Bab 2. Pengelolaan arus informasi perusahaan industri berdasarkan optimalisasi aliran dokumen
2.1. Arus informasi perusahaan: fitur struktur dan desain
Secara umum, bidang informasi suatu perusahaan dapat dibagi menjadi bidang informasinya sendiri dan eksternal. Memiliki Bidang informasi menggabungkan informasi yang berasal dari dalam perusahaan. Informasi tersebut harus mencakup 1:
Data akuntansi dan pelaporan wajib lainnya untuk periode berjalan dan periode sebelumnya;
Dokumen utama akuntansi, perdagangan dan akuntansi operasional;
Perintah dan instruksi dari kepala dan manajer di semua tingkatan (tertulis dan lisan);
Data aliran dokumen internal (kertas dan elektronik);
Hasil analisis kami sendiri terhadap kegiatan keuangan dan ekonomi;
Data lain (misalnya hasil survei terhadap karyawan perusahaan).
Penting untuk dicatat bahwa kualitas bidang informasi suatu perusahaan terutama bergantung pada posisi perusahaan itu sendiri (terutama manajemennya). Struktur manajemen organisasi yang jelas, pembagian tanggung jawab fungsional yang rasional di antara personel, akuntansi yang andal dan nyaman berdasarkan sistem otomatis modern, dan skema aliran dokumen yang dipikirkan dengan matang berkontribusi pada peningkatan dan pengembangan bidang informasi, yang, pada gilirannya, mengarah pada peningkatan kualitas keputusan manajemen yang dibuat. Sebaliknya, mengabaikan masalah pengumpulan, pemrosesan, dan analisis informasi internal akan menimbulkan masalah serius dalam mengelola proses bisnis di suatu perusahaan. Namun, mengoptimalkan bidang informasi internal suatu perusahaan adalah tugas yang cukup sederhana dibandingkan dengan bidang eksternal.
Faktanya adalah bahwa bidang Anda sendiri dibentuk melalui sumber informasi internal, yang dapat dengan mudah diperiksa kelengkapan dan keandalannya. Dalam kasus bidang eksternal, hal ini sama sekali tidak dijamin. Jumlah jenis informasi eksternal dan sumbernya sangat banyak, sehingga kami akan membatasi diri pada daftar yang utama:
Undang-undang, keputusan, perintah, dan dokumen peraturan lainnya di tingkat federal;
Peraturan di tingkat industri, regional dan lokal (seringkali bertentangan);
Komentar terhadap peraturan di atas (pers, media lain, database, Internet);
Data tentang keadaan industri (media, Internet, hasil penelitian yang dilakukan);
Data keadaan perekonomian dunia (media, database, Internet);
Informasi dari klien (umpan balik);
Kesimpulan konsultan dan pakar, hasil riset pemasaran eksternal (custom) dan audit.
Mari kita buat daftar singkat masalah utama yang muncul saat membuat bidang informasi eksternal.
Informasi parsial. Dalam beberapa kasus, sumber tidak memberikan seluruh informasi, namun sebagian saja. Pada saat yang sama, tidak jelas di mana dan bagaimana menemukan informasi yang hilang tersebut.
Informasi yang tidak dapat diandalkan. Beberapa informasi (terutama di beberapa media dan di Internet) tampak meragukan dan, dalam beberapa kasus, salah. Namun, mungkin tidak ada sumber lain, dan Anda harus mempertimbangkan informasi tersebut atau menolaknya.
Inkonsistensi informasi. Beberapa sumber bertentangan dengan sumber lainnya, dan tidak mungkin menentukan sumber yang dapat diandalkan dengan jelas.
Redundansi informasi. Informasinya terlalu rinci, dan diperlukan upaya yang signifikan untuk mengekstraksi bagian-bagian yang diperlukan untuk bisnis.
Heterogenitas informasi. Informasi dari berbagai sumber datang dalam bentuk yang berbeda (di atas kertas, secara lisan, melalui email, dalam bentuk grafik dan tabel, dalam bentuk file Internet dengan pengkodean berbeda, dll.). Cukup sulit untuk mengatur penyatuan informasi tersebut untuk penyimpanan dan pemrosesan lebih lanjut dengan menggunakan satu teknologi.
Seperti dapat dilihat dari daftar singkat permasalahan ini, pembentukan dan pemeliharaan bidang informasi suatu perusahaan dalam kondisi baik adalah tugas yang sangat sulit. Namun demikian, hal ini harus diatasi, karena kerugian akibat kesalahan manajemen yang serius jauh lebih tinggi.
Untuk mengatasi arus informasi eksternal dan internal sehingga manajer dapat membuat keputusan yang efektif dan berhasil menjalankan bisnis perusahaan - inilah tujuan dari sistem manajemen informasi (IMS).
Dalam kebanyakan kasus, sistem informasi dan manajemen perusahaan paling sering digunakan dengan cukup berhasil hanya sebagai sarana untuk mengotomatisasi proses tertentu, untuk mengumpulkan dan memproses berbagai informasi dan memecahkan masalah lokal lainnya yang kurang bersinggungan dengan jalur umum perkembangan perusahaan.
Konsep komprehensif baru yang mendasar untuk menciptakan sistem informasi perusahaan (CIS), tidak seperti kebanyakan ICS yang ada saat ini, harus difokuskan pada penyelesaian tujuan strategis perusahaan, termasuk mengurangi biaya anggaran dan biaya produksi, meningkatkan efisiensi manajemen dan memastikan daya tarik investasinya. , memperkuat pasar yang ada dan mengembangkan jenis kegiatan baru. Dengan demikian, kita dapat mengatakan bahwa sistem korporat ini adalah platform di mana model menjalankan bisnis perusahaan yang baru dan lebih baik dibangun - bisnis yang menguntungkan dan sangat menguntungkan, memberikan perusahaan akses ke tingkat daya saing yang baru.
Diusulkan untuk mempertimbangkan ciri khas IMS dan CIS (Gambar 2.1.).
Dengan demikian, sistem manajemen informasi paling sering berhasil digunakan hanya sebagai sarana untuk mengotomatisasi proses tertentu, untuk mengumpulkan dan memproses berbagai informasi dan memecahkan masalah lokal lainnya yang memiliki sedikit kesamaan dengan jalur pengembangan perusahaan secara keseluruhan.
Berbeda dengan IMS, komponen CIS yang menjamin operasi efektif perusahaan secara keseluruhan meliputi sistem manajemen perusahaan terpadu, sistem kontrol proses otomatis, kompleks jaringan dan telekomunikasi, sistem transmisi informasi telemetri, sistem pendukung kehidupan, Internet dan solusi intranet.
Sistem informasi perusahaan dibangun sebagai satu set solusi perangkat lunak, perangkat keras dan organisasi yang mencakup semua proses produksi, teknologi, keuangan dan ekonomi dan menyatukan semua divisi perusahaan ke dalam satu ruang informasi.
Kisaran tugas khusus yang diselesaikan sebagai hasil penciptaan sistem informasi modern meliputi:
Integrasi ke dalam satu ruang informasi dari sejumlah besar objek dan divisi perusahaan yang jauh secara geografis;
Transmisi berkecepatan tinggi melalui saluran komunikasi dari segala jenis arus informasi;
Mendukung kegiatan seluruh departemen dan fasilitas perusahaan;
Otomatisasi semua proses teknologi dan bisnis perusahaan, pengendalian operasional dan manajemen proses produksi, transportasi dan penjualan, penyelesaian bersama dengan konsumen dan pemasok, manajemen personalia, dll.;
Alat canggih untuk memproses dan menganalisis informasi yang diterima, menghitung biaya produksi yang direncanakan dan aktual;
Memastikan tingkat keamanan dan perlindungan sumber daya informasi perusahaan yang diperlukan.
Gambar 2.1. – Proses transformasi sistem informasi dan manajemen perusahaan menjadi sistem informasi perusahaan
Hasil utama dari penerapan sistem informasi perusahaan adalah terciptanya mekanisme manajemen yang efektif dan efisien di perusahaan, yang mencakup proses bisnis - keuangan, produksi, teknologi, pemasaran, penjualan, dll. Akibatnya, korporasi mencapai tingkat manajemen dan perencanaan kegiatannya yang baru secara kualitatif.
Ini meningkatkan profitabilitas dengan:
Menetapkan disiplin pembayaran dan pengendalian yang jelas atas pembayaran, piutang dan utang serta pembayaran di atasnya;
Pengelolaan yang efektif atas semua jenis sumber daya dan penciptaan sistem yang fleksibel untuk perencanaan strategis dan operasionalnya.
Pengurangan biaya terjadi karena:
Optimalisasi kebijakan akuntansi dan perpajakan, pengenalan mekanisme yang jelas dalam menghitung dan membayar pajak;
Kemungkinan untuk redistribusi aliran material secara cepat.
Pada saat yang sama, daya tarik investasi meningkat melalui penggunaan standar akuntansi internasional yang diterima secara umum dan “transparansi” arus keuangan dan ekonomi yang lengkap bagi investor dan kreditor, serta kualitas dan efisiensi kerja setiap divisi perusahaan. Yang terakhir ini terjadi karena:
Penciptaan ruang informasi terpadu untuk sistem teknologi dan bisnis, penciptaan basis pengetahuan perusahaan yang terpadu;
Pengenalan standar internal perusahaan dan penggunaan teknologi pemrosesan informasi terpadu di semua tingkat manajemen;
Penerapan sistem manajemen dokumen elektronik yang memungkinkan pengorganisasian arus informasi internal dan eksternal secara rasional;
Organisasi kontrol pribadi yang jelas atas pelaksanaan perintah dan instruksi.
Pembentukan kesatuan bidang informasi kegiatan perusahaan didasarkan pada perolehan informasi dari berbagai sumber. Oleh karena itu, untuk memastikan penggunaan yang efektif, sejumlah prinsip harus diperhatikan untuk menjamin efektivitas dukungan informasi. Dalam menyelenggarakan dukungan informasi perlu berpedoman pada beberapa ketentuan pokok (asas).
Prinsip interaksi. Mengacu pada pedoman dasar yang memediasi tujuan, isi dan bentuk kerjasama bisnis dalam suatu perusahaan.
Asas legalitas. Ini berarti kepatuhan yang luas, tanpa syarat dan tepat oleh semua pejabat dan departemen terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Asas paritas (kesetaraan) para pihak dan pembagian kompetensinya.
Prinsip kerahasiaan. Nilai dan kerahasiaan sebagian besar informasi yang digunakan dalam interaksi informasi mengandaikan perlunya tidak diungkapkannya rahasia negara, pejabat dan komersial, informasi lain yang dilindungi undang-undang, dan untuk menjamin kelengkapan dan keandalan data.
Prinsip kompensasi. Masalah ganti rugi diatur dalam kontrak tersendiri atau dalam peraturan terkait.
Prinsip kompatibilitas informasi. Tanpa pengenalan teknologi informasi, interaksi efektif antar departemen tidak mungkin terjadi. Saat memproses berbagai macam informasi dalam jumlah besar, sarana teknis yang melakukan tugas ini harus “memahami” satu sama lain, yang dicapai melalui prinsip umum kompatibilitas informasi. Prinsip ini harus menjadi dasar bagi pengembangan semua sistem informasi kompleks yang terkait dengan kebutuhan interaksinya.
Sistem informasi perusahaan untuk mengelola perusahaan menengah atau besar harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
Fungsionalitas tinggi;
Arsitektur modular;
Kinerja tinggi;
Fleksibilitas tinggi sesuai dengan kebutuhan pelanggan;
Konfigurasi tempat kerja yang fleksibel;
Diferensiasi kekuasaan pengguna secara terpusat;
Kepatuhan penuh terhadap peraturan dan perundang-undangan;
Fokus pada perangkat keras dan perangkat lunak yang tersedia.
Struktur fungsional sistem informasi perusahaan disajikan pada Gambar 2.2.
Gambar 2.2. – Struktur internal sistem informasi suatu perusahaan industri
Dalam kerangka subsistem “akuntansi operasional”, fungsi-fungsi berikut dilaksanakan:
a) penjualan: memelihara kontrak untuk penyediaan produk; pembuatan pesanan untuk pengiriman produk; transfer data ke sirkuit akuntansi keuangan; membangun komunikasi dengan deklarasi bea cukai (CCD); pencetakan pesanan dan kuitansi asuransi; menghasilkan laporan pengiriman produk; mempertahankan “batas kredit” klien;
b) gudang bahan baku dan bahan: pendaftaran dokumen penerimaan dan pengeluaran; pendaftaran faktur untuk pergerakan internal; pendaftaran faktur; memperhitungkan barang-barang bernilai rendah dan dapat dipakai; pembuatan data untuk sektor penyelesaian dengan pemasok dan kontraktor, pembuatan laporan pergerakan barang inventaris;
c) sistem akuntansi pergerakan angkutan kereta api: akuntansi rekening pribadi; akuntansi biaya pelayanan kereta api; pengendalian perkiraan penggantian kerugian dan dana dalam perjalanan; pembuatan dokumentasi pelaporan, dll.
Jenis pekerjaan berikut dilaksanakan dalam subsistem “manajemen keuangan”:
a) debitur/kreditur: penyelesaian dengan debitur atas produk yang dikirimkan; melakukan operasi penjaringan; melakukan transaksi tagihan; akuntansi kontrak ekspor; analisis piutang dan hutang;
b) operasional perbankan: penyiapan dokumen bank; akuntansi saldo akun; transaksi penjualan/pembelian mata uang;
c) perencanaan dan analisis keuangan: menyusun anggaran konsolidasi perusahaan dan memantau pelaksanaannya; analisis rinci mengenai kondisi keuangan perusahaan; pengendalian atas pembukuan dana dalam pendapatan perusahaan;
d) akuntansi: pembuatan transaksi secara otomatis dalam buku besar berdasarkan dokumen utama, pengaturan bagan akun yang fleksibel, pembuatan semua entri akuntansi dalam sistem, pembuatan neraca.
Subsistem “produksi” mengimplementasikan fungsi-fungsi berikut:
a) perhitungan biaya produksi yang direncanakan, penyesuaian program produksi yang fleksibel, perhitungan kebutuhan produk setengah jadi, pembentukan ringkasan dan perkiraan biaya rinci, perhitungan biaya komersial, analisis profitabilitas, analisis perbandingan biaya,
b) perhitungan dan analisis biaya produksi, pembentukan dan analisis biaya produksi produk berdasarkan item biaya, analisis biaya per 1 rubel produk komersial, analisis komparatif biaya yang direncanakan dan aktual;
c) gudang produk jadi, akuntansi penerimaan produk di gudang, akuntansi konsumsi produk jadi, pembuatan laporan pergerakan produk jadi.
Subsistem “aset tetap” melaksanakan fungsi-fungsi berikut:
a) pembukuan aktiva tetap, penyiapan dokumentasi penerimaan, pelepasan dan perpindahan aktiva tetap, perhitungan penyusutan; akuntansi pergerakan aset tetap, pembentukan struktur umur peralatan, dll.;
b) penjualan dan pelepasan aset tetap lainnya, pembuatan faktur, akuntansi hasil penjualan aset tetap, pelaporan.
Subsistem "administrator sistem" menerapkan hal berikut:
a) kontrol akses: konfigurasi hak pengguna yang fleksibel dalam subsistem, organisasi kelompok pengguna, pembatasan akses ke data masing-masing departemen;
b) integritas data; sistem perangkat lunak khusus yang bertujuan untuk menjaga integritas logis dan fisik data sistem; pemantauan operasional tindakan pengguna; kontrol statis atas aktivitas pengguna;
c) pemantauan kesalahan; pencatatan kesalahan sistem; pengendalian kejadian, analisis penyebabnya; menyimpan konteks kesalahan pengembang;
d) pengelolaan laporan cetak;
e) konfigurasi parameter sistem: pengaturan untuk “pemilik sistem”; penyesuaian dengan kekhususan akuntansi dan organisasi kegiatan ekonomi, penyesuaian parameter sistem sistem; mengatur penempatan data.
Manajemen internal arus informasi perusahaan didasarkan pada konsep aliran dokumen.
Keberhasilan kegiatan pengelolaan sangat bergantung pada seberapa cepat dan efisien semua dokumentasi yang diperlukan diproses, yang pergerakannya dilakukan sepanjang jalur tertentu dari tempat penyiapan atau penerimaan di organisasi hingga pengiriman ke organisasi yang berkepentingan atau disimpan dalam arsip. Pergerakan dokumen ini disebut aliran dokumen 1. Harus diatur sedemikian rupa sehingga tidak ada penundaan dan penumpukan dokumen di tempat kerja. Untuk tujuan ini, organisasi perlu mengembangkan rute perjalanan dokumen dan menetapkan persyaratan khusus untuk kehadiran mereka di setiap pelaku, dan memantau perjalanan mereka ke semua tempat kerja. Urutan perpindahan dokumen dapat digambarkan sebagai berikut (Gambar 2.3).
Gambar 2.3. – Skema aliran dokumen di perusahaan
Organisasi kerja yang benar dengan dokumen bergantung pada seberapa jelas fungsi dan tanggung jawab dibagi di antara karyawan perusahaan. Pengetahuan yang akurat tentang tanggung jawab mereka meningkatkan tanggung jawab setiap karyawan dan menghilangkan duplikasi operasi saat bekerja dengan dokumen.
Sesuai dengan tujuan pembuatannya, dokumen dibagi menjadi:
Administratif (perintah, instruksi);
Organisasi (peraturan, piagam, instruksi, protokol);
Dokumen informasi dan referensi (sertifikat, laporan atau catatan penjelasan, akta, surat resmi, telegram, pesan telepon, fax, dokumen perjalanan);
Pribadi (otobiografi, pernyataan, surat kuasa).
Dalam dukungan dokumentasi manajemen, tiga kelompok dokumen dapat dibedakan:
Internal (dibuat di dalam organisasi dan tidak melampaui batas-batasnya) – dokumentasi administratif, referensi dan informasi;
Incoming (memasuki organisasi). Ini termasuk dokumen otoritas yang lebih tinggi (keputusan, keputusan, perintah, instruksi, instruksi dan surat metodologis), dokumen organisasi lain (surat, keputusan, tindakan), permohonan warga, dll.;
Keluar (dikirim ke organisasi lain) – surat, dokumentasi perencanaan dan pelaporan.
Dokumen didistribusikan dalam organisasi sesuai dengan fungsi departemen dan pelaksana. Fungsi-fungsi ini tertuang dalam peraturan divisi struktural dan uraian tugas para pelaku.
Pemrosesan dokumen yang masuk.
Dokumen yang masuk (yaitu semua korespondensi yang diterima oleh organisasi melalui surat, telegraf, faks, atau cara lain apa pun) harus melalui proses penerusan. Petugas ekspedisi pertama-tama memeriksa kebenaran pengiriman surat-surat dan keamanannya (tidak ada kerusakan pada kemasan, kelengkapan bahan yang dikirim, dll). Semua amplop dibuka, kecuali surat-menyurat pribadi. Amplop dimusnahkan, kecuali jika amplop tersebut diberi tanda “rahasia” atau “mendesak”, dan juga jika alamat pengirim, tanggal pengiriman dan penerimaan hanya dicantumkan pada amplop. Pemrosesan penerusan dokumen harus dilakukan pada hari diterimanya oleh organisasi.
Dokumen yang masuk kemudian dipilah menjadi terdaftar dan tidak terdaftar. Tidak semua dokumen yang masuk harus didaftarkan. Organisasi itu sendiri yang menentukan daftar dokumen yang tidak terdaftar. Biasanya, dokumen yang tidak perlu didaftarkan meliputi surat ucapan selamat, katalog, publikasi cetak (brosur, majalah), pesan tentang pertemuan, dll.
Dokumen yang didaftarkan dibubuhi stempel pendaftaran yang memuat nama organisasi, tanggal penerimaan dokumen, dan nomornya.
Dokumen yang masuk menjalani pra-pemrosesan di kantor, yang dibagi menjadi beberapa aliran:
Kepada pimpinan organisasi - untuk pertimbangan wajib;
Divisi struktural - untuk eksekusi. Dokumen yang dilaksanakan oleh beberapa departemen dikalikan dan dikirimkan secara bersamaan ke semua pelaksana.
Kepala organisasi, setelah meninjau dokumen tersebut, menentukan kontraktor, memberinya instruksi yang jelas dan spesifik serta menetapkan tenggat waktu yang realistis untuk pelaksanaannya. Instruksi ini dikeluarkan dalam bentuk resolusi pada dokumen itu sendiri. Informasi tentang pelaksana dan batas waktu pelaksanaan dokumen dimasukkan oleh sekretaris-referen ke dalam jurnal pendaftaran dan menjadi dasar pengambilan dokumen untuk pengendalian.
Dokumen dengan resolusi manajer dipindahkan ke kontraktor dan tetap menjadi miliknya sampai masalah tersebut akhirnya terselesaikan. Ketika pengerjaan suatu dokumen selesai, sebuah tanda ditempatkan pada dokumen yang menunjukkan pelaksanaannya dan meneruskannya ke kasus tersebut. Setelah itu, dokumen tersebut, bersama dengan salinan tanggapannya, ditransfer ke sekretaris-referensi untuk disimpan dalam arsip.
Pemrosesan dokumen keluar.
Dokumen keluar adalah dokumen yang dikirim dari organisasi. Pemrosesan mereka mencakup langkah-langkah berikut:
Penyusunan rancangan dokumen oleh kontraktor;
Persetujuan rancangan dokumen;
Memeriksa kebenaran rancangan dokumen;
Penandatanganan dokumen oleh pengelola;
Pendaftaran dokumen;
Mengirim dokumen ke penerima;
Mengarsipkan salinan kedua (copy) dokumen ke dalam file.
Draf dokumen dibuat oleh kontraktor dan disepakati dengan pejabat atau divisi struktural yang berkepentingan. Sebelum menyerahkan dokumen yang telah disiapkan untuk ditandatangani, pelaksana harus memeriksa isi dokumen dan lampirannya, kebenaran dokumen, dan adanya rincian yang diperlukan. Dokumen keluar dibuat dalam rangkap dua, kecuali faks dan pesan telepon, dibuat dalam satu rangkap.
Draf dokumen yang telah disiapkan diserahkan kepada pimpinan organisasi untuk ditandatangani. Setelah pengelola menandatangani dua rangkap, dokumen tersebut didaftarkan dalam jurnal untuk pendaftaran dokumen keluar.
Pemrosesan penerusan dokumen keluar meliputi penyortiran, pengemasan, pemrosesan pos, dan pengiriman ke kantor pos.
Dokumen dalaman- ini adalah dokumen yang disiapkan, dilaksanakan dan dilaksanakan di dalam institusi itu sendiri. Persiapan dan pelaksanaannya dilakukan sesuai dengan aturan umum pemrosesan dokumen keluar dan mencakup langkah-langkah berikut.
Arus informasi - Ini keseluruhan beredar dalam sistem logistik, antara itu dan lingkungan eksternal pesan, diperlukan untuk manajemen dan pengendalian operasi logistik.
Mengatur arus informasi adalah bisnis yang mahal. Sejumlah besar uang dihabiskan untuk pembentukan, transmisi, penerimaan, penyimpanan, dan analisisnya.
Arus informasi mengalir dalam ruang informasi. Ini sangat luas dan praktis mencakup seluruh dunia dan bagian luar angkasa yang dieksplorasi. Pemanfaatan ruang ini bukanlah perkara mudah; memerlukan keputusan antarnegara mengenai penggunaan komunikasi komunikasi di wilayah masing-masing negara - jalur transportasi (kereta api, air, udara), komunikasi ruang angkasa, jalur telegraf dan relai radio, dll. komunikasi ini (misalnya, pengiriman surat ke Prancis melalui wilayah Lituania, Polandia, dan Jerman) merupakan urusan yang mahal.
Menciptakan dan memelihara dalam kondisi baik basis material dan teknis yang menjamin pergerakan arus informasi adalah proses yang padat modal dan panjang.
Pesan. komponen arus informasi. dilakukan pada media yang berbeda.
→ dokumen kertas tradisional;
→ dokumen elektronik (magnetik dan kertas - pita berlubang, kartu berlubang);
→ lisan:,
→ telepon;
→ pidato (komunikasi tanpa telepon).
Dalam bidang logistik dibedakan menjadi sebagai berikut: jenis arus informasi tergantung pada:
→ tergantung pada jenis sistem yang dihubungkan oleh aliran:
horisontal(arus informasi yang mencakup pesan antar mitra dalam hubungan ekonomi satu tingkat manajemen: perusahaan pemasok dan perusahaan konsumen sumber daya material atau antara mereka dan perantaranya dalam proses peredaran barang);
vertikal(arus informasi meliputi pesan datang dari atas dari otoritas manajemen hingga unit sistem logistik yang berada di bawahnya: dari perusahaan induk hingga anak perusahaan, dll.);
→ tempat yang lewat:
luar(informasi mengalir masuk lingkungan, eksternal berhubungan dengan Ke sistem logistik. Dengan demikian, arus informasi horizontal pesan dari perusahaan mitra (sistem logistik lainnya) bersifat eksternal dalam kaitannya dengan Ke kepada mitra kepada siapa pesan tersebut dikirim dan siapa yang akan menerimanya);
pedalaman(arus informasi - pesan, beredar dalam satu sistem logistik(perusahaan, pusat grosir, dll). Untuk subsistem logistik, aliran pesan dalam subsistem bersifat internal, pesan lainnya untuk nama panggilan bersifat eksternal);
→ arahan sehubungan dengan sistem logistik:
memasukkan(arus informasi adalah pesan masuk ke dalam sistem logistik atau salah satu subsistemnya);
libur(arus informasi - pesan keluar melampaui batas-batas satu sistem logistik atau salah satu subsistemnya);
→ urgensi
biasa;
mendesak (tanda "mendesak" yang sesuai ditunjukkan pada media penyimpanan dan berfungsi sebagai indikator urgensi pesan);
sangat mendesak - "petir" (tanda yang sesuai "mendesak", "petir" ditunjukkan pada pembawa informasi dan berfungsi sebagai indikator urgensi pesan);
→ kerahasiaan (kerahasiaan):
biasa;
→ signifikansi bagi arus informasi pesan pos
sederhana;
terdaftar (diterima dengan pendaftaran, dengan dikeluarkannya tanda terima kepada pengirim tentang penerimaannya, diserahkan kepada penerima dengan tanda tangan. Organisasi komunikasi memantau ketepatan waktu pengirimannya lebih lengkap daripada pesan sederhana);
berharga (memiliki harga kompensasi, yang jika terjadi kerugian, organisasi komunikasi membayar kepada pengirim pesan);
→ kecepatan transmisi:
tradisional (pesan surat);
cepat (faks, email, telegraf, teletype, telepon);
→ cakupan (tergantung pada ini, metode pengiriman pesan, biaya pengiriman, urutan pelaksanaan, bahasa pesan, dan fitur lain dalam menyiapkan dan mengirim pesan bervariasi):
lokal;
bukan penduduk;
jauh;
internasional.
Peran penting di antara arus informasi dimainkan oleh pesan-pesan yang bersifat dokumenter, yang paling sering dibuat di atas kertas dalam bentuk tertentu, diisi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel pengirim pesan. Pesan-pesan seperti ini disebut dokumenter.
2 Arus informasi dicirikan oleh indikator-indikator berikut. Bagaimana:
→ sumber asal;
→ arah aliran;
→ kecepatan transmisi dan penerimaan;
→ intensitas aliran, dll.
Arus informasi dicirikan menggunakan penilaian berikut.
→ menurut sumber kejadian;
→ arah;
→ volume;
→ periodisitas;
→ tata cara persetujuan;
→ prosedur persetujuan;
→ masa berlaku;
→ urutan penyimpanan, dll.
Asal Pesan yang disampaikan mungkin berbeda dari peserta dalam rantai pasok dan organisasi terkait, yang pesannya memengaruhi pergerakan, pengorganisasian, dan penerimaan arus. Ini adalah laporan, misalnya, dari komisi banjir tentang kegagalan jembatan dan kehancurannya, sehingga tidak mungkin untuk melintasinya dan memerlukan pergerakan melalui rute yang berbeda.
Terhadap Arus informasi dapat bersifat horizontal (bolak-balik) dan vertikal (atas ke bawah dan belakang). Horisontal mengacu pada komunikasi antara peserta dalam proses logistik pada tingkat yang sama - mitra yang setara. Arus informasi vertikal mengalir antara berbagai tingkat manajemen: manajemen atas dan bawahan. Ini adalah, misalnya, pesan dari manajemen perusahaan kepada manajer toko dan tanggapan terhadap mereka.
Arah arus informasi juga diartikan berbeda: langsung dan tidak langsung. Pengiriman langsung ke mitra (manajer) atau penerima lainnya - untuk memenuhi persyaratan yang terkandung dalam pesan. Arah arus informasi tidak langsung - mengirimkan salinan pesan untuk mendapatkan informasi, sosialisasi dengan masalah ini, tanpa berpartisipasi dalam solusinya.
Untuk memudahkan mempelajari materi, kami membagi artikel menjadi beberapa topik:
Sekunder (jurnal penerimaan pesanan, dll).
Detail wajib dalam dokumen utama:
Judul dokumen;
Tanggal persiapan dokumen;
Nama organisasi yang atas nama dokumen itu dibuat;
Isi operasi;
Pengukur transaksi dalam bentuk fisik dan moneter;
Nama-nama posisi orang yang bertanggung jawab atas operasi dan kebenaran pelaksanaannya;
Tanda tangan pribadi dari orang-orang ini
Jalur pergerakan dokumen selama pemrosesannya; daftar pelaksana yang dimiliki suatu dokumen selama siklus hidupnya disebut jalur dokumen.
Konsep aliran dokumen dapat diartikan sebagai:
Pergerakan dokumen dalam ruang dan waktu sejak pembuatan atau penerimaannya sampai dengan selesainya pelaksanaan atau pengirimannya;
Pergerakan dan (atau) pemrosesan informasi bersama oleh karyawan departemen di perusahaan, serta oleh perusahaan, kontraktor, dan mitra logistiknya.
Kesiapan informasi ditentukan oleh kemampuan perusahaan dalam menyediakan data yang diminta konsumen pada semua tahap pemenuhan pesanan. Kesiapan informasi dihitung sebagai perbandingan jumlah tanggapan permintaan yang cepat dan akurat terhadap jumlah total permintaan selama jangka waktu tertentu.
Tujuan pembuatan dan fungsi sistem informasi
Seperangkat perangkat lunak dan perangkat keras, peraturan untuk fungsinya, serta personel yang mengimplementasikan semua arus informasi perusahaan, yang ditujukan untuk dukungan informasi yang memadai dan meningkatkan efisiensi proses manajemen.
Mari kita soroti tujuan utama pembuatan sistem informasi:
Menjamin kelangsungan hidup dan kelangsungan hidup perusahaan;
Memberikan proses kerja yang normal kepada karyawan;
Menghilangkan kebingungan dalam memperoleh informasi dan menggunakannya;
Memperluas fungsi perusahaan sesuai dengan kebutuhan pasar.
Konsumen sistem informasi dapat diklasifikasikan menjadi:
Internal - divisi pemasaran, departemen pasokan dan penjualan, gudang, pengembang produk dan teknologi, tingkat manajemen perusahaan;
Konsumen eksternal dan pemasok informasi: konsumen produk, pemasok bahan mentah dan komponen, perantara, perusahaan pesaing, investor, pengiklan.
Prinsip dasar membangun sistem informasi:
Hirarki (subordinasi tugas dan penggunaan sumber data);
Prinsip agregasi data (permintaan akuntansi pada tingkat yang berbeda);
Redundansi (membangun dengan mempertimbangkan tidak hanya tugas saat ini, tetapi juga tugas masa depan);
Kerahasiaan;
Kemampuan beradaptasi terhadap perubahan tuntutan;
Konsistensi dan kesatuan informasi (ditentukan oleh pengembangan sistem indikator yang mengecualikan kemungkinan tindakan yang tidak terkoordinasi dan keluaran informasi yang salah);
Keterbukaan sistem. Sistem informasi logistik berbeda dari sistem informasi lainnya dalam hal fungsionalitas dan tingkat integrasi ruang informasi. Ciri utamanya adalah integrasi dalam satu ruang informasi dari tiga komponen utama arus barang: pasokan, produksi dan konsumsi.
Berkat berfungsinya sistem manajemen perusahaan, pencapaian tujuan pada tingkat tertentu tercapai. Biasanya merupakan kebiasaan untuk membedakan empat tingkat tangga tujuan organisasi (tentu saja, untuk mencapai tujuan setiap tingkat, diperlukan informasi tertentu).
Informasi untuk mengembangkan strategi dan kebijakan bagi perusahaan
Sistem informasi logistik beroperasi dalam mode berikut:
Mode informasi dan referensi;
Mode penyortiran dan pengelompokan;
Mode analitis penerbitan informasi dan dokumen analitis berdasarkan hasil pengolahan dua karakteristik lagi yang berbeda afiliasi;
Mode perhitungan (perhitungan dilakukan menggunakan model dan dependensi yang telah diformalkan sebelumnya);
Mode nasihat (beberapa keputusan diberikan berdasarkan metode formal dan intuitif);
Modus pelatihan;
Optimasi.
Sistem informasi dalam bentuk fungsional apa pun tidak dapat diatur secara rasional tanpa sarana teknis, yang pada gilirannya merupakan bagian integral dari perusahaan modern. Ini termasuk: alat untuk membuat, menyalin, dan mereproduksi dokumen teks; alat untuk pekerjaan grafis dan operasi penghitungan; komunikasi dan banyak lagi.
Pilihan satu atau lain metode pengorganisasian sistem pendukung informasi bergantung pada banyak faktor, dan terutama pada ukuran organisasi, proses bisnis yang ada di dalamnya, dan ketersediaan sumber daya gratis.
Pengembangan dan implementasi sistem informasi
Institut Pengembangan Masyarakat Informasi, IIS, melakukan penelitian di Moskow yang bertujuan untuk mengetahui tingkat perkembangan teknologi informasi. Ada juga informasi dari wilayah Rusia. Ketika data ini dibandingkan dengan data situasi di Uni Eropa, kita bisa mendapatkan gambaran tentang skala kelambanan kita dan alasannya. Sebagai hasil penelitian yang dilakukan oleh Institut Informasi dan Penelitian, terlihat jelas bahwa di 55% perusahaan Moskow, mayoritas stafnya menggunakan komputer dan 26% memiliki akses ke Internet. Angka rata-rata di Rusia masing-masing adalah 33,8% dan 5,8%. Di UE, rata-rata 49% karyawan perusahaan menggunakan komputer pribadi. Indikator di atas menunjukkan bahwa perusahaan memiliki elemen dasar teknologi informasi dan komunikasi (komputer di tempat kerja, server file, email, akses Internet). Namun, penggunaannya tidak memberikan peluang baru yang mendasar dibandingkan dengan metode tradisional. Perusahaan yang sukses biasanya hanya menerapkan teknologi informasi.
Saat mengembangkan sistem informasi:
Perhatian khusus diberikan pada metode pengukuran dan perbandingan indikator logistik, serta metode pengelolaannya;
Sistem yang formal dan komprehensif untuk menilai hasil layanan pelanggan sedang dikembangkan;
Standar ditetapkan untuk setiap jenis prosedur logistik di seluruh proses pelayanan konsumen;
Apa yang disebut gudang data sedang dibuat, yang merupakan elemen terintegrasi dari sistem informasi perusahaan. Tujuan utama pembuatan repositori tersebut adalah untuk memfasilitasi akses ke data bagi semua manajer perusahaan, serta konsumen dan pemasok;
Sistem evaluasi dan pengendalian terintegrasi dengan sistem pelayanan dan perencanaan pesanan, termasuk penerimaan dan pemrosesan pesanan, perencanaan operasi logistik, manajemen inventaris, perencanaan produksi, pergudangan dan transportasi.
Memutuskan perusahaan, yaitu memahami apa yang kita miliki, apa yang ingin kita miliki dalam waktu dekat, dan mengembangkan peraturan tentang struktur organisasi perusahaan;
Mengembangkan mekanisme pengelolaan keuangan dan ekonomi perusahaan secara keseluruhan, termasuk mengembangkan peraturan tentang struktur keuangan, mengidentifikasi pusat akuntansi keuangan dan tanggung jawab keuangan;
Soroti tujuan logistik utama perusahaan (tergantung pada kebutuhan untuk memecahkan masalah yang dihadapi sistem informasi): bidang bisnis, keuangan, teknologi, informasi dan arus material; mengevaluasi aliran dokumen;
Mengembangkan mekanisme pengorganisasian dan pengelolaan operasional rantai pasokan: standar, bentuk akuntansi dan pengendalian, pelaporan manajemen;
Menciptakan teknologi rantai pasokan, sistem perencanaan dan pengendalian keuangan, serta sistem analisis keuangan.
Saat ini di Rusia terdapat sistem manajemen informasi: sistem kontrol otomatis untuk gudang individu, sistem manajemen pasokan bahan, dan sistem manajemen rantai pasokan terintegrasi. Ketika memilih sistem manajemen, sangat disarankan untuk memberikan preferensi pada sistem informasi dan manajemen terintegrasi yang memberikan dampak ekonomi terbesar bagi perusahaan.
Keunikan dari sistem ini adalah sistem ini tidak hanya mengotomatiskan gudang individu, tetapi juga seluruh rantai pasokan. Basisnya adalah modul pusat, yang dengannya beberapa puluh ratusan sistem kontrol otomatis dari masing-masing gudang dan perusahaan manufaktur dapat dihubungkan. Sistem terpisah yang dipasang di gudang dan perusahaan yang terletak berjauhan saling bertukar satu sama lain dan dengan modul pusat melalui protokol internal menggunakan server. Antarmuka memungkinkan sistem ini untuk bertukar sejumlah informasi yang cukup kompak, yang sangat penting mengingat keadaan saat ini dan harga layanan jaringan dan ketika menggunakan akses dial-up ke layanan ini. Informasi yang dikirimkan meliputi pesan lisan dan dokumen elektronik, perintah, konfirmasi tindakan, data stok gudang, volume penerimaan dan pengiriman kargo. Modul pusat mengumpulkan data statistik primer dan memperkirakan permintaan serta pengiriman dengan mempertimbangkan fluktuasi musiman kebutuhan barang.
Mari kita beri contoh cara kerja mekanisme pengisian inventaris di toko-toko jaringan ritel Pyaterochka.
Dari wawancara dengan Alexander Laitsev, kepala direktorat logistik jaringan supermarket Pyaterochka: Ada matriks bermacam-macam tertentu, yang komponennya - barang tertentu - harus ada dalam volume tertentu di gerai ritel kami. Manajer toko bertanggung jawab atas ketersediaannya. Sistem informasi secara otomatis menganalisis inventaris, dan ketika saldo suatu produk mencapai titik kritis, sistem tersebut akan meminta manajer toko untuk melakukan pemesanan. Tentu saja, ini terjadi setiap hari dan item berbeda dipesan setiap hari. Untuk saat ini - pada tahap ini - rekomendasi sistem informasi dapat dan harus disesuaikan, karena program belum mengetahui semua hari libur favorit kita dan tidak dapat merekomendasikan pemesanan permen untuk Hari Guru atau penggorengan untuk tanggal 8 Maret. Meskipun demikian, program kami sudah dapat disebut sebagai sistem tingkat ECR, karena menghubungkan semua rantai perusahaan: mulai dari pengelolaan aliran material - inventaris - hingga pengelolaan aliran tidak berwujud.
Aliran informasi: konsep dan jenis
Dalam logistik, konsep arus informasi dibedakan. Aliran informasi dianggap sebagai sekumpulan pesan yang beredar di dalam sistem logistik, serta antara sistem ini dan lingkungan di luarnya, yang diperlukan untuk pengelolaan dan pengendalian operasi logistik.
Pesan yang membentuk arus informasi dikirim melalui media yang berbeda:
Dokumen kertas tradisional;
Dokumen elektronik (magnetik dan kertas - pita berlubang, kartu berlubang), dll.
Pesan dapat berupa lisan, telepon, atau ucapan.
Kelompok arus informasi berikut ini dibedakan:
1) horisontal;
2) vertikal;
3) eksternal;
4) dalaman;
5) masukan;
6) akhir pekan.
Horisontal mengacu pada arus informasi yang mencakup pesan antara mitra dalam hubungan ekonomi pada tingkat manajemen yang sama: perusahaan pemasok dan perusahaan yang mengonsumsi sumber daya material, atau antara mereka dan perantara mereka dalam proses peredaran barang.
Vertikal adalah arus informasi yang mencakup pesan yang datang dari atas, dari manajemen ke otoritas bawahan, atau tautan dalam sistem logistik. Dari korporasi dan perusahaan induk hingga anak perusahaan, dll.
Eksternal adalah arus informasi yang mengalir di lingkungan eksternal sistem logistik. Dengan demikian, arus informasi horizontal dari pesan-pesan dari perusahaan mitra berada di luar mitra yang menerima pesan tersebut.
Arus informasi internal adalah pesan yang beredar dalam satu sistem logistik. Untuk subsistem logistik, internal adalah aliran pesan dalam subsistem. Pesan-pesan lainnya bersifat eksternal bagi mereka.
Arus informasi masukan adalah pesan-pesan yang termasuk dalam sistem logistik atau salah satu subsistemnya.
Arus informasi keluaran adalah pesan yang melampaui batas-batas satu sistem logistik atau salah satu subsistemnya.
Arus informasi dibagi:
Berdasarkan urgensi: teratur, mendesak, sangat mendesak (secepat kilat)
Menurut tingkat kerahasiaannya. Pesan yang mengandung rahasia dagang dikirimkan dengan dokumen yang tergolong rahasia;
Menurut signifikansinya, arus informasi pesan pos dibagi menjadi sederhana, terdaftar dan berharga;
Berdasarkan kecepatan penyampaian pesan, arus informasi dibagi menjadi cepat dan tradisional (surat);
- Berdasarkan wilayah cakupannya, arus informasi dibagi menjadi:
1) lokal;
2) bukan penduduk;
3) jauh;
4) internasional.
Peran penting di antara arus informasi dimainkan oleh pesan-pesan yang bersifat dokumenter, paling sering dibuat di atas kertas dalam bentuk tertentu, diisi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel pengirim, disebut pesan dokumenter; Dalam arus informasi, pesan dokumenter menempati porsi yang besar.
Dalam logistik, arus informasi sering kali menyertai (melewati) sehubungan dengan aliran material dan berisi informasi tentang aliran material yang diperlukan untuk mengendalikan pergerakannya.
Bagian dari arus informasi dalam logistik tidak melayani aliran material, tetapi proses pembentukannya, penyimpanan sumber daya di gudang, proses pergerakan sumber daya material intra-pabrik dan intra-gudang.
Karena logistik berhubungan dengan aset material dalam jumlah besar, komunikasi dokumenter memainkan peran besar di dalamnya.
Dukungan dokumenter dari proses logistik merupakan tugas penting dalam logistik.
Arus informasi dalam logistik terbentuk sesuai dengan arus material. Dipercaya bahwa setiap aliran material berhubungan dengan aliran informasi. Korespondensi tersebut tidak selalu terisolasi (lengkap). Seringkali arus informasi dan material terjadi dalam interval waktu yang berbeda.
Pilihan yang lebih disukai adalah memajukan arus informasi dibandingkan dengan pergerakan arus material. Hal ini memungkinkan untuk lebih mempersiapkan penerimaan kargo. Faktanya, arus informasi tidak selalu mendahului arus informasi; sering kali arus tersebut tertinggal dari arus material.
Arus informasi harus memadai untuk arus material dalam hal karakteristik arus ini, tetapi korespondensi seperti itu tidak selalu ada: dalam beberapa kasus, dokumen dibuat yang umum bagi beberapa konsumen penerima, dan kemudian mencerminkan informasi, beberapa di antaranya berlebihan untuk setiap individu penerima sumber daya ini.
Ada perbedaan lain antara arus informasi dan arus material.
Arus informasi dipelajari dengan menggunakan sejumlah penilaian:
1) menurut sumber kejadian;
3) volume;
4) frekuensi;
5) tata cara persetujuan;
6) prosedur persetujuan;
7) masa berlaku;
8) urutan penyimpanan, dll.
Mari kita lihat lebih detail:
1. Sumber pesan bisa berbeda-beda, mulai dari peserta rantai pasok dan organisasi terkait, yang pesannya mempengaruhi pergerakan, pengorganisasian, dan penerimaan arus.
2. Arah arus informasi dapat bersifat horizontal (maju mundur) dan vertikal (atas ke bawah dan belakang). Horisontal mengacu pada komunikasi antara peserta dalam proses logistik pada tingkat yang sama dan mitra yang setara. Arus informasi vertikal mengalir antara berbagai tingkat manajemen: manajemen atas dan bawahan. Arah arus informasi juga diartikan secara berbeda yaitu langsung dan tidak langsung.
Ada pilihan ketiga untuk mendefinisikan konsep arah arus informasi - dengan mempertimbangkan tujuan geografis atau teritorial tujuannya.
3. Volume arus informasi diperhitungkan dalam beberapa cara.
Salah satunya adalah dengan memperhitungkan ukuran aliran berdasarkan angka:
1) dokumen;
2) lembaran dalam aliran;
3) halaman dalam aliran;
4) kumpulan dokumen. Metode ini digunakan untuk menentukan volume arus informasi yang besar. Metode kedua untuk menghitung volume arus informasi digunakan untuk arus kecil. Selain itu, volume aliran ditentukan oleh jumlah baris dalam dokumen – baris dokumen atau jumlah kata dalam pesan – dalam telegram. Metode akuntansi ketiga - menghitung jumlah karakter dalam pesan - diperkirakan dalam sistem komputer dalam satuan pengukuran khusus untuk memperhitungkan kebutuhan media komputer, penempatan di memori PC, dan dalam kasus lain.
4. Frekuensi arus informasi mencirikan frekuensi pembentukannya. Dalam logistik, banyak arus informasi yang terjadi satu kali, tidak berulang, dan dibuat satu kali untuk setiap aliran material, secara paralel, sedikit lebih awal atau lebih lambat. Namun beberapa arus informasi dalam logistik diproses sebulan sekali, setiap triwulan, dan dengan frekuensi lainnya.
5. Arus informasi yang bersifat dokumenter menjalani prosedur persetujuan tertentu pada saat pendaftaran. Pesan-pesan yang direncanakan di perusahaan, misalnya, dikoordinasikan dengan manajer toko dan anggota manajemen perusahaan. Untuk setiap dokumen, aturan tertentu biasanya ditetapkan untuk mengoordinasikan konten yang diproyeksikan.
6. Setiap pesan dokumenter arus informasi disetujui - ditandatangani oleh orang-orang tertentu: direktur umum, direktur eksekutif, wakilnya, dll. Tanpa tanda tangan yang sesuai, dokumen tersebut tidak memiliki kekuatan.
7. Beberapa dokumen mempunyai masa berlaku yang melebihi masa berlakunya sehingga dokumen tersebut menjadi tidak sah. Dokumen tersebut hanya dapat digunakan selama masa berlakunya. Namun sebagian besar arus informasi tidak berlaku untuk dokumen tersebut dan mewakili pesan pemberitahuan yang diperlukan untuk mengelola arus material: arus tersebut mengungkapkan karakteristik arus ini dan keadaan pergerakannya ke lokasi pengiriman tertentu.
8. Urutan penyimpanan pesan yang disampaikan dalam arus informasi juga berbeda. Beberapa pesan dikumpulkan dalam bundel terpisah, yang lain disimpan di media magnetis dan dalam bentuk lain. Jangka waktu penyimpanan informasi bervariasi: satu, dua tahun, lima tahun, permanen (abadi), dll. Pengorganisasian arus informasi adalah bisnis yang mahal. Sejumlah besar uang dihabiskan untuk pembentukan, transmisi, penerimaan, penyimpanan, dan analisisnya.
Arus informasi mengalir dalam ruang informasi. Ini sangat luas dan praktis mencakup seluruh dunia dan bagian maju.
Mari kita perhatikan interaksi arus informasi dengan arus material. Paling sering, proses logistik dimulai dengan dukungan informasi dan pembentukan arus informasi yang menentukan penciptaan dan pergerakan arus material. Seringkali arus informasi pertama terdiri dari protokol niat para pihak (juga disebut kontrak kerangka kerja) untuk menjadi mitra dalam proses pembelian dan penjualan produk apa pun. Arus informasi kedua, setelah yang disebutkan di atas, adalah kontrak yang disepakati oleh para pihak - perjanjian transaksi perdagangan. Arus informasi dalam ekonomi pasar mendahului aliran material dan merupakan dasar hukum bagi pembentukan aliran sumber daya material. Setelah aliran informasi ini, dalam jangka waktu yang disepakati oleh para pihak, aliran material atau beberapa aliran yang ditentukan dalam kontrak dihasilkan dan dikirimkan sesuai dengan ketentuan transaksi pada saat pengiriman aliran material, informasi tentang hal ini dikirim ke mitra. Setelah aliran material diterima oleh pembelinya, informasi tentang penerimaan ditransfer ke pemasok sumber daya material. Pertukaran informasi serupa di antara mereka juga terjadi sepanjang arus bergerak.
Jadi, sepanjang seluruh periode keberadaan aliran material, arus informasi tentang aliran tersebut mendahului pergerakan material, atau mengikuti selesainya setiap tahap pergerakannya, setelah penerimaan aliran tersebut, hingga pembubarannya.
Arus informasi dan arus material tidak dapat tercipta secara bersamaan, karena kondisi dan alasan kemunculannya masing-masing berbeda. Pergantian aliran-aliran ini secara berurutanlah yang menciptakan kemungkinan munculnya salah satu aliran tersebut berdasarkan berfungsinya aliran kedua sebelumnya.
Artinya, ketentuan logistik yang terkenal bahwa di dalamnya setiap aliran material berhubungan dengan aliran informasi, dan pergerakan arus harus sinkron, adalah salah:
Pertama, satu aliran material, sebagai suatu peraturan, tidak berhubungan dengan satu, tetapi dengan beberapa arus informasi.
Kedua, pada awalnya satu atau dua arus informasi biasanya lahir, dan baru kemudian muncul landasan bagi pembentukan aliran material.
Ketiga, ketika suatu aliran material telah tercipta, informasi tentang keadaannya sering kali disajikan sebagai perkiraan keadaan aliran material yang telah terjadi, yaitu. dengan penundaan dibandingkan dengan waktu pergerakan aliran material.
Pengorganisasian proses logistik yang andal baik pada tahap penjualan sumber daya material oleh produsennya, dan pada tahap pasokan atau pembeli memerlukan penciptaan arus informasi yang lebih maju dibandingkan dengan arus informasi.
Dukungan informasi aliran material seringkali terisolasi dalam ruang dan waktu dari proses pergerakan fisik sumber daya material. Namun sejumlah arus informasi dari pergerakan arus material tidak terisolasi baik dalam waktu maupun dalam ruang dan bergerak serempak dengannya, sebagai suatu pengiring. Arus informasi ini diterjemahkan oleh orang-orang yang menemani kargo: agen, pengirim barang.
Arus informasi eksternal paling sering memungkinkan untuk memantau dan mengarahkan, mengoordinasikan, memperbaiki, dan meningkatkan proses logistik yang terjadi di lingkungan eksternal.
Arus informasi eksternal dalam beberapa kasus memiliki beberapa penerima. Maka hanya satu dari penerima tersebut yang menjadi penerima aliran material, informasi yang terkandung dalam aliran informasi, dan untuk penerima ini kedua aliran tersebut bergerak sepanjang jalur yang sama. Rute lain dari arus informasi tersebut berbeda dari jalur yang dilalui aliran material.
Arus informasi eksternal berbeda dengan arus informasi internal dalam ketelitian desain pembawa informasi, disertifikasi dengan tanda tangan dan stempel.
Arus informasi internal dengan jelas mencirikan tahapan proses logistik - pasokan, intra-produksi, penjualan. Berdasarkan arus informasi, tindakan memulai proses pembelian dan penjualan barang dan menerimanya ke dalam gudang perusahaan dicatat, yang merupakan tahap akhir penyediaan sumber daya material yang dibeli kepada perusahaan.
Arus informasi yang paling sederhana terjadi di dalam masing-masing divisi produksi—toko dan bagian. Laporan-laporan tersebut biasanya tidak terdokumentasi dengan baik dan seringkali hanya berupa laporan lisan.
Mengelola arus informasi dalam logistik bukanlah tujuan itu sendiri, tetapi sarana untuk mengelola arus material, pembentukannya, pergerakannya, dan penerimaannya.
Dengan pengelolaan arus informasi yang terampil, pembentukan dan transmisinya berkurang. Penerimaan dan penyimpanan susunan informasi, pertukaran informasi dipercepat, kecepatan penerimaannya tidak diperbolehkan, perbedaan antara kecepatan pemancar dan penerima tidak diperbolehkan, throughput sarana komunikasi pada setiap bagian jalur informasi dan kualifikasi dari operator yang dipekerjakan pada mereka diperhitungkan.
Merencanakan arus informasi memungkinkan Anda menentukan terlebih dahulu kapasitas komunikasi yang diperlukan untuk melayani arus ini pada titik transmisi, koordinasi, dan penerimaan informasi. Saat merancang arus informasi, jalur rasional dan mode layanan melalui komunikasi dipilih. Hasilnya, keandalan dukungan material dan teknis arus informasi terjamin. Artinya, arus informasi perlu diatur, dipikirkan, dan diperhitungkan dengan baik. Tanpa ini, dukungan informasi yang tepat untuk aliran material tidak dapat tercipta.
Infrastruktur informasi
Logistik informasi adalah penghubung yang menghubungkan pasokan, produksi, dan penjualan.
Karena kualitas perencanaan meningkat seiring dengan peningkatan kelengkapan informasi dan kecepatan pengolahan data, maka jasa penunjang material perusahaan produksi harus dilengkapi dengan teknologi komputer modern yang membentuk satu jaringan dan mempunyai akses internet.
Penghematan dari penggunaan sebenarnya dibagi dalam proporsi tertentu antara tiga pihak: produsen, pemasok dan perusahaan transportasi, mengimbangi biaya pembuatan dan pemeliharaan sistem informasi modern yang memungkinkan Anda menerima keuntungan tambahan dari penggunaannya.
Untuk memastikan dukungan informasi untuk seluruh struktur logistik, sembilan elemen informasi berikut harus ada:
1) jenis barang perbekalan;
2) kuantitas atau volume;
3) asal barang penyerahan;
4) lokasinya (penempatan);
5) waktu kedatangan di tempat akomodasi;
6) waktu pemberangkatan dari tempat penempatan;
7) sistem transportasi;
8) waktu pengangkutan;
9) reservasi.
Kelompok data yang terdaftar dikompilasi untuk semua lokasi dan untuk setiap objek yang diangkut. Untuk tujuan ini, titik pembacaan dan transmisi informasi dipasang di semua lokasi.
Untuk memberikan dukungan informasi bagi aktivitas penjualan suatu perusahaan, perlu menggunakan jenis informasi utama berikut yang disimpan dalam memori sistem informasi otomatis:
1) sejarah pasar penjualan (termasuk analisis berdasarkan wilayah), jenis operasi penjualan;
2) perkiraan pasar dan penjualan;
6) biaya;
7) model pasar (penjualan);
8) pengendalian kegiatan personalia;
9) perencanaan wilayah, siklus perjalanan bisnis, distribusi pribadi perjalanan bisnis;
10) sumber permintaan peralihan ke produk baru;
11) daftar pembeli;
12) informasi keluar dan diterima;
13) pencetakan dan pengiriman surat;
14) pengendalian tanggapan dan analisis hasil kegiatan periklanan;
15) laporan kegiatan penjualan;
16) pergerakan pesanan, pembuatan faktur, persiapan perkiraan dan laporan;
17) akses ke informasi internal dan eksternal, dll.
Sistem logistik dalam produksi efektif ketika kondisi diciptakan untuk integrasinya ke dalam proses produksi dan komersial saat ini. Masalah ini diselesaikan dengan menciptakan basis informasi yang tepat. Hal ini mencakup: peninjauan dana terkini (ketersediaan pesanan aktual dan terencana, pemeliharaan gudang produksi utama dan perantara) dan tenggat waktu (pengiriman, pemrosesan, menunggu, waktu henti, memenuhi tenggat waktu).
Untuk mengumpulkan data ini, sistem produksi di seluruh perusahaan memiliki sensor dan alat pengukuran yang memantau volume dan waktu proses yang sedang berlangsung dan mengirimkan informasi ini lebih lanjut untuk diinterpretasikan.
Sistem logistik memberikan tuntutan berikut pada jaringan pengukurannya:
Data yang cepat dan andal, manual atau otomatis tentang kendaraan dan alat produksi;
Penataan sistem informasi pendukung keputusan dalam produksi, yang setiap saat memuat informasi terkini mengenai kemajuan proses produksi pada setiap lokasi.
Dalam transportasi, alih-alih banyak dokumen yang menyertai kargo (terutama dalam lalu lintas internasional), informasi dikirimkan secara serempak dengan kargo melalui saluran komunikasi, yang berisi semua rincian yang diperlukan untuk mengkarakterisasi barang tentang setiap unit yang dikirim. Dengan sistem seperti itu, di semua bagian rute, kapan saja, dimungkinkan untuk memperoleh informasi lengkap tentang kargo dan, berdasarkan ini, membuat keputusan manajemen. Dalam beberapa kasus, pengirim menerima akses ke file yang mencerminkan status layanan transportasi dan muatan transportasi.
Pertukaran antara produsen barang dan toko besar untuk penduduk, meliputi:
Pertukaran invoice dengan perusahaan angkutan pada saat pengiriman barang langsung dari produsen ke pembeli.
Dengan bantuan teknologi pertukaran informasi tanpa kertas, pembeli dapat langsung melakukan pemesanan pembelian.
Untuk mewujudkan kemampuan pertukaran elektronik ini, bisnis menggunakan protokol pertukaran standar dan mengadakan perjanjian komersial di antara mereka sendiri.
Protokol komputer standar untuk memproses transaksi telah dikembangkan dan diterapkan untuk operasi berikut:
Order pembelian;
Pesanan untuk pengiriman kiriman;
Mendapatkan saran untuk pengirim;
Mengisi faktur;
Berbagai pembayaran;
Pendaftaran tagihan pengangkutan barang;
Memperoleh informasi tentang barang yang diangkut.
Penggunaan teknologi identifikasi barcode otomatis dalam logistik
Untuk mengelola sistem logistik secara efektif, setiap saat diperlukan informasi tentang aliran material yang masuk dan keluar, serta aliran material yang beredar dalam sistem logistik. Masalah ini diselesaikan dengan menggunakan teknologi mikroprosesor yang mampu mengidentifikasi (mengenali) satu unit kargo. Peralatan yang mampu membaca berbagai kode batang memungkinkan Anda memperoleh informasi tentang operasi logistik pada waktu dan tempat penyelesaiannya (di gudang perusahaan industri, depo grosir, toko, dalam transportasi). Informasi yang diterima diproses secara real time.
Salah satu paten pertama yang meletakkan dasar bagi konsep dasar bar code adalah pengembangan D. Kermot, yang dibuat pada tahun 1934. Paten ini menjelaskan sistem kartu penyortiran untuk mengidentifikasi berbagai objek, berdasarkan empat garis paralel.
Di akhir tahun 40an. Pada abad terakhir, ilmuwan Amerika D. Woodland dan B. Silver melakukan penelitian tentang sarana teknis yang dapat menyediakan pembacaan harga otomatis di mesin kasir toko. Pada tahun 1949, paten diterima untuk pengajaran tersebut.
Di akhir tahun 60an. Di AS dan Kanada, penelitian dimulai di bidang otomatisasi terminal tempat penjualan di supermarket. Simbolisme tepat sasaran dan pemindai untuk membacanya telah diselesaikan dan diperkenalkan.
Di negara kita, Asosiasi Identifikasi Otomatis mempromosikan barcode dan menetapkan kode batang perdagangan.
Kode batang adalah pergantian garis gelap dan terang dengan lebar berbeda, dibuat sesuai dengan aturan tertentu.
Gambar barcode diterapkan pada suatu barang yang menjadi objek kendali dalam sistem logistik. Untuk mendaftarkan item ini, operasi pemindaian dilakukan. Dalam hal ini, titik bercahaya kecil atau sinar laser dari perangkat pemindai bergerak di sepanjang kode batang, secara bergantian melintasi garis gelap dan terang. Sinar cahaya yang dipantulkan dari lubang cahaya ditangkap oleh perangkat fotosensitif dan diubah menjadi sinyal listrik diskrit. Variasi sinyal yang diterima bergantung pada variasi cahaya yang dipantulkan. Komputer, setelah menguraikan sinyal listrik, mengubahnya menjadi kode digital.
Pengumpulan informasi otomatis didasarkan pada penggunaan berbagai jenis barcode, yang masing-masing memiliki keunggulan teknologinya sendiri.
Digit pemeriksa dapat diperiksa menggunakan algoritma sederhana dan mandiri.
Untuk ini:
1) menjumlahkan semua angka di tempat genap;
2) kalikan jumlah yang dihasilkan dengan 3; hasil yang diperoleh X harus diingat;
3) menjumlahkan semua bilangan di tempat ganjil, tanpa bilangan (kontrol) terakhir (U);
4) tambahkan angka X ke jumlah ini, sebut saja jumlah yang dihasilkan UR;
5) sisakan hanya angka kedua dari angka dua digit tersebut;
6) menghitung selisih 10 R;
7) hasil yang diperoleh harus sesuai dengan angka pemeriksa.
Data produk yang dimasukkan secara manual dari keyboard komputer rata-rata mengandung satu kesalahan untuk setiap 300 karakter yang dimasukkan. Saat menggunakan kode batang, angka ini turun menjadi satu kesalahan per 3 juta karakter. American Management Association menentukan biaya rata-rata untuk mengidentifikasi dan menghilangkan konsekuensi dari satu kesalahan sebesar $25.
Keuntungan utama.
Dalam produksi:
Penciptaan sistem terpadu untuk mencatat dan memantau pergerakan produk dan komponennya di setiap lokasi, serta keadaan proses logistik di perusahaan secara keseluruhan;
Mengurangi jumlah staf pendukung dan dokumentasi pelaporan, menghilangkan kesalahan.
Di pergudangan:
Otomatisasi akuntansi dan pengendalian pergerakan aliran material;
Otomatisasi proses inventarisasi material;
Mengurangi waktu untuk operasi logistik dengan aliran material dan informasi.
Dalam perdagangan:
Penciptaan sistem akuntansi aliran material terpadu;
Otomatisasi pesanan dan inventaris barang;
Mengurangi waktu layanan pelanggan.
Saat ini, barcode tidak lagi menjadi cara untuk mengidentifikasi produk konsumen, karena telah menjadi elemen sistem manajemen produksi di banyak perusahaan.
Kelayakan penggunaan barcode dapat ditelusuri ke seluruh rantai dari produsen hingga konsumen:
Dengan bantuan barcode, produsen dapat mempercepat proses inventaris, akuntansi, pengiriman barang, meningkatkan manajemen gudang secara signifikan, mempercepat penerimaan pesanan dan pengiriman barang;
Eksportir memecahkan masalah nama produk yang sulit diterjemahkan atau definisi yang membingungkan. Dengan barcode, semua orang berbicara dalam bahasa yang sama;
Pedagang grosir melalui penggunaan barcode dan komputer memiliki akses ke setiap langkah proses mulai dari menerima pesanan hingga pengiriman dan penerbitan faktur;
Perdagangan eceran memiliki keuntungan besar dalam penggunaan barcode, karena throughput mesin kasir meningkat, inventaris produk secara otomatis diperhitungkan, dan proses akuntansi dipercepat;
Pembeli memiliki kesempatan untuk menghemat banyak waktu saat membayar pembelian. Perhitungan menjadi lebih efisien, karena harga setiap barang juga tertera di kuitansi.
Identifikasi frekuensi radio (RFI)
Tag frekuensi radio, atau transponder, - (pemancar-penerima). Tag EGGO biasanya mencakup penerima, pemancar, antena, dan unit memori untuk menyimpan informasi. Menerima energi dari sinyal radio yang dipancarkan oleh pembaca permanen atau pemindai genggam, transponder merespons dengan sinyalnya sendiri yang berisi informasi berguna.
Tugas sistem EPO adalah memastikan penyimpanan Informasi dalam media penyimpanan yang nyaman dan transmisinya menggunakan perangkat khusus pada waktu dan tempat yang nyaman untuk melakukan proses tertentu. Data dalam tag dapat memberikan identifikasi suatu objek dalam produksi, barang di toko, di gudang dan selama pengangkutan, lokasi dan identifikasi kendaraan, identifikasi hewan, manusia, properti, dokumen, dll.
Tag dengan sumber daya disebut aktif, tanpa daya - pasif.
Tag EHS digunakan untuk melacak ternak, mengidentifikasi hewan peliharaan yang hilang dan, di beberapa negara, memungkinkan penumpang untuk mengemudikan mobil mereka ke kota melalui gerbang tol tanpa berhenti.
EIGO memiliki sejumlah keunggulan signifikan dibandingkan sebagai bidang identifikasi otomatis; sekarang dipandang sebagai cara radikal untuk meningkatkan proses pengelolaan data. Salah satu teknologi EGS adalah kartu metro bulanan. Sistem anti maling yang digunakan pada mobil dikendalikan menggunakan roda kendali. Di toko, sensor di dinding ruang pas dapat mendeteksi pakaian apa yang sedang dicoba oleh pelanggan dan menunjukkan apakah toko tersebut memiliki warna, ukuran, atau bahan lain. Tag dihapus saat pembelian dan ditempelkan kembali ke item baru saat penghitung dimuat. Sebagai teknologi anti maling, KGS masuk akal di toko yang menjual barang mahal. Antena memancarkan gelombang elektromagnetik yang mengaktifkan tag EGR dan memungkinkan data ditulis dan dibaca dari tag ini. Antena adalah sejenis saluran antara tag dan transceiver; antena mengontrol seluruh proses penerimaan dan transmisi data. Antena bervariasi dalam ukuran dan bentuk. Mereka dapat dimasukkan ke dalam pemindai khusus, serta di gerbang dan pintu putar. Kusen pintu, dll. untuk menerima informasi dari benda atau orang yang melewati daerah jangkauan antena. Dalam kasus pembacaan terus menerus sejumlah besar tag, medan elektromagnetik terus-menerus dipancarkan oleh antena. Jika polling konstan tidak diperlukan, kolom dapat diaktifkan dengan perintah operator. Secara struktural, antena dan transceiver dengan decoder dapat ditempatkan dalam satu wadah. Fungsi transceiver dan decoder serupa dengan unit serupa pada penerima radio dan pemindai. Sinyal yang berasal dari antena dimodulasi, didekripsi dan ditransmisikan melalui antarmuka standar ke komputer untuk diproses lebih lanjut.
Tag aktif memiliki sumber kekuatannya sendiri dan biasanya, mis. Data tag dapat dibaca dan ditulis berkali-kali, memperbarui informasi. Kapasitas memori tag aktif akan ditentukan oleh kebutuhan aplikasi. Beberapa sistem beroperasi dengan memori hingga 1 MB. Dalam kasus EPS, tag dapat memberikan instruksi pengoperasian yang lengkap kepada perangkat, dan kemudian menerima laporan lengkap tentang pelaksanaannya. Data terenkripsi menjadi bagian dari riwayat tag. Tag aktif memiliki jangkauan bacaan yang panjang, tidak bergantung pada energi pembacanya.
Tag pasif tidak memiliki sumber daya sendiri, dan energi yang diperlukan untuk pengoperasian diperoleh dari sinyal elektromagnetik yang berasal dari pembaca. Rentang pembacaan tag pasif bergantung pada energi pembaca dan, biasanya, tidak melebihi dua meter. Tag pasif jauh lebih ringan daripada tag aktif, lebih murah, dan juga memiliki masa pakai yang hampir tidak terbatas.
Kerugian dari tag adalah jangkauan bacaannya yang lebih pendek, yang bergantung pada energi pembaca, serta kebutuhan untuk menggunakan perangkat membaca yang lebih kuat.
Tag RFID tersedia dalam berbagai bentuk dan ukuran. Label yang digunakan untuk identifikasi hewan, yang ditempatkan di bawah kulit hewan, tidak boleh lebih besar dari diameter pensil dan panjang satu setengah inci. Tag frekuensi radio dapat berbentuk sekrup untuk mengidentifikasi pohon atau kayu, dalam bentuk kartu kredit dalam sistem akses dan pembayaran, atau dalam bentuk key fob dalam sistem anti maling. Label plastik berat anti maling dan label kertas ringan yang ditempelkan pada barang di toko, serta label bagasi juga merupakan tag EHS. Dalam pelayaran peti kemas dan teknik berat, digunakan transponder persegi panjang seukuran beberapa kotak korek api.
Keunggulan utama teknologi KRS:
KGSh tidak memerlukan kontak atau saling berhadapan;
Tag EHS dibaca dengan cepat dan akurat (mendekati identifikasi 100%);
KGSh dapat digunakan bahkan di lingkungan yang agresif, dan tag KGSh dapat terbaca melalui kotoran, cat, uap, air, plastik, kayu;
Tag CGS pasif memiliki masa pakai yang hampir tidak terbatas
Tag CGS membawa banyak informasi dan dapat bersifat cerdas;
Tag CGS hampir tidak mungkin dipalsukan;
Tag EGS tidak hanya dapat dibaca, tetapi juga dapat merekam informasi
Area penerapan sistem KRYU
Sistem EGS digunakan dalam berbagai kasus di mana diperlukan kontrol, pelacakan, dan penghitungan berbagai pergerakan berbagai objek yang cepat dan akurat.
Aplikasi Khas:
Kontrol elektronik atas akses dan pergerakan personel di wilayah perusahaan;
Pengelolaan gudang produksi, barang dagangan dan pabean (terutama yang berukuran besar), penyimpanan, pengeluaran dan pergerakan barang dan aset material;
Pengumpulan data secara otomatis dan, jika diperlukan, pembebanan pembayaran pada jalur kereta api, jalan tol, stasiun pengangkutan dan terminal;
Pengendalian, perencanaan dan pengelolaan kemudahan lalu lintas, intensitas jadwal dan pemilihan rute yang optimal
Angkutan umum - manajemen lalu lintas, pembayaran tarif dan optimalisasi arus penumpang;
Sistem pembayaran elektronik untuk semua jenis transportasi, termasuk penyelenggaraan jalan tol, pemungutan biaya perjalanan dan transit secara otomatis, tempat parkir berbayar.
Pusat rekreasi "Oasis" terletak di tepi pantai, di tengah kawasan resor, dibangun pada tahun 2001, luasnya 3 hektar, dijaga, bangunan mampu menampung 200 orang, beroperasi sepanjang tahun. Kamar-kamarnya didekorasi ulang setiap tahun.
Asrama memiliki tempat parkir gratis, telepon umum jarak jauh, dan loker individu untuk menyimpan barang-barang berharga.
Dalam jarak berjalan kaki singkat terdapat banyak toko resor, bioskop, atraksi, kasino, diskotik, klub malam, dan pantai lengkapnya sendiri.
Di biro layanan pusat rekreasi Anda dapat memesan transfer, membeli tiket tamasya atau konser, dan juga mendapatkan semua informasi yang diperlukan tentang kota dan liburan.
Kegiatan utamanya adalah:
surat dan imbauan dari warga.
Beberapa sistem mengizinkan setiap kelompok dokumen untuk dibagi menjadi subkelompok sewenang-wenang yang menyatukan dokumen berdasarkan karakteristik tematik umum, karakteristik divisi, atau karakteristik korespondensi. Masing-masing subkelompok, pada gilirannya, dapat dibagi menjadi subkelompok yang lebih kecil, dan seterusnya. Pembagian menjadi subkelompok ditentukan oleh aturan aliran dokumen dalam organisasi, dan komposisinya serta aturan pembentukan nomor registrasi disimpan dalam direktori sistem grup dokumen.
Pendaftaran dan pembukuan dokumen internal ditentukan oleh Instruksi Manajemen Kantor Organisasi.
Saat dieksekusi, dokumen terkait dapat dihapus dari basis informasi operasional dan disimpan di bank dokumen arsip. Hanya tindakan yang bersifat regulasi yang tersisa.
Secara umum, sistem otomasi kantor modern sampai tingkat tertentu menyediakan:
Pendaftaran semua korespondensi yang masuk (termasuk
surat dan imbauan warga); V pendaftaran semua korespondensi keluar dan internal
dokumen organisasi;
memasukkan keputusan, laporan pelaksanaan, menyetujui (vising) dokumen;
penghapusan dokumen dalam arsip sesuai dengan nomenklatur arsip yang dianut dalam organisasi;
memantau pelaksanaan instruksi, permintaan warga, organisasi, serta resolusi dan instruksi manajemen secara tepat waktu; memeriksa keakuratan dan ketepatan waktu pelaksanaan dokumen;
mencari dokumen dan memperoleh laporan statistik tentang aliran dokumen organisasi.
Kami menyarankan agar perusahaan menggunakan program “Effect Office” untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen. Menurut para ahli dari Garant-International, yang mengembangkan sistem ini, pengenalan standar perusahaan terpadu untuk bekerja dengan dokumen akan mencapai beberapa tujuan:
Meningkatkan efisiensi kantor - aliran dokumen internal organisasi yang terpadu akan mengurangi waktu untuk menyelesaikan tugas yang diberikan;
Memperkuat tingkat kontrol atas pekerjaan personel - manajer akan diberitahu bagaimana dan tugas apa yang diselesaikan karyawannya, tenggat waktu penyelesaian keputusan, dan bentuk penyajian hasil keputusan; o mengurangi biaya pemeliharaan tempat parkir komputer dan meminimalkan biaya pemeliharaan arsip. Saat mengimplementasikan sistem, model struktur perusahaan pertama kali dibangun, termasuk semua karyawan yang terlibat dalam aliran dokumen, daftar semua kemungkinan jenis dokumen, parameter dan statusnya dikompilasi dan dimasukkan. Selanjutnya, dokumen-dokumen itu sendiri dimasukkan dan semua kemungkinan hubungannya dengan karyawan tertentu perusahaan ditunjukkan, yang melaluinya dokumen-dokumen tersebut dapat mengubah status dan tenggat waktu. Akibatnya, semua karyawan bekerja dalam satu ruang informasi. Sistem ini memungkinkan Anda bekerja dengan berbagai macam aplikasi. Server bawaan “Effect Mail” menyederhanakan proses pengiriman/penerimaan email sebanyak mungkin.
2014-02-06
Aktivitas inovatif dalam sistem manajemen perusahaan Analisis sistem manajemen perusahaan Sistem manajemen perusahaan
liburan keluarga yang sehat;
wisata bisnis;
tur liburan khusus;
rehabilitasi dan pelatihan atlet pramusim;
Waktu check-out adalah jam 8 pagi.
Kamar kelas ekonomi dapat disediakan: single, double, triple, dengan TV dan kulkas di setiap kamar, kamar tipe blok - ideal untuk keluarga beranggotakan 4 orang dengan anak dewasa, juga kamar mewah, apartemen single atau dua kamar, dengan individu sistem AC dan segala fasilitasnya: furnitur fungsional yang nyaman, TV dengan koneksi TV satelit, minibar, kamar mandi yang luas.
Untuk wisatawan:
kompleks pantai yang dilengkapi: kursi berjemur, kabin ganti, aerarium, pancuran, toilet, bar pantai, persewaan transportasi air
lapangan tenis dengan rumput sintetis
Lapangan voli;
lapangan basket;
perpustakaan;
parkir Gratis;
sauna;
salon;
ruang konferensi untuk 100 kursi;
pantai yang terawat baik;
organisasi transfer;
tamasya dan perjalanan pendidikan.
Tujuan kegiatan Perseroan adalah memperoleh keuntungan dan memperluas pasar barang dan jasa.
Perusahaan mempunyai hak-hak sipil dan memikul tanggung jawab sipil yang diperlukan untuk melaksanakan segala jenis kegiatan yang tidak dilarang oleh undang-undang yang berlaku dan Piagamnya.
Badan tertinggi perseroan adalah rapat umum peserta perseroan. Rapat umum peserta dapat bersifat rutin atau luar biasa.
Badan yang mengendalikan kegiatan keuangan dan ekonomi Perusahaan adalah Komisi Audit.
Pengelolaan kegiatan Perusahaan saat ini dilakukan oleh satu-satunya badan eksekutif Perusahaan. Badan eksekutif adalah direktur yang mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada rapat umum peserta perusahaan. Badan eksekutif tunggal, tanpa surat kuasa, bertindak atas nama Perusahaan, termasuk mewakili kepentingannya, melakukan transaksi, menyetujui staf, mengeluarkan perintah dan memberikan instruksi yang mengikat seluruh karyawan Perusahaan.
Pusat rekreasi mempekerjakan 41 orang:
Direktur;
Deputi Direktur Bidang Perekonomian;
Kepala akuntan;
manajer pemasaran (manajer penjualan perjalanan);
akuntan;
juru ketik sekretaris;
perawat;
saudara perempuan ibu rumah tangga;
penyelenggara kebudayaan;
petugas toko;
empat administrator;
tiga pelayan;
dua pembersih;
penatu;
Koki;
dua juru masak;
tiga pelayan;
tiga pekerja dapur;
tiga mesin pencuci piring;
montir listrik;
tukang ledeng;
seorang tukang kayu;
tiga pengemudi;
tukang kebun.
Struktur organisasi perusahaan dapat dibagi menjadi 4 departemen:
1)
Departemen Keuangan;
2)
Departemen perawatan;
3)
ruang makan;
4)
departemen layanan konsumen untuk wisatawan.
Setiap departemen memiliki strukturnya sendiri dan menjalankan fungsi tertentu.
Di bawah ini adalah diagram organisasi kepengurusan departemen asrama.
Seperti yang dapat kita lihat, struktur organisasi dan manajemen Pusat Rekreasi OASIS LLC mengacu pada struktur manajemen fungsional linier.
Misi Pusat Rekreasi OASIS LLC adalah untuk mendapatkan pangsa pasar tertentu untuk layanan rekreasi di pantai Laut Hitam Wilayah Krasnodar.
2. ALIRAN INFORMASI DALAM PERUSAHAAN
Pertukaran informasi pada perusahaan yang diteliti secara keseluruhan dapat direpresentasikan dalam bentuk diagram (Gbr. 2).
Informasi bertindak sebagai dasar dari proses manajemen. Melalui informasi, tahapan proses kontrol yang berulang secara siklis dalam menerima dan memproses informasi tentang keadaan objek yang dikendalikan dan mengirimkan perintah kontrol ke sana dilakukan. Akibatnya, dengan bantuan informasi, hubungan diwujudkan antara subjek dan objek atau antara bagian kendali dan kendali dari keseluruhan sistem kendali. Dengan demikian, semua jenis informasi yang diperlukan untuk manajemen merupakan suatu sistem informasi.
Sistem informasi manajemen intra-perusahaan adalah serangkaian proses informasi untuk memenuhi kebutuhan organisasi akan informasi dari berbagai tingkat manajemen atau pusat keputusan.
Tugas penting sistem informasi intra perusahaan adalah:
– penentuan arah utama sistem pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data primer;
– penetapan arah utama pengembangan teknologi pengolahan informasi;
– koordinasi kegiatan pengumpulan dan pengolahan data pelaporan keuangan pada tingkat manajemen tertinggi dan departemen produksi guna meningkatkan kualitas dan ketepatan waktu informasi keuangan yang diterima perusahaan.
Sistem informasi internal perusahaan menjalankan fungsi sebagai berikut:
– menentukan kebutuhan setiap manajer tertentu dalam sifat dan isi informasi yang dibutuhkannya;
– menentukan kebutuhan teknis perusahaan secara keseluruhan dan setiap manajer untuk menyediakan semua informasi yang diperlukan;
– penentuan tingkat biaya penggunaan sarana teknis dalam sistem informasi;
– memastikan tingkat pengumpulan, penyimpanan dan penyediaan informasi yang tepat;
– pengembangan perangkat lunak, program aplikasi.
Ketika mengatur dukungan informasi, distribusi informasi menjadi informasi langsung, yaitu perintah, yang berasal dari sistem kendali, dan sebaliknya, yang mencerminkan reaksi objek yang dikendalikan terhadap perubahan yang sedang berlangsung dan keputusan manajemen yang dilaksanakan, sangatlah penting.
3. ALIRAN DOKUMEN DI PERUSAHAAN
Alur dokumen adalah rangkaian tahapan perpindahan dokumen, dimulai dari saat dibuat atau diterima dan diakhiri pada saat selesai dibuat, dikirim ke penerima atau dititipkan. Bentuk dokumen akuntansi utama dan register yang digunakan, sistem pemrosesan informasi dan metode pengorganisasian aliran dokumen disetujui oleh kepala perusahaan.
Jadwal aliran dokumen disusun dalam bentuk diagram, daftar pekerjaan atau diagram arus informasi, yang mencerminkan pergerakan dokumen dalam divisi struktural perusahaan, yang menunjukkan pelakunya, hubungan dan tenggat waktu untuk menyelesaikan pekerjaan. Untuk setiap perusahaan, jadwal dikembangkan dengan mempertimbangkan karakteristiknya, yang berkontribusi pada pembagian tanggung jawab yang rasional antar karyawan, memperkuat fungsi kontrol akuntansi, dan ketepatan waktu pelaporan. Kepala akuntan memantau kepatuhan terhadap jadwal aliran dokumen.
Di meja 1
daftar dokumen" yang terlibat dalam aliran dokumen perusahaan tertentu disediakan.
Pada Gambar. Gambar 3 menunjukkan diagram arus informasi suatu perusahaan.
Fitur aliran dokumen di perusahaan:
– untuk melacak aliran dokumen, jurnal pendaftaran dan kartu disimpan: catatan pendaftaran kontrak, tindakan masuk" penerimaan dan pengalihan aset tetap dan aset tidak berwujud, catatan surat kuasa yang dikeluarkan, pendaftaran masuk dan keluar pesanan tunai dan penggajian, pendaftaran dokumen normatif yang diterima untuk dieksekusi, dan lain-lain;
Tabel 1
Dokumen perusahaan
|
ID Dokumen |
Judul dokumen |
|
Permintaan-faktur |
|
|
Penerimaan pesanan |
|
|
Faktur untuk penerbitan material ke samping |
|
|
Laporan bahan gudang |
|
|
Faktur penerimaan |
|
|
Faktur |
|
|
Laporan gudang |
|
|
Penetapan biaya yang direncanakan untuk produk yang dikirim |
|
|
Biaya |
|
|
Daftar peralatan operasi |
|
|
Penghapusan pekerjaan yang sedang berlangsung |
|
|
Faktur |
|
|
Faktur dari pemasok |
|
|
Perintah pembayaran |
|
|
laporan bank |
|
|
Kartu laporan |
|
|
Memesan buku |
|
|
Memesan |
|
|
Cuti sakit |
|
|
Indikator penghargaan |
|
|
Laporan konsumsi sumber daya energi |
|
|
Urutan jurnal No.6 |
|
|
Urutan jurnal N11 |
|
|
Laporan pembayaran |
|
|
Laporkan hasil kegiatan keuangan dan ekonomi |
– pergerakan aliran dokumenter terjadi terutama secara vertikal - dari manajer ke pelaku dan dari pelaku ke manajer; fungsi pengelola dan pelaksana adalah menangani dokumen secara langsung, dan fungsi staf yang terlibat dalam pekerjaan kantor adalah memantau tindakan mereka;
– dokumen akuntansi, karena kekhususannya, tidak tunduk pada pendaftaran terpusat, tetapi segera ditransfer ke departemen akuntansi untuk dieksekusi;
– dokumen yang diterima oleh bagian akuntansi harus diverifikasi bentuk dan isinya, disistematisasikan berdasarkan tanggal transaksi, dibuat dengan perintah peringatan (lembar akumulasi), informasi yang terkandung di dalamnya dapat diakumulasikan dalam register akuntansi;
– perangkat lunak yang digunakan dirancang untuk mengurangi volume aliran dokumen kertas dan mengurangi operasi pemrosesan dokumen rutin.
– ada penolakan nyata untuk menggunakan media kertas.
Untuk mengotomatisasi aliran dokumen dan aktivitas perusahaan, ia menggunakan program 1 C Accounting versi 8.0.
1C: Accounting 8.0 menyimpan informasi lengkap tentang rekanan (informasi kontak, rekening bank, kode registrasi) dan karyawan organisasi (data paspor, kode individu, posisi, gaji).
1C: Accounting 8.0 secara otomatis menghasilkan berbagai bentuk akuntansi dan pelaporan pajak, yang dapat dicetak atau disimpan ke file untuk dikirim ke Layanan Pajak Federal.
Untuk analisis operasional status akuntansi di 1C: Accounting 8.0 disediakan berbagai laporan: neraca, papan catur, analisis akun, kartu akun dan lain-lain. Setiap laporan disesuaikan untuk hanya memberikan informasi yang Anda perlukan. Misalnya, untuk melihat penerimaan kipas angin semua merek ke dalam gudang, pada neraca akun 41.01 “Barang di gudang”, Anda dapat menentukan pilihan barang yang namanya mengandung kata “kipas”.
1C: Accounting 8.0 secara signifikan menyederhanakan persiapan pelaporan akuntansi dan pajak. Misalnya, untuk membuat neraca, cukup mencantumkan organisasi dan periode pelaporan. Program ini akan mengisi semua indikatornya sendiri! Laporan yang telah disiapkan disimpan dalam program, sehingga memudahkan untuk mengembalikannya pada periode berikutnya. Indikator laporan dapat disesuaikan secara manual; program akan mengingat semua perubahan yang Anda buat.
Dokumen pembayaran yang dihasilkan di 1C: Accounting 8.0 dengan mudah diunggah ke program seperti "Klien Bank". Juga mudah untuk mengunduh informasi yang diterima dari bank tentang pembayaran masuk. Pertukaran data dengan 1C: Accounting 8.0 didukung oleh sekitar 700 lembaga kredit.
“1C: Accounting 8.0” adalah program universal yang digunakan secara massal untuk mengotomatisasi akuntansi dan akuntansi pajak, termasuk persiapan pelaporan wajib (yang diatur). Ini adalah solusi akuntansi siap pakai dalam organisasi yang terlibat dalam semua jenis aktivitas komersial: perdagangan grosir dan eceran, perdagangan komisi (termasuk subkomisi), penyediaan jasa, produksi, dll.
Akuntansi dan akuntansi pajak dilaksanakan sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia saat ini. Konfigurasi tersebut mencakup bagan akun untuk akuntansi, dikonfigurasi sesuai dengan Perintah Kementerian Keuangan Federasi Rusia “Atas persetujuan bagan akun untuk akuntansi kegiatan keuangan dan ekonomi organisasi dan instruksi penerapannya” tertanggal Oktober 31 Tahun 2000 Nomor 94n.
Metodologi akuntansi memastikan pendaftaran simultan dari setiap catatan transaksi bisnis baik dalam akun akuntansi dan di bagian akuntansi analitis, akuntansi kuantitatif dan mata uang yang diperlukan. Pengguna dapat secara mandiri mengelola metodologi akuntansi sebagai bagian dari pengaturan kebijakan akuntansi, membuat sub-akun baru dan bagian akuntansi analitis.
"1C: Accounting 8.0" memberikan solusi untuk semua permasalahan yang dihadapi jasa akuntansi suatu perusahaan, jika jasa akuntansi bertanggung jawab penuh atas akuntansi di perusahaan tersebut, termasuk, misalnya, penerbitan dokumen utama, akuntansi penjualan, dll. Selain itu, informasi tentang jenis kegiatan tertentu, perdagangan dan operasi produksi dapat dimasukkan oleh karyawan dari layanan terkait perusahaan yang bukan akuntan. Dalam kasus terakhir, layanan akuntansi mempertahankan panduan metodologis dan kontrol atas pengaturan basis informasi, memastikan refleksi otomatis dokumen dalam akuntansi dan akuntansi pajak.
Solusi aplikasi ini juga hanya dapat digunakan untuk akuntansi dan akuntansi pajak, dan tugas mengotomatisasi layanan lain, misalnya departemen penjualan, dapat diselesaikan dengan menggunakan konfigurasi khusus atau sistem lain.
Area subjek yang diotomatisasi oleh 1C: Accounting 8.0 diilustrasikan oleh diagram berikut.
Beras. 4. Skema penerapan program 1C Accounting
"1C:Accounting 8.0" adalah kombinasi platform "1C:Enterprise 8.0" dan konfigurasi "Enterprise Accounting". “1C:Accounting 8.0” mencakup kemampuan untuk digunakan bersama dengan solusi aplikasi “Manajemen Perdagangan” dan “Manajemen Gaji dan Personalia”, juga dibuat pada platform 1C:Enterprise 8.0.
4. DUKUNGAN ORGANISASI DAN TEKNIS KEGIATAN
Peralatan kantor merupakan bagian integral dari peralatan teknis kantor mana pun. Penggunaan peralatan kantor yang buruk menyebabkan penurunan produktivitas tenaga kerja dan efisiensi tenaga manajemen dan teknis.
Dalam arti luas, peralatan kantor dapat mencakup segala sarana teknis yang memudahkan pekerjaan di kantor, mulai dari pensil dan pulpen hingga komputer dan jaringannya. Peralatan kantor dalam arti sempit hanya mencakup sarana teknis yang digunakan dalam urusan administrasi dan sarana komunikasi administratif dan manajemen.
Peralatan organisasi kantor (office equipment) - sarana teknis yang digunakan untuk mekanisasi dan otomatisasi pekerjaan manajemen dan teknik.
Peralatan kantor untuk kantor perusahaan yang diteliti meliputi perangkat dan perlengkapan berikut: dua komputer pribadi, telepon dan telepon radio, mini-PBX, switchboard direktur, mesin faks, mesin fotokopi, peralatan proyeksi, laminator, mesin untuk pemusnahan dokumen, stapler dokumen, peralatan pengarsipan, rak dan lemari untuk menyimpan dokumen, dua buah brankas, troli, dll.
Laminator - mesin untuk melindungi dokumen dari kelembaban, debu, minyak dan dari penyimpanan yang ceroboh dengan menerapkan lapisan pelindung pada permukaan dokumen. Dokumen dimasukkan ke dalam mesin, di mana dokumen tersebut diberi perlakuan panas, sebagai akibatnya film pelindung diterapkan pada dokumen di kedua sisi, atau film transparan berperekat direkatkan ke permukaan dokumen. Dianjurkan untuk melaminasi sekuritas, iklan, sampul buku dan laporan, menu dan banyak dokumen lainnya. Perusahaan menggunakan Laminator Fujipla LPD 2315 kantor, 230mm. (A4), Jepang
Mesin jahit DC Mini HF digunakan sebagai mesin penjahit untuk pelipatan dan penjilidan brosur secara otomatis menggunakan staples logam; mesin ini menjahit blok format AEA4 sebanyak dua kali, menjahit hingga 100 halaman format A4A5. produktivitas hingga 1500 brosur per jam memiliki antarmuka dengan pengumpul lembar; Mesin DC Mini SR menjepit balok yang cocok di kiri atas dan dapat membuat lubang samping pada pengikat lantai.
Mesin pemusnah dokumen rahasia dan rahasia dengan cara memotong dan mencacah secara mikro ini dilengkapi dengan penggerak otomatis dan wadah pemusnahan dokumen serta sampah berupa debu kertas. Perusahaan yang diteliti menggunakan Shredder HSM 100-5.8 pemuatan pribadi 225 mm, privasi 2, partikel 3,9/5,8 mm.
Operasi penyalinan dan penggandaan dokumen (artikel, iklan, brosur iklan, dll.) sangat umum terjadi dalam bisnis dan bidang perburuhan serta kegiatan sosial lainnya. Untuk keperluan penyalinan dan penggandaan dokumen, digunakan sarana teknis khusus. Perusahaan menggunakan mesin fotokopi SHARP AP 5316, format A3/A4, digital MFP, 16 kop/menit sebagai mesin fotokopi.
Di perusahaan, komputer dipasang di departemen akuntansi dan di kantor direktur. P4-631-3000 / 512DDR / 82,3 Gb / 3,5″/ Sebagai P5V800-MX / 350W / 52x, yang terhubung ke satu jaringan. Modem dipasang di komputer Modem ACORP 56.0K Sprinter@56k(faks, suara, V92).
Komputer dengan modem faks bekerja jauh lebih andal dan stabil daripada telefaks, dan menyediakan banyak layanan tambahan: otomatisasi yang jauh lebih nyaman dan efisien dalam menyiapkan teks faks menggunakan seluruh peralatan komputer, integrasi dengan email, teleks, dan komputer database, ketersediaan buku referensi elektronik yang lebih banyak, buku yang berisi berbagai macam informasi berguna, pembatasan hak akses bagi karyawan dan pelanggan eksternal ke faks, kontrol jalannya korespondensi, statistik rinci pekerjaan faks, dll.
Selain itu, printer laser dipasang di departemen akuntansi dan di kantor direktur Printer HP LaserJet 1018 600x1200 dpi, 12 ppm, 2Mb, memuat 3000 ppm, baki 150 l, yang memungkinkan Anda mencetak berbagai dokumen.
Perusahaan menggunakan telepon faks Panasonic KX-FP 218(A4, putih, di atas kertas biasa, pemindai-fotokopi, mesin penjawab, penerimaan tanpa kertas).
Telepon digunakan sebagai telepon panasonic 2350 Flash, Panggil Ulang.
5. ARAH UTAMA UNTUK MENINGKATKAN ALIRAN DOKUMEN PADA PERUSAHAAN
Otomatisasi kantor melibatkan otomatisasi persiapan dokumen perusahaan, pendaftaran dan akuntansi dokumen yang diterima oleh organisasi, pengesahan dokumen internal, serta pemantauan pelaksanaannya.
Organisasi aliran dokumen yang baik membantu pengiriman dokumen secara tepat waktu melalui divisi-divisi organisasi dan keseragaman beban kerja divisi dan pejabat, dan berkontribusi pada manajemen perusahaan yang efektif. Otomatisasi layanan pekerjaan kantor memastikan peningkatan volume pekerjaan yang dilakukan dan penurunan waktu yang dihabiskan untuk itu.
Alur dokumen organisasi diwakili oleh aliran dokumen dari berbagai kategori, yang pola pergerakannya dikembangkan oleh kepala dinas manajemen kantor.
Teknologi otomatis untuk memproses informasi dokumen harus memenuhi persyaratan Instruksi Manajemen Kantor Institusi.
Sistem otomasi modern untuk pekerjaan kantor dan dukungan dokumentasi untuk aktivitas manajemen perusahaan mendukung siklus hidup penuh suatu dokumen.
Suatu dokumen yang diterima dari luar harus didaftarkan terlebih dahulu. Setelah ini, dokumen mulai berpindah ke seluruh organisasi. Hal ini diserahkan kepada pejabat yang memutuskan siapa yang harus melakukan apa dan dalam jangka waktu berapa menurut dokumen ini.
Keputusan diakumulasikan dan dirinci hingga dokumen sampai ke pelaksana. Setelah pengerjaan dokumen selesai, dokumen tersebut dihapuskan sebagai file. Selanjutnya, dokumen tersebut dipindahkan untuk penyimpanan arsip atau dimusnahkan sesuai dengan aturan penyimpanan arsip yang dianut oleh organisasi.
Untuk mempercepat penyiapan jenis dokumen yang sering diulang, gunakan kumpulan teks kosong. Berisi kesatuan bentuk (blank) dan teks dokumen sesuai dengan Sistem Manajemen Dokumentasi Negara. Hal ini juga dapat mencakup teks dokumen yang berulang, bagian permanen dalam teks, jabatan, nama dan alamat penulis tetap dan koresponden, rumus teks hukum yang memberikan kekuatan hukum dan karakter hukum pada dokumen, dll. Sebuah dokumen yang disiapkan berdasarkan formulir tersebut, dengan rincian yang diperlukan, kemudian dikirim ke alamat.
Dokumen masuk dan keluar ke organisasi
tunduk pada pendaftaran wajib (kecuali salinan dokumen yang diterima untuk informasi dan iklan serta pemberitahuan ucapan selamat). Pengecualian adalah untuk organisasi yang memiliki divisi struktural yang terpisah secara teritorial atau aliran dokumen tahunan yang sangat besar. Untuk mengotomatiskan pendaftaran, dibuat database dan sistem pencarian informasi yang memungkinkan Anda melacak semua dokumen institusi dan lokasinya pada waktu tertentu, status pelaksanaan dan pengendalian tenggat waktu pelaksanaan dokumen.
Pencarian informasi dalam database dokumen organisasi dilakukan dengan menggunakan rincian yang disertakan di dalamnya pada kartu registrasi yang sesuai. Kartu registrasi adalah analog elektronik dari kartu registrasi dan kendali tradisional. Kartu registrasi, yang disusun sesuai dengan aturan alur dokumen, merupakan analog elektronik dari indeks kartu.
Kartu registrasi merupakan unit penyimpanan utama dalam database sistem dan dibuat pada saat registrasi dokumen. Pembuatan kartu registrasi dilakukan dengan mengisi rinciannya.
Rincian tersebut meliputi:
nomor registrasi masuk dan tanggal dokumen (tanggal sesuai
entri dokumen terdaftar). Nomor dan tanggal ini harus dicantumkan pada stempel pendaftaran dokumen;
Nomor dan tanggal dokumen yang diserahkan untuk pendaftaran;
nama jenis dokumen;
alamat penerima atau pengirim (organisasi, pejabat atau perorangan);
jumlah lembar dan salinan; batas waktu pelaksanaan dokumen;
kode pelaksana (divisi yang diserahi
pelaksanaan dokumen);
isi dokumen.
Detail “kode pelaku” dan “konten dokumen” dimasukkan berdasarkan pengklasifikasi yang sesuai.
Pada saat pendaftaran, dokumen dibagi menjadi beberapa kelompok yang masing-masing didaftarkan secara terpisah, yaitu. memiliki aturan berbeda untuk menghasilkan nomor registrasi dari grup lain dan, sebagai aturan, serangkaian detail yang berbeda. Biasanya, sistem otomasi kantor mendukung tiga kelompok dasar: - masuk;
keluar (dan internal);
Pelaporan terdiri dari berbagai sertifikat umum, rinci dan khusus yang mewakili dukungan informasi untuk operasi logistik. Pergerakan arus informasi yang menghubungkan semua komponen tersebut terjadi melalui saluran komunikasi.
Arus informasi logistik dicirikan oleh:
· Heterogenitas (informasi yang digunakan dalam sistem logistik bersifat heterogen secara kualitatif). Perlu dicatat bahwa homogenitas dalam program linier dan, khususnya, dalam masalah transportasi dipahami sebagai kemungkinan yang tidak terbatas untuk mengangkut produk dari titik keberangkatan mana pun ke tujuan mana pun.
Berkenaan dengan proses arus informasi dalam sistem logistik, persyaratan homogenitas juga mengandaikan kemungkinan yang tidak terbatas untuk mentransfer dokumen apa pun ke unit struktural aparatur manajemen;
· banyaknya divisi - penyedia informasi;
· banyaknya divisi - konsumen informasi;
· kompleksitas dan kesulitan visibilitas praktis jalur informasi;
· banyaknya jumlah transmisi unit dokumentasi di sepanjang setiap rute;
· optimalisasi multivariat arus informasi.
Penting secara metodologis dari sudut pandang logistik adalah penentuan interaksi arus material dan informasi. Aliran material selalu diyakini menghasilkan aliran informasi, yaitu keutamaan aliran material dipostulatkan. Namun, teknologi informasi modern telah mengubah urutan interaksi antara arus material dan informasi, dan saat ini ada tiga pilihan untuk interaksinya.
1. Arus informasi mendahului arus material. Dalam hal ini arus informasi memberikan informasi tentang tercapainya aliran material (arah langsung) atau memuat informasi tentang tatanan (arah berlawanan).
2. Informasi menyertai aliran material dan bergerak bersamaan dengannya. Aliran ini berisi informasi tentang parameter kuantitatif dan kualitatif aliran material, yang memungkinkan Anda menilai kondisinya dengan benar dan cepat serta membuat keputusan peraturan yang diperlukan.
3. Arus informasi tertinggal dibandingkan arus material. Dalam hal ini, informasi hanya berfungsi untuk mengevaluasi hasil.
Perusahaan logistik mana pun, dan tidak hanya membutuhkan iklan. Iklan format kecil sangat cocok untuk perusahaan berkembang dengan anggaran iklan kecil. Agar nama suatu perusahaan, toko atau organisasi cukup familiar di mata calon konsumen, tidak ada yang lebih baik daripada mengingatkannya akan keberadaannya di dalam tembok rumahnya.
Perusahaan logistik sangat erat hubungannya dengan pasar konsumen - ini adalah transportasi kargo, pengiriman barang kelontong dan industri, gudang, termasuk grosir, grosir kecil, dan ini adalah bisnis kecil dan, oleh karena itu, periklanan sangat relevan tidak hanya di stand besar , tetapi juga beriklan di pintu masuk, selebaran di kotak surat, dll.
