10. att.). Izveidoto dokumentu var apskatīt, saglabāt, izdrukāt vai atvērt programmā Word turpmākai rediģēšanai.

Rīsi. 10. Dokumenta izveide, izmantojot “AutoDoc” skriptu

Iebūvēto skriptu skaits ir neliels (11. att.), taču tos var paplašināt ar pielāgotiem skriptiem, kuru izveides process ir detalizēti un skaidri parādīts palīdzībā un tiek pilnībā kontrolēts ar vedņa palīdzību, un tāpēc tas ir pieejams lielākā daļa lietotāju. Jauna skripta izstrāde ietver piecu darbību veikšanu: skripta nosaukuma ievadīšanu, veidnes izveidi, mainīgo definēšanu, skripta iestatīšanu un testēšanu un saglabāšanu turpmākai rediģēšanai (12. att.). No pirmā acu uzmetiena veidnes sagatavošana var radīt zināmas grūtības, jo tā ir jāizveido manuāli programmā Word, un tas prasa skriptu valodas zināšanas. Bet praksē viss ir daudz vienkāršāk - pietiek saprast, ka mainīgie tiek ievadīti cirtaini iekavās, un tiem priekšā ir $ zīme, viss pārējais teksts tiek drukāts parastajā veidā (13. att.). Jaunas veidnes var izveidot ne tikai no nulles, bet arī pamatojoties uz esošajām veidnēm vai gataviem dokumentiem - pirmajā gadījumā jums vienkārši jāmaina skripta iestatījumi un jāpārbauda ar mainītajiem iestatījumiem, bet otrajā jāatver gatavu dokumentu, aizvietot mainīgo informāciju ar mainīgajiem un norādīt to programmā kā veidni. Mainīgie var būt vairāku veidu, tostarp tādi, kas ļauj:

  • ievadiet datus vairākos laukos vienlaikus: pilns vārds, pases dati, organizācijas dati utt.;
  • izvēlieties mainīgo vērtību no vērtību kopas;
  • veikt dažādas darbības un transformācijas: aprēķināt skaitļa procentuālo daļu vai PVN no summas, pārvērst skaitli virknē, ievadīt pašreizējo datumu utt.;
  • norādīt vārdu vai frāzi noteiktā gadījumā utt.

Dokumenti, kas izveidoti pēc AutoDoc biznesa scenārijiem, tiek saglabāti skaidri strukturētu ierakstu veidā, un tāpēc jebkurā brīdī filtrējot vai meklējot var atrast vajadzīgo dokumentu, to apskatīt, izdrukāt, reģenerēt vai dzēst.

Rīsi. 11. “AutoDoc” logs ar iebūvēto grupu sarakstu
biznesa scenāriji

Rīsi. 12. Jauna skripta izstrāde programmā AutoDoc

Rīsi. 13. Veidnes teksta piemērs programmā “AutoDoc”,
kurā parādās četri mainīgie: "skaitlis",
“mēnesis”, “organizācija” un “pilns vārds”

Programma tiek piegādāta divās versijās: viena lietotāja - "AvtoDoc-Personal" un vairāku lietotāju (tīkls), ko pārstāv divi moduļi - "AvtoDoc-Server" un "AvtoDoc-Client". Viena lietotāja versijā visas sistēmas sastāvdaļas atrodas lokālajā datorā, un vairāku lietotāju versijā skriptu, veidņu un ierakstu datu bāze ir instalēta serverī, un lietotāju datoros ir tikai klienta daļa. instalēta, kas ļauj izmantot visus serverī glabātos AutoDoc materiālus.

Blitz dokuments 3.4.1

Izstrādātājs: BlitzSoft

Izplatīšanas lielums: 991 KB

Darbs tiek kontrolēts: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Izplatīšanas metode: shareware (funkcionāli ierobežota demonstrācijas versija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rub.

Blitz Document ir kompakta programma standarta dokumentu automātiskai izveidei, izmantojot skriptu veidnes. Tas ļauj ātri ģenerēt dokumentus, pamatojoties uz iebūvētām veidnēm, kuru skaits ir vairāk nekā 30 (14. att.), vai pielāgotus skriptus, kurus var izstrādāt, pamatojoties uz iebūvētām veidnēm vai tukšiem izkārtojumiem. Dokumenta izveide, izmantojot gatavu skriptu, ir ārkārtīgi vienkārša – vienkārši izvēlieties skripta veidu un izpildiet vedņa norādījumus, kas apzinīgi vadīs lietotāju cauri visiem dokumenta sagatavošanas posmiem (15. att.). Gatavo dokumentu var apskatīt, izdrukāt, rediģēt iebūvētajā teksta redaktorā (var labot gan mainīgos, gan nemainīgos datus) vai atvērt rediģēšanai programmā Word.

Rīsi. 14. Iebūvēto Blitz Document skriptu saraksts

Rīsi. 15. Skriptēta dokumenta izveide
Blitz dokuments

Izveidoto veidņu izstrāde ir nedaudz sarežģītāka, taču tā būs arī lielākajai daļai lietotāju iespēju robežās. Tiesa, šīs funkcijas apgūšana prasīs zināmu laiku, jo diemžēl programmā iekļautā uzziņas informācija ir paredzēta pietiekami apmācītiem lietotājiem (tā ir ļoti skopa un nesatur nekādas ilustrācijas vai piemērus). Tehniski jaunas veidnes izveide sastāv no diviem posmiem: iebūvētās veidnes vai izkārtojuma izvēles, uz kuras pamata tiks izstrādāta jauna veidne, un tajā iekļauto konstanto un mainīgo datu secīga pielāgošana (16. att.). Pastāvīgi dati tiek ievadīti to reālajā formā, bet ne tieši tekstā, bet caur dialoglodziņu. Mainīgā informācija tiek koriģēta arī dialoga laikā un vairs netiek ievadīta tieši, bet tiek aizstāta ar mainīgajiem ar aizstājējzīmju etiķetēm, kas veidotas, ņemot vērā programmā izmantoto skriptu valodu. Skripti var ne tikai parādīt dokumenta ģenerēšanas laikā ievadīto tekstu, bet arī mainīt to, izmantojot datu aizstāšanas vai transformācijas komandu sistēmu. Piemēram, tiek nodrošināts:

Rīsi. 16. Jaunas veidnes izstrāde, pamatojoties uz maketu
Blitz dokumentā

  • Vārdu un frāžu deklinācija atbilstoši gramatiskajiem gadījumiem;
  • skaitļu pārvēršana virknēs;
  • kalendāra datumu pārvēršana virknēs;
  • veikt jebkādus juridiskajos un biznesa dokumentos izmantotos aprēķinus;
  • teksta maiņa atkarībā no ievadīto datu vērtības utt.

Dokumenti, kas izveidoti, izmantojot Blitz Document, tiek saglabāti strukturētos žurnālos - tas ļauj ātri pārvietoties pa dokumentāciju un gandrīz acumirklī piekļūt nepieciešamajiem materiāliem, piemēram, lai tos izdrukātu. Turklāt dokumentus var grupēt virtuālos failos, kas ir ērti, lai ātri piekļūtu materiāliem, kas saistīti ar konkrētu tēmu vai objektu, kas parādās datu bāzē.

OCR teksts skenētajos dokumentos

Lietotāji, kuriem bieži ir jāpārvērš papīra dokumenti (grāmatas, avīzes, žurnāla vai faksa lapas) elektroniski rediģējamā formātā, nevar iztikt bez rakstzīmju atpazīšanas sistēmas jeb OCR (Optical Character Recognition) sistēmas, kas paredzēta teksta automātiskai ievadīšanai no papīra dokumentiem. datorā. Teorētiski jūs varat izmantot programmu FineReader no ABBYY vai CuneiForm no Cognitive Technologies — abas ir uzticamas darbībā un tām ir augsta atpazīšanas precizitāte. Taču FineReader pakotnei ir vienkāršota un pieejama mājas lietotājiem paredzēta versija ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, kas padara to pievilcīgāku plašākai auditorijai.

ABBYY FineReader 8.0

Izstrādātājs: ABBYY programmatūra

Izplatīšanas lielums: 40,5 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Izplatīšanas metode: koplietošanas programmatūra (nav FineReader Home Edition demonstrācijas versijas, kas ir funkcionāli ierobežota FineReader Professional Edition demonstrācijas versija — http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition — 990 RUR, FineReader Professional Edition — 3750 RUR.

ABBYY FineReader ir ideāls risinājums tādu dokumentu atpazīšanai, kuros tiek atpazīts ne tikai teksts, bet arī dizains, kas nodrošina precīzu tabulu, attēlu pārraidi un teksta sadalīšanu kolonnās (17. att.). Programma ir viegli lietojama, var atpazīt daudzvalodu (tiek atbalstītas 179 valodas) un vairāku lappušu dokumentus. Ir iespējams atpazīt visu dokumentu vai tā atsevišķas lapas. Rezultātu var saglabāt vienā no izplatītākajiem formātiem: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT vai PDF. Atpazīšanas rezultātus iespējams saglabāt soli pa solim, lai novērstu kļūdas. Ir ieviesta atpazīšanas rezultātu eksportēšana tieši uz Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect un Adobe Acrobat. Iebūvētais pareizrakstības pārbaudītājs (36 valodām) palīdzēs paātrināt rezultāta pārbaudi, un integrācija ar Microsoft Word ļauj izsaukt programmu tieši no Word, nenovēršot uzmanību no darba ar tekstu.

Rīsi. 17. Dokumentu atpazīšanas rezultāts
ABBYY FineReader mājas izdevumā

Programma tiek piedāvāta divās versijās: FineReader Home Edition, kas paredzēta iesācējiem, un FineReader Professional Edition, kas paredzēta profesionāļiem. Profesionālā versija ļauj pārvaldīt atpazīšanas parametrus (mainīt režīmu, veikt atpazīšanu ar apmācību) un tai ir bagātāks atpazīšanas funkciju komplekts (PDF failu atpazīšana, ar digitālo kameru uzņemtu tekstu u.c.). Turklāt Professional Edition nodrošina vairāk dažādu saglabāšanas formātu, pievienoja iespēju atpazīt svītrkodus un ātri atpazīt ekrānuzņēmumus, izmantojot utilītu Screenshot Reader.

Dokumentu konvertēšana no PDF formāta

Visa tehniskā dokumentācija šodien tiek piegādāta PDF formātā, kurā dokumentu apskatei tiek izmantota bezmaksas utilīta Adobe Acrobat Reader. Taču diezgan bieži rodas nepieciešamība izmantot PDF failu fragmentus, gatavojot savus dokumentus vai rediģējot materiālus PDF formātā (piemēram, rakstu, līgumu, atskaiti utt.). Pirmajā gadījumā no PDF failiem būs jāizvelk teksta un/vai attēlu fragmenti (teorētiski to var izdarīt, izmantojot Acrobat Reader iebūvētos rīkus, taču ar ļoti viduvējiem rezultātiem). Otrajā gadījumā jums būs jāpārvērš PDF dokumenti rediģējamā formātā (piemēram, Word formātā), vienlaikus saglabājot oriģinālā dokumenta dizainu, kas pat nav paredzēts Acrobat Reader. Šādos gadījumos palīgā nāks īpašas utilītas, no kurām pievilcīgākās pakotnes ir ABBYY PDF Transformer un PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Apskatīsim pirmo no tiem - lai gan tas ir dārgāks, tam ir krievu valodas interfeiss un tas ļauj pārvērst PDF failus vairākos rediģējamos formātos, kā arī var pareizi atpazīt ne tikai angļu, bet arī krievu tekstu.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Izstrādātājs: ABBYY programmatūra

Izplatīšanas lielums: 52 MB

Darbs tiek kontrolēts: Windows 2000 (SP2 vai jaunāka versija)/XP/Server 2003

Izplatīšanas metode: shareware (15 dienu demonstrācijas versija — http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rubļi.

ABBYY PDF Transformer ir utilīta PDF dokumentu konvertēšanai Microsoft Word dokumentu formātos (18. att.), Excel, kā arī HTML un TXT failos. Paketei ir intuitīvs interfeiss, un to ir ļoti viegli lietot, tāpēc pat iesācēji to varēs apgūt.

ABBYY PDF Transformer var konvertēt jebkurus PDF failus, tostarp failus bez teksta slāņa (šādi faili visbiežāk tiek iegūti no skenētiem dokumentiem un attēlo teksta attēlu), un pareizi apstrādāt PDF failus, kas satur jebkuru atbalstīto valodu kombināciju (tostarp krievu un Angļu). Lietderība precīzi saglabā avota dokumenta dizainu (attēlus, tabulas, kolonnu izkārtojumu, saites) un ļauj pārvaldīt konvertēšanas un saglabāšanas opcijas. Piemēram, varat skaidri definēt apgabalus, kurus programmai vajadzētu uztvert kā tekstu vai attēlu (kas ir svarīgi PDF failiem ar sarežģītu dizainu), saglabāt gatavo dokumentu ar tādu pašu dizainu kā oriģinālā vai kā kolonnu. teksta (ar vai bez attēliem — pēc izvēles) utt. Ja nepieciešams, ir iespēja selektīvi konvertēt atsevišķas lapas vai pat to fragmentus. Turklāt ABBYY PDF Transformer var veikt arī reverso konvertēšanu, ļaujot izveidot PDF failus no Microsoft Word dokumentiem, Excel tabulām, PowerPoint prezentācijām, Visio diagrammām un HTML failiem, kā arī no gandrīz jebkuras lietojumprogrammas, kas atbalsta dokumenta drukāšanu (tas ir ieviests, izmantojot virtuālo printeri PDF-XChange ABBYY PDF Transformer 2.0).

Universāls lietojumprogrammu komplekts darbam ar teksta failiem (Word), tabulām (Excel), prezentācijām (PowerPoint), pastu (Outlook), piezīmēm (OneNote) un cita veida dokumentiem. Pirmā Microsoft Office versija tika izlaista pirms 27 gadiem, taču, pateicoties pastāvīgai attīstībai, šis produkts joprojām ir viens no populārākajiem tirgū.

Programmas no Microsoft Office komplekta apvieno jaudīgu funkcionalitāti un ērtu lietošanu. Tāpēc tie ir lieliski piemēroti jebkuras sarežģītības biroja dokumentu izveidei un rediģēšanai. Turklāt tie ir integrēti Microsoft mākoņpakalpojumos, lai jūs varētu piekļūt failiem jebkurā ierīcē un sadarboties ar citiem koplietotiem dokumentiem.

Microsoft Office sniedz daudz vairāk nekā pamata funkcionalitāte. Piemēram, ērtam darbam ar tekstu Word ir iebūvēts tulkotājs un runas atpazīšanas funkcija, kas izdrukā lietotāja diktētus vārdus. Un OneNote var atpazīt tekstu attēlos.

2.iWork

  • Platformas: macOS, iOS, tīmeklis.
  • Cena: bezmaksas.

Apple patentētais biroja komplekts, kuru jebkurš Mac lietotājs var lejupielādēt bez maksas. Pages, Numbers un Keynote ir gandrīz tikpat labi kā to Microsoft kolēģi, ļaujot jums izveidot dokumentus, izklājlapas un prezentācijas, vienlaikus rediģējot tās ar kolēģiem operētājsistēmā macOS, iOS vai pārlūkprogrammā.

  • Cena: bez maksas vai no 1000 rubļiem gadā.

Šis populārais digitālais piezīmju bloks ir lielisks rīks liela teksta, attēlu un balss piezīmju kolekcijas pārvaldīšanai. Evernote piedāvā marķēšanas sistēmu, ko varat izmantot, lai atzīmētu pievienotos ierakstus. Ērtības labad atzīmes var grupēt un ievietot vienu otrā. Šī unikālā pieeja ļauj viegli strukturēt simtiem un pat tūkstošiem piezīmju un, ja nepieciešams, ātri atrast vajadzīgās.

Atbalsta sinhronizāciju starp ierīcēm un ļauj strādāt bez savienojuma ar internetu.

4. Dzirkstele

  • Cena: bezmaksas.

Neviens biroja darbs nav iedomājams bez mijiedarbības ar pastu. Spark palīdzēs jums sakārtot iesūtni un pēc iespējas ātrāk atbildēt uz kolēģu e-pastiem. Pateicoties pārdomātam interfeisam, automātiskai burtu šķirošanai, viedajai meklēšanai un daudzām citām noderīgām funkcijām, jūsu darbs ar pastu kļūs par patiesu prieku.

  • Cena: bezmaksas.

Biroja darbiniekiem bieži nākas saskarties ar dokumentiem PDF formātā. Šādās situācijās ir svarīgi, lai pie rokas būtu ērts PDF skatītājs. Un vēl labāk – programma, ar kuru var ne tikai apskatīt dokumentus, bet arī tos anotēt. Labs kandidāts šim amatam ir Foxit Reader. Tas ir ātri un ērti lietojams. Ar tās palīdzību jūs varat lasīt PDF failus, veikt piezīmes tekstā un atstāt komentārus lapās.

  • Platformas: macOS, iOS, watchOS.
  • Cena: 3790 rubļi.

Ikdienas uzdevumu plūsmu ir pilnīgi neiespējami paturēt prātā, un tāpēc ideju pierakstīšana un lietu plānošana ir panākumu atslēga darbā. Atšķirībā no Todoist, Things tiek veidots rūpīgi, pievēršot uzmanību katrai saskarnes un dizaina detaļai, lai visu lietu sakārtošana būtu ātra un ērta. Ievērojot filozofiju, aplikācija palīdz organizēt darba projektus, strukturēt un plānot uzdevumus. Jums atliek tikai tos pabeigt.

  • Platformas: Windows, macOS.
  • Cena: bezmaksas vai 25 USD.

Ja darba laikā jūsu uzmanību pārāk bieži novērš nepiemērotas vietnes un programmas, Cold Turkey Blocker jums palīdzēs. Šī lietotne jūsu iestatītajā laikā bloķē visus traucējošos faktorus. Kamēr termiņš nav beidzies, jūs nevarēsit atvērt sarakstā iekļautās vietnes un programmas. Cold Turkey Blocker var automātiski ieslēgt bloķēšanu saskaņā ar lietotāja norādītu grafiku.

  • Platformas: macOS, iOS.
  • Cena: 2290 rubļi.

MindNode noderēs ikvienam, kurš strādā ar sarežģītiem projektiem un ļaus vizualizēt idejas attīstību līdz galaproduktam. Izmantojot šo lietojumprogrammu, varat veikt prāta vētras, radīt jebkādas sarežģītības un ātri kopīgot tos ar kolēģiem, kā arī eksportēt uzdevumus uz Things, OmniFocus un citām lietojumprogrammām vai pakalpojumiem.

  • Platformas: Windows, Android, iOS, tīmeklis.
  • Cena: bezmaksas vai sākot no USD 3,33 mēnesī.

Šī mazā utilīta sinhronizē datoru ar viedtālruni, planšetdatoru vai citiem sīkrīkiem. Viss, kas jums jādara, ir instalēt Pushbullet klientus visās ierīcēs un savienot tos ar kopīgu kontu. Pēc tam datorā varēsit redzēt visus mobilos paziņojumus un pārsūtīt piezīmes, saites un mazus failus starp sīkrīkiem.

Ja jūsu mobilajā ierīcē darbojas operētājsistēma Android, varat arī sūtīt un saņemt SMS un tūlītējās ziņojumapmaiņas ziņas tieši no sava datora. Turklāt Pushbullet apvieno dažādu ierīču starpliktuves: jebkuru viedtālrunī vai planšetdatorā kopētu tekstu var uzreiz ielīmēt datora teksta laukā un otrādi.

10. Lācis

  • Platformas: macOS, iOS.
  • Cena: bez maksas vai 949 rubļi gadā.

Vienkāršs un viegls Evernote analogs, ko var izmantot, lai ierakstītu idejas, kodu un jebkādus tekstus kopumā. Bear ir jaudīga marķēšanas sistēma ar apakštagiem, vieglu meklēšanu un atbalsta vienkāršotu Markdown iezīmēšanu, kā arī gatavā teksta eksportēšanu dažādos formātos, tostarp HTML, PDF un DOCX. Lietojumprogrammai ir arī lakonisks interfeiss un skaistas dizaina tēmas, kas atbilst katrai gaumei.

  • Platformas: macOS, iOS, watchOS.
  • Cena: 379 rubļi.

Pomodoro tehnika ir labi pazīstama ar savu efektivitāti un tiek plaši izmantota. Rutīnas un ne pārāk biroja uzdevumu lavīnai tas ir lieliski piemērots. Izmantojot FocusList taimeri, varat ne tikai izsekot darba periodiem un atpūtas pārtraukumiem, bet arī redzēt, cik daudz laika aizņem konkrēti uzdevumi. Un tas, savukārt, palīdzēs jums analizēt savu darba procesu un mazāk vilcināties.

12. f.lux

  • Platformas: Windows, macOS, Linux.
  • Cena: bezmaksas.

Darba dienas laikā birojā mainās apgaismojums. Taču krāsu temperatūra jūsu darba displejā vienmēr ir vienāda gan dabiskā dienasgaismā, gan vakara lampās. Šīs atšķirības dēļ ekrāns var izskatīties pārāk spilgts un izraisīt acu nogurumu. f.lux automātiski pielāgo displeja krāsas apgaismojuma apstākļiem. Līdzīga funkcija ir iebūvēta operētājsistēmā Windows 10, taču f.lux satur vairāk iestatījumu un ļauj sasniegt maksimālu acu komfortu.

13. Ielīmēt

  • Platformas: macOS.
  • Cena: 749 rubļi.

Mazā utilīta Paste ievērojami paplašina starpliktuves iespējas, kas ir vienkārši nenovērtējama, strādājot ar dažādiem dokumentiem un tabulām. Lietojumprogramma atcerēsies kopēto tekstu, failus un saites, nodrošinot ērtu piekļuvi starpliktuves vēsturei. Iestatījumos varat konfigurēt atcerēto objektu skaitu, iestatīt karstos taustiņus un iespējot sinhronizāciju ar visām ierīcēm.

14. GIMP

  • Platformas: Windows, macOS, Linux.
  • Cena: bezmaksas.

Pat ja neesat dizainers, jūs, iespējams, rediģējat attēlus dažādiem biroja uzdevumiem. Piemēram, jūs apgriežat fotoattēlu un pielāgojat tā krāsas nākamajai prezentācijai vai ierakstam korporatīvajā portālā. Photoshop instalēšana šādiem nolūkiem ir muļķīga. Vienkāršāk ir izmantot tā bezmaksas alternatīvu - GIMP. Šis redaktors funkciju skaita ziņā var būt zemāks par Photoshop. Bet neprofesionāliem uzdevumiem tas noteikti būs vairāk nekā pietiekami.

  • Platformas: macOS.
  • Cena: 229 rubļi.

Taču aplikācija Look Up parūpēsies par tavu veselību, precīzāk, par redzi. Tas palīdz samazināt acu muskuļu sasprindzinājumu, strādājot pie datora, ik pēc 20 minūtēm atgādinot, ka uz dažām sekundēm jāpaskatās no ekrāna un jāpaskatās tālumā. Look Up piedāvā arī vienkāršus vingrinājumus stīvas muguras un citu muskuļu stiepšanai.

  • Platformas: macOS, iOS, Windows.
  • Cena: 45 USD 4,16 USD mēnesī.

TextExpander ietaupīs laiku visiem, kas daudz strādā ar tekstiem un ir spiesti bieži ievadīt vienu un to pašu informāciju. Ar tās palīdzību jūs varat iestatīt īsinājumtaustiņus, kas uzreiz tiks izvērsti jebkura izmēra iepriekš definētā tekstā. Piemēram, ar TextExpander varat ievietot e-pastu, atbildes uz vēstulēm, maksājumu informāciju un jebkuru citu informāciju, ko bieži ierakstāt manuāli, veicot pāris klikšķus. Pateicoties sinhronizācijai, saīsinājumi būs pieejami arī operētājsistēmā iOS, kur ievade tiek veikta, izmantojot TextExpander tastatūru.

  • Platformas: Windows, macOS, Android, iOS, tīmeklis.
  • Cena: bez maksas vai no 2190 rubļiem gadā.

Todoist var izmantot kā regulāru ikdienas vai darba plānotāju. Viss ir kā parasti: veidojiet uzdevumus, iestatiet atgādinājumus, atzīmējiet izpildītos uzdevumus.

Tajā pašā laikā šī pakalpojuma iespējas ir pietiekamas, lai pārvaldītu vissarežģītākos biroja projektus ar daudzlīmeņu struktūru, lielu dalībnieku skaitu un apakšuzdevumiem. Todoist ir rīki uzdevumu hierarhijas, etiķešu, filtru un citu papildu funkciju deleģēšanai un pielāgošanai. Pateicoties tiem, lietojumprogramma var viegli pielāgoties jūsu personīgajiem un profesionālajiem mērķiem neatkarīgi no tā, cik lieli tie kļūst.

Instalējot Todoist klientu savā ierīcē, varat pārvaldīt uzdevumus pat bez interneta.

Microsoft Word ir programma, kas paredzēta teksta dokumentu izveidei, rediģēšanai un apstrādei. Šī programma ir aprīkota ar daudziem rīkiem un paneļiem, kas nodrošina ātru datu apstrādi un teksta drukāšanu. Microsoft Word ieņem pirmo vietu starp šim nolūkam paredzētajām programmām, jo ​​tai nav līdzvērtīga funkcionalitāte un praktiskums. Ja nepieciešams, varat lejupielādēt bezmaksas programmu Word dokumentu izveidei, izmantojot tālāk norādīto saiti.

Microsoft Word ir teksta redaktors, ko izveidojuši Microsoft izstrādātāji. Šī programma tiek izmantota jebkurā birojā, uzņēmumā un uzņēmumā. Teksta dokumentu veidošana un drukāšana jau sen tiek izmantota, sastādot līgumus un slēdzot darījumus starp uzņēmumiem.

Microsoft Word teksta redaktors ļauj izveidot lielus dokumentus. Programmā var izveidot atskaiti, piezīmi, abstraktu vai daudzlīmeņu teksta darbu, izmantojot saites un satura rādītājus.

Ekrānuzņēmumi

Lietotājs var ievietot attēlus, tabulas un citus failus jebkurā dokumenta daļā un izveidot dokumentā rāmjus. Microsoft Word atbalsta diagrammu un sarežģītu formulu izveidi, ko izmanto analītisko datu aprēķināšanai.

Programmā dokumentu var šifrēt, iestatot paroli. Microsoft Word ir aprīkots ar rīkiem sarakstu, numurētu lapu, automātisku satura rādītāju, hipersaišu un citu elementu izveidei, kas atvieglo darbu ar lielu teksta dokumentu.

Lietotājs var formatēt gatavo tekstu un pievienot elementus, kas atvieglo teksta datu apskati. Programmā Microsoft Word varat mainīt fonta stilu, norādīt izmēru, izveidot pasvītrotu fontu, izcelt visus teksta fragmentus treknrakstā un daudz ko citu.

Word 2016 video apskats

Šis teksta redaktors ir izveidots vienkārši un ērti. Word nav nepieciešamas īpašas prasmes vai papildu apmācība, lai izveidotu dokumentu un apstrādātu to. Visas vadības ierīces un rīki tiek parādīti panelī, ja nepieciešams, lietotājs var pielāgot ikonu displeju un pievienot papildu funkcijas.

Ja, apstrādājot tekstu, rodas problēma vai nav skaidrs, kā veikt darbību vai pievienot elementu, varat izmantot iebūvēto palīdzību. Microsoft Word palīdzība ir ļoti ērta un satur nodaļas, lai ātri pārietu uz vēlamo tēmu.

Programma Microsoft Word 2007 ir pārveidota. Visi paneļi un instrumenti ir novietoti atsevišķā apakšlogā, kas vienkāršo elementa izvēli. Šī pieeja dizaina pārveidošanai nepatika daudziem lietotājiem, kuri bija pieraduši pie iepriekšējām programmas versijām.

Noteiktam lietotāju skaitam atjauninātais programmas interfeiss kļuva par kaut ko jaunu, un vecā dizaina fani izteica negatīvas atsauksmes. Microsoft Word tiek izveidots, izmantojot cilnes, kurās objekti un rīki atrodas konkrētam programmas galvenās izvēlnes vienumam. Ne visiem patīk šī pāreja no klasiskajām izvēlnēm un sarakstiem uz izkārtojumu ar cilnēm, taču šādai saskarnei ir daudz priekšrocību. Tagad visas vienas izvēlnes funkcijas atrodas vienā cilnē, kas ir ļoti ērti, ja bieži nepieciešams piekļūt rīkiem.

Šī programma darbojas pat vājos datoros. Teksta redaktors ļauj apstrādāt tekstus un pievienot tiem jaunus elementus. Programmas Microsoft Word 2007 funkcionalitāte neatšķiras no iepriekšējām programmas versijām. Programma stabili darbojas jaunās paaudzes operētājsistēmās.

Microsoft Word ļauj izveidot veidnes, vizītkartes, testa darbus ar lielu lappušu skaitu un citus teksta dokumentus ar daudzlīmeņu struktūru. Teksta redaktorā varat izveidot makro un skriptus, kas automatizē lietotāja darbu.