Escribir hojas de cálculo de Excel en una computadora se llama guardar. Este es un proceso en el que creamos un archivo a partir de una tabla y lo agregamos al Disco local. Luego, el archivo con la tabla se puede abrir en una computadora, transferir a una unidad flash USB o enviar a través de Internet.
Cómo guardar una hoja de cálculo de Excel
1. Haga clic en la inscripción "Archivo" en la esquina superior izquierda del programa.
Si no existe tal inscripción, haga clic en el botón redondo con cuadrados de colores. Ella también está en la esquina superior izquierda de Excel.
2. Seleccione "Guardar como" de la lista.
3. Se abrirá una pequeña ventana. A través de él, debe seleccionar un lugar en la computadora donde se debe escribir la tabla. Esto se puede hacer por el lado izquierdo.
Luego abro la carpeta "Informes".
Si la carpeta requerida no está allí, puede crearla directamente en la ventana. Para hacer esto, haga clic en el botón "Nueva carpeta" en la parte superior.
Verifico si la ubicación para guardar es correcta. Estará escrito en la parte superior de la ventana.
4. Escriba un nombre para su archivo o déjelo como sugiere la computadora. El nombre se puede cambiar en la parte inferior, en la línea "Nombre de archivo".
La ventana desaparecerá; esto significará que el archivo con la tabla se ha escrito en la ubicación especificada.
Ahora puede cerrar Excel e intentar encontrar el archivo grabado en su computadora. Para hacer esto, abra la ubicación que eligió al guardar. Debe haber un archivo con el nombre especificado o el nombre estándar "Libro 1".
¡Importante! Al compilar una tabla, es mejor guardarla de vez en cuando. Para hacer esto, use el siguiente botón en la esquina superior izquierda del programa:
Al hacer clic en él, se sobrescribirá la tabla. Es decir, la versión previamente grabada será reemplazada por una nueva. Esto es necesario para no perder datos accidentalmente. Después de todo, si ocurre una falla en la computadora (congelación, corte de energía), existe una alta probabilidad de perder la mesa.
En esta lección, aprenderá a usar los comandos Guardar y Guardar como, y también aprenderá a guardar un libro en modo de compatibilidad. Excel 97-2003 y cómo guardar el libro en el formato PDF.
Siempre que cree un nuevo documento en Excel, debe saber cómo guardarlo para poder acceder a él y editarlo más tarde. Excel le permite guardar documentos de varias formas.
Para usar el comando Guardar como:
Para usar el comando Guardar:
Si está guardando el libro de trabajo por primera vez y elige Guardar, aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.
Para usar el guardado automático:
Excel guarda automáticamente sus libros de trabajo mientras trabaja en una carpeta temporal. Si olvida guardar los cambios o Excel se bloquea, puede restaurar el archivo guardado automáticamente.
- Abra un libro que estaba previamente cerrado sin guardar.
- Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Detalles en el menú emergente.
- Si existen versiones guardadas automáticamente de su libro, se mostrarán en la sección Versiones... Haga clic en el archivo para abrirlo.
- Aparece una advertencia amarilla debajo de la cinta del libro. Para restaurar esta versión del libro de trabajo, haga clic en Restaurar y luego en Aceptar.
De forma predeterminada, Excel guarda automáticamente el libro cada 10 minutos. Si trabajó con la hoja de cálculo durante menos de 10 minutos y la cerró sin guardar, o si hubo un bloqueo, Excel no tendrá tiempo para guardar automáticamente.
Si no ve el archivo que está buscando, o está buscando un archivo que no tiene versiones anteriores, puede ver todos los archivos guardados automáticamente haciendo clic en el botón Control de versiones y seleccionando Recuperar libros no guardados en el menú desplegable.
Para guardar el libro en formato de libro de Excel 97-2003:
Para guardar un archivo en formato PDF:
Guardar su libro de trabajo en el formato de documento de Adobe Acrobat, llamado PDF, puede ser especialmente útil si los destinatarios no tienen y no usan Excel. Guardar en formato PDF permite a los destinatarios ver el contenido del libro, aunque no podrán editarlo.
De forma predeterminada, Excel solo guarda la hoja activa. Si tiene varias hojas en su libro y desea guardarlas todas en un archivo PDF, haga clic en el botón Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. Seleccione Libro completo y presione OK.
Formatos XLSX y XLS- barra de herramientas principal Guardar en otros formatos ... Expediente>Guardar documento como>Libro de trabajo de Microsoft Excel 97-2003.
Consejo. Ahorrar>XLSX diálogo Ajustes(menú Servicio>Ajustes…).
Ejecución de documentos
La elección del modo de guardado del diseño depende de cómo utilizará el documento creado en el futuro:
- Texto formateado
El documento resultante conservará el estilo y el tamaño de la fuente, el desglose de los párrafos, pero la posición de los objetos en la página y el interlineado no se conservarán. Esto dará como resultado un texto sólido alineado a la izquierda. Para el texto en el que el orden de lectura es de derecha a izquierda, la alineación será a la derecha.
Comentario. Cualquier texto con orientación vertical en este modo se mostrará horizontalmente.
- Texto sin formato
El formato de texto no se conservará en este modo.
Texto
- Guardar datos numéricos en formato "Números"
Especifica que al guardar texto reconocido en formato XLS, los números se guardarán en formato Numbers. Este formato se usa en Excel para realizar operaciones aritméticas en celdas que contienen números.
- Guardar encabezados y pies de página
Marque esta opción si desea conservar el texto del encabezado y pie de página. Si esta opción está deshabilitada, el texto de los encabezados y pies de página no se guardará.
- Cree una tabla separada para cada página (solo XLSX)
Calidad de imagen
Al guardar en formato XLSX, también puede guardar ilustraciones. Si el texto reconocido contiene una gran cantidad de ilustraciones, el tamaño del archivo final puede ser muy grande. La calidad de las imágenes y el tamaño del archivo resultante dependen del valor seleccionado en la lista desplegable Calidad de imagen.
Consejo:
- Para configurar los parámetros para guardar imágenes, seleccione Personalizado ...... En el cuadro de diálogo abierto Ajustes personalizados seleccione los valores requeridos y haga clic en el botón OK.
- Si no desea guardar ilustraciones en el texto reconocido, asegúrese de que la opción Guardar imágenes (solo XLSX) no marcado.
Formato CSV
- Haga clic en la flecha junto al botón de guardar resultados en la barra de herramientas principal y seleccione el formato de guardado de la lista. Si el formato que desea no aparece en la lista, seleccione Guardar en otros formatos ..., y en el cuadro de diálogo de guardar abierto, seleccione el formato requerido. También puede guardar documentos usando el comando de menú Expediente>Guardar documento como>Documento CSV.
Consejo. Si es necesario, puede configurar opciones de guardado adicionales en el marcador Ahorrar>CSV diálogo Ajustes(menú Servicio>Ajustes…).
Esta pestaña contiene los siguientes grupos de configuraciones:
Opciones para guardar texto
- Ignorar el texto fuera de la mesa
Especifica que solo se guardarán tablas en el archivo.
- Páginas separadas con carácter de final de página (n. ° 12)
Especifica que cuando el texto reconocido se guarda en formato CSV, la paginación será la misma que en el documento original.
- Delimitador
Especifica el carácter que separará las columnas de datos en un archivo CSV.
Codificación
ABBYY FineReader selecciona automáticamente la página de códigos. Si desea cambiar la página de códigos, seleccione el valor requerido en la lista desplegable en la sección Codificación.
En la mayoría de los casos, lo más probable es que guarde sus libros en el formato de archivo actual (XLSX). Sin embargo, a veces es posible que desee guardar el libro en un formato diferente, como para una versión anterior de Excel, en un archivo de texto o en un archivo PDF o XPS. Solo recuerde que siempre que guarde un libro de trabajo en un formato de archivo diferente, algunos de sus formatos, datos y funciones no se pueden guardar.
La lista de formatos (también denominados tipos de archivo) que puede (y no puede abrir o guardar en el archivo de Excel 2013 que aparece al final de este artículo).
Convertir un libro de Excel 97-2003 al formato de archivo actual
Si ha abierto un libro de trabajo de Excel 97-2003 pero no necesita almacenarlo en este formato de archivo, simplemente conviértalo al formato de archivo actual (XLSX).
En el menú Expediente selecciona un equipo Inteligencia.
Haga clic en el botón Convertir.
Formatos de archivo compatibles con Excel
En Excel 2013, puede abrir y guardar archivos de proyecto en los siguientes formatos.
Formatos de archivo de Excel
Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
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Libro de Excel |
El formato de archivo estándar de Excel 2007-2013 basado en XML. No puede guardar el código de macro de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y las hojas de macros de Microsoft Office Excel 4.0 (XLM) en este formato. |
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Libro XML abierto estricto |
La versión ISO estricta del formato de archivo Excel Workbook (XLSX). |
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Hoja de Excel (código) |
Formato basado en XML de Excel 2007-2013 con soporte de macros. Este formato se puede utilizar para guardar código de macro de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (XLM). |
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Libro de Excel binario |
Formato de archivo binario (BIFF12) para Excel 2007-2013. |
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El formato de archivo estándar de Excel 2007-2013 para plantillas de Excel. No permite guardar código de macro de VBA ni hojas de macros de Microsoft Excel 4.0 (XLM). |
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Plantilla (código) |
Formato de archivo habilitado para macros para plantillas de Excel en aplicaciones de Excel 2007-2013. Este formato se puede utilizar para guardar código de macro de VBA y hojas de macros de Excel 4.0 (XLM). |
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Libro de Excel 97-2003 |
Excel 97 - Formato de archivo binario de Excel 2003 (BIFF8). |
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Excel 97- Plantilla de Excel 2003 |
Excel 97 - Formato de archivo binario de Excel 2003 (BIFF8) para almacenar plantillas de Excel. |
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Libro de trabajo de Microsoft Excel 5.0 / 95 |
Formato de archivo binario de Excel 5.0 / 95 (BIFF5). |
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Tabla XML 2003 |
El formato de archivo de tabla XML 2003 (XMLSS). |
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Datos XML |
Formato de datos XML. |
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Complemento de Microsoft Excel |
El formato de archivo del complemento de Excel 2007-2013 está basado en XML y es compatible con macros. Un complemento es un programa que brinda la capacidad de ejecutar código adicional. Permite el uso de proyectos VBA y Hojas de macros de Excel 4.0 (XLM). |
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Complemento de Excel 97-2003 |
Complemento de Excel 97-2003, un programa complementario para ejecutar código adicional. Admite el uso de proyectos VBA. |
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Libro de Excel 4.0 |
Formato de archivo de Excel 4.0 que solo guarda hojas normales, hojas de gráficos y macros. En Excel 2013, puede abrir un libro en este formato, pero no puede guardar un archivo de Excel en él. |
Formatos de archivo de texto
Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
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Formato para Lotus, delimitado por espacios. Guarda solo la hoja activa |
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Guarda el libro de trabajo como un archivo de texto delimitado por tabulaciones, para usar en otro sistema operativo Microsoft Windows, y garantiza que las tabulaciones, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
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Texto (Mac) |
Guarda el libro de trabajo como un archivo de texto delimitado por tabulaciones, para usar en el sistema operativo Mac, y garantiza que las tabulaciones, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
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Texto (MS-DOS) |
Guarda el libro de trabajo como un archivo de texto delimitado por tabulaciones, para usar en el sistema operativo MS-DOS, y garantiza que las tabulaciones, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
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Texto Unicode |
Guarda el libro como texto en codificación Unicode, una codificación de caracteres estándar desarrollada por Unicode Consortium. |
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CSV (delimitado por comas) |
Guarda el libro de trabajo como un archivo de texto separado por comas, para usar en otro sistema operativo Windows, y garantiza que las pestañas, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
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CSV (Macintosh) |
Guarda el libro de trabajo como un archivo de texto separado por comas, para usar en el sistema operativo Mac, y garantiza que las pestañas, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
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Guarda el libro de trabajo como un archivo de texto separado por comas, para usar en el sistema operativo MS-DOS, y garantiza que las pestañas, los saltos de línea y otros caracteres se interpreten correctamente. Guarda solo la hoja activa. |
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Formato de intercambio de datos. Guarda solo la hoja activa. |
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Formato de enlace simbólico. Solo se guarda la hoja activa. |
Nota: Si guarda el libro en cualquier formato de texto, se perderá todo el formato.
Otros formatos de archivo
Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
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dBase III y IV. Los archivos de este formato se pueden abrir en Microsoft Excel, pero los archivos de Microsoft Excel no se pueden guardar en formato dBase. |
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Tabla OpenDocument |
Tabla OpenDocument. Los archivos de la aplicación Excel 2010 se pueden guardar en un formato que les permita abrirse en editores de hojas de cálculo que admitan el formato de hoja de cálculo de OpenDocument, como Google Docs u OpenOffice.org Calc. Las tablas ODS también se pueden abrir en Excel 2010. Es posible que se pierda el formato al guardar y abrir archivos ODS. |
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PDF. Este formato de archivo conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato PDF asegura que cuando el archivo se visualiza en una computadora y cuando se imprime, se conserva el formato original y los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para imprimir documentos en tipografía. |
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Documento XPS |
Este formato de archivo conserva el formato del documento y permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que cuando el archivo se visualiza en una computadora y cuando se imprime, se conserva el formato original y los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. |
Formatos de archivo usando el portapapeles
Si copió los datos al portapapeles en uno de los siguientes formatos de archivo, puede pegarlos en Excel usando el comando Insertar o Pegado especial (hogar > Portapapeles > Insertar).
Formato | Extensión | Identificadores de tipo de portapapeles |
|---|---|---|
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Imágenes en formato de metarchivo de Windows (WMF) o metarchivo mejorado de Windows (EMF). Nota: Si copia un metarchivo de Windows (WMF) desde otro programa, Microsoft Excel inserta la imagen como un metarchivo mejorado (EMF). |
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Mapa de bits |
Imágenes guardadas en formato de mapa de bits (BMP). |
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Formatos de archivo de Microsoft Excel |
Formatos de archivo binario para Excel 5.0 / 95 (BIFF5), Excel 97-2003 (BIFF8) y Excel 2013 (BIFF12). |
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Formato de enlace simbólico. |
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Formato de intercambio de datos. |
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Texto (delimitado por pestañas) |
Formato de texto delimitado por tabuladores. |
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CSV (delimitado por comas) |
Formato delimitado por comas |
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Texto formateado (separadores - espacios) |
RTF. Solo desde Excel. |
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Objeto incrustado |
GIF, JPG, DOC, XLS o BMP |
Objetos de Microsoft Excel, objetos de programas registrados correctamente que admiten OLE 2.0 (OwnerLink) e Imagen u otro formato de presentación. |
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Objeto vinculado |
GIF, JPG, DOC, XLS o BMP |
OwnerLink, ObjectLink, Link, Picture u otro formato. |
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Objeto de dibujo de oficina |
Formato de objeto de dibujo de oficina o imagen (EMF) |
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Texto en pantalla, texto OEM |
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Página web de un solo archivo |
Página web de un solo archivo (MHT o MHTML). Este formato de archivo combina imágenes en línea, archivos adjuntos, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento. |
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Página web |
Formato HTML. Nota: Si copia texto de otro programa, Microsoft Excel pegará ese texto en formato HTML independientemente del formato del texto original. |
Formatos de archivo no compatibles con Excel 2013
Los siguientes formatos de archivo ya no son compatibles, por lo que no puede abrir archivos en estos formatos o guardar archivos en estos formatos.
Para trabajar con datos de libros en un software que ya no es compatible, intente lo siguiente:
Busque una empresa en Internet que fabrique convertidores de archivos para formatos no compatibles con Excel.
Guarde el libro en un formato de archivo diferente que pueda abrir en otro programa. Por ejemplo, guarde el libro de trabajo en una hoja de cálculo XML o en un formato de archivo de texto que pueda ser compatible con otro programa.
Puede guardar un libro de trabajo de Excel 2007 y posteriormente en el formato de versiones anteriores de Excel, como un archivo de texto y en otros formatos, como archivos PDF y XPS. Por lo general, guardar está en formato XLSX, pero el formato de archivo predeterminado para guardar se puede cambiar. Si usa el comando a menudo Guardar como, puede agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido.
Guardar un libro de Excel en un formato de archivo diferente
Importante: Si guarda un libro en una versión diferente del formato de archivo de Excel, se perderán el formato y las características que son exclusivas de Excel 2007 y versiones posteriores. Para obtener más información, consulte Usar Excel con versiones anteriores de Excel.
Abra el libro de trabajo en Excel que desea guardar en un formato adecuado para usar en otro programa.
En la pestaña Expediente selecciona un equipo Guardar como.
Acepta el nombre sugerido en el campo. Nombre del archivo o ingrese un nuevo nombre para el libro.
Desplegable Tipo de archivo seleccione un formato adecuado para su uso en otro programa.
Utilice las flechas para desplazarse por la lista y mostrar más formatos.
Nota: Dependiendo del tipo de hoja activa (hoja de libro, hoja de gráfico u otros tipos de hoja), estarán disponibles diferentes formatos de archivo para guardar.
Guarde un formato de archivo diferente en Excel 2007 y formato posterior
Cualquier archivo que se abra en Excel 2007 y versiones posteriores se puede guardar en el formato actual de libro de Excel (XSLX). De esta forma, puede aprovechar las nuevas funciones que no son compatibles con otros formatos de archivo.
Nota: Si guarda un libro creado en una versión anterior de Excel en Excel 2007 y en formato de libro posterior, es posible que se pierdan algunas funciones y algunos formatos. Para funciones no compatibles de Excel 97-2003, consulte
Un nuevo documento durante su creación está en la memoria de la computadora, y si no se guarda en el disco, luego de cerrar la aplicación (en este caso Excel) este documento desaparecerá y será imposible restaurarlo. A veces, un documento puede ser realmente "de una sola vez", es decir, se crea solo para usarlo una vez (por ejemplo, para imprimir). Sin embargo, en la mayoría de los casos, el documento creado debe guardarse para poder trabajar con él en el futuro. Además, como regla general, es necesario guardar un documento que ya existe en el disco, si se han realizado cambios en él. Para guardar el documento, realice una de las siguientes acciones: - seleccione la herramienta Guardar S del panel Estándar; - presione la combinación Ctrl + S (Guardar) o Shift + F12; - ejecutar el comando Guardar (Archivo).
Si el documento recién creado se guarda por primera vez, aparece una ventana para guardar, en la que debe: »1) seleccionar el disco donde se guardará el archivo, para lo cual debe abrir la lista de Carpetas cerradas y hacer clic en la línea con el nombre del disco; 2) vaya al directorio donde se guardará el archivo; 3) en el campo de entrada Nombre de archivo, ingrese el nombre del archivo que se guardará; 4) presione la tecla Enter o haga clic en el botón Guardar. Para ir al directorio requerido, puede usar las siguientes técnicas: ingresar al directorio - hacer doble clic en el directorio (por nombre o por imagen) en la lista de directorios y archivos; salir del catálogo (transición a un catálogo de nivel superior) - haciendo clic en la herramienta Arriba o en la combinación Alt + 2; »Regrese al directorio anterior (último): haga clic en la sección izquierda de la herramienta Atrás o en la combinación Alt + 1; “Regrese a uno de los directorios anteriores - haga clic en la sección derecha de la herramienta Atrás y haga clic en la selección de un directorio en la lista que aparece. No es necesario escribir la extensión del archivo al ingresar un nombre, se asignará automáticamente. El archivo del libro de Excel tendrá la extensión xls.
Para especificar el nombre del archivo guardado, puede utilizar la lista de nombres de archivo cerrada, en la que se guardan los nombres de los documentos escritos anteriormente. Propiedades un formulario en el que la lista se presenta en forma de lista, y cuando hace clic en un archivo de la lista, aparece una breve descripción de sus propiedades a la derecha (consulte la sección 3.2.5). También puede seleccionar el formulario de presentación haciendo clic en la sección izquierda de la herramienta Ver o presionando Alt + b. Las formas de presentación cambiarán secuencialmente. La forma más utilizada y conveniente es la Lista. La tabla de formularios y las propiedades se aplican según sea necesario.
El uso de otras formas tiene poco interés práctico.
