Вывести на экран информацию по одному / нескольким параметрам можно с помощью фильтрации данных в Excel.
Для этой цели предназначено два инструмента: автофильтр и расширенный фильтр. Они не удаляют, а скрывают данные, не подходящие по условию. Автофильтр выполняет простейшие операции. У расширенного фильтра гораздо больше возможностей.
Автофильтр и расширенный фильтр в Excel
Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.
Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.
Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:
Сразу видим результат:
Особенности работы инструмента:
- Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
- Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
- Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.
У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:
- Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
- Критерии выбора данных – на виду.
- С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.
Как сделать расширенный фильтр в Excel
Готовый пример – как использовать расширенный фильтр в Excel:
В исходной таблице остались только строки, содержащие значение «Москва». Чтобы отменить фильтрацию, нужно нажать кнопку «Очистить» в разделе «Сортировка и фильтр».
Как пользоваться расширенным фильтром в Excel
Рассмотрим применение расширенного фильтра в Excel с целью отбора строк, содержащих слова «Москва» или «Рязань». Условия для фильтрации должны находиться в одном столбце. В нашем примере – друг под другом.
Заполняем меню расширенного фильтра:
Получаем таблицу с отобранными по заданному критерию строками:
Выполним отбор строк, которые в столбце «Магазин» содержат значение «№1», а в столбце стоимость – «>1 000 000 р.». Критерии для фильтрации должны находиться в соответствующих столбцах таблички для условий. На одной строке.
Заполняем параметры фильтрации. Нажимаем ОК.
Оставим в таблице только те строки, которые в столбце «Регион» содержат слово «Рязань» или в столбце «Стоимость» - значение «>10 000 000 р.». Так как критерии отбора относятся к разным столбцам, размещаем их на разных строках под соответствующими заголовками.
Применим инструмент «Расширенный фильтр»:
Данный инструмент умеет работать с формулами, что дает возможность пользователю решать практически любые задачи при отборе значений из массивов.
Основные правила:
- Результат формулы – это критерий отбора.
- Записанная формула возвращает результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.
- Исходный диапазон указывается посредством абсолютных ссылок, а критерий отбора (в виде формулы) – с помощью относительных.
- Если возвращается значение ИСТИНА, то строка отобразится после применения фильтра. ЛОЖЬ – нет.
Отобразим строки, содержащие количество выше среднего. Для этого в стороне от таблички с критериями (в ячейку I1) введем название «Наибольшее количество». Ниже – формула. Используем функцию СРЗНАЧ.
Выделяем любую ячейку в исходном диапазоне и вызываем «Расширенный фильтр». В качестве критерия для отбора указываем I1:I2 (ссылки относительные!).
В таблице остались только те строки, где значения в столбце «Количество» выше среднего.
Чтобы оставить в таблице лишь неповторяющиеся строки, в окне «Расширенного фильтра» поставьте птичку напротив «Только уникальные записи».
Нажмите ОК. Повторяющиеся строки будут скрыты. На листе останутся только уникальные записи.
Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация. Но, при этом список должен быть оформлен определенным образом, в противном случае инструменты сортировки и фильтрации работать не будут.
Как правило, список состоит из записей (строк) и полей (столбцов). Столбцы должны содержать однотипные данные. Список не должен содержать пустых строк или столбцов. Если в списке присутствуют заголовки, то они должны быть отформатированы другим образом, нежели остальные элементы списка.
Сортировка списков
Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).
Сделайте небольшой список для тренировки.
Выделите его.
Нажмите кнопку "Сортировка и фильтр" на панели "Редактирование" ленты "Главная" .
Выберите "Сортировка от А до Я" . Наш список будет отсортирован по первому столбцу, т.е. по полю ФИО.
Если надо отсортировать список по нескольким полям, то для этого предназначен пункт .
Сложная сортировка подразумевает упорядочение данных по нескольким полям. Добавлять поля можно при помощи кнопки .
В итоге список будет отсортирован, согласно установленным параметрам сложной сортировки.
Если надо отсортировать поле нестандартным способом, то для этого предназначен пункт меню "Настраиваемый список.." выпадающего списка "Порядок" .
Перемещать уровни сортировки можно при помощи кнопок "Вверх" и "Вниз" .
Не следует забывать и о контекстном меню. Из него, также, можно настроить сортировку списка. К тому же есть такие интересные варианты сортировки, связанные с выделением того или иного элемента таблицы.
Основное отличие фильтра от упорядочивания - это то, что во время фильтрации записи, не удовлетворяющие условиям отбора, временно скрываются (но не удаляются), в то время, как при сортировке показываются все записи списка, меняется лишь их порядок.
Фильтры бывают двух типов: обычный фильтр (его еще называют автофильтр) и расширенный фильтр .
Для применения автофильтра нажмите ту же кнопку, что и при сортировке - "Сортировка и фильтр" и выберите пункт "Фильтр" (конечно же, перед этим должен быть выделен диапазон ячеек).
В столбцах списка появятся кнопки со стрелочками, нажав на которые можно настроить параметры фильтра.
Поля, по которым установлен фильтр, отображаются со значком воронки. Если подвести указатель мыши к такой воронке, то будет показано условие фильтрации.
Для формирования более сложных условий отбора предназначен пункт "Текстовые фильтры" или "Числовые фильтры" . В окне "Пользовательский автофильтр" необходимо настроить окончательные условия фильтрации.
При использовании расширенного фильтра критерии отбора задаются на рабочем листе.
Для этого надо сделать следующее.
Скопируйте и вставьте на свободное место шапку списка.
В соответствующем поле (полях) задайте критерии фильтрации.
Порой данные, внесенные в документ Эксель, могут насчитывать тысячи строк, и найти среди них необходимые строки довольно сложно. Но если искомые данные удовлетворяют каким-либо определенным критериям, благодаря которым можно отсеять лишнюю информацию, то необходимо использовать фильтр в Excel.
У всех таблиц в Экселе, созданных через меню «Таблица» на вкладке «Вставка» или к которым применено форматирование, как к таблице, уже имеется встроенный фильтр.
Если данные, оформленные в виде таблицы, не имеют фильтр, то его необходимо установить. Для этого выделяем шапку таблицы или просто выделяем ячейку внутри таблицы, переходим на вкладку «Данные» и выбираем в меню «Фильтр» . Такой же пункт меню можно найти на вкладке «Главная» в меню «Сортировка и фильтр» . После подключения фильтра в шапке таблицы с правой стороны заглавия каждого столбца появляется соответствующий знак, квадратик с перевернутым треугольником.
Самое простое использование фильтра, это скрытие всех значений в списке, кроме выделенных. Достаточно нажать на значок фильтра и оставить галочку в списке значений напротив необходимого. После применения фильтра меняется и значок в фильтруемом столбце, что позволяет визуально определить применение фильтра к данным. Для удаления фильтра необходимо нажать на значок фильтра и выбрать «Удалить фильтр из столбца…» .
Также можно настраивать и более сложные фильтры. В нашем первом столбце имеются только текстовые данные, поэтому при нажатии на значок фильтра в данном столбце есть активный пункт «Текстовые фильтры» , где можно выбрать некоторые условия. В случае с числовыми данными, как во втором столбце, будет доступен пункт «Числовые фильтры» .
При выборе любого настраиваемого варианта открывается окошко настраиваемого фильтра, где можно выбрать сразу два условия с сочетанием «И» и «ИЛИ» .
Также есть возможность установить фильтр по цвету текста и цвету ячеек. При этом в списке будут отображаться только примененные в данном столбце цвета текста и ячеек.
В последних версиях Эксель есть возможность для таблиц создавать срезы данных. Для этого активируем любую ячейку таблицу и заходим в появившуюся вкладку «Конструктор» , и выбираем меню «Вставить срез» . При этом появляется окошко, в котором необходимо выбрать столбец, к которому будет применяться срез данных. После выбора столбца появляется плавающее окошко с элементами управления, в котором будут перечислены все пункты среза. Выбирая любое значение мы будем получать соответствующий срез данных.
Расширенный фильтр потому так и называется, что обладает расширенными и действительно безграничными и уникальными по сравнению с автофильтром возможностями. Продолжая знакомство с инструментами MS Excel для работы с таблицами баз данных, в этой статье...
Мы подробно рассмотрим работу расширенного фильтра. Как и автофильтр, расширенный фильтр в Excel предназначен для скрытия части информации от взора пользователя с целью облегчения восприятия оставшейся части или для вывода на печать только выбранных записей базы данных.
Расширенным фильтром можно отфильтровать в таблице всё, что угодно!!! Пределом возможностей этого инструмента является только фантазия пользователя!
Вы читаете четвертый пост в цикле статей о создании баз данных в MS Excel и организации обработки информации.
О том, как , можно прочесть в предыдущих статьях цикла.
Фильтр №2 – расширенный фильтр!
Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)
Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.
1. Открываем в MS Excel файл .
2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.
Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!
Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».
Задача №5:
Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.
1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.
2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».
3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».
4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.
Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.
5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.
Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!
Правила совместной «работы» нескольких условий отбора
Расширенный фильтр в Excel позволяет выполнить отбор по различным весьма сложным сочетаниям условий фильтрации. Можно задать несколько разных условий для нескольких столбцов, можно задать несколько условий для одного столбца или задать параметры отбора формулой – вариантов очень много!
Но главных правил — всего два! Все остальные случаи — различные сочетания этих двух правил.
1. Условия отбора, размещенные на одной строке в одном или нескольких разных столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать строки, для которых выполняются одновременно все без исключения эти условия. (Параметры отбора соединены логическими операторами «И».)
2. Условия отбора, размещенные на разных строках в одном или нескольких столбцах таблицы критериев, предписывают расширенному фильтру показывать все строки, для которых выполняется хотя бы одно из этих условий. (Параметры отбора соединены логическими операторами «ИЛИ».)
Проиллюстрируем примерами действие вышеуказанных правил, и покажем, как работает расширенный фильтр в Excel при решении сложных задач.
Так как последовательность действий пользователя при включении расширенного фильтра мы детально рассмотрели в предыдущем примере, то далее будут показаны только условия отбора и конечные результаты фильтрации.
Задача №6:
Отфильтровать информацию о пластинах массой менее 0,1 тонны по всей базе.
В результате работы расширенного фильтра показаны все пластины базы данных, имеющие массу менее 0,1 тонны (иллюстрация правила №1).
Задача №7:
Вывести информацию обо всех имеющихся в базе пластинах, а так же о прочих любых изделиях массой более 1 тонны.
Задача решена – показаны записи обо всех пластинах базы данных и обо всех изделиях тяжелее 1 тонны (иллюстрация правила №2).
Для отмены действия расширенного фильтра необходимо выполнить команду главного меню программы Excel «Данные» - «Фильтр» - «Отобразить все».
Обращаю внимание на необходимость внимательного контроля корректности указания исходного диапазона базы данных и диапазона таблицы условий в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр»!
В частности, в последнем примере необходимо указать: «Диапазон условий: $A$1:$ F $3 »!
Если в диапазоне условий или в вашей базе окажутся полностью пустые строки, то расширенный фильтр работать не будет!
Итоги.
При вводе условий поиска можно использовать общепринятые знаки подстановки и математические знаки:
- * — любое количество любых символов
- ? – один любой символ
- = — равно
- < — меньше
- > — больше
- <= — меньше или равно
- >= — больше или равно
- <> — не равно
Расширенный фильтр в Excel гибок и информативен при использовании. Критерии отбора всегда перед глазами пользователя в виде таблицы критериев отбора, что, несомненно, очень удобно.
Если записей очень много, а в реальных базах данных уникальных записей тысячи, то отфильтровывать нужные становится проблематично с помощью автофильтра, так как в выпадающем списке приходится пользоваться прокруткой. Расширенный фильтр лишен этого недостатка.
«Поковыряйтесь» самостоятельно в возможностях этого инструмента — он стоит того, чтобы в нем разобраться! Возросшая эффективность вашей работы многократно перекроет затраты времени потраченного на изучение!
Продолжение темы хранения и управления большими объемами информации — в следующих статьях цикла.
Прошу уважающих труд автора подписаться на анонсы статей в окне, расположенном в конце каждой статьи или в окне вверху страницы!
Уважаемые читатели, вопросы и замечания пишите в комментариях внизу страницы.
Фильтрация данных Excel помогает быстро задать условия для тех строк, которые необходимо отображать, а остальные строки, не подходящие под данные условия, скрыть.
Фильтр устанавливается на заголовки и подзаголовки таблиц; главное, чтобы ячейки, на которые будет устанавливаться фильтр, не были пустыми. А располагается он в меню книги Excel на вкладке «Данные», раздел «Сортировка и фильтр»:
Кликнув по значку «Фильтр», верхние ячейки диапазона будут определены как заголовки и в фильтрации участия принимать не будут. Заголовки снабдятся значком . Кликните по нему, чтобы ознакомиться с возможностями фильтра:
Фильтры в Excel позволяют осуществить сортировку. Помните о том, что если Вы выделили не все столбцы таблицы, а только некоторую часть, и примените сортировку, то данные собьются.
«Фильтр по цвету» позволяет выбрать в столбце строки, имеющие определенный цвет шрифта или заливки. Можно выбрать только один цвет.
«Текстовые фильтры» дают возможность задать определенные условия для строк, такие как: «равно», «не равно» и другие. Выбрав любой из данных пунктов, появиться окно:
В нем можно задать следующие условия:
- Условия «равно» и «не равно» пояснений не требуют, т.к. с ними все предельно ясно;
- «больше», «меньше», «больше или равно» и «меньше или равно». Как строки можно сравнить друг с другом? Чтобы это понять, вспомните, каким образом Excel выполняет сортировку. Т.е. чем дальше в списке сортировки будет находиться строка, чем больше ее значение. Следующие утверждения являются истинными (верными): A<Б; АА>А; А<=Я; 5 яблок < апельсин.
- «начинается с», «не начинается с», «заканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит». В принципе, условия говорят сами за себя и в качестве значений могут принимать символ либо набор символов. Обратите на подсказку в окне, расположенную ниже всех условий (пояснения будут дальше).
В случае необходимости можно задать 2 условия, используя логическое «И» либо «ИЛИ».
В случае выбора «И» должны выполняться все условия. Следите за тем, чтобы условия не исключали друга, например «<Значение И >Значение», т.к. ничто в один и тот же момент не может быть и больше, и меньше одного и того же показателя.
При использовании «ИЛИ» должно соблюдаться хотя бы одно из заданных условий.
В самом конце окна пользовательского автофильтра приведена подсказка. Первая ее часть: «Знак вопроса ""?"" обозначает один любой знак …». Т.е. при проставлении условий, когда нельзя точно определить символ в конкретном месте строки, подставьте на его место «?». Примеры условий:
- Начинается с «?ва» (начинается с любого символа за которым следуют символы «ва») вернет результаты: «Иванов», «Иванова», «кварц», «сват» и другие строки, подходящие под условие;
- Равно «???????» – вернет в результате строку, которая содержит 7 любых символов.
Вторая часть подсказки: «Знак ""*"" обозначает последовательность любых знаков». Если в условии невозможно определить, какие символы и в каком количестве должны находиться в строке, то вместо них подставьте «*». Примеры условий:
- Заканчивается на «о*т» (заканчивается символами «о», после которого идет любая последовательность символов, затем символ «т») вернет результат: «пот», «торт», «оборот» и даже такой – «рвнщуооовиунистврункт».
- Равно «*» – вернет строку, которая содержит хотя бы один символ.
Помимо текстовых фильтров бывают «Числовые фильтры», которые в основном принимают те же самые условия, что и текстовые, но имеют и дополнительные, относящиеся только к числам:
- «Выше среднего» и «Ниже среднего» – возвращает значения, которые выше и ниже среднего значения соответственно. Среднее значение рассчитывается, исходя из всех числовых значений списка столбца;
- «Первые 10…» – клик по данному пункту вызывает окно:
Здесь можно задать какие элементы выводить первые из наибольших или первые из наименьших. Также, какое количество элементов вывести, если в последнем поле выбран пункт «элементов списка». Если же выбран пункт «% от количества элементов», второе значение задает данный процент. Т.е. если в списке 10 значений, то будет выбрано самое высокое (или самое низкое) значение. Если в списке 1000 значений, то либо первые, либо последние 100.
