Kirim salinan ke email yang ditentukan tanpa kesalahan. Cadangkan SMS ke Email

Jika Anda perlu mengirim salinan beberapa surat di surat Mail.ru ke kotak surat lain (email), mis. mengirim tidak semua surat, tetapi hanya surat yang berasal dari alamat tertentu atau mengandung kata-kata tertentu, maka menggunakan instruksi rinci "" ini, pengaturannya akan memakan waktu 3 menit.

Langkah 1. Di email, temukan surat yang diinginkan di "Kotak Masuk" dan tandai dengan tanda centang, lalu di menu tarik-turun "Lainnya", pilih "Buat filter":

Langkah 2. Halaman dengan banyak pengaturan filter akan terbuka. Untuk mengatur filter pengiriman beberapa surat ke email lain, beri tanda centang pada baris pertama "Dari" dan pada kolom di seberangnya masukkan alamat atau bagian dari mana surat-surat tersebut berasal. Di paragraf kedua, kami menunjukkan alamat tujuan pengiriman salinan. Di paragraf ketiga, tunjukkan apa yang harus dilakukan dengan surat yang diterima di surat Anda. Selanjutnya, masukkan kata sandi email Anda dan klik “Tambahkan filter”:
Langkah 3. Sekarang surat dengan kode konfirmasi penerusan secara otomatis dikirim ke alamat yang Anda tentukan, kode ini harus dimasukkan di bidang yang sesuai, yang akan Anda temukan di menu "Filter" sebelah kiri. Baris paling atas adalah alamat penerusan yang belum dikonfirmasi, klik tautan ini dan Anda akan melihat kolom untuk memasukkan kode:

Setelah pengaturan, surat-surat yang ditentukan akan dikirimkan kepada Anda dan ke alamat yang Anda tentukan dan konfirmasikan dengan kode. Untuk mengatur penerusan semua surat masuk silakan gunakan yang lain.

Anehnya, banyak orang, ketika ingin mengirim email ke beberapa orang sekaligus, cukup mencantumkan alamatnya di kolom "Kepada", hal ini wajar jika email ini ditujukan kepada kolega atau teman Anda, tetapi saat mengirim surat ke grup klien, dengan demikian Anda menunjukkan alamat penerima lain kepada semua orang, yang pada dasarnya mengungkapkan basis alamat Anda.

Yang perlu dilakukan klien Anda hanyalah meneruskan surat ini ke pesaing Anda dan kontak Anda akan segera bocor.

Anehnya, tetapi banyak orang yang jauh dari kata bodoh terkejut mengetahui bahwa jika Anda perlu mengirim surat ke banyak penerima sehingga mereka tidak saling mengenal, maka ada kolom “Bcc” untuk ini.

Misalnya, untuk mail.ru akan terlihat seperti ini:

Dan sekali lagi secara singkat:menunjukkan alamat di "ke" - semua orang dapat melihat kepada siapa Anda mengirim surat, ditunjukkan dalam "blind carbon copy" - semua orang mengira surat itu hanya untuk dia.

Dan setiap penerima akan menerima surat yang di kolom “kepada” akan ada hanya alamatnya . Untuk program lain, jika Anda tidak dapat menemukan lokasi BCC, mintalah seseorang untuk menunjukkannya kepada Anda. Poin kecil lainnya, Anda harus menentukan satu alamat di kolom "ke"; sebagian besar program atau server email tidak mengizinkan Anda mengirim surat tanpa parameter ini.

Jadi, ketika mengirimkan penawaran, berita ke sekelompok klien Anda - di sini praktik menggunakan salinan buta jelas, Anda harus menyembunyikan basis alamat Anda. Hal yang menarik tentang mengirim surat kepada rekan-rekan Anda, disini disarankan untuk bertindak sesuai situasi, misalnya mengirim surat dengan permintaan untuk mengirimkan saran (misalnya untuk meningkatkan layanan pelanggan) dan jika masing-masing rekan melihat bahwa yang lain orang telah menerima surat yang sama, kemungkinan besar mereka tidak akan menjawab - mereka akan bergantung pada orang lain, yang berarti Anda perlu menggunakan salinan tersembunyi. Jika perintah ini dilaksanakan, maka, misalnya, menunjukkan atasan rekan kerja Anda akan menghasilkan keajaiban, dan perintah Anda akan dilaksanakan.

Masalah terpisah dengan pemasok. Di satu sisi, menunjukkan semua penerima dalam salinan harus menunjukkan kepada pemasok bahwa Anda punya pilihan dan dia harus menawarkan harga yang bagus. Di sisi lain, manajer yang menerima surat Anda, melihat bahwa surat itu dikirimkan tidak hanya kepadanya, kemungkinan besar akan memperlakukan permintaan Anda dengan “dingin”. Secara pribadi, menurut pendapat saya, dalam kasus pemasok, Anda perlu menggunakan salinan tersembunyi, setidaknya untuk melindungi rahasia dagang, tetapi lebih mungkin untuk hubungan baik dengan manajer pemasok.

Anda dapat membaca kasus kesalahan spesialis baru-baru ini, ketika semua penerima melihat penerima lainnya: Menampar semua orang di obrolan ini, ada orang-orang yang sangat terhormat di sana - direktur, tetapi masih banyak yang menerima spam sebagai tanggapan.

Seperti biasa, diskusi di komentar dipersilakan.

Sebagian besar klien email, termasuk Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, memungkinkan Anda memasukkan banyak penerima Sebuah salinan(dalam bahasa Inggris singkatannya diterima SS), atau SM (CCB). DI DALAM Salinan penerima dapat melihat alamat orang lain. Dalam kasus kedua, identitas penerima tambahan disembunyikan.

Menambahkan alamat penerima

Untuk menentukan penerima email, masukkan alamat email mereka di kolom Kepada siapa (Itu):

Beberapa klien email memungkinkan Anda memasukkan nama pengguna Anda ke dalam kolom, yang kemudian secara otomatis diisi oleh program.

Jika Anda menggunakan bidang ini untuk mengirim email ke beberapa orang, masing-masing orang akan dapat melihat daftar lengkap penerima lainnya.

Cara membuat salinan email

Bidang CC atau Menyalin digunakan untuk bertukar pesan elektronik dengan cara yang lebih tidak langsung daripada melalui lapangan Kepada siapa. Jika Anda tidak secara langsung menyapa orang yang ada di email Anda, namun ingin orang tersebut mengikuti percakapan di rangkaian email atau sekadar mengetahui topiknya, bidang tersebut Menyalin akan menjadi pilihan bagus. Penerima, siapa yang masuk Salinan surat, menerima surat yang belum dibaca di kotak suratnya, sama seperti surat yang ditempatkan di dalam kotak Kepada siapa; satu-satunya perbedaan adalah kepada siapa Anda mengirim surat terlebih dahulu di badan email Anda. Di dunia profesional, mengirim surat ke Salinan digunakan secara luas dan berfungsi untuk memberi informasi kepada rekan kerja tentang berbagai peristiwa dan topik.

Anda dapat membuat daftar penerima email hanya dengan memasukkan daftar alamat di kolom tersebut Menyalin, yang biasanya terletak tepat di bawah bidang Kepada siapa. Semua orang dalam rangkaian penerima ini akan dapat melihat nama dan alamat email semua penerima lainnya:

Cara BCC Email

Setiap klien email (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, dll.) memungkinkan pengirim email menjangkau banyak orang tanpa memaparkan informasi mereka kepada pengguna lain dalam rantai email. Fungsi ini disebut SMK atau Salinan tersembunyi. Anda dapat menyembunyikan penerima dengan memasukkan alamat mereka di kolom Salinan tersembunyi daripada menggunakan bidang Kepada siapa Dan Menyalin:

Anda dapat menggunakan fitur ini untuk email individu dan grup. Hal ini sangat berguna jika Anda ingin menjaga kerahasiaan kontak Anda, melindunginya dari spam dan email yang tidak diinginkan, atau sekadar jika Anda tidak ingin penerima mengetahui siapa yang menerima pesan yang sama.

Bidang Salinan tersembunyi tidak selalu tersedia secara default untuk semua klien email. Misalnya, di Pandangan Anda harus pergi ke Pilihan untuk mengakses pengaturan; V burung petir Anda harus memilih fungsi ini dari menu drop-down; V Gmail perlu menekan tombol Menyalin Dan Salinan tersembunyi; V Windows Surat Langsung Anda harus menekan tombol secara bersamaan alternatif + B.

Gambar: © Web Hosting - Unsplash.com

Baiklah, mari kita rumuskan beberapa aturan yang berguna. Ajari kolega Anda dan... um... mitra lain untuk mengikuti mereka, dan kedamaian serta ketenangan akan datang ke email Anda. Dan mungkin tidak hanya pada dirinya.

1. Kecuali tugas Anda secara eksplisit adalah merespons email dengan cepat, . Hanya Anda yang memutuskan seberapa cepat dan kepada siapa harus merespons, dan bukan orang yang meminta jawaban segera dari Anda (kecuali jika ini adalah atasan Anda/besar, yang berbahaya jika berkonflik, namun ia juga dapat dilatih untuk tidak mengharapkan jawaban yang cepat. jawaban). Ada banyak alasan mengapa Anda tidak perlu terburu-buru menulis surat balasan - Anda sibuk, surat itu memerlukan persiapan atau pemikiran, dll. Ada pertanyaan yang benar-benar mendesak dan penting, tetapi bahkan untuk pertanyaan tersebut Anda harus diminta dengan sopan (!) untuk menjawab dengan cepat, dan tidak menuntut tanggapan instan. Semua manajer harus [mencoba] untuk mematuhi aturan ini sehubungan dengan bawahannya (dan ini sangat sulit, percayalah), kecuali dalam kasus perintah tertulis langsung.

2. Jangan menulis surat yang panjang. Nasihat tersebut tampaknya basi, tetapi dari waktu ke waktu kita semua memiliki keinginan untuk menulis pesan sepanjang satu kilometer (kita akan menganggap ini sebagai teks dengan lebih dari 5 kalimat). Menahan. Tidak ada orang yang suka membaca surat yang panjang, dan jika Anda tidak ingin menimbulkan iritasi, jangan lakukan itu. Aturan ini tidak berlaku untuk menyajikan masalah teknis atau solusi terperinci, namun bahkan dalam kasus seperti itu Anda harus ringkas.

3. Hindari yang tidak perlu, saya tekankan - tidak perlu! - "Terima kasih". Bayangkan Anda meminta seseorang untuk mengirimi Anda dokumen penting (dan karena alasan tertentu dokumen tersebut tidak dapat diposting di jaringan berbagi atau dikirimkan dengan cara lain). Orang tersebut menanggapi permintaan Anda dan mengirimkan dokumen. Anda membalas: “Terima kasih.” Kecuali jika ini adalah wanita muda cantik yang peka terhadap tanda-tanda perhatian, tidak perlu menulis seperti itu.
Tahukah Anda berapa banyak uang yang dikeluarkan seorang pekerja kantoran untuk menyortir surat? Sekitar sepertiga waktu kerja saya! Jika Anda tidak ingin terlibat dalam mimpi buruk dalam kehidupan anggota tim Anda (atau bahkan tetangga), tidak diperlukan ucapan “terima kasih”. Jika menurut Anda penting bagi seseorang untuk mengetahui apakah Anda menerima dokumen atau tidak, santai saja - secara default dia tidak peduli. Dan itu benar - Anda memerlukan dokumennya, bukan dia. Sebagai upaya terakhir, dia akan meminta Anda untuk mengonfirmasi penerimaan. Syukur terbaik adalah tidak menyumbat inbox orang lain.

4. Rumuskan pemikiran Anda dengan lebih jelas. Sebelum mengirimkan surat, pikirkan apakah pemikiran, pertanyaan, atau permintaan yang terkandung di dalamnya sudah cukup jelas? Tempatkan diri Anda pada posisi orang yang Anda kirimi surat. Apakah dia akan mengetahuinya? Tidak semua orang secerdas dan secerdas Anda.

5. Jangan menulis surat jika tidak perlu. Pikirkan apakah mungkin dilakukan tanpa surat ini sama sekali? Saat memulai sebuah proyek, hal pertama yang mereka lakukan adalah menilai risiko kegagalannya. Lakukan pendekatan terhadap surat tersebut dengan cara yang sama: menilai risiko jika tidak menulis surat; apakah pekerjaan seseorang akan benar-benar terganggu?

6. di tangan manajer. Lebih banyak lagi alasan untuk menggunakan alat ini untuk tujuan yang dimaksudkan - orang yang Anda eskalasi masalahnya akan menerima dari Anda penjelasan singkat tentang alat tersebut dan pendekatan terhadap solusinya.
Di negara kita, mereka suka memperbesar masalah hanya dengan meniru atasan mereka. Ini adalah kebodohan, bukan eskalasi.

7. Cobalah untuk menulis surat hanya kepada orang-orang yang berkepentingan. Seringkali, karena ketakutan, ketidakpastian, atau ketidaktahuan, karyawan meniru semua orang yang namanya terlintas dalam pikiran. Saya pribadi biasanya mencoba untuk tidak membaca surat yang bukan saya penerimanya. Kalau saya copy-paste, saya mengartikannya sebagai “lihat, mungkin Anda juga tertarik dengan topik ini.” Tidak, tidak juga, terima kasih, ada yang harus kulakukan.
Masalah lainnya adalah pelanggaran akal sehat. Jika Anda mendiskusikan suatu masalah dengan proyek pelanggan, diskusikan secara internal terlebih dahulu. Tidak perlu segera menghubungkannya ke korespondensi.

8. Periksa email Anda dari waktu ke waktu - secara teratur, tetapi tidak terus-menerus. Jangan menatap amplop kuning itu, Anda tidak melihat gaji di sana setiap hari. Selain membaca surat, Anda juga (minimal) perlu bekerja dan berpikir.

9. Jangan menambahkan orang ke percakapan Anda jika mereka tidak memintanya. Saya senang tiba-tiba menerima surat berisi diskusi dengan beberapa lusin orang yang telah berlangsung selama seminggu, dan pertanyaan “apa-apaan ini?” orang-orang sangat terkejut: "Semuanya tertulis di sana! Bacalah sendiri!" Ya, sekarang mereka telah melarikan diri. Jika Anda menginginkan sesuatu dari saya, berikan saya informasi spesifik dan pertanyaan spesifik. Anda masih dapat menggulir ke bawah beberapa huruf, tetapi lebih banyak lagi yang merupakan sikap tidak hormat.

10. Saya pribadi menentang BCC. Jika Anda tidak bisa mengirim surat secara terbuka kepada seseorang, jangan kirimkan juga secara diam-diam.

11. Aturan lain yang sering saya langgar, sayangnya, adalah prosedur penguraian surat yang belum dibaca. Lebih baik tidak membaca riwayat korespondensi, tetapi memulai dari atas, dengan surat-surat terbaru. Dengan cara ini Anda akan menghemat banyak waktu - seringkali masalah yang dirumuskan dalam surat beberapa hari atau jam yang lalu telah terpecahkan, sedang terpecahkan, atau tidak relevan lagi. "Yang terakhir datang, yang pertama pergi."

12. Ada orang yang percaya bahwa setiap surat membutuhkan tanggapan. Misalnya, seorang manajer menulis kepada seorang karyawannya: “Pikirkan bagaimana kita dapat dengan cepat menyelesaikan masalah A.” Satu jam kemudian mereka bertemu dalam perjalanan ke toilet, dan karyawan tersebut menjelaskan bagaimana dia akan memecahkan masalah tersebut, dan manajer setuju. Satu jam kemudian, karyawan tersebut menerima surat, “Kami baru saja sepakat bahwa kami akan menyelesaikan masalah A dengan cara ini dan itu.” Hal ini wajar jika kita membicarakan masalah yang sangat kompleks. Tapi jelas tidak ada gunanya menulis ini tentang setiap omong kosong.
Demikian pula, karyawan tidak wajib menanggapi surat tersebut - masalahnya telah didiskusikan dan diselesaikan (di sini kita tidak akan membicarakan situasi di mana manajer dan/atau karyawan adalah idiot atau bajingan; tentu saja, hal tersebut tidak dapat dihindari tanpa pencatatan tertulis. setiap bersin).

13. Anda tidak boleh menyisipkan gambar, misalnya logo perusahaan, ke dalam tanda tangan Anda. Entah itu akan ditampilkan secara tidak benar, atau terlalu berwarna dan mengganggu. Anda khususnya tidak boleh melakukan ini jika Anda bekerja untuk pelanggan internal. Dia sudah mengetahui seperti apa logonya, dan kemungkinan besar dia tidak akan membingungkan Anda dengan orang lain.
Ini juga menjengkelkan ketika orang menulis dua tanda tangan dalam satu huruf - dalam bahasa Rusia dan Inggris, dan dengan kesalahan di kedua versi.
Oh ya, jika Anda mendapat gelar PhD di masa muda, Anda tidak perlu menulisnya, kecuali Anda adalah karyawan sebuah organisasi ilmiah. Saya pribadi tidak peduli apakah administrator sistem Petrov memiliki gelar PhD - selama Internet berfungsi.)

14. Tidak perlu mengotori kotak surat orang lain dengan surat untuk memperjelas hubungan. Cari tahu tentang mereka secara pribadi atau melalui korespondensi pribadi. Yang paling menjijikkan adalah surat-surat dengan gaya “tapi kamu sial”, “terima kasih atas keterusteranganmu, tapi tidak, kamu sial, dan departemenmu juga sial.” Dan ini bisa berlangsung berminggu-minggu.

15. Literasi itu penting. Sekali lagi: literasi itu penting. Jika Anda tidak yakin dengan surat Anda, periksa surat itu dengan pemeriksa ejaan sebelum dikirim. Kalau tidak, rumus sederhana bisa digunakan: surat buta huruf dari manajer ke bawahan - tawa dan rasa tidak hormat; surat buta huruf dari bawahan ke manajer - kejengkelan dan keluhan tentang kualifikasi; surat buta huruf di satu tingkat hierarki - penurunan jabatan kewibawaan rekan kerja di mata orang lain.
Apakah Anda peduli dengan literasi? Saya tidak mengerti mengapa Anda membaca postingan ini sampai akhir.))

Sepertinya saya belum melupakan apa pun. Atau akankah Anda menambahkan?)

Untuk melakukan pemesanan pembelian barang tertentu, biasanya diisi formulir pemesanan khusus yang menunjukkan jumlah produk, deskripsinya, harga, syarat pembayaran ( ketentuan pembayaran), tanggal pengiriman, diskon, dll. Dalam beberapa kasus, bila poin-poin tertentu perlu dijelaskan dengan jelas, surat pengantar ditulis, yang disertai formulir pemesanan.

Jika Penjual atau Pemasok barang mampu memenuhi pesanan, ia mengirimkan kepada Pembeli pengakuan atau konfirmasi pesanan, yang mana

Ini paling sering berupa salinan pesanan (salinan pesanan, atau duplikat), yang ditandatangani oleh Penjual. Biasanya, konfirmasi pesanan dilampirkan pada surat pengantar di mana Penjual mengucapkan terima kasih atas pesanannya, dan juga menginformasikan kepada Pembeli tentang perubahan tertentu (perubahan harga, waktu pengiriman, dll).

Jika Penjual atau Pemasok barang tidak dapat memenuhi pesanan karena alasan apa pun, ia akan menolak pesanan tersebut (menolak (menolak, menolak) pesanan), atau menawarkan pengganti (pengganti) yang memadai untuk produk tersebut. stok Habis.

Klise dan ekspresi surat pesanan:

-- Balasan (balas) surat kami (fax) tanggal (tanggal)... , kami ucapkan terima kasih atas... - Balas surat anda (fax) tanggal..., kami ucapkan terima kasih atas.. .
-- Kami menerima tawaran Anda dan dengan senang hati melakukan pemesanan dengan Anda untuk... -- Kami menerima tawaran Anda dan dengan senang hati melakukan pemesanan dengan Anda untuk...

Klise dan ungkapan surat konfirmasi pesanan:

-- Terima kasih banyak atas pesanan anda No...dari (tanggal)... --Terima kasih atas pesanan anda No....dari...
-- Kami berharap "Anda akan mendapatkan omzet yang baik, dan kami akan berurusan dengan perusahaan Anda di masa mendatang. -- Kami berharap Anda akan mendapatkan omzet yang baik, dan kami akan bekerja sama dengan perusahaan Anda di masa mendatang.

Supermarket Ritus Toko

Rio Grande, NJ, 08240

Pesanan Sepatu Kami

Menanggapi surat Anda tertanggal 14 Februari, kami berterima kasih karena telah mengirimkan katalog dan sepatu pria kepada kami. Kami yakin akan ada banyak permintaan akan barang-barang tersebut di Rusia.

Kami menerima tawaran Anda dan dengan senang hati memesan sepatu pria kepada Anda, kami lampirkan Pesanan kami No.14.

Dengan hormat,

dll. Pesanan No.14